วิธีการเขียนจดหมายถึงตัวแทนที่ได้รับเลือกของคุณ

จุดเด่นประการหนึ่งของระบอบประชาธิปไตยคือความสามารถของแต่ละบุคคลในการแบ่งปันความคิดเห็น ขอข้อมูลหรือความช่วยเหลือ และพยายามโน้มน้าวผู้ที่ได้รับเลือกให้เป็นตัวแทนของพวกเขา วิธีหนึ่งที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในการสื่อสารกับเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการเลือกตั้งคือผ่านจดหมายหรืออีเมล

จดหมายและอีเมลส่วนตัวช่วยให้ข้อความของคุณโดดเด่นจากจดหมายและอีเมลแบบตัดคุกกี้จำนวนมากที่ตัวแทนที่ได้รับเลือกของคุณได้รับทุกวัน หากคุณต้องการให้ข้อความของคุณได้รับความสนใจมากขึ้น ลองเขียนหรือพิมพ์จดหมายเพื่อส่งทางไปรษณีย์ แต่หากข้อความของคุณเกี่ยวกับบางสิ่งที่ต้องคำนึงถึงเวลา เช่น การโหวตที่รอดำเนินการ อีเมลอาจเป็นวิธีการเชื่อมต่อที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

ไม่ว่าคุณกำลังมองหารายงานการประชุมจากการพิจารณาของคณะกรรมการโรงเรียน ขอให้สมาชิกสภาเมืองของคุณอุดหลุมบ่อ หรือพยายามเรียกร้องความสนใจจากวุฒิสมาชิกสหรัฐฯ บทความนี้จะให้คำแนะนำในการเขียนจดหมายหรืออีเมลที่ชัดเจนและให้เกียรติเพื่อให้คุณมีเสียง ได้ยิน. อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ วิธีเขียนจดหมาย ถึงเจ้าหน้าที่ที่ได้รับเลือก สิ่งที่ต้องรวมไว้ และค้นหาตัวอย่าง

เหตุใดจึงต้องเขียนจดหมายถึงตัวแทนที่ได้รับเลือกของคุณ?

วัตถุประสงค์ในการเขียนถึงตัวแทนที่ได้รับเลือกของคุณขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ที่คุณต้องการบรรลุ คุณสามารถเขียนตัวแทนที่ได้รับเลือกเพื่อแสดงความคิดเห็น ขอให้พวกเขาดำเนินการในประเด็นเฉพาะ หรือรับเอกสารสาธารณะ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนจดหมายถึงสภาเทศบาลเมืองของคุณเพื่อขอให้พวกเขาแก้ไขปัญหาในละแวกบ้านของคุณ หรือคุณสามารถเขียนจดหมายถึงสมาชิกสภาคองเกรสเพื่อบอกพวกเขาเกี่ยวกับกฎหมายที่สำคัญสำหรับคุณ

ไม่ว่าคุณจะส่งจดหมายที่เขียนด้วยลายมือหรืออีเมล วิธีที่ตรงที่สุดในการแจ้งให้ตัวแทนที่ได้รับเลือกทราบว่าอะไรสำคัญสำหรับคุณคือการ เขียน ข้อความถึงพวกเขา

เมื่อใดควรเขียนจดหมายถึงตัวแทนของคุณ

หากคุณมีเวลา จดหมายอาจจะได้รับความสนใจมากที่สุด แต่อีเมลส่วนตัวก็อาจมีประสิทธิภาพเช่นกัน จดหมายเป็นวิธีที่เหมาะสมในการขอข้อมูล แสดงความคิดเห็น หรือแจ้งคำกระตุ้นการตัดสินใจ

ด้านล่างนี้เป็นสถานการณ์บางประการที่คุณควรเขียนถึงตัวแทนของคุณ:

• เมื่อคุณต้องการข้อมูลหรือบริการ
• เมื่อคุณต้องการเรียกร้องความสนใจไปยังปัญหาหรือความต้องการ
• เมื่อคุณต้องการขอบคุณพวกเขาสำหรับการจัดการปัญหาหรือความต้องการ
• เมื่อคุณต้องการแบ่งปันความผิดหวังหรือข้อขัดข้องกับการกระทำของพวกเขา

วิธีเขียนจดหมาย อีเมล หรือข้อความถึงตัวแทนของคุณ

ก่อนที่คุณจะเขียนข้อความ จดหมาย หรืออีเมล ให้พิจารณาว่าใครควรได้รับ ซึ่งอาจเป็นสมาชิกสภาท้องถิ่น วุฒิสมาชิกหรือผู้แทนของรัฐ หรือวุฒิสมาชิกหรือผู้แทนของรัฐบาลกลาง เมื่อคุณรู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร คุณก็สามารถจัดการกับพวกเขาได้อย่างถูกต้อง

จากนั้น ชี้แจงสิ่งที่คุณกำลังเขียนและเสนอประเด็นสามประการเพื่อสนับสนุนมุมมองของคุณ หากทำได้ ให้นึกถึงเรื่องราวส่วนตัวที่คุณสามารถแบ่งปันเพื่อทำให้ข้อความของคุณมีความเป็นมนุษย์ อธิบายว่าปัญหานี้ส่งผลต่อชีวิตของคุณอย่างไร

กฎการเขียนจดหมายมีอะไรบ้าง?

ต่อไปนี้เป็นกฎบางประการที่คุณควรปฏิบัติตามเมื่อเขียนจดหมายถึงเจ้าหน้าที่ที่ได้รับเลือก:

• เก็บไว้ไม่เกินหนึ่งหน้าหรือห้าร้อยคำหากคุณกำลังเขียนอีเมล
• กล่าวถึงหัวข้อเดียวในจดหมายของคุณ
• รวมที่อยู่บ้านของคุณ
• หากใช้อีเมล ให้ส่งไปยังตัวแทนเพียงรายเดียวในแต่ละครั้ง
• ระบุหัวเรื่องของคุณอย่างชัดเจนในหัวเรื่องหรือประโยคแรกของตัวอักษร
• รวมข้อเท็จจริง
• หลีกเลี่ยงการโจมตีส่วนบุคคล

คุณควรใช้โทนเสียงอะไร?

จดหมายถึงเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการเลือกตั้งควรรักษา น้ำเสียงในการเขียนด้วยความเคารพและเป็นทางการ มาก ขึ้น ผู้รับอาจบันทึกจดหมายไว้เพื่อใช้อ้างอิงอย่างเป็นทางการหรือในบางครั้งอาจอ่านต่อหน้ารัฐสภาด้วยซ้ำ

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าตัวแทนที่ได้รับเลือกของคุณ ไม่ว่าจะเป็นในระดับท้องถิ่นหรือระดับรัฐบาลกลาง ต่างก็เป็นมนุษย์จริงๆ การแสดงความเคารพและขอบคุณที่สละเวลาโดยใช้น้ำเสียงที่สุภาพจะช่วยให้ข้อความของคุณได้รับความสนใจอย่างที่สมควรได้รับ

หากเจ้าหน้าที่ที่ได้รับเลือกของคุณกระทำการในลักษณะที่คุณชื่นชม ทั้งก่อนหรือหลังจากที่คุณเขียนจดหมายถึงพวกเขา ให้พิจารณาส่ง จดหมายแสดงความขอบคุณ ให้พวก เขา

จดหมายควรมีโครงสร้างอย่างไร?

จดหมายของคุณควรประกอบด้วยประมาณสี่ย่อหน้าและไม่เกินหนึ่งหน้าหรือห้าร้อยคำ

ต่อไปนี้คือโครงร่างที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้เมื่อเขียนถึงตัวแทนที่ได้รับเลือก:

• คำทักทาย
• สรุป
• บริบท
• เรื่องราวส่วนตัว
• ปิดท้ายด้วยความเคารพ

จดหมายควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?

หากคุณกำลังเขียนจดหมายที่พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือ ให้ระบุวันที่ที่คุณเขียนจดหมายที่มุมขวาบน หากคุณกำลังเขียนอีเมล เพียงแค่เริ่มต้นด้วยคำทักทาย ย่อหน้า แรก ซึ่งเป็นย่อหน้าสรุป ควรสรุปว่าคุณเป็นใคร เหตุใดคุณจึงเขียน และคุณอยากให้พวกเขาทำอะไร คุณสามารถใส่ข้อมูลประจำตัวของคุณ — ตำแหน่งงานหรือเกียรติคุณใดๆ ที่คุณได้รับ — หากสิ่งเหล่านั้นเกี่ยวข้องกับประเด็นที่คุณกำลังเขียนถึง

ในย่อหน้าที่สอง ให้บริบทแก่ตัวแทน เหตุใดปัญหาที่คุณเขียนถึงจึงมีความสำคัญ วิธีนี้ทำให้พวกเขารู้ได้อย่างชัดเจนว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรเกี่ยวกับปัญหานี้ คุณอาจขอให้พวกเขาลงคะแนนให้กับร่างกฎหมายใดร่างหนึ่ง ดำเนินการกับหลุมบ่อในชุมชนของคุณ หรือรวมเงินทุนสำหรับประเด็นของคุณไว้ในงบประมาณ

จากนั้นให้จุดสนับสนุนที่ดีที่สุดสามจุดของคุณ สิ่งเหล่านั้นอาจเป็นข้อมูล เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง หรือหลักฐานสำคัญอื่นๆ คุณสามารถแยกหลักฐานออกเป็นรายการหัวข้อย่อยหลังย่อหน้าที่สองของคุณหรือรวมไว้ในย่อหน้านั้นก็ได้

ในย่อหน้าสุดท้ายของจดหมาย ช่วยให้พวกเขาเชื่อมโยงกับคุณ การใส่เรื่องราวส่วนตัวเข้าไปจะทำให้จดหมายของคุณน่าเชื่อถือมากขึ้น หากคุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัวหรือรู้จักใครที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ให้เล่าเรื่องเกี่ยวกับเรื่องนี้ คุณอาจเพิ่ม ประโยคการเปลี่ยนแปลง ที่จุดเริ่มต้นของย่อหน้าที่สี่ของคุณด้วย

ในตอนท้ายของจดหมาย ให้ลงท้ายอย่างสุภาพด้วย คุณอาจเขียนว่า “ด้วยความจริงใจ” “ขอบคุณ” หรืออะไรทำนองนั้น คุณสามารถเซ็นชื่อของคุณได้ แต่อย่าลืมพิมพ์ไว้ใต้ลายเซ็นของคุณด้วย คุณสามารถเพิ่มชื่อของคุณ (ถ้ามี) ลงในชื่อของคุณ

หลังชื่อของคุณ ให้ระบุที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลของคุณ ด้วยวิธีนี้ หากมีหน่วยงานกำกับดูแลหลายแห่งเกี่ยวข้อง ตัวแทนที่ได้รับเลือกจะรู้ว่าคุณเป็นส่วนหนึ่งในองค์กรเหล่านั้น พวกเขาจะสามารถติดต่อคุณได้หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม อย่าลืม ตรวจทาน จดหมายของคุณ ตรวจสอบ การ สะกด เครื่องหมายวรรคตอน และ ข้อผิดพลาด ทางไวยากรณ์

ตัวอย่างจดหมายถึงตัวแทน

เราได้เขียนจดหมายตัวอย่างสามฉบับถึงตัวแทนในระดับรัฐบาลกลาง รัฐ และท้องถิ่น

จดหมายถึงตัวแทนสหรัฐฯ 1 ฉบับ

[ชื่อของคุณ] [ที่อยู่ของคุณ]

ผู้แทนผู้มีเกียรติ [นามสกุล] สภาผู้แทนราษฎรแห่งสหรัฐอเมริกา วอชิงตัน ดี.ซี. 20515

เรียน ตัวแทน [นามสกุล]

ฉันชื่อ [X] และฉันอาศัยอยู่ในเขตของคุณ ฉันเขียนมาเพื่อกระตุ้นให้คุณเพิ่มเงินทุนสำหรับ [X Agency/program/initiative]

ดังที่คุณอาจทราบแล้ว [X Agency] มีหน้าที่รับผิดชอบสำหรับ [X] ด้วย [X event] ในรัฐของเรา ฉันหวังว่าคุณจะเห็นว่าการให้ทุนสนับสนุน [X] ต่อไปมีความสำคัญเพียงใด

• ข้อเท็จจริง 1 เกี่ยวกับความสำคัญของโปรแกรม
• ข้อเท็จจริงที่ 2 เกี่ยวกับผลกระทบในเขตราชการ
• ข้อเท็จจริง 3 เกี่ยวกับผลกระทบที่มีต่อผู้ที่อยู่นอกเขตของตน

เงินที่ลงทุนใน [X] มีส่วนช่วยเหลือชุมชนทั่วประเทศ รวมถึงรัฐของเรา เพื่อสร้างงานและกระตุ้นเศรษฐกิจในท้องถิ่น โดยส่วนตัวแล้วฉันรู้จักผู้คนมากมายในชุมชนของฉันที่จะได้รับประโยชน์จาก [X]

ฉันหวังว่าคุณจะพิจารณาอนุมัติการเพิ่มเงินทุนสำหรับ [X] ขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของคุณ โปรดติดต่อฉันหากคุณต้องการหารือเรื่องนี้เพิ่มเติม

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ] [ชื่อของคุณ] [อีเมลของคุณ] [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ]

2 ส่งอีเมลถึงสมาชิกวุฒิสภาของรัฐ

เรียน ท่านสมาชิกวุฒิสภา [นามสกุล]

ในฐานะผู้อำนวยการของพันธมิตรการเคหะที่ไม่แสวงหากำไร ฉันเขียนจดหมายมาเพื่อกระตุ้นให้คุณลงคะแนนว่าใช่ใน [หมายเลขบิล]

ดังที่คุณอาจทราบแล้วว่า [หมายเลขบิล] เป็นข้อเสนอสองฝ่ายที่เป็นกลางด้านงบประมาณ เพื่อสร้างที่อยู่อาศัยราคาไม่แพงมากขึ้นใน [ภูมิภาค] การอนุมัติร่างกฎหมายนี้ให้อำนาจเงินทุนที่สำคัญสำหรับที่อยู่อาศัยขั้นพื้นฐานที่จำเป็นของผู้มีสิทธิเลือกตั้ง

[หมายเลขบิล] มีประโยชน์ต่อองค์ประกอบของคุณด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

• ร่างกฎหมายนี้จะสร้างงานในท้องถิ่นและกระตุ้นเศรษฐกิจด้วยการให้ทุนสนับสนุนโครงการบ้านใหม่
• ร่างกฎหมายนี้จะจัดหาที่อยู่อาศัยให้กับครอบครัวมากกว่าสองพันครอบครัวที่กำลังมองหาที่อยู่อาศัยราคาไม่แพง ซึ่งหลายครอบครัวยังไม่ได้อยู่อาศัยในปัจจุบัน
• ร่างกฎหมายนี้จะเพิ่มรายได้จากภาษีทรัพย์สินให้กับหน่วยงานของรัฐ

ด้วย [ความสัมพันธ์ส่วนตัวหรือประสบการณ์การทำงานหรือชีวิต] ฉันรู้ว่าการจัดหาที่อยู่อาศัยราคาไม่แพงและเข้าถึงได้นั้นมีความสำคัญเพียงใด มีครอบครัวหลายพันครอบครัวในรัฐของเราที่กำลังหาบ้านที่สามารถเช่าได้ ฉันขอให้คุณลงคะแนนว่าใช่ใน [หมายเลขบิล]

ขอขอบคุณที่สละเวลาอ่านอีเมลนี้ ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อเต็ม], [ปริญญาหากเกี่ยวข้อง] [ที่อยู่] [หมายเลขโทรศัพท์] [อีเมล]

3 จดหมายถึงสมาชิกสภาเทศบาลเมือง

[ชื่อของคุณ] [ที่อยู่ของคุณ]

สมาชิกสภา [นามสกุล] [ที่อยู่ที่ทำงาน]

เรียน ท่านสมาชิกสภา/สมาชิกสภา [นามสกุล]

ฉันชื่อ [ชื่อของคุณ] อาศัยอยู่ใน [เมืองของคุณ] ฉันเขียนมาเพื่อกระตุ้นให้คุณเพิ่มเงินทุนสำหรับกรมทางหลวงในงบประมาณปี 2566

ดังที่คุณอาจทราบ หลุมบ่อและก้อนน้ำแข็งได้รบกวนถนนใน [เมืองของคุณ] ปีนี้แย่ลงมาก และต้องซ่อมแซมก่อนที่จะแย่ลง หลุมบ่ออาจทำให้ระบบกันสะเทือน การตั้งศูนย์ เพลา กระทะน้ำมัน และยางเสียหายในยานยนต์ได้

• กองฟรอสต์และหลุมบ่อรวมกันทำให้เกิดความเสียหายมูลค่ากว่า 200,000 ดอลลาร์ในแต่ละฤดูหนาวในภาคตะวันออกเฉียงเหนือของสหรัฐอเมริกา
• มีหลุมบ่อที่ได้รับรายงานมากกว่า 30 หลุม และกองน้ำแข็งที่เกิดขึ้นอีก 150 ก้อนใน [เมืองของคุณ]
• การซ่อมแซมหลุมบ่อที่ได้รับรายงานใน [เมืองของคุณ] มีค่าใช้จ่ายเพียง 1,350 ดอลลาร์

โดยส่วนตัวฉันใช้เงินไปซ่อมรถมากกว่า 1,500 ดอลลาร์ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมาเพราะถนนของเรา ฉันขอให้คุณจัดหาเงินทุนเพื่อซ่อมแซมหลุมบ่อ ฉันยังอยากจะขอให้สภาเทศบาลเมืองพิจารณาปรับปรุง [ชื่อถนน] เพื่อบรรเทาปัญหาน้ำค้างแข็ง

ฉันขอขอบคุณเวลาและการพิจารณาของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

เขียนถึงตัวแทนของคุณเพื่อให้ได้ยิน

เจ้าหน้าที่ที่ได้รับการเลือกตั้งจำนวนมากต้องรับผิดชอบต่อเสียงของบุคคลหลายพันคน พวกเขายังได้รับมอบหมายให้สำรวจภูมิทัศน์ของประเด็นต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เช่น ความปลอดภัยสาธารณะ งบประมาณ การดูแลสุขภาพ การพัฒนาเมือง และอื่นๆ นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมการสละเวลาเขียนถึงตัวแทนของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ

การโต้ตอบกับตัวแทนในพื้นที่ของคุณผ่านจดหมายและอีเมลมักจะมีผลกระทบมากกว่าการเขียนถึงเจ้าหน้าที่ในระดับที่สูงกว่าเสมอ เจ้าหน้าที่ท้องถิ่นเป็นตัวแทนของผู้คนน้อยลงและมีสิทธิ์พูดมากขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่ส่งผลกระทบต่อคุณโดยตรง

ตัวอักษรที่มีผลกระทบมากที่สุดคือลายมือ ส่วนตัว กระชับ และรอบคอบ การสร้างความสัมพันธ์กับตัวแทนของคุณโดยการเขียนถึงพวกเขาอาจช่วยให้จดหมายของคุณมีผลกระทบมากขึ้น การมีเสียงที่กระตือรือร้นและมีส่วนร่วมในรัฐบาลเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการช่วยเปลี่ยนแปลง