วิธีการเขียนจดหมายถึงตัวแทนที่ได้รับการเลือกตั้งของคุณ

จุดเด่นอย่างหนึ่งของระบอบประชาธิปไตยคือความสามารถของบุคคลในการแบ่งปันความคิดเห็น ขอข้อมูลหรือความช่วยเหลือ และพยายามเกลี้ยกล่อมผู้ที่ได้รับเลือกให้เป็นตัวแทน วิธีที่นิยมมากที่สุดวิธีหนึ่งในการสื่อสารกับเจ้าหน้าที่ที่มาจากการเลือกตั้งคือผ่านจดหมายหรืออีเมล

จดหมายและอีเมลส่วนตัวช่วยให้ข้อความของคุณโดดเด่นกว่าจดหมายและอีเมลที่ตัดคุกกี้จำนวนมากที่ตัวแทนที่ได้รับการเลือกตั้งของคุณได้รับทุกวัน หากคุณต้องการให้ข้อความของคุณได้รับความสนใจมากขึ้น ให้ลองเขียนหรือพิมพ์จดหมายเพื่อส่งทางไปรษณีย์ แต่หากข้อความของคุณเกี่ยวกับเรื่องสำคัญเรื่องเวลา เช่น การโหวตที่รอดำเนินการ อีเมลอาจเป็นวิธีการเชื่อมต่อที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

บทความนี้มีคำแนะนำให้คุณเขียนจดหมายหรืออีเมลที่ชัดเจนและให้ความเคารพ ได้ยิน. อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้ วิธีเขียนจดหมาย ถึงเจ้าหน้าที่ที่ได้รับเลือกตั้ง สิ่งที่ต้องระบุ และค้นหาตัวอย่าง

ทำไมต้องเขียนจดหมายถึงตัวแทนที่ได้รับการเลือกตั้งของคุณ?

จุดประสงค์ในการเขียนจดหมายถึงตัวแทนที่ได้รับการเลือกตั้งขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ที่คุณต้องการบรรลุ คุณอาจเขียนตัวแทนที่ได้รับเลือกเพื่อแสดงความคิดเห็น ขอให้พวกเขาดำเนินการในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ หรือขอรับเอกสารสาธารณะ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนจดหมายถึงสมาชิกสภาเมืองของคุณเพื่อขอให้พวกเขาแก้ไขปัญหาในละแวกของคุณ หรือคุณอาจเขียนจดหมายถึงสมาชิกรัฐสภาเพื่อบอกพวกเขาเกี่ยวกับกฎหมายที่สำคัญสำหรับคุณ

ไม่ว่าคุณจะส่งจดหมายที่เขียนด้วยลายมือหรืออีเมล วิธีที่ตรงที่สุดเพื่อให้ตัวแทนที่ได้รับการเลือกตั้งรู้ว่าสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณคือ การเขียน ข้อความถึงพวกเขา

เมื่อใดควรเขียนจดหมายถึงตัวแทนของคุณ

หากคุณมีเวลา จดหมายอาจได้รับความสนใจมากที่สุด แต่อีเมลส่วนตัวก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน จดหมายเป็นวิธีที่เหมาะสมในการขอข้อมูล แสดงความคิดเห็น หรือส่งคำกระตุ้นการตัดสินใจ

ด้านล่างนี้คือสถานการณ์บางอย่างที่คุณควรเขียนถึงตัวแทนของคุณ:

• เมื่อคุณต้องการข้อมูลหรือบริการ
• เมื่อคุณต้องการเรียกร้องความสนใจในประเด็นหรือความจำเป็น
• เมื่อคุณต้องการขอบคุณพวกเขาสำหรับการจัดการปัญหาหรือความจำเป็น
• เมื่อคุณต้องการแบ่งปันความผิดหวังหรือความคับข้องใจกับการกระทำของพวกเขา

วิธีเขียนจดหมาย อีเมล หรือข้อความถึงตัวแทนของคุณ

ก่อนที่คุณจะเขียนข้อความ จดหมาย หรืออีเมล ให้กำหนดว่าใครควรได้รับข้อความนั้น ซึ่งอาจเป็นสมาชิกสภาท้องถิ่น สมาชิกวุฒิสภาหรือผู้แทนของรัฐ หรือสมาชิกวุฒิสภาหรือผู้แทนของรัฐบาลกลาง เมื่อคุณรู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร คุณสามารถจัดการกับพวกเขาได้อย่างถูกต้อง

จากนั้น ชี้แจงสิ่งที่คุณกำลังเขียนและคิดสามประเด็นเพื่อสนับสนุนมุมมองของคุณ หากทำได้ ให้นึกถึงเรื่องราวส่วนตัวที่คุณสามารถแบ่งปันเพื่อทำให้ข้อความของคุณมีมนุษยธรรม อธิบายว่าปัญหาส่งผลต่อชีวิตคุณอย่างไร

กฎในการเขียนจดหมายมีอะไรบ้าง?

ต่อไปนี้เป็นกฎบางประการที่คุณควรปฏิบัติตามเมื่อคุณเขียนจดหมายถึงเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการเลือกตั้ง:

• เก็บไว้ในหนึ่งหน้าหรือห้าร้อยคำหากคุณกำลังเขียนอีเมล
• ระบุเพียงหัวข้อเดียวในจดหมายของคุณ
• รวมที่อยู่บ้านของคุณ
• หากใช้อีเมล ให้ส่งไปยังตัวแทนครั้งละหนึ่งรายเท่านั้น
• ระบุหัวเรื่องของคุณอย่างชัดเจนในหัวเรื่องหรือประโยคแรกของจดหมาย
• รวมข้อเท็จจริง
• หลีกเลี่ยงการโจมตีส่วนบุคคล

ควรใช้โทนไหน?

จดหมายถึงเจ้าหน้าที่ที่มาจากการเลือกตั้งควรรักษา น้ำเสียงที่สุภาพและเป็นทางการ มาก ขึ้น ผู้รับอาจบันทึกจดหมายไว้เพื่อใช้อ้างอิงอย่างเป็นทางการ หรือในบางครั้ง อาจถึงกับอ่านจดหมายต่อหน้ารัฐสภา

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าผู้แทนที่มาจากการเลือกตั้งของคุณ ไม่ว่าจะเป็นคนในท้องถิ่นหรือรัฐบาลกลาง เป็นคนจริง การแสดงความเคารพและขอบคุณสำหรับเวลาของพวกเขาโดยใช้น้ำเสียงที่สุภาพจะช่วยให้ข้อความของคุณได้รับความสนใจตามสมควร

หากเจ้าหน้าที่ที่ได้รับเลือกตั้งของคุณประพฤติตนในลักษณะที่คุณชื่นชม ไม่ว่าจะก่อนหรือหลังจากที่คุณเขียนจดหมายถึงพวกเขา ให้พิจารณาส่ง จดหมายแสดงความขอบคุณ ถึงพวก เขา

จดหมายควรมีโครงสร้างอย่างไร?

จดหมายของคุณควรประกอบด้วยสี่ย่อหน้าและไม่เกินหนึ่งหน้าหรือห้าร้อยคำ

นี่คือโครงร่างที่คุณสามารถทำตามได้เมื่อเขียนถึงตัวแทนที่ได้รับเลือกของคุณ:

• คำทักทาย
• สรุป
• บริบท
• เรื่องส่วนตัว
• ขอแสดงความนับถือปิด

จดหมายควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?

หากคุณกำลังเขียนจดหมายที่พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือ ให้ใส่วันที่ที่คุณเขียนจดหมายที่มุมบนขวา หากคุณกำลังเขียนอีเมล ให้เริ่มต้นด้วยการทักทาย ย่อหน้า แรก ย่อหน้า สรุป ควรสรุปว่าคุณเป็นใคร เขียนทำไม และคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร คุณสามารถใส่ข้อมูลประจำตัวของ คุณ — ตำแหน่งงานของคุณหรือเกียรตินิยมใดๆ ที่คุณได้รับรางวัล — หากสิ่งเหล่านี้เกี่ยวข้องกับปัญหาที่คุณกำลังเขียนถึง

ในย่อหน้าที่สองของคุณ ให้บริบทแก่ตัวแทน เหตุใดปัญหาที่คุณเขียนถึงมีความสำคัญ วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขารู้ว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรเกี่ยวกับปัญหานี้ คุณอาจขอให้พวกเขาลงคะแนนให้กับร่างกฎหมายหนึ่งๆ ดำเนินการกับหลุมบ่อในชุมชนของคุณ หรือรวมเงินทุนสำหรับปัญหาของคุณไว้ในงบประมาณ

จากนั้น ระบุจุดสนับสนุนที่ดีที่สุดสามข้อของคุณ ซึ่งอาจเป็นข้อมูล เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง หรือหลักฐานสำคัญอื่นๆ คุณอาจแบ่งหลักฐานออกเป็นรายการหัวข้อย่อยหลังจากย่อหน้าที่สองหรือรวมไว้ในย่อหน้าก็ได้

ในย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายของคุณ ช่วยพวกเขาเชื่อมต่อกับคุณ การรวมเรื่องราวส่วนตัวสามารถทำให้จดหมายของคุณน่าเชื่อมากขึ้น หากคุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัวหรือรู้จักใครที่เชื่อมโยง บอกเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับเรื่องนี้ คุณอาจเพิ่ม ประโยคเปลี่ยนผ่าน ที่ตอนต้นของย่อหน้าที่สี่ด้วย

ที่ส่วนท้ายของจดหมาย ให้ใส่การปิดอย่างสุภาพ คุณอาจจะเขียนว่า "ด้วยความจริงใจ" "ขอบคุณ" หรืออะไรก็ได้ตามนั้น คุณสามารถเซ็นชื่อของคุณได้ แต่อย่าลืมพิมพ์ไว้ใต้ลายเซ็นของคุณด้วย คุณสามารถเพิ่มชื่อของคุณ (ถ้ามี) ในชื่อของคุณ

หลังชื่อของคุณ ให้ระบุที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่อีเมลของคุณ ด้วยวิธีนี้ หากมีหน่วยงานกำกับดูแลหลายหน่วยงาน ตัวแทนที่ได้รับการเลือกตั้งของคุณจะรู้ว่าคุณเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พวกเขาจะสามารถติดต่อคุณได้หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม อย่าลืม ตรวจทาน จดหมายของคุณ ตรวจการ สะกด เครื่องหมาย วรรคตอน และ ข้อผิดพลาดทาง ไวยากรณ์

ตัวอย่างจดหมายถึงตัวแทน

เราได้เขียนจดหมายตัวอย่างสามฉบับถึงตัวแทนในระดับรัฐบาลกลาง รัฐ และระดับท้องถิ่น

1 จดหมายถึงตัวแทนของสหรัฐอเมริกา

[ชื่อของคุณ] [ที่อยู่ของคุณ]

ผู้แทนผู้มีเกียรติ [นามสกุล] สภาผู้แทนราษฎรแห่งสหรัฐอเมริกา Washington, DC 20515

เรียนตัวแทน [นามสกุล],

ฉันชื่อ [X] และฉันอาศัยอยู่ในเขตของคุณ ฉันเขียนมาเพื่อขอให้คุณเพิ่มเงินทุนสำหรับ [หน่วยงาน X/โปรแกรม/ความคิดริเริ่ม]

อย่างที่คุณอาจทราบ [หน่วยงาน X] รับผิดชอบ [X] ด้วย [เหตุการณ์ X] ในรัฐของเรา ฉันหวังว่าคุณจะเห็นว่าการระดมทุนต่อไป [X] มีความสำคัญเพียงใด

• ข้อเท็จจริงที่ 1 เกี่ยวกับความสำคัญของโปรแกรม
• ข้อเท็จจริงที่ 2 เกี่ยวกับผลกระทบในเขตอำนาจศาล
• ข้อเท็จจริง 3 เกี่ยวกับผลกระทบต่อผู้ที่อยู่นอกเขตของตน

เงินที่ลงทุนใน [X] มีส่วนช่วยชุมชนทั่วประเทศ รวมทั้งรัฐของเรา สร้างงานและกระตุ้นเศรษฐกิจในท้องถิ่น โดยส่วนตัวแล้วฉันรู้จักผู้คนมากมายในชุมชนของฉันที่จะได้รับประโยชน์จาก [X]

ฉันหวังว่าคุณจะพิจารณาอนุมัติการเพิ่มเงินทุนสำหรับ [X] ขอขอบคุณสำหรับเวลาและการพิจารณาของคุณ. โปรดติดต่อฉันหากคุณต้องการพูดคุยเรื่องนี้เพิ่มเติม

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ] [ชื่อของคุณ] [อีเมลของคุณ] [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ]

2 ส่งอีเมลถึงสมาชิกวุฒิสภา

เรียน ท่านวุฒิสมาชิก [นามสกุล]

ในฐานะผู้อำนวยการพันธมิตรด้านที่อยู่อาศัยที่ไม่แสวงหากำไร ฉันกำลังเขียนถึงคุณเพื่อขอให้ลงคะแนนใช่ใน [หมายเลขบิล]

ดังที่คุณทราบ [หมายเลขบิล] เป็นข้อเสนอที่เป็นกลางและเป็นกลางเพื่อสร้างที่อยู่อาศัยราคาไม่แพงใน [ภูมิภาค] การอนุมัติร่างพระราชบัญญัตินี้อนุญาตให้มีเงินทุนที่สำคัญสำหรับที่อยู่อาศัยขั้นพื้นฐานที่สำคัญขององค์ประกอบของคุณ

[หมายเลขบิล] เป็นประโยชน์สำหรับองค์ประกอบของคุณด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

• ร่างกฎหมายนี้สร้างงานในท้องถิ่นและกระตุ้นเศรษฐกิจโดยการให้ทุนสนับสนุนโครงการบ้านใหม่
• ร่างกฎหมายนี้จะจัดหาที่อยู่อาศัยให้มากกว่าสองพันครอบครัวที่กำลังมองหาที่อยู่อาศัยราคาไม่แพง ซึ่งหลายคนไม่ได้อาศัยอยู่ในขณะนี้
• ร่างพระราชบัญญัตินี้จะเพิ่มรายได้จากภาษีทรัพย์สินให้กับหน่วยงานของรัฐ

ผ่าน [ความสัมพันธ์ส่วนตัวหรือประสบการณ์การทำงานหรือชีวิต] ฉันรู้ว่าการจัดหาที่อยู่อาศัยราคาไม่แพงและเข้าถึงได้มีความสำคัญเพียงใด มีครอบครัวหลายพันครอบครัวในรัฐของเราที่กำลังมองหาบ้านที่สามารถเช่าได้ ฉันขอให้คุณลงคะแนนใช่ใน [หมายเลขบิล]

ขอขอบคุณที่สละเวลาอ่านอีเมลนี้ ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้.

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อเต็ม], [ปริญญา หากเกี่ยวข้อง] [ที่อยู่] [หมายเลขโทรศัพท์] [อีเมล]

3 จดหมายถึงสมาชิกสภาเมือง

[ชื่อของคุณ] [ที่อยู่ของคุณ]

สมาชิกสภา [นามสกุล] [ที่อยู่ที่ทำงาน]

เรียน สมาชิกสภา/สมาชิกสภา [นามสกุล]

ฉันชื่อ [ชื่อของคุณ] อาศัยอยู่ใน [เมืองของคุณ] ฉันเขียนมาเพื่อขอให้คุณเพิ่มเงินทุนสำหรับแผนกทางหลวงในงบประมาณปี 2023

ดังที่คุณทราบ หลุมบ่อและก้อนน้ำแข็งได้รบกวนถนนของ [เมืองของคุณ] พวกเขาแย่ลงมากในปีนี้และต้องได้รับการซ่อมแซมก่อนที่จะแย่ลง หลุมบ่ออาจทำให้ระบบกันสะเทือน การตั้งศูนย์ เพลา กระทะน้ำมัน และความเสียหายของยางรถยนต์ในยานยนต์

• น้ำแข็งและหลุมบ่อรวมกันทำให้เกิดความเสียหายมากกว่า 200,000 ดอลลาร์ในแต่ละฤดูหนาวในภาคตะวันออกเฉียงเหนือของสหรัฐอเมริกา
• มีหลุมบ่อที่รายงานมากกว่าสามสิบแห่งและน้ำค้างแข็งอีก 150 ครั้งใน [เมืองของคุณ]
• การซ่อมแซมหลุมบ่อที่รายงานใน [เมืองของคุณ] จะมีค่าใช้จ่ายเพียง $1,350

โดยส่วนตัวฉันใช้จ่ายมากกว่า 1,500 ดอลลาร์ในการซ่อมรถในช่วงสิบสองเดือนที่ผ่านมาเนื่องจากถนนของเรา ฉันขอให้คุณจัดหาเงินทุนเพื่อแก้ไขหลุมบ่อ ฉันยังต้องการขอให้สภาเทศบาลเมืองพิจารณาซ่อมแซม [ชื่อถนน] เพื่อบรรเทาความเย็นจัด

ฉันขอขอบคุณเวลาและการพิจารณาของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

เขียนถึงตัวแทนของคุณที่จะได้ยิน

เจ้าหน้าที่ที่ได้รับการเลือกตั้งจำนวนมากมีหน้าที่รับผิดชอบต่อเสียงของบุคคลหลายพันคน พวกเขายังได้รับมอบหมายให้สำรวจภูมิทัศน์ของปัญหาที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เช่น ความปลอดภัยสาธารณะ งบประมาณ การดูแลสุขภาพ การพัฒนาเมือง และอื่นๆ นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่ต้องใช้เวลาในการเขียนถึงตัวแทนของคุณ

การโต้ตอบกับตัวแทนในพื้นที่ของคุณผ่านจดหมายและอีเมลมักจะมีผลกระทบมากกว่าการเขียนถึงเจ้าหน้าที่ในระดับที่สูงกว่าเกือบทุกครั้ง เจ้าหน้าที่ท้องถิ่นเป็นตัวแทนของคนน้อยลงและพูดมากขึ้นถึงสิ่งที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อคุณ

จดหมายที่มีผลกระทบมากที่สุดคือการเขียนด้วยลายมือ ส่วนตัว กระชับ และรอบคอบ การสร้างความสัมพันธ์กับตัวแทนของคุณโดยการเขียนถึงพวกเขาอาจช่วยให้จดหมายของคุณมีผลกระทบมากขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องมีเสียงที่กระตือรือร้นและมีส่วนร่วมในรัฐบาล หากคุณต้องการช่วยเปลี่ยนแปลง