วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ให้นักข่าวสนใจ

ต้องการสอบถามนักข่าวและคำตอบจากข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณหรือไม่? คุณควรทำสิ่งต่อไปนี้:

• วางแผนการเปิดตัวด้วย เค้าร่างเป็นลายลักษณ์อักษร
• สร้าง หัวข้อข่าวที่ยอดเยี่ยม
• เขียนเผยแพร่ก่อน แก้ไขในภายหลัง
• ทำให้การเปิดตัวดูดีด้วย การเขียนและการจัดรูปแบบที่มั่นคง
• แก้ไข แก้ไข แก้ไข.
• พิสูจน์อักษร
• ขอ ความคิดเห็นจากเพื่อน

อย่าเขียนข่าวประชาสัมพันธ์โดยไม่มีแผน

ผมยุ่งอยู่. คุณไม่ว่าง พวกเรายุ่งกันหมด มันเป็นโลกที่วุ่นวายที่เราอาศัยอยู่ใช่ไหม เราทุกคนมีงานที่ต้องทำให้สำเร็จในแต่ละวันมากกว่าที่เรามีในนาฬิกาทำงานจริงๆ มันเครียดและน่าหงุดหงิด แล้วเราจะทำอย่างไรเพื่อชดเชย?

• เราเรียนรู้ที่จะทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
• เราเรียนรู้ที่จะจัดลำดับความสำคัญ
• เราเรียนรู้ที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทุกสิ่งที่ดีใช่มั้ย? แต่มีบางอย่างที่ฉันทิ้งไว้ในรายการที่เราทุกคนมักจะทำเป็นครั้งคราว เรารีบ และอย่างที่คุณอาจเคยประสบมา เมื่อคุณเร่งรีบ คุณมักจะไม่พยายามทำให้ดีที่สุด

เมื่อพูดถึงการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ จะเห็นได้ง่ายๆ ว่าเป็นงานอื่นที่เติมรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ และมันน่าดึงดูดใจที่จะนั่งลงที่คอมพิวเตอร์ของคุณ และใช้สิ่งที่คุณคิดและทำกับมันให้เสร็จ แต่มันไม่ใช่การตัดสินใจที่ฉลาด มีวิธีที่ดีกว่าในการปรับปรุงกระบวนการ

ใช้เวลาสักครู่เพื่อวางแผน

คุณเคยพิจารณาถึงความเป็นไปได้ที่การทำงานให้เสร็จลุล่วงสามารถยืดเวลาที่คุณใช้ไปกับมันได้จริงหรือไม่? ผมขอยกตัวอย่าง คุณนั่งลงเพื่อเร่งผ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ ขณะที่คุณพยายามจะบินผ่าน คุณก็เจอสิ่งกีดขวางบนถนน คุณควรเขียนอะไรต่อไป ปัญหาคือความคิดของคุณสับสนไปหมด ความคิดของคุณนั้นไม่เป็นระเบียบและกำลังถูกบดบังด้วยสิ่งอื่น ๆ ทั้งหมดที่คุณต้องทำ

ในความเป็นจริง หากคุณใช้เวลาสักครู่เพื่อวางแผนการปล่อยตัวก่อนที่จะเขียนจริงๆ คุณจะประหยัดเวลาระหว่างกระบวนการเขียน ทำไม? เพราะโครงร่างจะบอกให้คุณทราบว่าจะเริ่มต้นที่ไหน ไปที่ไหน และคุณต้องการลงเอยที่ใด คุณมีแผนที่ถนนฉบับสมบูรณ์ ซึ่งช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงเส้นทางการเขียนที่น่ารำคาญทั้งหมดได้ ผลลัพธ์? คุณจะบินผ่านขั้นตอนการเขียนจริงและมีข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดียิ่งขึ้นในฐานะผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย

เคล็ดลับในการวางแผนการเปิดตัวของคุณ

ดังนั้นคุณจะวางแผนการเปิดตัวของคุณอย่างมีประสิทธิภาพก่อนที่จะไปได้อย่างไร? อันดับแรก ผมแนะนำให้คุณเขียนประโยคที่มีแนวคิดหลักออกมา อะไรคือประเด็นหลักที่คุณต้องการข้ามผ่าน? หากคุณไม่แน่ใจว่าจะจำกัดขอบเขตให้แคบลงได้อย่างไร ให้ลองทำดังนี้:

1. ตัดสินใจว่าบุคคล สถานที่ หรือสิ่งที่คุณจะพูดถึงที่สำคัญที่สุดคืออะไร
2. ตอนนี้ ให้หาสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องการจะพูดเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณระบุไว้ใน #1
3. เขียนรวมกันใน 10-15 คำ

ตอนนี้ เมื่อคุณมีแนวคิดหลักแล้ว คุณสามารถเริ่มวางแผนแผนที่ของคุณได้ มีหลายวิธีที่จะทำ คุณเพียงแค่ต้องเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

1. แผนที่แบบฟอง: เขียนแนวคิดหลักของคุณไว้ตรงกลาง ตอนนี้วาดกิ่งก้านออกจากฟองสบู่แทนย่อหน้าต่างๆ ในแต่ละสาขา ให้เขียนแนวคิดหลักที่คุณต้องการเข้าใจในแต่ละย่อหน้า
2. โครงร่างดั้งเดิม: เลขโรมันและสิ่งของต่างๆ นี้ค่อนข้างแข็งสำหรับฉัน แต่สำหรับแต่ละคนของเขาเอง
3. BME—BME ย่อมาจากจุดเริ่มต้น ตรงกลาง และจุดสิ้นสุด เพียงแค่เขียน B, M และ E ตัวใหญ่ลงไปด้านข้างของหน้าแล้วจดบันทึกข้างๆ แต่ละรายการ แล้วเขียนเรียงตามลำดับ

เหตุใดโครงร่างข่าวประชาสัมพันธ์จึงมีความสำคัญ

ฉันจะยอมรับมัน: ฉันเคยต่อต้านการสรุปอย่างแน่นหนา ฉันชอบความตื่นเต้นสุดขีดในการโพสต์บล็อก ข่าวประชาสัมพันธ์ หรือแม้แต่เรื่องราวที่ฉันเขียน เหตุใดจึงต้อง จำกัด เฉพาะโครงร่างที่คุณอาจจะทำลายใช่ไหม?

ท่วงทำนองของฉันเปลี่ยนไปตลอดหลายปีที่ผ่านมา ผ่านไปครู่หนึ่งฉันก็รู้สึกเบื่อหน่ายกับความรู้สึกราวกับว่าฉันอยู่ห่างจากการสูญเสียการควบคุมงานเขียนที่ฉันเขียนไปทั้งหมดสองคำ และฉันก็น้อมรับโครงร่าง ตอนนี้ฉันใช้เวลาเกือบเท่าๆ กับการเขียนคำลงในกระดาษ

ถ้าคุณไม่เขียนโครงร่างอย่างอื่น เราขอแนะนำให้คุณใช้ขั้นตอนในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ เนื่องจากตรงข้ามกับโพสต์บนบล็อกหรืองานสร้างสรรค์อื่นๆ การแถลงข่าวขึ้นอยู่กับรูปแบบเป็นอย่างมาก เนื่องจากการแยกตัวออกจากรูปแบบนั้นอาจทำให้ชิ้นงานของคุณถูกละเลย การวางแผนล่วงหน้าจึงเป็นสิ่งสำคัญ

กำลังติดตามแบบฟอร์ม

ฉันสงสัยว่าเหตุผลหนึ่งที่ว่าทำไมข่าวประชาสัมพันธ์จำนวนมากจึงไม่ปรากฏ เพราะผู้เขียนพยายามสร้างสิ่งที่พวกเขาไม่ใช่ คุณต้องการที่จะน่าสนใจและสร้างสรรค์เพื่อรักษาความสนใจของผู้อ่านแน่นอน แต่ในขณะเดียวกันแบบฟอร์มการแถลงข่าวก็มีมาเป็นเวลานานด้วยเหตุผล

วัตถุประสงค์หลักของการแถลงข่าวคือการถ่ายทอดข้อมูล ไม่จำเป็นต้องสร้างความบันเทิง สร้างความประหลาดใจ หรือขยายขอบฟ้าของใครก็ตาม เป็นการข้ามผ่านว่าสิ่งที่เกิดขึ้นหรือเกิดขึ้นในสถานที่ เวลา และใครที่เกี่ยวข้อง หากพวกเขาไม่มีข้อมูลที่จำเป็นนี้ พวกเขาจะไม่ปฏิบัติตามหน้าที่พื้นฐานของการแถลงข่าว

คุณต้องจำไว้เสมอว่าการเผยแพร่นั้นมีไว้สำหรับร้านข่าว และพวกเขาใช้แบบฟอร์ม "จากบนลงล่าง" เป็นหลัก นี่คือเหตุผลที่คุณต้องได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดโดยเร็วที่สุด ไม่ว่าจะเป็นใคร อะไร ที่ไหน ฯลฯ ถ้าคุณไม่ทำ ผู้อ่านจะไม่รู้ว่าเหตุใดเรื่องราวจึงมีความสำคัญ

ทำให้ตาเคลื่อนไหว

งานหลักของคุณในฐานะนักเขียนข่าวประชาสัมพันธ์คือการดึงดูดสายตาบนหน้าเพจและทำให้พวกเขาเคลื่อนไหวต่อไป เมื่อผู้อ่านยอมแพ้กลางคัน คุณล้มเหลว บางสิ่งเกี่ยวกับเรื่องนี้ทำให้พวกเขาหยุดคิด และพวกเขาได้ตรวจสอบจิตใจ ซึ่งหมายความว่าไม่มีใครเข้ามาในร้านของคุณ และทั้งบริษัทก็เลิกกิจการ

โอเค แม้ว่าจะไม่ได้เลวร้ายขนาดนั้น (อาจจะ) ก็ยังสำคัญที่คุณจะต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น แหล่งที่มาที่เป็นไปได้อย่างหนึ่งคือการขาดรูปแบบ ซึ่งการสรุปข้อมูลสามารถช่วยคุณได้ ชื่อของคุณน่าทึ่งไหม? คุณมีนักฆ่าคนหนึ่งหรืออาจจะเป็นสองประโยคหรือไม่? คุณได้ใส่ข้อมูลที่สำคัญที่สุดไว้ด้านบนหรือไม่?

ให้แน่ใจว่าได้ดูส่วนที่เหลือของชิ้น อีกครั้ง คุณไม่ต้องการให้ใครก็ตามเสียความสนใจไปกลางทาง แม้ว่าพวกเขาจะผ่านส่วนสำคัญทั้งหมดไปหมดแล้ว คุณก็ยังอาจสูญเสียสิ่งเหล่านั้นไปได้ดีหากพวกเขาเบื่อที่จะอ่านส่วนที่เหลือ ดังนั้นสิ่งที่คุณใส่เข้าไปมีความสำคัญอย่างยิ่ง… หรืออย่างน้อยก็น่าสนใจพอที่จะรวมไว้ด้วยหรือไม่

ถ้าไม่ ให้ตัดออกจากโครงร่างทั้งหมด ยิ่งคุณทำสิ่งเหล่านี้มากเท่าไร คุณก็จะยิ่งไร้ความปรานีมากขึ้นเท่านั้นที่ละเลยรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งไม่ขับเคลื่อนฟุตบอลไปข้างหน้า ในไม่ช้าโครงร่างของคุณจะคมกริบ ซึ่งจะทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณผ่านไปไม่ได้

ทำไมความสำเร็จในการแถลงข่าวของคุณขึ้นอยู่กับคำพูดเพียงไม่กี่คำ

คุณได้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดีที่สุดตลอดกาล บริษัทของคุณ Teddy Bear Clothes Incorporated กำลังประกาศเปิดตัวเสื้อเท็ดดี้สายผูกเน็คไทลายใหม่ล่าสุดของพวกเขา และคุณได้รับมอบหมายให้เผยแพร่ข่าวไปยังหนังสือพิมพ์และสถานีโทรทัศน์ คุณดึงผมและตบหัวของคุณและอยู่ได้ตลอดทั้งคืนที่ยาวนานและในที่สุดก็สกัดสิ่งนั้นจนสมบูรณ์แบบ

ตาพร่ามัว รู้ตัวก่อนกลับว่าลืมพาดหัวข่าว! จะเรียกว่าอะไรดี? แย่จัง คุณเหลือเวลาอีกแค่ห้านาที คุณโยนหนึ่งเข้าด้วยกันและส่งอย่างรวดเร็วก่อนเวลากด

หลังจากงีบหลับสั้น ๆ คุณตื่นขึ้นและอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอีกครั้ง คุณอ้าปากค้างด้วยความสยดสยองเมื่อเห็นพาดหัวข่าว: “แฮร์รี่ พอตเตอร์ เท็ดดี้” ภาพผู้หญิงสับสนกับใบหน้าของ Daniel Radcliffe บนชุดนอนที่กำลังเต้นอยู่ในหัวขณะที่คุณพยายามแก้ไขสิ่งต่างๆ แต่มันสายเกินไป หนังสือพิมพ์และสถานีต่างปฏิเสธงานชิ้นนี้ ยอดขายตกต่ำ คุณตกงาน และบริษัทก็พังยับเยินภายในหนึ่งปี

มันสำคัญขนาดนั้นจริงหรือ?

อาจจะพูดเกินจริงไปบ้าง แต่เพียงเล็กน้อยเท่านั้น พาดหัวข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณสามารถสร้างหรือทำลายทั้งหน้าได้ รับประกันได้ว่าจะเป็นสิ่งแรกที่ทุกคนที่อ่านเจอ และเมื่อนักข่าวที่เหนื่อยและไม่พอใจที่ Townsville Journal กำลังดูข่าวประชาสัมพันธ์ฉบับที่ 800 ของเขาในวันนั้น หากพาดหัวของคุณเจ๋งไม่ถึง 110% เขาจะข้ามไปโดยไม่ได้คิดอะไร

พาดหัวข่าวคือความประทับใจแรกของคุณ เช่น การจับมือกับนักข่าว หากคุณมีพาดหัวข่าวที่ยอดเยี่ยม ก็เหมือนกับการจับมือกันที่เป็นมิตรที่ดีที่ทำให้พวกเขาต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม หากคุณมี “ปลาปวกเปียก” พวกมันจะถูกเลื่อนออกไปและไม่สามารถอ่านเพิ่มเติมได้อีก หากคุณมีการจับมือที่ไม่ดี แสดงว่าคุณเพิ่งเตะนักข่าวที่หน้าแข้งแล้วเดินออกไป

ข่าวดีก็คือ ศิลปะของพาดหัวข่าวที่ยอดเยี่ยมสามารถเรียนรู้ได้! มีเคล็ดลับดีๆ สองสามข้อที่ควรปฏิบัติตามหากคุณต้องการให้แน่ใจว่าการทำงานหนักของคุณจะไม่ถูกข้ามไปพร้อมกับข่าวประชาสัมพันธ์อื่นๆ อีกนับพันที่ยังไม่ได้อ่านในแต่ละวัน

ทำให้เป็นป้ายไฟนีออนที่กระพริบ

อะไรคือแก่นแท้ของข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ? สมมติว่าคุณอยู่ในสถานการณ์ของผู้เขียนคนนั้นในย่อหน้าแรก จุดสนใจในการแถลงข่าวของเขาควรจะเป็นว่าบริษัทได้เริ่มขายเสื้อตุ๊กตาหมีกับแฮร์รี่ พอตเตอร์หรือไม่? หรือผู้ชมของคุณมีความสำคัญมากกว่าหรือไม่ที่จะต้องทราบว่าบริษัทได้รับความสามารถด้านสินค้าอย่างเป็นทางการ ซึ่งอาจนำไปสู่การขยายธุรกิจเพิ่มเติม

ประเด็นสำคัญอีกประการหนึ่งคือการอ่านข้อมูลให้ได้มากที่สุดโดยใช้จำนวนคำน้อยที่สุด เวลาที่นักข่าวเหนื่อยน้อยลงในการอ่านพาดหัวข่าวของคุณก็จะยิ่งดีขึ้น เข้ามา ว้าว พวกเขาออกไป สำหรับตัวอย่างข้างต้น ผู้เขียนอาจพิจารณาว่า “Teddy Bear Clothes Inc. ประกาศความร่วมมือกับ Harry Potter” สินค้าแฮร์รี่ พอตเตอร์เป็นข่าวใหญ่ และแน่นอนว่าจะต้องได้รับความสนใจ

หากคุณยังคงประสบปัญหาหลังจากแก้ไขและทำซ้ำมากมาย ลองขอความช่วยเหลือเพิ่มเติม จ้างนักเขียนอิสระจนกว่าคุณจะชิน มีแม้กระทั่งเว็บไซต์ที่คุณสามารถลองใช้ได้: ereleases เสนอบริการปรับแต่งพาดหัวข่าวฟรี ตราบใดที่คุณจำกัดไว้ที่หนึ่งเดือน ไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับพาดหัวข่าวที่ไม่ดีอีกต่อไป ดังนั้นออกไปที่นั่นและจับมือกันให้ดีที่สุด!

ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดีกว่า – เขียนก่อน แก้ไขภายหลัง

หากคุณติดตามบล็อกนี้เลย คุณจะรู้ว่าฉันใช้เวลามากมายในการเสนอคำแนะนำในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ฉันได้แบ่งปันกลเม็ดและเคล็ดลับจำนวนหนึ่งที่สามารถช่วยคุณปรับปรุงคุณภาพของข่าวเผยแพร่ เพื่อให้พวกเขาสังเกตเห็นและเพิ่มโอกาสในการได้รับข่าวจากสื่อ

วันนี้ผมมาแบ่งปันเคล็ดลับอีกอย่างหนึ่ง เป็นเคล็ดลับอย่างหนึ่งที่ฉันพบว่ามีประโยชน์มากกว่าสิ่งอื่นใด เป็นเคล็ดลับเดียวที่ฉันทำตามเสมอ ไม่ว่าจะเขียนข่าวประชาสัมพันธ์...เมื่อเขียนอะไรก็ตามจริงๆ

ดังนั้นมันคืออะไร?

เขียนก่อน แก้ไขทีหลัง

ดูสิ ฉันเคยมีนิสัยแย่ๆ ในการพยายามแก้ไขในขณะที่เขียน ฉันจะเขียนประโยคหนึ่งหรือสองประโยค ย้อนกลับไปแก้ไข เปลี่ยนแปลง เขียนใหม่ ทำซ้ำขั้นตอน และในที่สุดก็ก้าวไปข้างหน้า วิธีนี้ทำให้การเขียนของฉันไม่ราบรื่น และทำให้การเขียนแม้แต่สิ่งที่ง่ายที่สุดใช้เวลาตลอดไป

จากนั้นฉันก็ตระหนักว่าการเขียนทุกอย่างออกมาก่อนแล้วแก้ไขในภายหลังนั้นได้ผลดีกว่าสำหรับฉัน ช่วยให้ฉันสามารถจดความคิดของฉันลงบนกระดาษได้ชัดเจนและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และช่วยปรับปรุงความลื่นไหลในการเขียนของฉัน

ไม่ได้หมายความว่าร่างแรกของฉันยอดเยี่ยม พวกเขาไม่. มักเต็มไปด้วยความผิดพลาด อย่างที่เออร์เนสต์ เฮมิงเวย์เคยกล่าวไว้ว่า "ร่างแรกของสิ่งใดๆ ล้วนแต่เหลวไหล"

แต่เมื่อฉันเริ่มเขียนก่อนและแก้ไขในภายหลัง มันช่วยให้ฉันไม่ติดขัด มันช่วยป้องกันไม่ให้ฉันคาดเดาตัวเองซ้ำๆ มันทำให้สมองของฉันไม่ถูกขัดจังหวะทุก ๆ สองสามวินาที ฉันเพิ่งเริ่มเขียนโดยไม่ต้องกังวลอะไรมาก และเขียนต่อไปจนกว่าจะมีฉบับร่างแรก จากนั้นฉันปล่อยให้ร่างแรกนั่งพักหนึ่งก่อนจะกลับมาแก้ไข

ฉันได้ยินมาว่ามีคนเปรียบเทียบการพยายามเขียนและแก้ไขไปพร้อมๆ กันกับการพยายามขับรถโดยให้เท้าข้างหนึ่งเหยียบคันเร่งและอีกข้างหนึ่งเหยียบเบรก มันบังคับให้คุณต้องสตาร์ทและหยุดตลอดเวลา ทำให้ขี่ได้นานและกระตุก เป็นการเปรียบเทียบที่สวยงามที่ฉันนึกขึ้นได้

เหตุใดข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณจึงอาจดูยาวนานกว่าที่เป็นอยู่

การแถลงข่าวที่ดีนั้นแน่น ตรงประเด็น และไม่ต้องเสียคำพูดใดๆ หากข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณไม่ตรงตามเกณฑ์นี้ ก็มีโอกาสดีกว่าค่าเฉลี่ยที่นักข่าวจะพิจารณาอย่างรวดเร็วและดำเนินการต่อไป ทำไม? เพราะนักข่าวยุ่งกว่าแต่ก่อน ทุกวัน แม้แต่นักข่าวที่ทำงานให้กับสิ่งพิมพ์ที่เล็กที่สุดก็ยังถูกโจมตีด้วยข่าวประชาสัมพันธ์ และไม่มีเวลามากพอที่จะอ่านทั้งหมด ดังนั้น หากการแถลงข่าวของคุณยาวเกินไป แสดงว่าคุณไม่มีโชค ที่แย่กว่านั้น ถ้ามัน ดู ยาว แม้ว่าจะมีจำนวนคำโดยเฉลี่ย คุณจะสูญเสียความสนใจของผู้รายงานทันที

จุดสุดท้ายที่ฉันอยากจะเน้นในวันนี้ บางครั้ง มันไม่เกี่ยวกับการนับจำนวนคำจริงของข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ มันอยู่ที่ว่ามองด้วยตาเปล่านานแค่ไหน กล่าวอีกนัยหนึ่ง บางครั้งข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีเพียง 300 คำอาจดูเหมือนมากกว่า 500 คำ เนื่องจากวิธีการจัดวางและในทางกลับกัน

เรื่องการนำเสนอ ต่อไปนี้คือข้อผิดพลาดในการเขียนและการจัดรูปแบบทั่วไปที่ทำให้ข่าวเผยแพร่ดูยาวนานกว่าที่เป็นจริง:

• คุณใช้ประโยคยาว แม้ว่าประโยค ยาวๆ ของคุณอาจไม่ใช่ประโยคที่ใช้เล่นๆ แต่มักจะลากยาว มีแนวคิดมากเกินไป และทำให้คุณสูญเสียความสนใจของผู้อ่าน แต่งประโยคให้สั้นและกระชับ ใส่เครื่องหมายจุลภาคลงในประโยคมากเกินไป และจะทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณดูยาวและน่าเบื่อหน่าย
• คุณใช้ ศัพท์แสง— ศัพท์แสงทางเทคนิคและคำศัพท์ที่ไม่มีความหมายมักไม่มีที่ในข่าวประชาสัมพันธ์ ไม่เพียงแต่คำเหล่านี้มักจะยาวและข่มขู่ แต่หลายครั้งที่นักข่าวอาจไม่รู้ด้วยซ้ำว่าคำเหล่านั้นหมายถึงอะไร พยายามรักษาภาษาในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณให้เรียบง่าย
• ย่อหน้าของคุณเป็นข้อความขนาดใหญ่ ไม่มีอะไรจะปิดนักข่าวได้เร็วกว่าการเปิดข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณและเห็นข้อความกลุ่มใหญ่เพียงกลุ่มเดียว ย่อหน้ายาวไม่เหมาะกับผู้อ่าน เก็บย่อหน้าของคุณไว้ 3-5 ประโยคเพื่อให้คำพูดของคุณมีพื้นที่สำหรับหายใจเพิ่มขึ้นเล็กน้อยและเนื้อหาจะง่ายต่อการสแกน
• คุณไม่ได้ใช้สัญลักษณ์ แสดงหัวข้อย่อย— สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและรายการเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการส่งข้อมูลสำคัญในรูปแบบที่ย่อยง่าย แทนที่จะกระจายข้อมูลในหลายย่อหน้า ให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อเน้นประเด็นหลักอย่างรวดเร็ว มันจะทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณสั้นลงและกระชับขึ้น

ทำความสะอาดข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

ถึงเวลาทำความสะอาดสปริงแล้ว! ใช่ กลางฤดูหนาวแล้ว แต่ไม่เคยเร็วเกินไปที่จะหยิบแปรงขัดถูและเศษผ้ามาตกแต่งสถานที่ แน่นอน ฉันกำลังพูดถึงข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ! พวกเขาต้องการการตกแต่งที่ดูดีพอๆ กับธุรกิจ สำนักงาน และที่บ้านของคุณ และไม่มีเหตุผลที่จะต้องรอจนกว่าอากาศภายนอกจะอบอุ่น

มีอะไรผิดปกติกับพวกเขาที่คุณถาม? ไม่มีอะไร - จนกว่าคุณจะมองเข้าไปใกล้ ๆ มีเหตุผลอยู่เสมอว่าทำไมข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณจึงไม่ถูกหยิบขึ้นมา และมักเกิดจากข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่ต้องได้รับการทำความสะอาด ต่อไปนี้คือปัญหาทั่วไปบางส่วนที่คุณควรกำจัดโดยเร็วที่สุด

การสะกด ไวยากรณ์ และไวยากรณ์

ทั้งหมดที่ใช้ก็คือการสะกดคำผิดเพียงเล็กน้อยหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่ร้ายแรงเพื่อปิดการติดต่อนักข่าวของคุณ อย่าลืมว่าเมื่อนักข่าวหรือนักศึกษาฝึกงานไปที่งานแถลงข่าวเพื่อหาคนดีๆ มาเติมเต็ม พวกเขาไม่ได้มองหาสิ่งที่ดีที่สุดเสมอไป พวกเขากำลังกำจัดความเป็นไปได้จนกว่าผู้ชนะจะปรากฎตัว

ซึ่งหมายความว่าพวกเขากำลังหาเหตุผลที่จะไม่พิมพ์ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ หากพวกเขาไปถึงย่อหน้าแรกและคุณงี่เง่ามาก แสดงว่าคุณทำลายความน่าเชื่อถือของคุณไปหมดแล้ว จะไปวุ่นวายกับการแก้ไขข้อผิดพลาดของคุณไปทำไม ในเมื่อมีข่าวประชาสัมพันธ์ที่ไร้ที่ติมากมายอยู่เบื้องหลังคุณ

ตรวจสอบเอกสารของคุณอย่างละเอียด ส่งให้คนที่สามารถมองจากภายนอกได้ ฉันรับประกันว่าคุณกำลังพลาดบางสิ่งบางอย่าง

ย่อให้สั้นลง

อีกครั้งที่เด็กฝึกงานที่น่าสงสารที่กำลังดูข่าวประชาสัมพันธ์เหล่านี้ต้องการข้อแก้ตัวเพียงข้อเดียวเพื่อป้องกันไม่ให้คุณ หากการแถลงข่าวยาวจนลืมตา พวกเขาจะเดินหน้าต่อไปโดยไม่คิดอะไรเลย

ถึงเวลาที่จะหยิบกรรไกรสุภาษิตของคุณและตัดทิ้งไป! ลองตัดแต่งเอกสารให้เหลือแต่ความจำเป็น เช่น ใคร อะไร ที่ไหน ทำไม และอย่างไร ใช้ความรุนแรงกับบาดแผลของคุณ - คุณสามารถย้อนกลับและเพิ่มสิ่งต่างๆ ได้ในภายหลัง เมื่อคุณเข้าใจถึงความว่างเปล่าแล้ว ให้คิดว่าอะไรที่ทำให้เนื้อหานี้น่าตื่นเต้นและอ่านง่าย หากไม่เป็นไปตามเกณฑ์ข้อใดข้อหนึ่งจากสองข้อนี้ ให้ปล่อยไป!

ขณะที่คุณกำลังดูอยู่ ให้ย่อชื่อให้สั้นลงด้วย หน้าที่ของมันคือการทำให้เข้าใจประเด็นโดยเร็วที่สุด ฉันรับประกันว่ามีวิธีที่จะทำให้กระชับยิ่งขึ้นกว่าเดิม ลองใช้แนวทางอื่นจากมุมที่ต่างออกไป เช่น แทนที่จะลอง "ครัวซองต์ใหม่เอี่ยมในย่านการเงินของตูนทาวน์ที่กำลังเติบโต" ให้ลอง "ครัวซองต์คาเฟ่เป็นความสำเร็จล่าสุดของตูนทาวน์"

คำคม

เป็นความจริงที่คำพูดที่ดีสามารถทำให้ผู้อ่านของคุณผิดหวังได้ เป็นวิธีที่รวดเร็วในการทำให้พวกเขามองเห็นโลกผ่านสายตาของคุณ อย่างไรก็ตาม มันสำคัญมากที่จะต้องรวบรัดเช่นกัน ที่สำคัญกว่านั้นคือใบเสนอราคามีจุดประสงค์หรือไม่?

ฉันไม่รู้ว่าฉันเคยทำแบบนี้มากี่ครั้งแล้วในอดีต ฉันได้รับข้อเสนอดีๆ และคิดว่า เหมือนกับพรมของ Dude ใน Big Lebowski ที่จะผูกมัดการปลดปล่อยของฉันไว้ด้วยกันโดยสิ้นเชิง เมื่อพินิจพิเคราะห์แล้ว ฉันคิดผิดโดยสิ้นเชิง คำพูดนั้นไม่เกี่ยวอะไรกับข้อความเลย และมันก็โผล่ออกมาเหมือนนิ้วหัวแม่มือที่เจ็บ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำพูดทั้งหมดของคุณเข้ากันได้ดีจริง ๆ และคุณไม่ได้พยายามยัดเยียดมันเพราะมันดูเท่!

5 สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

เตรียมส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ? รอสักครู่. อย่าเพิ่งกด "ส่ง" ก่อนที่คุณจะส่งข่าวประชาสัมพันธ์ คุณต้องตรวจสอบสิ่งสำคัญ 5 ประการต่อไปนี้:

1. ชื่อ — เป็นสิ่งแรกที่นักข่าวได้รับการสอน: ตั้งชื่อให้ถูกต้องเสมอ ฉันไม่ได้แค่พูดถึงการทำให้แน่ใจว่าชื่อของบุคคลนั้นสะกดถูกต้องเช่นกัน ฉันกำลังพูดถึงให้แน่ใจว่าคุณกำลังอ้างอิงชื่อที่ถูกต้องตั้งแต่แรก บางครั้งเราทำให้คนสับสนหรือเราแค่มีอาการสะอึกและพิมพ์ชื่อหนึ่งเมื่อเราตั้งใจจะพิมพ์อีกชื่อหนึ่ง การตรวจสอบชื่อเหล่านั้นเป็นสิ่งสำคัญเมื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ ชื่อเป็นสิ่งศักดิ์สิทธิ์ ทำให้ถูกต้อง
2. ลิงค์ — การรวมลิงค์ไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มปริมาณการเข้าชมเว็บไซต์ของคุณและเพิ่มอันดับเครื่องมือค้นหาของคุณ แต่ถ้าคุณลิงก์ไปยังหน้าที่ไม่ถูกต้องหรือมีลิงก์เสีย คุณจะไม่ได้รับผลประโยชน์ใดๆ เหล่านั้น ก่อนที่คุณจะส่งข่าวประชาสัมพันธ์ ให้คลิกลิงก์ทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าใช้งานได้และถูกนำไปยังหน้าที่ถูกต้อง
3. ข้อมูลติดต่อ — ที่ด้านล่างของข่าวประชาสัมพันธ์ทุกครั้ง คุณต้องใส่ข้อมูลติดต่อของบุคคลที่นักข่าวสามารถติดต่อได้หากต้องการติดตามเรื่องราวของคุณ ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อยืนยันว่าผู้ติดต่อนี้ถูกต้อง มิฉะนั้น คุณจะนั่งเงียบ ๆ สงสัยว่าทำไมโทรศัพท์ของคุณไม่ดังหรือกล่องจดหมายของคุณไม่เต็ม
4. ข้อเท็จจริงและตัวเลข — อ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องตามข้อเท็จจริง ตรวจสอบสถิติเหล่านั้นอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความใด ๆ ที่คุณทำนั้นสามารถพิสูจน์ได้ การให้ข้อมูลที่ผิดกับสื่อสามารถทำลายความน่าเชื่อถือของคุณกับพวกเขา
5. การสะกดคำและไวยากรณ์ — สุดท้าย ให้อ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ โดยมองหาคำสะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ไม่มีใครคาดหวังให้คุณเป็นนักเขียนที่มีค่าควรแก่รางวัลพูลิตเซอร์ แต่คุณก็ไม่ต้องการที่จะเจอคนงี่เง่าเช่นกัน

ทำไมคุณควรได้รับคำติชมจากเพื่อนร่วมงานก่อนส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

บอกฉันหน่อยว่าฟังดูคุ้นๆ ไหม—คุณเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ อ่านคร่าวๆ แล้วส่งไปที่รายการสื่อของคุณ สำหรับคุณหลายคนที่อ่านข้อความนี้ ฉันยินดีที่จะเดิมพันว่าคุณจะทำแบบนั้นได้อย่างไร คุณเป็นคนเดียวที่จะเห็นข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณก่อนที่จะเผยแพร่ สำหรับคุณ การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์เป็นกระบวนการเพียงคนเดียว

วันนี้ ผมอยากแนะนำให้คุณคิดทบทวนแนวทางนั้นใหม่ แม้ว่าคุณอาจคิดว่าคุณมีนิสัยชอบเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ แต่ฉันเสนอว่าวิธีที่ดีที่สุดคือให้เพื่อนร่วมงานของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ ก่อนที่คุณจะส่งข่าวประชาสัมพันธ์ครั้งต่อไป ให้แสดงต่อคนอื่นๆ สองสามคนเพื่อรับคำติชม

เหตุใดคุณจึงควรได้รับความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงานก่อนส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

• ดวงตาหลายคู่เหมาะสำหรับการพิสูจน์ อักษร—การพิสูจน์อักษรงานของคุณเองเป็นงานที่ยาก เมื่อคุณได้ดูข่าวประชาสัมพันธ์ฉบับเดียวกันมาระยะหนึ่งแล้ว การดูด้วยชุดการตัดต่อและตรวจทานที่เฉียบขาดอาจเป็นเรื่องยากอย่างเหลือเชื่อ จิตใจของเรามีแนวโน้มที่จะอ่านสิ่งต่าง ๆ ตามที่เราตั้งใจไว้ ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างที่เราเขียนมันขึ้นมา การแสดงข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณแก่คนอื่นๆ สองสามคนก่อนส่งออก คุณจะมีคนจำนวนมากขึ้นเพื่อช่วยตรวจทาน ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ จะถูกจับและแก้ไขข้อผิดพลาด
• คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าเรื่องราวของคุณชัดเจนและง่ายต่อการติดตาม ประเด็นของการแถลงข่าวคือการสื่อสารเรื่องราวให้ชัดเจนและรวดเร็ว บางครั้ง ในฐานะนักเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ คุณอาจเข้าใกล้เรื่องราวมากเกินไป ในหัวของคุณ คุณรู้รายละเอียดทั้งหมดของเรื่องราว ดังนั้นเมื่อคุณพิมพ์ คุณคิดว่าทุกคนเข้าใจมันดีพอๆ กับคุณ แต่นั่นอาจไม่เป็นเช่นนั้น การให้คนอื่นอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณสามารถช่วยวัดว่าคุณสื่อสารเรื่องราวของคุณได้ดีหรือไม่
• เพื่อนของคุณอาจแนะนำการปรับปรุงที่คุณคิดไม่ถึง การร่วมมือกับผู้อื่นในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สามารถเปิดประตูสู่แนวคิดใหม่ๆ และมุมเรื่องราวใหม่ๆ ที่คุณไม่สามารถคิดขึ้นมาได้ด้วยตัวเอง เป็นผู้ฟังที่ดีและสนับสนุนให้ผู้คนแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมาเมื่อคุณแสดงข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

แจ้งให้เราทราบว่าคุณทำอะไรเพื่อให้นักข่าวสนใจในความคิดเห็น!

บทความนี้เขียนขึ้นโดย Mickie Kennedy ผู้ก่อตั้ง eReleases (https://www.ereleases.com) ซึ่งเป็นผู้นำออนไลน์ในการแจกจ่ายข่าวประชาสัมพันธ์ในราคาประหยัด ดาวน์โหลดสำเนารายการตรวจสอบการประชาสัมพันธ์ฟรี – รายการสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ 24 ข้อได้ที่นี่: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-checklist/