การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์: ควรนานแค่ไหน?

ช่วงความสนใจของมนุษย์จะลดลง เมื่อประมาณ 15 ปีที่แล้ว นักวิจัยประเมินว่าช่วงความสนใจของเราเฉลี่ยอยู่ที่ 12 วินาที วันนี้มันเป็นผมมากกว่า 8

ไม่ว่าจะดีขึ้นหรือแย่ลง องค์กรต้องคำนึงถึงช่วงความสนใจของผู้ชม ผู้คนมีความอดทนอย่างมากในการอ่านบางสิ่งก่อนที่จะเสียสมาธิและไปต่อ ซึ่งหมายความว่าการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์มีความยาวพอๆ กับเนื้อหา

ความยาวข่าวประชาสัมพันธ์ในอุดมคติคืออะไร? แน่นอนว่าจะขึ้นอยู่กับรูปแบบข่าวประชาสัมพันธ์ที่คุณใช้ และกลุ่มเป้าหมายคือใคร

อ่านต่อไปในขณะที่เราหารือเกี่ยวกับวิธีการตัดสินใจเกี่ยวกับระยะเวลาในการส่งข่าวประชาสัมพันธ์

ข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร?

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร และอะไรไม่ใช่ ข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ใช่บทความเชิงลึกเหมือนที่คุณอาจเห็นใน Wall Street Journal เนื้อหาในการอ่านไม่ควรเพียงพอสำหรับมื้อกลางวัน

ค่อนข้างจะน่ารักและตรงประเด็นเพื่อจุดประสงค์ในการให้ข้อมูล นี่คือสิ่งที่นักข่าวสามารถแยกแยะได้ภายในไม่กี่นาทีในขณะที่อ่านฟีดข่าวทั่วไป

ในกรณีส่วนใหญ่ ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นการประกาศข้อมูล มอบให้กับผู้ที่มีส่วนได้เสียในบริษัท แต่ส่วนใหญ่เป็นนักข่าวที่ติดตามองค์กรของคุณ เจตนาไม่ได้ต้องการอภิปรายหัวข้อเพียงเพื่อให้ผู้คนทราบ

ข่าวประชาสัมพันธ์สามารถครอบคลุมข้อมูลที่หลากหลาย แต่นี่คือหัวข้อที่พบบ่อยที่สุดบางส่วน:

• เหตุการณ์สำคัญในบริษัทของคุณ
• การประกาศผลิตภัณฑ์ใหม่ที่คุณกำลังเปิดตัว
• การระดมทุนรอบใหม่สำหรับนักลงทุนที่สนใจ
• ยินดีต้อนรับสมาชิกผู้บริหารใหม่หรือพนักงานระดับบริหารระดับสูง

การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์: ความยาวในอุดมคติคืออะไร?

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ข่าวประชาสัมพันธ์ควรสั้นและตรงประเด็น โดยเฉลี่ยแล้ว ข่าวประชาสัมพันธ์อาจมีความยาวระหว่าง 300 ถึง 400 คำ ตัดสินจากความเร็วในการอ่านโดยเฉลี่ยของผู้ใหญ่ ไม่ควรใช้เวลานานกว่าสองนาทีในการอ่านให้จบ

ข่าวประชาสัมพันธ์ของความยาวนี้จะใช้พื้นที่ประมาณหนึ่งหน้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของการจัดรูปแบบที่คุณใช้ ทำให้ง่ายต่อการพิมพ์และแจกจ่ายในรูปแบบที่จับต้องได้หากจำเป็น

แน่นอนว่าขีดจำกัดการนับคำนี้ไม่ได้กำหนดไว้เป็นหิน ข่าวประชาสัมพันธ์บางฉบับอาจสั้นกว่ามาก เช่น 200 คำ แต่เมื่อคุณได้รับมากกว่า 400 คำอย่างมีนัยสำคัญ คุณกำลังเข้าสู่อาณาเขตของบทความมาตรฐาน

ข่าวประชาสัมพันธ์ส่วนใหญ่มักจะมาในรูปแบบของ eRelease ซึ่งส่งตรงไปยังสื่อขององค์กรและรัฐต่างๆ ด้วยความยาวที่สั้นและการจัดรูปแบบที่เรียบง่ายนี้ ทำให้องค์กรอื่นรวมเข้ากับสำเนาของตนได้ง่าย

นึกถึงข่าวประชาสัมพันธ์เกือบจะเหมือนกับช่วงถาม-ตอบที่มีการคัดกรองล่วงหน้า คุณกำลังพยายามตอบคำถามใดๆ ที่นักข่าวหรือผู้อ่านอาจมี

โครงสร้างข่าวประชาสัมพันธ์

สิ่งสำคัญพอๆ กับความยาวโดยรวมคือองค์ประกอบแต่ละส่วน ข่าวประชาสัมพันธ์ก็เหมือนกับวรรณกรรมรูปแบบอื่นๆ มีหลายส่วนที่แตกต่างกัน แต่ละคำต้องมีจำนวนคำโดยเฉลี่ยเพื่อให้ไหลลื่นและตรงตามมาตรฐานสื่อ

ข่าวประชาสัมพันธ์นั้นง่ายมาก คุณมีบทสรุปบทนำ เนื้อหาที่มีข้อมูลเพิ่มเติม และความคิดเห็นปิดท้าย

บทนำควรอยู่ระหว่าง 80 ถึง 100 คำ เนื้อความประกอบด้วยคำเพิ่มเติมประมาณ 200 คำ ความคิดเห็นปิดท้ายของคุณไม่ควรยาวเกิน 100 คำ ควรจะน้อยกว่านี้

เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุด

ข่าวประชาสัมพันธ์ควรนำไปสู่แรงผลักดันหลักของบทความ คิดว่านี่เป็นบทสรุปของสิ่งที่บทความพยายามบรรลุ ผู้อ่านควรจะสามารถเข้าใจ 90% ของสิ่งที่คุณตั้งใจจะพูดโดยการอ่านส่วนนี้เพียงอย่างเดียว

ในโลกที่หมุนไปอย่างรวดเร็วนี้ นักข่าวส่วนใหญ่จะอ่านเฉพาะส่วนนี้จริงๆ และอ่านส่วนอื่นๆ อย่างคร่าวๆ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องแม่นยำและรัดกุมที่สุดเท่าที่จะทำได้ รายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องใดๆ ควรรอจนกว่าจะมีการแถลงข่าวในภายหลัง

คิดว่านี่คือใคร อะไร ที่ไหน และทำไมของบทความ หลีกเลี่ยงการล่อลวงให้ยัดเยียดในสิ่งที่ไม่ได้ช่วยตอบคำถามที่เกี่ยวข้องมากที่สุด

โปรดจำไว้ว่านักข่าวสมัยใหม่นั้นเข้าใจอินเทอร์เน็ตเป็นอย่างดี พวกเขาจะไม่ตกหลุมรักชื่อคลิกเบตที่พยายามหลอกล่อให้อ่านมากกว่าที่จำเป็นจริงๆ เสียเวลาของใครบางคน และพวกเขาอาจเพิกเฉยต่อข่าวประชาสัมพันธ์ในอนาคต ซึ่งเป็นความคิดที่ไม่ดีหากคุณต้องการให้สื่อมวลชนอ่าน

คิดว่าส่วนนี้เป็นคำแนะนำเก่า ๆ ที่คุณอาจได้รับเกี่ยวกับการเขียนอีเมล มีคนบอกว่าให้ใส่ทุกอย่างที่จำเป็นอย่างยิ่งในประโยคแรก ในแนวทางเดียวกัน ย่อหน้าแรกคือส่วนที่ข้อมูลสำคัญควรอยู่ในข่าวประชาสัมพันธ์ของบริษัท

นี่คือเหตุผลที่เราแนะนำให้จ้างใครสักคนเพื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ พวกเขาจะทำให้แน่ใจว่ามีสิ่งใดที่ไม่จำเป็นบนพื้นห้องตัด

ตอบคำถามที่เกี่ยวข้อง

ส่วนสรุปบทนำของคุณควรบอกผู้อ่านถึงสิ่งที่พวกเขาต้องรู้อย่างแน่นอน ในหลายกรณี พวกเขาอาจคลิกออกไปเนื่องจากรู้สึกพอใจกับคำตอบของคุณ แต่ในทางที่ดี คุณต้องการให้พวกเขาอ่านต่อเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติม

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ให้คิดว่านี่เกือบจะเหมือนกับเซสชันถามและตอบ ใส่ตัวเองในรองเท้าของนักข่าวของคุณ เมื่อทราบข้อมูลใหม่ที่นำเสนอในตอนต้น พวกเขาจะถามคำถามอะไรต่อไป

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังเปิดตัวกลุ่มผลิตภัณฑ์ใหม่ ตอนนี้นักข่าวอาจมีคำถามต่อไปนี้:

• ผลิตภัณฑ์นี้มุ่งเป้าไปที่ตลาดใด
• อายุการใช้งานของผลิตภัณฑ์นี้ก่อนที่บรรทัดใหม่จะปรากฏขึ้นคือเท่าใด
• สินค้าพรีออเดอร์จะเริ่มเมื่อไหร่?
• ผลิตภัณฑ์นี้จะจัดส่งไปต่างประเทศหรือไม่ และถ้าจัดส่ง แต่ละภูมิภาคจะมีวันที่ใดบ้าง

คุณอาจคิดคำถามเป็นร้อยๆ ข้อได้ด้วยตัวคุณเอง ประเด็นคือ คุณคาดคะเนคำถามที่ร้อนแรงซึ่งมักจะอยู่ในใจของใครบางคน การแจ้งพวกเขาตอนนี้เป็นสิ่งสำคัญ แทนที่จะปล่อยให้พวกเขาสงสัย เว้นแต่จะตั้งใจ

จบที่แข็งแกร่งและทำการเชิญ

มีมาตรฐานหนึ่งที่ผู้คนคาดหวังว่าจะได้รับเมื่อสิ้นสุดการแถลงข่าวทุกครั้ง นี่คือการยืนยันสำเร็จรูปที่บริษัทของคุณจะผนวกเข้ากับข่าวประชาสัมพันธ์ทุกฉบับที่คุณเผยแพร่

นี่คือข้อความถึงนักข่าวว่าคุณเป็นใคร ทำอะไร และตำแหน่งในอุตสาหกรรมของคุณคืออะไร ณ จุดนี้ คุณควรระบุช่องทางให้สื่อมวลชนติดต่อคุณเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม โดยปกติแล้ว จะมีลิงก์หรือที่อยู่อีเมลไปยังแผนกสื่อ/การตลาดของคุณ

คุณอาจต้องการลิงก์ไปยังบล็อกโพสต์ที่มีรายละเอียดเชิงลึกมากขึ้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของประกาศ นี่เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี ผู้คนควรได้รับสิ่งที่พวกเขาต้องการจากข่าวประชาสัมพันธ์และมีตัวเลือกในการเจาะลึกลงไปหากต้องการ

สุดท้ายนี้ คุณอาจเลือกที่จะรวมลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมและคำเชิญ นี่คือ "CTA" ของข่าวประชาสัมพันธ์ ถ้าคุณต้องการ ไม่ใช่เพื่อวัตถุประสงค์ในการโฆษณา แต่เป็นตัวชี้ไปยังเว็บไซต์ของคุณและอื่น ๆ

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับข่าวประชาสัมพันธ์ออนไลน์ของคุณ

ก่อนที่คุณจะส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณออกไปทางอินเทอร์เน็ต สิ่งสำคัญคือต้องเผยแพร่ผ่านคนของคุณ พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อคุณขัดมันเพื่อใช้กด

ตัดไขมันใด ๆ

หลายคนมีแนวโน้มที่จะลงรายละเอียดมากเกินไปรวมถึงนักเขียนที่มีความสามารถ จำเป็นต้องทำสองสามครั้งเพื่อตัดเนื้อหาที่ไม่จำเป็นออก

ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่ดีที่สุดที่ทิ้งไว้บนพื้นห้องตัด:

• คำคุณศัพท์มากเกินไป
• Tangents ไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่อยู่ในมืออย่างเคร่งครัด
• ประโยคเพิ่มเติมพร้อมข้อมูลทั่วไปที่ผู้อ่านสามารถหาได้จากเว็บไซต์ของคุณ

ตรวจสอบเสียง

โดยรวมแล้ว รูปแบบการแถลงข่าวมักจะเป็นทางการ ไม่ควรมีการใช้ภาษาพูดและวลีสนทนา คุณต้องการหลีกเลี่ยงคำพูดทางการตลาดที่จับใจหรือฉับไวที่อาจปรากฏในโฆษณา เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม อย่าไปลงน้ำกับคำศัพท์ขั้นสูง ควรมีไว้สำหรับผู้อ่านสื่อทั่วไป ดังนั้นจำกัดจำนวนคำที่เป็นความลับที่คุณใส่เข้าไป พิจารณาผู้ชมของคุณอีกครั้งและระดับความเข้าใจที่นักข่าวทั่วไปมีต่อหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมของคุณมากน้อยเพียงใด

พิจารณาการแตกสาขาทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น

โดยธรรมชาติแล้ว คุณต้องระมัดระวังอย่างมากเกี่ยวกับสิ่งที่อาจทำให้คุณตกลงไปในน้ำร้อน ให้ทีมกฎหมายของคุณดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้พูดอะไรที่ทำให้คุณตกอยู่ในอันตรายจากการดำเนินคดี

นักข่าวในบางกรณีจะบิดพาดหัวข่าวเพื่อให้เตะตา คำพูดที่ไม่สุภาพอาจทำให้คุณกลายเป็นข่าวด่วนและไม่ใช่ข่าวที่ดี

รับข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณจาก eReleases

การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ต้องกระชับ ให้ข้อมูล และเข้าใจง่าย ความยาวของข่าวประชาสัมพันธ์ควรอยู่ที่ประมาณ 400 คำ โดยน้อยกว่านี้ในอุดมคติ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพูดเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการ และใส่ข้อมูลเพิ่มเติมไว้ที่อื่น เช่น ในลิงก์ในบทสรุป

eReleases สามารถจัดการข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณและแจกจ่ายให้กับผู้ชมที่คุณต้องการ ดูกรณีศึกษาและคำรับรองของเราเพื่อดูว่าเราจะเพิ่ม ROI ของคุณได้อย่างไร