วิธีการให้คำติชมเป็นลายลักษณ์อักษร: สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ

ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์และตรงไปตรงมาสามารถช่วยให้ผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานมีแรงจูงใจซึ่งกันและกันในขณะเดียวกันก็เฉลิมฉลองการเติบโตและยอมรับความท้าทาย และแนวทางในการแบ่งปันข้อเสนอแนะของเรามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวิธีที่เพื่อนร่วมงานของเราได้รับมัน

การให้ข้อเสนอแนะไม่ได้เกิดขึ้นตามธรรมชาติสำหรับทุกคน แต่อย่ากังวล เราได้รวบรวมคำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับการเขียนคำติชมเชิงสร้างสรรค์ไว้แล้ว ในบทความนี้ คุณจะพบสูตรสามขั้นตอนในการแสดงความคิดเห็นที่เป็นลายลักษณ์อักษร เคล็ดลับใน การเขียน ความคิดเห็นอย่างมืออาชีพ และตัวอย่างความคิดเห็นที่เป็นลายลักษณ์อักษร

คำติชมที่เป็นลายลักษณ์อักษรคืออะไร?

ข้อเสนอแนะที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นบันทึกคำแนะนำที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยให้บุคคลในที่ทำงานปรับปรุงและพัฒนาอย่างมืออาชีพ โดยทั่วไปแล้ว คำติชมที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจรวมถึงการชมเชย การพิจารณาถึงสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ และขั้นตอนถัดไปสำหรับบุคคลนั้นที่ต้องปฏิบัติตาม

ข้อเสนอแนะที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ และอาจมาในสื่อต่างๆ มากมาย รวมถึงรูปแบบทั่วไปเหล่านี้:

• บทวิจารณ์ประจำปี
• ย้อนหลังโครงการ
• การประเมินผล
• การประชุมประจำสัปดาห์
• ข้อเสนอแนะจากเพื่อน
• อีเมล
• ความคิดเห็นในเอกสาร เครื่องมือการจัดการโครงการ หรือแพลตฟอร์มการทำงานอื่นๆ
• คำขอแก้ไข

เมื่อใดควรให้ข้อเสนอแนะเป็นลายลักษณ์อักษร

ข้อเสนอแนะที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีที่ดีในการทิ้งร่องรอยกระดาษไว้เพื่อบันทึกความก้าวหน้าของบุคคล และให้ข้อมูลบางอย่างแก่ทั้งผู้จัดการและผู้รับในการอ้างอิงเมื่อติดตามงานหรือความเคลื่อนไหวไปสู่เป้าหมาย (ในขณะที่ความคิดเห็นด้วยวาจาสามารถลืมหรือจดจำผิดได้)

สถานที่ทำงานหลายแห่งตีกรอบความคิดเห็นเป็นด้านของความก้าวหน้าและความท้าทาย แทนที่จะเป็นการประเมินทั้งเชิงบวกและเชิงลบ คำติชมที่วิพากษ์วิจารณ์งานหรือพฤติกรรมของใครบางคนอาจเป็นเรื่องยากที่จะให้และรับ แต่การหลีกเลี่ยงจะแย่กว่านั้น การไม่แสดงความเห็นเชิงลบจะทำให้บุคคลนั้นเสียหาย พวกเขาจะปรับปรุงได้อย่างไรหากพวกเขาไม่รู้ว่าตนเองไม่เป็นไปตามมาตรฐาน

คุณอาจต้องการแสดงความคิดเห็นเป็นลายลักษณ์อักษรในสถานการณ์ต่อไปนี้

• การตรวจสอบหรือการประเมินผลที่บริษัทต้องการ
• เพื่อทิ้งร่องรอยกระดาษหรือบันทึก
• สถานการณ์ที่ไม่ซับซ้อนที่อธิบายได้ง่าย
• การละเมิดกฎที่เป็นลายลักษณ์อักษร
• การให้ข้อเสนอแนะหลังเหตุการณ์

เมื่อใดที่คุณควรระงับความคิดเห็น?

มีสถานการณ์เสมอที่ความคิดเห็นควรถูกเลื่อนหรือระงับ

ถ้าคำติชมไม่สามารถดำเนินการได้หรือเป็นการยืนยัน ให้ถามตัวเองว่าทำไมคุณถึงต้องการแสดงความคิดเห็น เมื่อมีอารมณ์ความรู้สึกเพิ่มขึ้น หรือข้อมูลที่คุณต้องการแบ่งปันเป็นเรื่องส่วนตัว ให้ถอยกลับและประเมินใหม่

ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ควรรวมบันทึกเกี่ยวกับงานหรือพฤติกรรมของผู้รับที่ต้องปรับปรุง เช่น หลักฐานว่าพวกเขาทำได้ดี สิ่งที่พวกเขาทำได้ไม่ดี และขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจนเพื่อ จูงใจพวก เขา ผลตอบรับเชิงบวกควรเฉพาะเจาะจงและเป็นประโยชน์

สุดท้ายนี้ คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้คำติชมที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีการจัดส่งหลักของคุณ หากสถานการณ์ที่คุณกำลังเผชิญอยู่นั้นซับซ้อนเกินกว่าจะอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรได้ หรือหากสามารถนำออกจากบริบทได้ คุณอาจใช้คำติชมที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อบันทึกการสนทนา แต่สถานการณ์ที่ละเอียดถี่ถ้วนจะถูกบันทึกไว้ดีที่สุดสำหรับการตอบรับด้วยวาจา

คุณควรละเว้นข้อเสนอแนะที่เป็นลายลักษณ์อักษรในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• เมื่ออารมณ์สูงขึ้น
• เมื่อคำติชมส่วนตัวไม่สร้างสรรค์
• ในสถานการณ์ที่เหมาะสมยิ่ง

วิธีการแสดงความคิดเห็นเป็นลายลักษณ์อักษร

ไม่ว่าเรื่องนั้นเป็นพฤติกรรมที่คุณต้องการให้ผู้รับดำเนินต่อไปหรือเปลี่ยนแปลง คุณสามารถส่งการประเมินของคุณในเชิงบวกเป็นลายลักษณ์อักษรได้

ไม่ว่าคุณต้องการแสดงความคิดเห็นประเภทใด โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าความคิดเห็นนั้นมาถึงโดยทันที ข้อเสนอแนะที่เป็นลายลักษณ์อักษรส่วนใหญ่จะให้ไว้หลังจากเหตุการณ์เกิดขึ้นแล้ว หลักการทั่วไปที่ดีคือให้ส่งคำติชมภายในหนึ่งสัปดาห์ของกิจกรรม เว้นแต่เป็นการทบทวนประจำปี คำติชมของโครงการ หรือข้อเสนอแนะในรูปแบบอื่นที่กำหนดเวลาไว้

มีความเฉพาะเจาะจง

เมื่อพูดถึงคำติชม ให้หลีกเลี่ยงการสรุปทั่วไป ตัวอย่างการกระทำของผู้รับและคำแนะนำในการก้าวไปข้างหน้าควรมีความชัดเจนมากที่สุด

ยิ่งคุณเจาะจงมากเท่าไร ผู้รับก็จะย่อยข้อมูลที่คุณกำลังสื่อได้ง่ายขึ้นเท่านั้น เริ่มต้นด้วยการถามตัวเองว่า “ฉันหวังว่าจะบรรลุผลอะไรจากการให้ข้อเสนอแนะนี้” และทำงานย้อนหลังจากที่นั่น

หากคุณเสนอความคิดเห็นเชิงสร้างสรรค์ ให้ยกตัวอย่างว่างานหรือพฤติกรรมของบุคคลนั้นไม่เป็นไปตามมาตรฐานเมื่อใด จากนั้นให้กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน วัดผลได้ และบรรลุผลได้เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จภายในกรอบเวลาที่กำหนด หากคุณให้ผลตอบรับเชิงบวก ให้ชี้ให้เห็นการกระทำหรือผลลัพธ์ที่คุณต้องการเห็นอีกครั้ง

เน้นความสำคัญ

แม้ว่าคุณอาจรู้สึกว่าคำติชมที่คุณกำลังพูดคุยกับผู้รับนั้นมีความสำคัญ แต่พวกเขาอาจไม่รู้สึกแบบเดียวกัน เป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องแสดงให้เห็นว่าเหตุใดสิ่งที่คุณแบ่งปันจึงมีความสำคัญ

คุณสามารถแสดงให้พวกเขาเห็นว่ามันสำคัญโดยการอธิบายผลกระทบของการกระทำของพวกเขา (หรือการไม่ลงมือทำ)

มีความเห็นอกเห็นใจ

ความคิดเห็นของคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบรับอย่างดีมากขึ้นหากคุณแบ่งปันด้วยความเห็นอกเห็นใจและความเมตตา คำติชมที่สร้างสรรค์ การให้ความเคารพ การสนับสนุน และความเห็นอกเห็นใจ คุณสามารถรับรู้ถึงความท้าทายและอิทธิพลภายนอก และจดบันทึก (หากเป็นจริง) ว่าคุณซาบซึ้งกับความพยายามของพวกเขา

ความมีน้ำใจสามารถถ่ายทอดได้โดย:

• ให้เวลาพวกเขาถามคำถามคุณ
• การใช้ ข้อความIแทน ข้อความของคุณเช่น “ฉันสังเกตเห็นว่าการวัดรายสัปดาห์มาช้า” หรือ “ฉันหวังว่าจะเห็นการนำเสนอเป้าหมายของทีมของเราที่สวยงามยิ่งขึ้น”
• ชมเชยสิ่งที่คุณอยากเห็นมากขึ้น
• รับทราบถึงความท้าทายภายนอกหากมีอยู่

ตัวอย่างคำติชมที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ตัวอย่างข้อความตอบรับการสื่อสาร

เฮ้ เล็กซ์ ฉันสงสัยว่าคุณมีการอัปเดตสถานะเกี่ยวกับโครงการโรงแรมหรือไม่ หากคุณประสบปัญหาใดๆ เกิดขึ้น โปรดแจ้งให้เราทราบโดยเร็วที่สุด เพื่อที่เราจะได้ช่วยให้คุณกลับมาดำเนินการได้ตามปกติ เนื่องจากใกล้จะสิ้นสุดโครงการแล้ว คุณช่วยส่งข้อความถึงฉัน 2-3 ครั้งตลอดทั้งสัปดาห์ได้ไหม เพื่อที่ฉันจะได้รู้ว่าเรายืนอยู่จุดไหน ขอบคุณ!

ตัวอย่างข้อความโต้ตอบแบบตอบรับเชิงบวก

ฮันนาห์—ขอบคุณที่เปิดใจกว้างและยืนหยัดในการยืนหยัดของเราในวันนี้ ความคิดสร้างสรรค์ของคุณช่วยให้เรามองปัญหานี้ในรูปแบบใหม่ และฉันมั่นใจว่าเราจะสามารถเสร็จสิ้นโครงการได้ตรงเวลา ต่อไป เรามามุ่งเน้นไปที่การจัดระเบียบการวิ่งสองครั้งสุดท้ายของเราใหม่เพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลา ติดตามการทำงานที่ยอดเยี่ยม!

ตัวอย่างคำติชมของผู้จัดการ

เฮ้ มาร์ธา เราขอกำหนดเวลาเพื่อหารือเกี่ยวกับการสื่อสารและเป้าหมายของฉันได้ไหม เมื่อฉันถามเกี่ยวกับวัตถุประสงค์การขายของฉันเมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันไม่รู้สึกว่าได้รับคำตอบที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันควรตั้งเป้าหมาย ฉันอยากจะติดต่อคุณให้ทันภายในสัปดาห์หน้าเพื่อให้บรรลุเป้าหมายภายในสิ้นไตรมาส วันพุธคุณว่างไหม?

ตัวอย่างอีเมลทบทวนประจำปี

สวัสดีเอริค

ขอขอบคุณสำหรับการเข้าร่วมการประชุมทบทวนประจำปีของเราในวันนี้ คุณจะพบแบบฟอร์มการตรวจสอบฉบับสมบูรณ์ที่แนบมาด้วย ฉันได้รวมไฮไลท์ไว้ด้านล่างแล้ว

เกิดอะไรขึ้น:คุณเป็นนักสื่อสารที่แข็งแกร่งและทันเวลา และผู้จัดการโครงการที่ขยันขันแข็งและมุ่งเน้นรายละเอียด ทีมของคุณชื่นชมคุณ (ดูเอกสารที่แนบมา) และความพยายามในการทำงานร่วมกันของคุณจะไม่มีใครสังเกตเห็น!

สิ่งที่ต้องปรับปรุง:คุณทำได้เพียงสองในหกของกำหนดเวลาโครงการในปีนี้ สิ่งนี้นำไปสู่โครงการที่ใช้งบประมาณเกินและขัดขวางความสามารถของเราในการกำหนดเวลาผู้รับเหมาอย่างถูกต้อง

ขั้นตอนถัดไป:ตามที่เราได้พูดคุยกันในการประชุม โปรดจัดลำดับความสำคัญของกำหนดเวลาในปีหน้า อย่าลังเลที่จะแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการพนักงานเพิ่ม ลดโครงการ หรือทรัพยากรอื่นๆ

ฉันอยู่ที่นี่เพื่อคุณหากคุณต้องการพูดคุยเรื่องต่างๆ หรือมีคำถามหรือข้อกังวลอื่นๆ

ขอแสดงความนับถือ,

ลอเรน

ตัวอย่างการตอบรับจากเพื่อน

สวัสดี หมาก การทำงานร่วมกันของคุณกับทีมทำได้ดีมากในสัปดาห์ที่ผ่านมา แต่ฉันรู้สึกว่าโครงการของตัวเองถูกกีดกันเมื่อคุณขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับกราฟิกสำหรับแคมเปญอีเมล ฉันเคยเห็นผลงานของคุณมามากพอแล้วในอดีตจนมั่นใจว่าคุณสามารถสร้างฉากที่ยอดเยี่ยมขึ้นมาเองได้ คุณคิดว่าคุณสามารถพยายามเข้าสกัดพวกเขาเดี่ยวในสัปดาห์หน้าได้หรือไม่ เพราะเหตุใด ถ้าไม่ โปรดแจ้งให้เราทราบ แล้วเราจะหารือเกี่ยวกับทางเลือกอื่น

ผลตอบรับเป็นกุญแจสำคัญในการพัฒนาวิชาชีพ

การสร้างผลตอบรับที่มีประสิทธิภาพต้องใช้เวลา หากต้องการสร้างความคิดเห็นที่มีประสิทธิผลและเข้าใจง่าย ต้องแน่ใจว่ามีความชัดเจน เห็นอกเห็นใจ และนำไปปฏิบัติได้

ยกตัวอย่างว่าเมื่อใดงานหรือพฤติกรรมของพวกเขาไม่เหมาะ และให้เป้าหมายที่ชัดเจนและบรรลุได้สำหรับการติดตามผล นอกจากนี้ ชี้ให้เห็นความสำเร็จและเน้นว่าเหตุใดผลตอบรับจึงมีความสำคัญ สวมบทบาทของผู้รับและจัดระเบียบคำติชมที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ ยึดแนวทางนี้แล้วคุณจะสามารถให้ข้อเสนอแนะที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คำติชมทั้งเชิงบวกและเชิงลบจำเป็นต้องให้คุณเขียนอย่างมีไหวพริบ ดังนั้นโปรดคำนึงถึงพื้นฐานเหล่านี้:

1. เริ่มต้นด้วยแง่บวก
2. ชี้ให้เห็นสิ่งที่ขาดถ้ามี
3. ปิดท้ายด้วยขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจนและบรรลุได้

คุณอาจมีวัตถุประสงค์ในใจเมื่อคุณให้ข้อเสนอแนะที่เป็นลายลักษณ์อักษร แต่จำไว้ว่าผลลัพธ์ที่ดีที่สุดคือบุคคลนั้นซาบซึ้งกับความเข้าใจและรู้ว่าต้องทำอย่างไรกับข้อมูลนั้น