วิธีแสดงความคิดเห็นเป็นลายลักษณ์อักษร: สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ

คำติชมที่สร้างสรรค์และตรงไปตรงมาสามารถช่วยผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานสร้างแรงจูงใจให้กันและกัน ในขณะที่เฉลิมฉลองการเติบโตและยอมรับความท้าทาย และแนวทางของเราในการแบ่งปันความคิดเห็นมีความสำคัญต่อวิธีการที่เพื่อนร่วมงานของเราได้รับ

การให้คำติชมไม่ได้เกิดขึ้นตามธรรมชาติสำหรับทุกคน แต่อย่ากังวลไป เราได้รวบรวมคำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับการเขียนคำติชมที่สร้างสรรค์ ในบทความนี้ คุณจะพบสูตรสามขั้นตอนของเราสำหรับการแสดงความคิดเห็นที่เป็นลายลักษณ์อักษร เคล็ดลับใน การเขียน ความคิดเห็นอย่างมืออาชีพ และตัวอย่างการเขียนความคิดเห็น

ข้อเสนอแนะเป็นลายลักษณ์อักษรคืออะไร?

ข้อเสนอแนะที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือบันทึกคำแนะนำเพื่อช่วยให้คนในที่ทำงานปรับปรุงและพัฒนาอย่างมืออาชีพ โดยทั่วไป คำติชมที่เป็นลายลักษณ์อักษรอาจรวมถึงการชมเชย การดูว่าสามารถปรับปรุงอะไรได้บ้าง และขั้นตอนถัดไปบางอย่างเพื่อให้บุคคลนั้นปฏิบัติตาม

คำติชมที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถเป็นได้ทั้งแบบเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ และอาจมีสื่อมากมาย รวมถึงรูปแบบทั่วไปเหล่านี้:

• บทวิจารณ์ประจำปี
• ย้อนหลังโครงการ
• การประเมินผล
• การประชุมประจำสัปดาห์
• ข้อเสนอแนะจากเพื่อน
• อีเมล
• ความคิดเห็นในเอกสาร เครื่องมือการจัดการโครงการ หรือแพลตฟอร์มการทำงานอื่นๆ
• คำขอแก้ไข

เมื่อใดควรแสดงความคิดเห็นเป็นลายลักษณ์อักษร

คำติชมเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีที่ดีในการทิ้งร่องรอยกระดาษไว้ซึ่งบันทึกความคืบหน้าของบุคคล และให้ทั้งผู้จัดการและผู้รับใช้อ้างอิงเมื่อติดตามงานหรือการเคลื่อนไหวไปสู่เป้าหมาย (ในขณะที่คำติชมทางวาจาอาจทำให้ลืมหรือจำผิดได้)

สถานที่ทำงานหลายแห่งตีกรอบความคิดเห็นว่าเป็นด้านของความก้าวหน้าและความท้าทาย แทนที่จะเป็นการประเมินที่เป็นทั้งแง่บวกและแง่ลบ คำติชมที่วิจารณ์งานหรือพฤติกรรมของใครบางคนอาจเป็นเรื่องยากที่จะให้และรับ แต่การหลีกเลี่ยงนั้นแย่กว่านั้น โดยการระงับความคิดเห็นเชิงลบ คุณทำให้บุคคลนั้นเสียหาย: พวกเขาจะปรับปรุงได้อย่างไรหากพวกเขาไม่รู้ว่าตนเองไม่เป็นไปตามมาตรฐาน

คุณอาจต้องการแสดงความคิดเห็นเป็นลายลักษณ์อักษรในกรณีต่อไปนี้

• บทวิจารณ์หรือการประเมินที่บริษัทต้องการ
• เพื่อทิ้งเส้นทางกระดาษหรือเก็บบันทึก
• สถานการณ์ที่ไม่ซับซ้อนที่อธิบายได้ง่าย
• การละเมิดกฎที่เป็นลายลักษณ์อักษร
• ให้ข้อเสนอแนะหลังจากเหตุการณ์

เมื่อใดที่คุณควรระงับความคิดเห็น

มีสถานการณ์เสมอที่ความคิดเห็นควรเลื่อนหรือระงับไว้

หากคำติชมไม่สามารถดำเนินการหรือยืนยันได้ ให้ถามตัวเองว่าทำไมคุณถึงต้องการแสดงความคิดเห็น เมื่ออารมณ์พลุ่งพล่าน หรือข้อมูลที่คุณต้องการแบ่งปันเป็นเรื่องส่วนตัว ให้ถอยออกมาหนึ่งก้าวแล้วประเมินใหม่

คำติชมที่สร้างสรรค์ควรรวมถึงบันทึกเกี่ยวกับงานหรือพฤติกรรมของผู้รับที่ต้องการปรับปรุง—หลักฐานของสิ่งที่พวกเขาทำได้ดี สิ่งที่พวกเขาทำได้ไม่ดี และขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจนเพื่อ กระตุ้นให้พวก เขา ข้อเสนอแนะในเชิงบวกควรมีความเฉพาะเจาะจงและไม่เสียค่าใช้จ่าย

สุดท้ายนี้ คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ความคิดเห็นที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีหลักในการนำเสนอ หากสถานการณ์ที่คุณกำลังเผชิญอยู่นั้นซับซ้อนเกินกว่าจะอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษร หรือหากไม่สามารถนำออกจากบริบทได้ คุณสามารถใช้คำติชมเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อบันทึกการสนทนา แต่สถานการณ์ที่เหมาะสมยิ่งควรเก็บไว้สำหรับการตอบกลับด้วยวาจา

คุณควรละเว้นการแสดงความคิดเห็นเป็นลายลักษณ์อักษรในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• เมื่ออารมณ์ถูกยกระดับขึ้น
• เมื่อความคิดเห็นส่วนตัวไม่สร้างสรรค์
• ในสถานการณ์ที่เหมาะสมยิ่ง

วิธีแสดงความคิดเห็นเป็นลายลักษณ์อักษร

ไม่ว่าหัวเรื่องจะเป็นพฤติกรรมที่คุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการต่อหรือเปลี่ยนแปลง คุณสามารถส่งการประเมินเชิงบวกเป็นลายลักษณ์อักษรได้

ไม่ว่าคุณต้องการให้คำติชมประเภทใด คุณต้องแน่ใจว่าได้รับทันที ข้อเสนอแนะที่เป็นลายลักษณ์อักษรส่วนใหญ่จะมีให้หลังจากเหตุการณ์ได้เกิดขึ้นแล้ว หลักทั่วไปที่ดีคือการส่งคำติชมภายในหนึ่งสัปดาห์ของกิจกรรม เว้นแต่จะเป็นการตรวจสอบประจำปี คำติชมโครงการ หรือรูปแบบอื่นของความคิดเห็นตามกำหนดเวลา

เฉพาะเจาะจง

เมื่อได้รับคำติชม ให้หลีกเลี่ยงการสรุปรวมๆ ตัวอย่างการดำเนินการของผู้รับและคำแนะนำในการก้าวไปข้างหน้าควรชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ยิ่งคุณเจาะจงมากเท่าไหร่ ผู้รับก็จะเข้าใจข้อมูลที่คุณสื่อได้ง่ายขึ้นเท่านั้น เริ่มต้นด้วยการถามตัวเองว่า “ฉันหวังว่าจะได้อะไรจากการแสดงความคิดเห็นนี้” และทำงานย้อนหลังจากที่นั่น

หากคุณเสนอความคิดเห็นที่สร้างสรรค์ ให้ยกตัวอย่างเมื่องานหรือพฤติกรรมของบุคคลนั้นไม่เป็นไปตามมาตรฐาน จากนั้นให้กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน วัดผลได้ และบรรลุผลสำเร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด หากคุณให้ข้อเสนอแนะในเชิงบวก ชี้ให้เห็นการกระทำหรือผลลัพธ์ที่คุณต้องการเห็นอีกครั้ง

เน้นความสำคัญ

แม้ว่าคุณอาจรู้สึกว่าความคิดเห็นที่คุณกำลังพูดคุยกับผู้รับมีความสำคัญ แต่พวกเขาก็อาจไม่ได้รู้สึกเช่นเดียวกัน เป็นความรับผิดชอบของคุณในการบอก ว่าเหตุใด สิ่งที่คุณแบ่งปันจึงมีความสำคัญ

คุณสามารถแสดงให้พวกเขาเห็นความสำคัญโดยอธิบายถึงผลกระทบของการกระทำของพวกเขา (หรือการขาดการกระทำ)

มีความเห็นอกเห็นใจ

ความคิดเห็นของคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบรับเป็นอย่างดีหากคุณแบ่งปันความเห็นอกเห็นใจและความเมตตา คำติชมที่ดีนั้นสร้างสรรค์ ให้เกียรติ สนับสนุน และแสดงความเห็นอกเห็นใจ คุณสามารถยอมรับความท้าทายและอิทธิพลภายนอก และสังเกต (หากเป็นเรื่องจริง) ว่าคุณชื่นชมความพยายามของพวกเขา

ความกรุณาสามารถถ่ายทอดได้โดย:

• ให้เวลาพวกเขาซักถามคุณ
• การใช้ คำสั่ง I แทน คำสั่งของ คุณ เช่น “ฉันสังเกตเห็นว่าเมตริกรายสัปดาห์มาช้า” หรือ “ฉันหวังว่าจะได้เห็นการนำเสนอเป้าหมายของทีมของเราที่ขัดเกลายิ่งขึ้น”
• ชมเชยสิ่งที่คุณอยากเห็นมากขึ้น
• ยอมรับความท้าทายภายนอกหากมีอยู่

ตัวอย่างข้อเสนอแนะที่เป็นลายลักษณ์อักษร

ตัวอย่างข้อความตอบกลับการสื่อสาร

เฮ้ เล็กซ์ ฉันสงสัยว่าคุณมีการอัปเดตสถานะในโครงการโรงแรมหรือไม่ หากคุณมีปัญหาใดๆ เกิดขึ้น โปรดแจ้งให้เราทราบโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อที่เราจะได้ช่วยให้คุณกลับมาเป็นปกติ เนื่องจากเราใกล้จะสิ้นสุดโครงการ คุณช่วยส่งข้อความหาฉันสัก 2-3 ครั้งตลอดทั้งสัปดาห์ได้ไหม เพื่อให้ฉันรู้ว่าเรายืนอยู่ตรงไหน ขอบคุณ!

ตัวอย่างข้อความตอบกลับเชิงบวก

ฮันนาห์—ขอบคุณที่เปิดใจกว้างและยืนหยัดในการยืนหยัดของเราในวันนี้ ความคิดสร้างสรรค์ของคุณช่วยให้เรามองปัญหาในรูปแบบใหม่ และฉันมั่นใจว่าเราจะสามารถเสร็จสิ้นโครงการได้ทันเวลา ต่อไป เรามาโฟกัสกันที่การจัดสปรินต์ 2 ครั้งล่าสุดของเราใหม่เพื่อให้ทันกำหนดเส้นตาย ติดตามผลงานที่ยอดเยี่ยมต่อไป!

ตัวอย่างความคิดเห็นของผู้จัดการ

เฮ้ มาร์ธา เราขอนัดเวลาพูดคุยเรื่องการสื่อสารและเป้าหมายของฉันได้ไหม เมื่อฉันถามเกี่ยวกับวัตถุประสงค์การขายเมื่อเร็วๆ นี้ ฉันไม่รู้สึกว่าได้รับคำตอบที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันควรตั้งเป้าหมาย ฉันต้องการติดต่อคุณภายในสัปดาห์หน้าเพื่อให้บรรลุเป้าหมายภายในสิ้นไตรมาส วันพุธคุณว่างไหม

ตัวอย่างอีเมลรีวิวประจำปี

สวัสดีเอริก

ขอขอบคุณที่เข้าร่วมการประชุมทบทวนประจำปีของเราในวันนี้ คุณจะพบแบบฟอร์มการตรวจสอบฉบับสมบูรณ์ที่แนบมาด้วย ฉันได้รวมไฮไลท์ไว้ด้านล่าง

อะไรจะเกิดขึ้น: คุณเป็นนักสื่อสารที่แข็งแกร่งและทันท่วงที และเป็นผู้จัดการโครงการที่ขยันขันแข็งและใส่ใจในรายละเอียด ทีมของคุณยกย่องคุณ (ดูเอกสารแนบ) และความพยายามในการทำงานร่วมกันของคุณจะไม่ถูกมองข้าม!

สิ่งที่ต้องปรับปรุง: คุณทำงานเสร็จเพียงสองในหกของกำหนดเวลาโครงการของคุณในปีนี้ สิ่งนี้นำไปสู่โครงการที่ใช้งบประมาณเกินและขัดขวางความสามารถของเราในการกำหนดเวลาผู้รับเหมาอย่างถูกต้อง

ขั้นตอนถัดไป: ตามที่เราได้พูดคุยกันในการประชุม โปรดจัดลำดับความสำคัญของกำหนดเวลาในปีหน้า อย่าลังเลที่จะแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการพนักงานเพิ่ม โครงการน้อยลง หรือทรัพยากรอื่นใด

ฉันพร้อมช่วยเหลือคุณหากคุณต้องการพูดคุยหรือมีคำถามหรือข้อกังวลอื่นๆ

ขอแสดงความนับถือ,

ลอเรน

ตัวอย่างความคิดเห็นของเพื่อน

สวัสดี Mak การทำงานร่วมกันของคุณกับทีมนั้นยอดเยี่ยมมากในสัปดาห์ที่ผ่านมา แต่ฉันรู้สึกว่าโครงการของฉันเองถูกกีดกันเมื่อคุณขอให้ฉันช่วยเกี่ยวกับกราฟิกสำหรับแคมเปญอีเมล ที่ผ่านมาฉันเห็นผลงานของคุณมามากพอจนรู้สึกมั่นใจว่าคุณสามารถสร้างฉากที่ยอดเยี่ยมได้ด้วยตัวเอง คุณคิดว่าคุณสามารถพยายามจัดการกับพวกเขาเดี่ยวในสัปดาห์หน้าได้หรือไม่? ถ้าไม่ โปรดแจ้งให้เราทราบและเราจะหารือเกี่ยวกับทางเลือกอื่นๆ

คำติชมเป็นกุญแจสำคัญในการพัฒนาวิชาชีพ

การสร้างข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องใช้ความพยายาม หากต้องการสร้างความคิดเห็นที่มีประสิทธิผลและเข้าใจได้ง่าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความชัดเจน เห็นอกเห็นใจ และนำไปปฏิบัติได้

ยกตัวอย่างเมื่องานหรือพฤติกรรมของพวกเขาไม่สมบูรณ์แบบ และให้เป้าหมายที่ชัดเจนและทำได้เพื่อติดตามผล ชี้ให้เห็นถึงความสำเร็จและเน้นย้ำว่าทำไมความคิดเห็นถึงมีความสำคัญ สวมบทบาทเป็นผู้รับและเขียนความคิดเห็นของคุณให้เป็นระเบียบ ยึดมั่นในแนวทางนี้ และคุณจะได้รับคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพ

ข้อเสนอแนะทั้งเชิงบวกและเชิงลบต้องการให้คุณเขียนอย่างมีไหวพริบ ดังนั้นโปรดคำนึงถึงพื้นฐานเหล่านี้:

1. เริ่มต้นด้วยแง่บวก
2. ชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่ขาดหายไป หากมีสิ่งใด
3. จบด้วยขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจนและบรรลุผลได้

คุณอาจมีวัตถุประสงค์บางอย่างอยู่ในใจเมื่อคุณแสดงความคิดเห็นเป็นลายลักษณ์อักษร แต่โปรดจำไว้ว่าผลลัพธ์ที่ดีที่สุดคือบุคคลนั้นเข้าใจข้อมูลเชิงลึกและรู้ว่าต้องทำอย่างไรกับข้อมูลนั้น