คุณต้องเป็นผู้จัดการไฟล์ที่ดีเพื่อปกป้องต้นฉบับของคุณ

วิธีปกป้องต้นฉบับของคุณ อย่าไว้ใจเทคโนโลยี

หากคุณกำลังเขียนหนังสือ คุณไม่ควรใช้สำเนาไฟล์ต้นฉบับที่ใช้งานได้แม้แต่ชุดเดียว

ไฟล์คอมพิวเตอร์อาจประสบปัญหาได้ทุกประเภท เช่น ไฟล์เสียหาย การลบโดยไม่ตั้งใจ หรือแย่กว่านั้นคือไวรัส

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้แนวทางปฏิบัติในการจัดการไฟล์ที่ดีเพื่อปกป้องการทำงานหนักของคุณ

หลีกเลี่ยงภัยพิบัติ

นักเขียนหลายคนเริ่มเขียนหนังสือโดยใช้ Microsoft Word หรือโปรแกรมประมวลผลคำที่คล้ายกัน

พวกเขาเพิ่มข้อความลงในต้นฉบับทุกวันและคิดว่าการกดปุ่ม ' บันทึก ' เป็นประจำจะทำให้ทุกอย่างปลอดภัย

ผิด. ผิดมาก.

เมื่อคุณเขียนหนังสือ การไว้วางใจสำเนาต้นฉบับของคุณที่ใช้งานได้เพียงชุดเดียวในที่จัดเก็บข้อมูลภายในคอมพิวเตอร์ของคุณกำลังก่อให้เกิดหายนะ

นอกเหนือจากปัญหาระบบไฟล์แล้วยังมีความเป็นไปได้ที่น่ารังเกียจอื่นๆ

คุณอาจเขียนทับ คัดลอก ย้าย หรือลบไฟล์โดยไม่ตั้งใจ

ฮาร์ดไดรฟ์ของคุณอาจพัง การอัปเดตระบบอาจล้มเหลว หรืออาจมีคนขโมยคอมพิวเตอร์ของคุณ

ด้วยเหตุผลทั้งหมดนี้ ผู้เขียนจึงจำเป็นต้องรู้วิธีการเป็นผู้จัดการไฟล์ที่ยอดเยี่ยมเพื่อปกป้องงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเขียนเอกสารขนาดยาวสำหรับหนังสือ

เพื่อรักษาต้นฉบับของคุณให้ปลอดภัย ให้ทำตามขั้นตอนการจัดการไฟล์ง่ายๆ ต่อไปนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียงานหนักทั้งหมดของคุณ

1. บันทึกไฟล์หลักหนึ่งไฟล์และไฟล์แต่ละบท

เมื่อคุณเริ่มเขียนหนังสือเล่มใหม่ ให้ตั้งค่าโฟลเดอร์ใหม่ในตัวจัดการไฟล์ของคุณ

จากนั้นจาก Word ให้บันทึกไฟล์หลักและไฟล์บทใหม่ลงในโฟลเดอร์ ใช้ ' บันทึกเป็น ' เพื่อสร้างไฟล์ใหม่ทั้งหมด

ตอนนี้คุณสามารถเขียนแต่ละบทในไฟล์ Word ของตัวเองได้แล้ว

นี่เป็นนิสัยการเขียนที่ดีเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหากับไฟล์ขนาดใหญ่

แม้ว่าสิ่งที่เลวร้ายที่สุดจะเกิดขึ้นและไฟล์เสียหาย แต่จะมีผลกับไฟล์บทเดียวเท่านั้น ไม่ใช่ต้นฉบับทั้งหมด

เมื่อคุณทำแต่ละบทเสร็จแล้ว ให้คัดลอกและวางบทนั้นลงในต้นฉบับหลัก

2. บันทึกสำเนาโฟลเดอร์และไฟล์ของคุณไว้ที่อื่น

อย่าไว้ใจคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปของคุณ

มีตัวเลือกมากมายในการปกป้องงานสร้างสรรค์ ไฟล์หนังสือ และไดเร็กทอรีของคุณ

คุณสามารถใช้ทัมบ์ไดรฟ์หรือการ์ด SD

หรือใช้บริการคลาวด์ไดรฟ์เวอร์ชันฟรี เช่น Dropbox, Google Drive, OneDrive หรือ iCloud Drive บน Mac

ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ใช้เวลาในการตั้งค่าน้อยมาก และส่วนใหญ่ทำงานกับไฟล์ทุกประเภท

คุณสามารถอัปโหลดและคัดลอกโฟลเดอร์ของคุณไปยังหนึ่งในนั้น หรือในบางกรณี คุณสามารถตั้งค่าการซิงโครไนซ์อัตโนมัติได้

3. เก็บไฟล์เวอร์ชันของต้นฉบับหลักของคุณ

การป้องกันเพิ่มเติมคือการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ในแอพจัดการไฟล์ของคุณ จากนั้นบันทึกลำดับเวลาของเอกสารต้นฉบับหลักของคุณ

การเพิ่มวันที่ต่อท้ายชื่อไฟล์ช่วยให้คุณติดตามได้

คุณอาจต้องทำสัปดาห์ละครั้งเท่านั้น แต่มันเป็นระบบสำรองข้อมูลที่สมบูรณ์แบบหากคุณมีระเบียบหรืออวดรู้เหมือนฉัน

คุณสามารถใช้ระบบการตั้งชื่อใดก็ได้ที่คุณต้องการ เพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน คุณสามารถใช้เครื่องหมายขีดล่างในชื่อไฟล์ได้ ดังตัวอย่างไฟล์ด้านบน

ชื่อไฟล์ที่ไม่มีช่องว่างมีโอกาสเสียหายน้อยกว่าเล็กน้อย หรืออย่างนั้นฉันเชื่ออย่างนั้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกไฟล์การแก้ไขไปยังตำแหน่งภายนอกเป็นข้อมูลสำรองเพิ่มเติม

4. เป็นระบบในขณะที่คุณเขียนหนังสือของคุณ

เมื่อคุณเขียน ให้ใช้ไฟล์แต่ละบทของคุณ และต้องแน่ใจว่าได้คัดลอกงานใหม่ของคุณไปยังตำแหน่งสำรองภายนอกที่คุณเลือกเมื่อสิ้นสุดเซสชั่นการเขียนหรือวันของคุณ

เมื่อจบแต่ละบทแล้ว ให้คัดลอกและวางลงในต้นฉบับหลักของคุณ

จากนั้น ' บันทึกเป็น ' สำหรับการแก้ไขลงวันที่ใหม่ในโฟลเดอร์การแก้ไขของคุณ

การใช้ ' บันทึกเป็น ' แทน ' บันทึก ' เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการปกป้องเวอร์ชันของคุณเนื่องจากสร้างไฟล์ใหม่ แต่ไฟล์ต้นฉบับหลักของคุณจะยังคงเหมือนเดิมและไม่เปลี่ยนแปลง

หากคุณต้องการส่งไฟล์ไปยังบรรณาธิการหรือผู้พิสูจน์อักษร ให้ดำเนินการ 'บันทึกเป็น' และเปลี่ยนชื่อไฟล์ให้เหมาะสมและบันทึกไปยังโฟลเดอร์ใหม่อื่น

คุณไม่ควรย้ายไฟล์ ถ่ายโอนไฟล์ หรือแชร์ไฟล์โดยไม่สร้างเวอร์ชันใหม่ด้วย ' บันทึกเป็น '

มีวิธีที่ดีกว่า?

Microsoft Word ไม่ใช่โปรแกรมที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนหนังสือ

มีโปรแกรมเขียนหนังสือฟรีและราคาไม่แพงจำนวนมากที่ทำงานได้ดีกว่ามาก

ไม่เพียงแต่สำหรับการเขียนหนังสือของคุณ แต่ยังสำหรับการจัดการและปกป้องไฟล์อันมีค่าของคุณด้วย

คุณสามารถตรวจสอบรายชื่อโปรแกรมเขียนหนังสือฟรีที่เหมาะกับการเขียนนวนิยาย

หากคุณกำลังมองหาวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุด คุณอาจต้องพิจารณา Scrivener เป็นซอฟต์แวร์เขียนหนังสือยอดนิยมสำหรับนักเขียน

บทสรุป

ไม่มีอะไรเลวร้ายสำหรับนักเขียนไปกว่าการสูญเสียงานทั้งหมดเนื่องจากการเรียกดูไฟล์หรือปัญหาคอมพิวเตอร์

อย่าใช้โอกาสใด ๆ กับการทำงานอย่างหนักตลอดทั้งสัปดาห์และหลายเดือนของคุณ

สิ่งสำคัญคือคุณควรใช้เวลาในการเรียนรู้วิธีการเป็นผู้จัดการไฟล์ที่ดีด้วย File Explorer ใน Windows หรือ Finder ใน Mac เพื่อปกป้องงานของคุณ

คุณไม่จำเป็นต้องอวดรู้เท่าฉัน

แต่คุณควรทบทวนวิธีการบันทึก ป้องกัน และสำรองไฟล์ต้นฉบับของคุณ

อย่างน้อยที่สุด ให้บันทึกสำเนาไว้ภายนอก อย่างไรก็ตาม การตั้งค่าระบบง่ายๆ ตามที่ฉันได้อธิบายไว้ข้างต้นนั้นใช้เวลาไม่นานเลย

หากคุณจัดการไฟล์ของคุณอย่างถูกต้อง คุณจะปลอดภัยเมื่อรู้ว่าไม่ว่าจะเกิดข้อผิดพลาดใด ต้นฉบับของคุณจะปลอดภัยเสมอ

หากคุณได้เริ่มเขียนต้นฉบับแล้ว คุณสามารถใช้มาตรการป้องกันเหล่านี้ได้โดยการคัดลอกบทของคุณลงในไฟล์ใหม่ จากนั้นเริ่มไฟล์แก้ไขใหม่สำหรับแต่ละบทของต้นฉบับของคุณ

จะใช้เวลาเพียงครึ่งชั่วโมงในการตั้งค่าไฟล์และโฟลเดอร์ให้ปลอดภัยและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปกป้องต้นฉบับของคุณ

หากคุณทำเช่นนั้น คุณจะหลีกเลี่ยงความปวดใจที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตเมื่อถึงเวลาจัดพิมพ์หนังสือ