E-postada "Rahatsızlıktan Dolayı Özür Dilemeyi" İfade Etmenin 4 Daha İyi Yolu

Hiç kimse kötü haberlerin taşıyıcısı olmaktan hoşlanmaz; özellikle de yazılı olarak. Talihsiz bir haberi, bir hatayı veya hayal kırıklığı yaratan bir olayı iletirken, darbeyi yumuşatmak için belirli bir ifade kullanma eğilimindeyiz: "Rahatsızlık için özür dilerim." Bu cümleyi kullanma isteği anlaşılabilir. Ancak ister bir toplantının saatinin değiştirilmesi gibi hafif bir rahatsızlığı, ister büyük bir sözleşmenin iptal edilmesi gibi daha önemli bir şeyi bildiriyor olalım, sıklıkla aşırı kullanılıyor.

Ancak ciddi bir şekilde kullanıldığında bile bu basmakalıp ifade o kadar yaygın hale geldi ki, ironik bir şekilde kulağa samimiyetsiz gelebilir. Özellikle alıcınız bu rahatsızlığı büyük bir sıkıntı olarak görüyorsa, hazır özür çok az pişmanlık uyandırabilir; samimiyetsiz veya duyarsız görünme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

parladığından emin olmak mı istiyorsunuz ? Grammarly yazımınızı kontrol edebilir ve sizi dil bilgisi ve noktalama işareti hatalarından kurtarabilir . Hatta metninizin düzeltmelerini yapar , böylece yazdığınız her yerde çalışmanız daha da gösterişli olur.

Özür dilemek için daha iyi seçenekler var. Bazen pişmanlığınızı ifade etmenin daha uygun bir yolu vardır, özellikle de kontrolünüz dışındaysa. Belki bir özür mektubu yazıyordur . Diğer zamanlarda - gerçekten pişmanolduğunuzdave hatalı olduğunuzda - bunu söylemenin daha güçlü yolları vardır. Burada karşılaşabileceğiniz farklı durumlar için bir avuç alternatifi derledik.

1 “Hayal kırıklığınızı anlıyorum.”

Özellikle profesyonel ortamlarda müşteriyle yüz yüze gelinen rollerde, "Rahatsızlıktan dolayı özür dilerim" ifadesini genel bir özür olarak kullanmak kolaydır (örneğin, kayıp bir paket, kaçırılan randevu veya hatalı hizmet). Bu durumlarda, ifade önemsemek yerine geçersiz kılıcı veya profesyonellik dışı olarak algılanabilir. Bu, hayal kırıklığını artırabilir.

Alıcınızın bakış açısını anladığınızı ve yaptığınız yanlışı telafi etmek istediğinizi gösterecek yanıtlar oluşturmak önemlidir. Şikayetlerini sadece bir "rahatsızlık" olarak görmezden gelmek yerine, duygularını kabul etmek ve suçu kabul etmek, onarıma yol açma olasılığını artırır. "Hayal kırıklığınızı anlıyorum" ifadesini kullanmak, tepkiyi empatiyle yönlendirir. Bu, artan duyguların azalmasını ve her iki tarafın da memnun olacağı bir çözüme ulaşmanın daha güçlü bir yoludur.

2 “Bunun hayal kırıklığı yarattığının farkındayım.”

Şunu hayal edin: Yoğun bir çalışma haftasından yoruldunuz ve bir akşam yemeği randevusunu iptal etmeniz gerekiyor. . . başlamadan otuz dakika önce. "Rahatsızlıktan dolayı özür dilerim" mesajı göndermek, bu haberi iletmenin kişisel olmayan bir yoludur. İletişimlerimiz giderek dijitalleşse de robot değiliz. Yazışmanın diğer ucunda bir kişinin olduğunu unutmayın.

Hayal kırıklığını tanımak ve sahiplenmek burada anahtardır. Onların bakış açısını düşündüğünüzü gösterin. Bunun yerine, metninize şöyle bir şeyle başlamayı deneyin: "Bunun kısa bir bildirim olduğunun ve tüm hafta boyunca en sevdiğiniz restoranda buluşmayı sabırsızlıkla beklediğimizin farkındayım. . .” Bununla sorumluluğu üstlenirsiniz. Kişisel ayrıntıların dahil edilmesi aynı zamanda önemsendiğini de gösterir.

Alıcınıza, hatalarınızın farkında olduğunuzu ve sorunları düzeltmeyi hedeflediğinizi bildirmek, ister kişisel ister profesyonel olsun, ilişkide güven ve güven oluşturacaktır.

3 “Sabrınız için teşekkür ederiz.”

Pişmanlık ve pişmanlık aynı şeyler değildir. Bazen talihsiz veya üzüntü verici ama kontrolümüz dışında olan şeyler olur. Bu koşullar aslında özür dilemenizi gerektirmiyor. Örneğin: Bir havayolu rezervasyon görevlisi olduğunuzu ve kışın kar fırtınasının saatlerce uçuş gecikmesine neden olduğunu hayal edin. Aşırı hava koşullarından siz sorumlu değilsiniz. Bu durumda, "Rahatsızlıktan dolayı özür dilerim" ifadesini kullanmak, ortada hiçbir şey olmadığı halde kendinizi suçlamanıza neden olabilir.

Özür dilerken kontrolünüz dışındaki bir şeyin sorumluluğunu kabul etme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bunun yerine, elinizdeki duyguyu pişmanlıktan minnettarlığa çevirin. Anlayışınız için teşekkür etmek senaryoyu tersine çevirir ve muhtemelen alıcıda da aynı duyguyu uyandırır. Deneyin: “Sabrınız için çok teşekkür ederim. Koşulların yakında kalkış için güvenli olacağını umuyoruz.” Bu, alıcının empati kurduğunuzu ve öfkesini anladığınızı bilmesini sağlar.

4 “Yardım edeyim.”

Özür dilemek yerine çözüm önerin. İnsanlar hayal kırıklığına uğradıklarında şikayet ederler çünkü seslerinin duyulmasını ya da sorunlarının çözülmesini isterler. "Beyaz pantolonunuza kırmızı şarap dökmenin verdiği rahatsızlıktan dolayı özür dilerim" demek lekeyi çıkarmayacak. Bir yandan da “Kuru temizlemenin parasını ben ödeyeyim” diyecek.

Sorun çözme sürecinde proaktif olma farkındalığına sahip olmak, alıcınıza daha sorumlu bir kişi olmaya çalıştığınızı kanıtlayacaktır. Bu yaklaşım sizi ileride baş ağrısından kurtarabilir. Bir dahaki sefere çözme gücünüz dahilinde olan bir sorun varsa, onu düzeltmeyi teklif edin.