E-postada 'Rahatsızlık için Özür Dilemenin' 4 Daha İyi Yolu

Hiç kimse, özellikle yazılı olarak, kötü haberlerin taşıyıcısı olmaktan hoşlanmaz. Talihsiz haberleri, bir hatayı veya hayal kırıklığı yaratan bir olayı iletirken, darbeyi yumuşatmak için belirli bir cümle kullanma eğilimindeyiz: "Rahatsızlık için özür dilerim." Bu cümleyi kullanmanın cazibesi anlaşılabilir. Ancak, toplantı saatini değiştirmek gibi hafif bir sıkıntıyı veya büyük bir sözleşmeyi iptal etmek gibi daha önemli bir şeyi bildirsek de, genellikle aşırı kullanılır.

Ancak, ciddiyetle kullanıldığında bile, bu basmakalıp ifade tarzı o kadar yaygın hale geldi ki, ironik bir şekilde kulağa samimiyetsiz gelebilir. Özellikle alıcınız rahatsızlığı büyük bir sıkıntı olarak görecekse, hazır özür biraz pişmanlık gösterebilir; samimiyetsiz veya duyarsız görünme riskiniz var.

Üzgünüm demek için daha iyi seçenekler var. Bazen, özellikle kontrolünüz dışındaysa, bir durumla ilgili pişmanlığı ifade etmenin daha uygun bir yolu vardır. Diğer zamanlarda - gerçekten pişmanlık duyduğunuzda ve hatalı olduğunuzda - bunu söylemenin daha güçlü yolları vardır. Burada, kendinizi içinde bulabileceğiniz farklı durumlar için bir avuç alternatif topladık.

1 “Hayal kırıklığınızı anlıyorum.”

Özellikle profesyonel ortamlarda müşteriye dönük rollerde, bir dizi sorun için (örneğin, kayıp bir paket, kaçırılan randevu veya hatalı hizmet) “Rahatsızlık için özür dilerim” kullanımı kolaydır. Bu durumlarda, ifade, önemsemek yerine geçersiz veya profesyonelce olmayabilir. Bu, hayal kırıklığını artırabilir.

Alıcınızın bakış açısını anladığınızı ve yanlışları telafi etmek istediğinizi göstermek için yanıtlar hazırlamak önemlidir. Şikayetlerini yalnızca bir "rahatsızlık" olarak reddetmek yerine, duygularını kabul etmek ve suçu kabul etmek, muhtemelen onarıma yol açacaktır. “Hayal kırıklığını anlıyorum” ifadesini kullanmak, yanıtı empati ile yönlendirir. Artan duyguları umutla azaltmanın ve her iki tarafın da iyi hissettiği bir çözüme ulaşmanın daha güçlü bir yolu.

2 “Bunun hayal kırıklığı yarattığının farkındayım.”

Şunu hayal edin: Yoğun bir çalışma haftasından yoruldunuz ve bir akşam yemeği randevusunu iptal etmeniz gerekiyor. . . başlamadan otuz dakika önce. "Rahatsızlık için özür dilerim" mesajı göndermek, bu haberi iletmenin kişisel olmayan bir yolu gibi geliyor. İletişimimiz giderek dijitalleşse de robot değiliz. Yazışmanın diğer ucunda bir kişinin olduğunu hatırlamak.

Hayal kırıklığını tanımak ve sahiplenmek burada anahtardır. Onların bakış açısını düşündüğünüzü gösterin. Bunun yerine, metninize "Bunun kısa bir süre olduğunun ve tüm hafta boyunca en sevdiğiniz restoranda buluşmayı dört gözle beklediğimizin farkındayım" şeklinde bir şeyle başlamayı deneyin . . . ” Bununla, sorumluluk alırsınız. Kişisel ayrıntıları dahil etmek aynı zamanda önemsemeyi de ifade eder.

Alıcınıza, hatalarınızın farkında olduğunuzu ve bir şeyleri düzeltmeyi amaçladığınızı bildirmek, kişisel veya profesyonel ilişkide güven ve güven oluşturacaktır.

3 "Sabrınız için teşekkürler."

Pişmanlık ve pişmanlık aynı şeyler değildir. Bazen, talihsiz veya üzücü olan ancak kontrolümüz dışında olan şeyler olur. Bu koşullar aslında özür dilemenizi gerektirmez. Örneğin: Bir havayolu rezervasyon görevlisi olduğunuzu ve bir kış kar fırtınasının saatlerce süren bir uçuş gecikmesine neden olduğunu düşünün. Aşırı hava koşullarından sen sorumlu değilsin. Bu durumda, “Rahatsızlık için üzgünüm” ifadesini kullanmak, hiç olmadığında kendinizi suçlamanıza neden olabilir.

Özür dilemekle, kontrolünüz dışındaki bir şeyin sorumluluğunu kabul etme riskini alırsınız. Bunun yerine, elinizdeki duyguyu pişmanlıktan minnettarlığa dönüştürün. Anladığınız için teşekkür etmek, senaryoyu tersine çevirir ve muhtemelen alıcıda da bu duyguyu uyandırır. Deneyin: “Sabrınız için çok teşekkür ederim. Koşulların bir an önce kalkış için güvenli olmasını umuyoruz.” Bu, alıcının empati kurduğunuzu bilmesini ve öfkelerini anlamasını sağlar.

4 “Yardım etmeme izin ver.”

Özür dilemek yerine bir çözüm önerin. İnsanlar hayal kırıklığına uğradıklarında şikayet ederler - sızlanmayı sevdikleri için değil, duyulmak istedikleri veya sorunlarının çözülmesini istedikleri için. “Beyaz pantolonuna kırmızı şarap dökmenin verdiği rahatsızlıktan dolayı özür dilerim” lekeyi çıkarmaz. Öte yandan, “Kuru temizlemenizin parasını ben ödeyeyim” diyecektir.

Problem çözme sürecinde proaktif olma bilincine sahip olmak, alıcınıza daha sorumlu bir kişi olmaya çalıştığınızı kanıtlayacaktır. Bu yaklaşım sizi yolun aşağısındaki baş ağrılarından kurtarabilir. Bir dahaki sefere çözebileceğiniz bir problem olduğunda, onu düzeltmeyi teklif edin.