Başarılı Olmanıza Yardımcı Olacak 5 Uygun Profesyonel E-posta Formatı İpuçları

Yayınlanan: 2017-11-16

Ortalama bir profesyonel e-posta kullanıcısı günde doksandan fazla e-posta alır. Bu, mesajınızın alıcının dikkatini çekmek için ciddi bir rekabeti olduğu anlamına gelir. Açık ve etkili iletişim, uygun iş e-posta biçimini kullanmakla başlar.

Bunun neresi zor? düşünüyorsun. Söyleyeceklerimi yazıyorum, Gönder'e basıyorum ve gidiyor!

Yavaşla, şampiyon! İş e-postanızı nasıl biçimlendirdiğiniz fark yaratır. İyi e-posta biçimlendirmesi, e-postanızın okunmasını kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda cilalı bir profesyonel gibi görünmenizi sağlar.

Daha gösterişli e-postalar yazın

Profesyoneller için Grammarly'nin özellikleri yardım

Grammarly Alın

İş E-postası Nasıl Biçimlendirilir

1 Konu satırınıza dikkat edin.

Birçok kişi, sonradan aklına gelen bir e-postaya konu satırı atar. Ancak, profesyonel e-postanızın hak ettiği ilgiyi gördüğünden emin olmak istiyorsanız, sonradan düşünmeniz yeterli olmayacaktır.

DAHA FAZLA BİLGİ: Her Seferinde Açılacak 20 E-posta Konu Satırı

Yaşamak için pazarlama e-postaları gönderen insanlardan alın - konu satırları önemlidir. E-posta alıcılarının yüzde otuz üçü, yalnızca konu satırına göre bir e-postayı açıp açmamaya karar verir. Birbirini tanıyan ve birlikte çalışan kişiler arasındaki iş e-postalarının satış konuşmalarından çok daha fazla açılma olasılığı olsa da, konu satırınız yine de bir amaca hizmet ediyor.

Alıcıya e-postada ne beklemesi gerektiğini söyler. Çoğu zaman, en iyi konu satırı, alıcıya tam olarak neyin içinde olduğunu söyler. Alıcınız "Eklenen üçüncü çeyrek pazarlama raporları"nı gördüğünde, neden yazdığınızla ilgili hiçbir belirsizlik kalmaz.
E-postanın içeriğine ilgi yaratır. Konu satırınız alıcının ilgisini çekebilir. Bu, özellikle iyi tanımadığınız kişilere gönderilen soğuk e-postalarda önemlidir.
Alıcının meşgul gelen kutularına öncelik vermesine yardımcı olabilir. Bir konu satırı aciliyet yaratabilir ve alıcının önce hangi e-postaların ilgilenilmesi gerektiğini belirlemesine yardımcı olabilir.

İşte bir ipucu: Pazarlamacılar ve spam gönderenler tarafından sıklıkla kullanıldıkları için, "acil" ve "yanıt gerekli" gibi kelimeler ve ifadeler, e-posta konu satırı olarak etkinliğinin bir kısmını kaybetmiştir. Daha spesifik olmayı deneyin: "Cuma günü EOD'ye göre yanıt verin."

E-posta Konu Satırı İpuçları

Kısa tut.
Doldurucu kelimelerden ve ifadelerden kaçının.
Tamamı büyük harf veya aşırı noktalama işareti kullanmayın.
Spam filtrelerinden nasıl kaçınılacağını bilin.

İşte bir ipucu: E-postalarınızın her zaman harika görünmesini mi istiyorsunuz? Grammarly sizi yazım yanlışlarından, dil bilgisi ve noktalama hatalarından, net olmayan dilden ve diğer yazım sorunlarından kurtarabilir.

2 Selamlamayı doğru yapın.

Bazı e-posta selamlamalarının yapılması ve yapılmaması gerektiğini bilmiyorsanız, iş e-posta selamlamaları zor olabilir. Çok düz çalarsan sesin tıkalı olur. Fazla gayri resmi ve profesyonellikten uzak görüneceksiniz. Nasıl bir denge buluyorsunuz?

Merhaba Martin!!! Wazzap?!

Merhaba Martin,

Alıcıyı iyi tanıyor olsanız bile, saçma sapan selamlar iş e-postası için uygun değildir. Profesyonel e-postanız yönlendirilirse veya Tümünü Yanıtla zincirinin bir parçası olursa, hedeflediğiniz alıcı dışındaki kişiler bunu görür. Profesyonel tutun. Martin arkadaşınız olabilir, ancak eğlenceli şakaları mesainiz olmadığında saklayın.

Özellikle o kişi sizinle aynı şirket seviyesindeyse veya en azından besin zincirinin çok üstünde değilse, tanıdığınız veya yakın çalıştığınız biriyle arkadaşça bir ton kullanmakta fayda var. Hemen hemen tüm işyeri iletişimi için Merhaba , uygun bir selamlamadır.

İşte size bir ipucu: Şirketiniz gerektiriyorsa veya e-posta gönderdiğiniz kişi yetkinizin üzerindeyse daha resmi bir tarz kullanın. Aksi takdirde, meslektaşlarınızın yaptıklarını yansıtın. Pazarlama ekibindeki kişiler arasındaki e-postalar genellikle Hey ile açılıyorsa, aynı şeyi yapmaktan çekinmeyin.

Resmi e-postalar yazarken (kapak mektupları veya üst düzey bir üst makama gönderilen e-postalar gibi), Sevgili'yi ve ardından alıcının onurunu, soyadını ve iki nokta üst üste kullanın.

Sevgili Bayan Smith:

İşte bir ipucu: Alıcının cinsiyeti bilinmiyorsa veya adı biraz belirsizse, bunun yerine tam bir ad kullanın:

Sevgili Terry Smith:

İşte size bir ipucu: “Bayan” gibi medeni durumu ima eden saygı ifadelerinden kaçının. "Bayan" kullanın. Bunun yerine.

DAHA FAZLA BİLGİ: E-posta Nasıl Başlatılır: 6 Asla Başarısız Tanıtım ve 6 Kaçınılması Gereken

3 İş e-postanızın gövdesini doğru şekilde biçimlendirin.

Konu satırınız ve selamlamanız ortadan kalktığında, e-postanızın gövdesini oluşturmanın zamanı geldi. Doğru yapmak için bir düşünce akışı bırakıp Gönder'e basmaktan daha fazlası var.

Kısa tut. Kısa e-posta mesajlarının yazılması biraz zaman alabilir. Düşüncelerinizi düzenlemek için zaman ayırın. (Mesajınız karmaşıksa, bir taslak kullanmak e-postanızı biçimlendirmenize yardımcı olabilir.)
Fazla açıklamayın. Alıcınızı çok fazla bilgiyle boğma dürtüsüne karşı koyun. Ana konuya gelin ve temel bilgileri sağlayın. Gerekirse, daha ayrıntılı bilgi içeren bir belge ekleyin veya alıcının isteği üzerine bir belge göndermeyi teklif edin.
Süslü biçimlendirmeyi atlayın. Grafikler ve sıra dışı yazı tipleri, pazarlama e-postalarının parlamasını sağlayabilir, ancak bir iş e-postasının bu tuzaklardan hiçbirine ihtiyacı yoktur. Tüm e-posta istemcileri, biçimlendirmenizi düzgün bir şekilde görüntüleyemez, bu nedenle varsayılan 11 veya 12 punto yazı tipine ve siyah metne bağlı kalın. Kalın metin ve italik yazıları dikkatli kullanın.

E-postanızı tıpkı bir iş mektubu gibi, paragraflar arasında çift boşluk olacak şekilde ve girintisiz biçimlendirin. (Alıntılanan metni girintili yapmak uygundur.)

İşte bir ipucu: Kopyalayıp yapıştırmanız mı gerekiyor? Metni biçimlendirmeden yapıştırabilirsiniz. PC'de Ctrl + Shift + V veya Mac'te Cmd + Shift + V tuşlarını kullanın. Bu, yapıştırılan metinden tüm biçimlendirmeyi çıkarır, bu nedenle kaldırılmış olabilecek köprüler gibi şeyler eklemeyi unutmayın.

4 Stil ile kapatın.

E-postanızı imzalamayı unutmayın. En iyi dileklerimle veya çoğu e-posta için teşekkürler ve resmi yazışmalar için Saygılarımızla gibi samimi, profesyonel bir imzaya ihtiyacınız olacak.

DAHA FAZLA BİLGİ: Bir E-posta Nasıl Sonlandırılır: 9 Asla Başarısız Oturum Açma ve 9 Kaçınılması Gereken

Profesyonel bir imza eklemeyi unutmayın. (Çoğu e-posta istemcisi, her mesaja otomatik olarak eklenecek bir tane oluşturmanıza izin verir.) Tam adınızı, unvanınızı, çalıştığınız şirketi ve telefon numaranızı ekleyin. LinkedIn profilinize ve iş arkadaşlarınızın erişmesini istediğiniz herhangi bir profesyonel sosyal medya hesabına bir bağlantı eklemeyi de düşünebilirsiniz.

İşte bir ipucu: Yeni bir imza oluşturduktan sonra, biçimlendirmenin nasıl göründüğünü görmek için kendinize hızlı bir örnek e-posta gönderin. Ancak, farklı e-posta istemcilerinin imzanızı tamamen aynı şekilde göstermeyebileceğini unutmayın.

5 Düzeltme!

E-postanız, siz düzeltene kadar tamamlanmış sayılmaz. Gittikçe hataları yakalamanıza yardımcı olması için Grammarly'yi kullanın, ancak uygulamanın bir düzeltme okuması geliştirmesi olduğunu, bir yedek olmadığını unutmayın. Kendinizi düzeltmek için zaman ayırın ve düzgün sözdizimi olup olmadığını kontrol edin ve kelimeleri ortadan kaldırın. Benzer ancak tamamen istenmeyen bir kelime kullanmış olabileceğiniz yazım hatalarına dikkat edin. (Oğlunuzun klarnet resitaline katılmak için izin istiyor olabilirsiniz, ancak resitalde eksik bir i , unutulmaz bir e-posta sağlayacaktır... ve iyi bir şekilde değil.)

İLGİLİ: İngilizce Mükemmel Bir Profesyonel E-posta Nasıl Yazılacağına İlişkin 7 Faydalı İpucu

6 Profesyoneller için Grammarly'nin özelliklerinden yararlanın

Grammarly, yazım ve dilbilgisi hatalarını yakalayarak ve yazınızın gösterişli görünmesini sağlamaya yardımcı olarak her zaman arkanızdadır. Ancak Grammarly'nin yazı asistanının özellikle profesyonellere yönelik güçlü bir özelliği olduğunu biliyor muydunuz? Yazma önerilerimiz, aşırı derecede kelime içeren pasajları işaretleyecek ve tüm cümleleri daha net hale getirmek için dönüştürecek, tonunuzun istediğiniz şekilde iletilmesini sağlamaya yardımcı olacak, metninizdeki kalın anahtar bilgileri ve birçok öğeyi madde işaretli listeler olarak listeleyen paragrafları önemli bilgilerin değiştirilebilmesini sağlamak için yeniden biçimlendirecektir. kolayca taranabilir.