Mükemmel Basın Bülteni E-postasını Hazırlamak İçin Adım Adım Kılavuz

Harika bir basın bülteni yazdınız ve medyaya gönderilmeye hazır. Peki basın bülteninizin okunmasını ve yazılmasını sağlayacak şekilde nasıl ulaşabilirsiniz?

Bugün medyayla iletişim kurmanın önemli adımına geçiyoruz. İhtiyacınız olan sonuçları almanızı sağlayacak bir basın bültenini e-posta yoluyla nasıl gönderebileceğinizi konuşacağız!

Basın Bülteni E-postaları

Umarız basın bülteniniz zaten hazırdır, ancak birkaç şeyi aklınızda tutmanız önemlidir.

Basın bülteni, haber değeri olan bir şeyi dünyayla paylaşmanın en iyi yollarından biridir. Sizinki ister bir etkinlikle, ister yeni bir ürünle, ister önemli bir güncellemeyle ilgili olsun, doğru uzunlukta olması gerekir. Okuyucuya içerik ve değer sağlayan bilgiler içermelidir.

Amaç elbette gazetecilerin ve medya kuruluşlarının dikkatini çekerek sizin haberleriniz hakkında konuşmalarını sağlamaktır.

Peki bir e-postadaki iyi bir basın bülteni ne kadar uzunlukta olmalıdır? Uzunluğu değiştirmeniz gerektiğini düşünebilirsiniz. Ancak bir e-postanın parçası olsa bile amacınız, onu okuyan kişinin tüm önemli ayrıntıları bunalmadan alabilmesini sağlamak olmalıdır.

İyi bir basın bülteninin kelime sayısı, nasıl gönderdiğinize bakılmaksızın genellikle 300 ila 400 kelime civarındadır. Bu, okuyucunun ilgisini kaybetmeden ihtiyacınız olanı söylemek için yeterli alandır.

Son yıllarda internet ve sosyal medya sayesinde basın bültenleri çok değişti. Geçmişte çoğunlukla gazetelere ve televizyonlara gönderiliyorlardı.

Artık çevrimiçi olarak paylaşılabiliyor ve kısa sürede çok daha fazla kişiye ulaşabiliyorlar.

Medya Listesi Oluşturma

Paylaşacak haberiniz olduğunda, bunun gerçekten ilgilenecek kişilere ulaşmasını istersiniz. Medya listesinin devreye girdiği yer burasıdır.

Medya listesi, medya dünyasındaki kişilerinizin bir koleksiyonudur. Bunlar, haberlerinizle ilgili konuları ele alan gazeteciler, blog yazarları veya etkileyiciler olabilir.

Medya listesi oluşturmak biraz araştırma gerektirir. Sektörünüz hakkında yazan insanları arayarak başlayın. İdeal olarak benzer hikayelere ilgi gösteren kişileri ekleyebilirsiniz.

Bunları makaleleri okuyarak veya sosyal medyaya göz atarak bulabilirsiniz. Gazetecileri mesleklerine veya ilgi alanlarına göre listeleyen medya veritabanlarını da kullanabilirsiniz.

Bir sonraki adım, genellikle e-posta adresleri olan iletişim bilgilerini toplamaktır. Bazen bu bilgiyi çalışmalarını yayınladıkları web sitesinde bulabilirsiniz.

Sormak için sosyal medyayı kullanmanız, hatta medya kuruluşunu aramanız gerekebilir.

Tüm medya bağlantılarının her hikayeye mükemmel şekilde uymayacağını unutmamak önemlidir. Bu nedenle yaklaşımınızı özelleştirmek çok önemlidir.

Aynı e-postayı yerel bir gazete muhabirine ve ulusal bir dergi gazetecisine gönderemeyebilirsiniz.

Genellikle ne hakkında yazdıklarını anlamak, mesajınızı onların ilgisini çekecek şekilde uyarlamanıza yardımcı olabilir.

Sağlam bir medya listesi oluşturmak bir süreçtir. Haberlerinizle kimin ilgileneceğini ve nedenini anlamayı içerir. Elinizde iyi bir listeyle hikayenizi dünyaya duyurmaya bir adım daha yaklaşmış olursunuz.

E-postanızı Hazırlamak

Basın bülteninizi medyaya gönderme zamanı geldiğinde, yazdığınız e-posta da bültenin kendisi kadar önemlidir.

Bir gazetecinin gördüğü ilk şey e-postanızdır. Basın bülteninize bakıp bakmayacaklarına bile karar veriyor. Bu nedenle, başlangıçtan itibaren iyi bir izlenim bırakmak çok önemlidir.

E-postanızın konu satırı dikkat çekmek için ilk şansınızdır. Açık ve ilginç olmalı, gazeteciye daha fazlasını okuması için iyi bir neden sunmalıdır.

Tamamen büyük harf veya çok fazla ünlem işareti kullanmaktan kaçının. Bunlar genellikle e-postanın spam içerikli olduğuna dair sinyallerdir. Bunun yerine konuyu kısa ve bilgilendirici hale getirmeye odaklanın. Bu, e-postanızın yoğun bir gelen kutusunda öne çıkmasına yardımcı olacaktır.

E-postanızın gövdesi kişisel bir selamlamayla başlamalıdır. Biliyorsanız gazetecinin adını kullanın.

Bu kişisel bir dokunuş katar ve ödevinizi yaptığınızı gösterir. Selamlamadan sonra kendinizi kısaca tanıtın ve neden size ulaştığınızı açıklayın. Kısa ve öz tutun.

Daha sonra basın bülteninizi özetlemeye geçin. Kilit noktaları ve bunların gazetecinin hedef kitlesiyle neden alakalı olduğunu vurgulayın.

İlgiyi Artırmak

Bu kısım belki de en önemlisidir. Hikayenize olan ilgilerini artırmak istiyorsunuz. Basın bülteniniz ekteyse bundan bahsedin ve daha fazla ayrıntı için onları okumaya teşvik edin.

Veya basın bülteni e-postanın gövdesinde yer alıyorsa, açıkça işaretlendiğinden ve bulunmasının kolay olduğundan emin olun.

Basın bülteni gönderirken zamanlama çok önemlidir. Pazartesi sabahları veya Cuma öğleden sonraları gibi yoğun zamanlardan kaçının. Bunlar, e-postanızın karıştırma sırasında kaybolma olasılığının daha yüksek olduğu zamanlardır.

En iyi fark edilme şansı için hafta ortasını ve sabah ortasını hedefleyin.

E-postanızı profesyonel ama arkadaşça tutun. Gazeteciye sadece satış konuşması yapmak değil, onunla bir ilişki kurmak istiyorsunuz. İyi hazırlanmış bir e-posta, gelecekteki iletişimler için kapıyı açabilir ve basın bülteninizin alınma olasılığını artırabilir.

Basın Bülteni Gönderimi ve Takibi

Basın bülteninizi hazırladıktan ve e-postanızı hazırladıktan sonraki adım, onu göndermek ve takip etmektir.

Basın bülteni göndermek basit görünebilir, ancak etkili olmak istiyorsanız bunun biraz daha fazlası var.

Öncelikle basın bülteninizi nasıl göndereceğinize karar vermelisiniz. İlgili olarak tanımladığınız gazetecilere ve medya kuruluşlarına doğrudan e-posta yoluyla gönderebilirsiniz.

Diğer bir seçenek ise basın bülteni hizmetini kullanmaktır. Bu hizmetler basın bülteninizi geniş bir medya iletişim ağına dağıtabilir. Bunun bir maliyeti olsa da, fark edilme şansınızı artırabilir.

Basın bülteninizi gönderdikten sonra bekleme oyunu başlıyor. Ancak arkanıza yaslanıp yanıtları beklemeyin.

Takip önemlidir. Birkaç gün bekleyin ve ardından basın bülteninizi aldıklarını onaylamak için kibar bir e-posta gönderin. Daha fazla bilgiye ihtiyaçları olup olmadığını sorun.

Bu takip büyük bir fark yaratabilir çünkü haberleriniz konusunda ciddi olduğunuzu gösterir. Aynı zamanda medyayla ilişki kurmaya da yardımcı olur.

Ancak ısrarcı olmakla baş belası olmak arasında ince bir çizgi var.

Aşırıya kaçmadığınızdan emin olmak istiyorsunuz. Bir veya iki takipten sonra yanıt alamazsanız, devam etme zamanı gelmiştir. Başka fırsatlar da olacak.

Basın bülteninizin etkisini takip etmek bu sürecin büyük bir parçasıdır. Hikayenizi hangi medya kuruluşlarının ele aldığını ve ne kadar ilgi gördüğünü not edin.

Bu, bir dahaki sefere yaklaşımınızı geliştirmenize yardımcı olabilir. Her basın bülteni bir öğrenme fırsatıdır. Neyin işe yarayıp neyin yaramadığını analiz ederek gelecekte başarı şansınızı artırabilirsiniz.

Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar

En büyük hatalardan biri e-postalarınızı kişiselleştirmemektir. Herkese aynı mesajı göndermek etkili görünebilir ancak çok etkili değildir.

Muhabirler ve editörler her gün tonlarca e-posta alıyor. Kişiselleştirilmiş bir not sizinkini öne çıkarabilir.

Hikayenizin neden onların ritmine veya yazdıkları önceki hikayelere uyduğunu düşündüğünüzden bahsedin. Ödevinizi yaptığınızı ve onların işine önem verdiğinizi gösterir.

Zamanlama, hata yapmanın kolay olduğu başka bir alandır. En iyi hikayeye sahip olabilirsiniz, ancak bunu medya başka haberlerle doluyken gönderirseniz gözden kaçabilir.

Takip etmemek kaçırılmış bir fırsattır. Elbette, baş belası gibi görünmekten endişeleniyor olabilirsiniz. Bu çok anlaşılır bir endişe. Aynı zamanda insanlar genellikle hafif bir dürtmeyi takdir ederler.

Ayrıca, bu sizin hikayenize bağlı olduğunuzu ve hikayenize inandığınızı gösterir.

E-postanızda iyi bir konu satırının gücünü göz ardı etmek yaygın bir gözden kaçırmadır. Konu satırınız bir gazetecinin ilk gördüğü şeydir; bu nedenle onu ilginç ve net hale getirin. Onlara e-postanızı açmaları için bir neden vermelidir.

Ve ilişkiler kurmanın önemini unutmayın. Basın bülteni göndermek yalnızca mevcut hikayenizi duyurmakla ilgili değildir. Medyayla sürekli bağlantılar oluşturmakla ilgilidir.

Nazik, profesyonel olun ve zamanlarına ve iş yüklerine saygılı olun. Bu ilişkiler gelecekteki hikayeler için faydalı olabilir.

Gönderdiğiniz mevcut basın bülteninde zor bir geçiş olsa bile, onlara profesyonel olduğunuzu gösterme fırsatını kullanabilirsiniz. Onlara kaliteli bilgiler sunmak için başka bir zaman geri döneceğinizi açıkça belirteceksiniz.

Basın Bülteni E-postayla Bu Şekilde Gönderilir

Medya dünyasında gezinmek zor olabilir, ancak e-posta yoluyla bir basın bülteninin nasıl gönderileceği konusunda doğru rehberlikle satış konuşmanız gelişebilir.

eReleases'te küçük işletmelerin, yeni kurulan şirketlerin ve yazarların medyadaki haberler aracılığıyla web sitesi trafiği ve daha kaliteli müşteriler elde etmelerine yardımcı oluyoruz.

Basın bültenlerini gazetecilere, ticari yayınlara ve sektördeki önemli kişilere yazıp dağıtıyoruz, böylece görünürlüğünüzü ve güvenilirliğinizi artırırken hayalinizdeki müşterilerden daha fazla gelir elde etmenizi sağlıyoruz.

Size nasıl yardımcı olabileceğimizi öğrenmek için bugün iletişime geçin!