Başarılı Olmak İçin Gereken En İyi 19 İş Yazma Becerisi

Daha iyi bir iş profesyoneli olmak ister misiniz? Mükemmel olmak için bu en iyi 19 iş yazma becerisini öğrenin!

İş dünyasında profesyoneller sürekli olarak birbirleriyle iletişim halindedir. E-postalar, teklifler, raporlar ve hatta doğrudan mesajlar gönderirler.

İş yazma becerileri, bir profesyonelin işini iyi yapması için hayati önem taşır, ancak çoğu üniversiteden mezun olur veya kariyerlerine bu önemli becerilerden yoksun başlar. İş yazısı, iş arkadaşları, organizasyonel liderlik, müşteriler veya diğer paydaşlarla iş ve operasyonları hakkında iletişim kurar. Talimat vermesi, bilgilendirmesi, ikna etmesi ve işlemlerin oluşturulmasına yardımcı olması gerekir. Her şeyden önce, net olmalıdır. Sağlam iş yazma becerileri sizi kariyerinizde çok uzağa götürecektir.

Bir iş ortamı için nasıl yazacağınızı öğrenmenize yardımcı olması için bir iş yazma kursu alabilirken, bu tür bir eğitime yatırım yapacak zamanınız veya paranız olmayabilir. Birkaç yararlı ipucu ile iş dünyasında iyi iletişim kurmayı öğrenebilirsiniz. Bu stratejiler

1. Amaçlı Yazın

İş dünyasında, yaptığınız her şeyde açıkça tanımlanmış bir amaca sahip olmak çok önemlidir ve yazmak da bir istisna değildir. Amaçlı yazma, siz yazmaya başlamadan önce başlar. Öncelikle, neden yazdığınızı bilmeniz ve bu amacı yazınızda açıkça göstermek için iş iletişimi becerinizi kullanmanız gerekir. Amaçlı yazma, daha az kelimeyle konuya ulaşan yazılı iletişim oluşturmanıza yardımcı olur. İş hayatında zaman çok değerlidir, bu nedenle konuya hızlı bir şekilde varmak faydalıdır.

2. Meşhur Sözcüklerden ve Jargondan Kaçının

Her endüstrinin kendine has terimleri ve jargonu vardır. Merriam-Webster sözlüğü moda bir kelimeyi "Önemli gibi görünen, genellikle teknik bir kelime veya deyim veya esasen meslekten olmayanları etkilemek için kullanılan, genellikle çok az anlamı olan bir kelime" olarak tanımlar. Jargonun tanımı, "Özel bir faaliyet veya grubun teknik terminolojisi veya özelliğidir." İyi yazarlar, bu gereksiz veya bazen kafa karıştırıcı sözcükler olmadan anlamı iletebilirler. Ticari terim örnekleri şunları içerir:

• Sinerji
• Düşük asılı meyve
• Geri daire içine alın
• Kutunun dışında
• Atik
• Kaldıraç
• iğneyi hareket ettir
• Derin dalış
• Bant genişliği
• Bulut tabanlı
• Sonuç olarak
• Bütüncül yaklaşım
• Şirket kültürü
• Büyüme korsanlığı

Kısaltmalar, sektörünüzde iyi bilinmedikçe kaçınılması gereken bir tür jargon veya moda sözcük de olabilir. Bunun yerine, daha kesin kelime seçimleri yapın veya bu terimleri yazınızın dışında bırakın.

3. Duyguyu Kaldır

İş yazısı duygusal yazı değildir. Bazı iş yazma türleri ikna etmeye odaklanırken, ikna etmek için çok duygusal bir dil değil, gerçekleri ve güveni kullanacaksınız. Bu, coşkunuzu veya heyecanınızı yazılarınızda anlatamayacağınız anlamına gelmez. Sadece duyguların ve duygusal kelimelerin iletişimi yönlendirmemesine dikkat edin ve basit cümle yapısı ile net, gerçekçi iletişimi tercih edin.

4. Sınır Zarfları

Zarflar, fiilleri ve diğer değiştiricileri değiştiren kelimelerdir. Güçlü bir fiil kullanırsanız, onu değiştirmek için bir zarfa ihtiyacınız olmaz. İş iletişiminizi baştan sona okuyun ve zarfların kullanımını nerede sınırlayabileceğinizi görün. Örneğin, şunu söyleyebilirsiniz:

• Müşteri ekip üyenize bağırdı.

Buradaki uygun anlamı iletmek için “yüksek sesle” zarfı gerekli değildir. Yüksek sesle bağırarak şunları söyleyebilirsiniz:

• Müşteri ekip üyenize bağırdı.

5. Kısa Tutun

İş iletişiminde hem cümleler hem de paragraflar kısa ve anlaşılır olmalıdır. Basit cümle yapılarını kullanın ve ne pahasına olursa olsun tekrar eden cümlelerden kaçının. Bir şeyi seçtiğinizden daha az kelimeyle söyleyebiliyorsanız, daha kısa olacak şekilde gözden geçirin. Yoğun iş dünyasında uzun, uzun süreli iletişim uygun değildir. Göndermeniz gereken uzun bir paragrafınız veya e-postanız varsa, onu bölmenin bir yolunu arayın. Okuyucunun daha küçük metin parçalarını sindirmesi uzun olanlardan daha kolaydır.

6. Düşüncelerinizi Düzenleyin

Akademik makaleler yazarken, genellikle bir taslakla başlarsınız. Taslak, düşüncelerinizi net, iyi düşünülmüş bir modelde düzenlemenize yardımcı olur. Aynı şeyi iş yazılarıyla da yapsaydın yardımcı olurdu. Resmi bir taslak oluşturmasanız bile fikirleri organize ettiğinizden emin olun. Tipik olarak, iş iletişimi için, en önemli bilgi veya iletişimin amacı ile başlayacaksınız, ardından okuyucunun bilmesi gereken gerçekler veya ek bilgiler gelecek.

Daha az önemli bilgileri iletişimin sonuna doğru tutun. Düşüncelerinizi organize etmek aynı zamanda cümleden cümleye geçerken geçiş kelimeleri kullanmak anlamına gelir. Bu, parçanızda bir uyum ve akış duygusu yaratır. Ayrıca anlamın özümsenmesini kolaylaştırır.

7. Yazınızı Özlü Bir Şekilde Oluşturun

Yazma stilinizi temiz ve özlü tutun. Ne demek istediğinizi gereksiz kelimeler olmadan açıkça söylemek için güçlü iletişim becerileri kullanın. Kısa ve öz yazı iş dünyasında önemlidir çünkü okuyucunun genellikle bir belgeyi, özellikle de bir iş e-postasını okumak için fazla zamanı yoktur. Bu nedenle, ihtiyaç duydukları bilgileri gecikmeden elde etmek için iş belgesini tarayabilmeleri gerekir.

8. Kitlenizi Tanıyın

İster sözlü ister yazılı olsun etkili iletişim, hedef kitlenizi tanımayı gerektirir. Okuyucunuzu tanımak, size okuyucunun belirli bir ifadeyi veya terminolojiyi anlayıp anlamayacağını söyler ve onlara sizin anlamınızla ulaşmanıza yardımcı olur. Kitlenizi tanımak, anlamınızı daha kolay iletmek için üslubu ve kelimeleri seçmenize yardımcı olur. Ayrıca, izleyicinin sizden beklediği uygun profesyonellik düzeyini ortaya koymanıza da olanak tanır.

9. Profesyonel Bir Ton Kullanın

Etkili iş yazımı çok kişisel olmayacaktır. Dostça bir ses tonu iletebilseniz de, profesyonelliğinizi sürdürmelisiniz. Bazen bu, yazma eğitimiyle birlikte gelir, ancak çoğu zaman deneyimden gelir. Yazınızı yazmayı bitirdikten sonra yüksek sesle okumayı düşünün. Samimi ama profesyonel bir ses mi aktarıyorsunuz yoksa iyi bir arkadaşla konuşuyormuşsunuz gibi mi geliyor? Ardından, daha profesyonel bir ses çıkarmak için kısaltmaları ve argo terminolojiyi ortadan kaldırarak yazınıza çeki düzen verin.

10. Aktif Sesle Anlatın

Aktif ses, cümlenin eylemini gerçekleştiren bir cümlenin öznesini içerir. Bu nedenle aktif bir sesle yazmak daha güçlü ve özlü cümleler oluşturur. Aktif sesin zıttı pasif sestir ve yazılarınızda mümkün olduğunca bundan kaçınmalısınız. Pasif ses kullanan bir iş e-postasından bir cümle örneği:

• Mektup tüm departmanlara gönderildi.

Bu cümlede mektup eylem (gönderme) yapmıyor. Böylece pasif sestedir. Şunu söyleyerek yeniden ifade edin:

• Tom mektubu tüm departmanlara gönderdi.

Bu aynı şeyi söylüyor ama mektubu kimin gönderdiğini gösteriyor. Aynı zamanda anlamı daha az kelime ile aktarır ve daha güçlü bir cümledir. Pasif sesin tek seçeneğiniz olduğu zamanlar olabilir, ancak mümkün olduğunda bundan kaçının.

11. Görüşleri Değil Gerçekleri Belirtin

İş iletişiminde fikriniz diğer iletişim biçimlerine göre daha az önemlidir. Ancak, iletişiminizde verilerle desteklenen gerçekleri belirtirseniz muhtemelen daha iyi sonuçlar elde edersiniz. İş iletişiminizde fikir belirtmeniz gereken zamanlar olabilir. Bu gibi durumlarda, okuyucunun bilinen bir gerçeği değil, sizin bakış açınızı ve fikrinizi okuduğunu açıkça belirtin. Bu açıklama, okuyucunun sunduğunuz bilgiler hakkında bilinçli kararlar vermesine yardımcı olacaktır.

12. Dil Bilgisi Hatalarını Kaldırın

İyi bir iş yazısı, temel gramer hatalarından arınmış olmalıdır. Dilbilgisi hatalarıyla iş iletişimi göndermek, sizin ve kuruluşunuzun daha az profesyonel görünmesine neden olur. Bu nedenle, ister e-posta ister rapor yazıyor olun, hata sayısını azaltmak için dikkatlice düzeltin. Yazmak en hayati beceriniz değilse, yardımcı olması için Grammarly gibi bir dilbilgisi denetleyicisi kullanabilirsiniz. Yine de, en güçlü gramer denetleyicisinin bile işini yapmak için teknolojiye güvendiğini unutmayın. Herhangi bir iş yazısı göndermeden önce her zaman kendiniz için düzeltme okuyun.

13. Yazarken Güveninizi Gösterin

Bir iş ortamı için etkili bir e-posta veya haber bülteni, bir güven duygusu uyandıracaktır. Sözcük dağarcığınızı değiştirerek ve edilgen ses tonundan kaçınarak güvenle yazmayı öğrenebilirsiniz. Yazınızı doğrudan ve güçlü tutmak, yüksek düzeyde bir güven duygusu uyandıracaktır. Yazdıklarınıza olan güveniniz de onu daha etkili kılacaktır. Yazınız kendinden eminse, okuyucu size ve iş ihtiyaçları konusunda onlara yardım etme becerinize daha fazla güven duyacaktır.

14. Biçimlendirmeyi Basit Tutun

Bir iş mektubu, kısa not veya rapor yazarken biçimlendirmeyi basit tutun. Başlıklar ve alt başlıklar, okuyucunun bilgi boyunca yol göstermesine yardımcı olabilir, ancak süslü yazı tipleri ve aşırı dipnot kullanımı gibi karmaşık biçimlendirmelerden kaçınır. Unutmayın, okuyucunun gerekli bilgileri almak için hızla tarayabileceği bir çalışma hazırlamak istiyorsunuz. Bu nedenle kısa paragraflar kullanın, uygun yerlerde grafikler serpiştirin ve okuyucularınızın hayal kırıklığına uğramasını veya kafalarının karışmasını önlemek için insanların kolayca okuyabileceği bir boyutta profesyonel yazı tipleri kullanın.

15. Farklı Yazma Türleri İçin Uyarlanabilirliği Sergileyin

İş yazımı birçok farklı yazı türünü içerir. Bir işletme yazarı olarak şunları yazmanız gerekebilir:

• Notlar
• E-postalar
• Raporlar
• Sosyal medya gönderileri
• Blog gönderileri
• Doğrudan mesajlar
• İş mektupları

Yazma stilinizi bu farklı iletişim platformlarına uyacak şekilde nasıl uyarlayacağınızı öğrenin. Örneğin, bir rapor bir iş e-postasından daha uzun paragraflara sahip olabilir ve bir sosyal medya gönderisi, bir iş mektubundan daha fazla kişisel dile izin verir.

16. İnsani Bir Ton Tutun

Profesyonellik önemli olsa da, yine de yazınızın insani bir ton taşımasını istiyorsunuz. Bir müşteriyle konuşurken kullanacağınız günlük kelimelere bağlı kalın. Yazınızda hoş, iyimser bir ton tutun. Yazınızda kişisel dokunuşunuzu koruyup korumadığınızı anlamanın bir yolu, bir parça yazmayı bitirdiğinizde onu yüksek sesle okumaktır. İyi akıyor gibi geliyorsa ve yüksek sesle okuduğunuzda çok yüksek gelmiyorsa, muhtemelen yeterince arkadaş canlısıdır.

17. Tutarlı Kalın

Kucaklanması en zor iş yazma becerilerinden biri tutarlılıktır. İşletmeniz, tutarlı ve net bir sese sahip olması gereken bir markadır. Daha iyi iş yazımı, markanız için yazdığınız her şeyde bir onay sesi tutmayı içerir. Genellikle bir işletme, yazarları için marka yönergeleri oluşturur. Bu belgeyi nasıl çalışacağınızı ve yazınıza nasıl uygulayacağınızı öğrenmek, onu daha tutarlı hale getirecek ve sizi daha iyi bir yazar yapacaktır.

18. Harekete Geçirici Mesaj Oluşturun

Çoğu iş iletişimi, okuyucunun ne yapmasını istediğinizi belirten bir ifade olan harekete geçirici mesaj gerektirir. Bir pazarlama yazısı yazarsanız, CTA bir numune, tanıtım veya satın alma çağrısı olacaktır. Bir e-posta yazıyorsanız, okuyucudan bir yanıt göndermesini isteyebilirsiniz. Bir sunum yapıyorsanız, CTA'nız izleyicilere sorular sorabilir. CTA, okuyucuya sunduğunuz bilgilerle ne yapmalarını istediğinizi açıklığa kavuşturmalıdır. Bu nedenle kısa ve öz olmalıdır. Okuyucunun yazdıklarını okuduktan sonra ne olması gerektiği konusunda kafasında soru işareti bırakmamalıdır.

19. Son Düzenlemeyi Tamamlayın

Son olarak, tamamladığınız tüm iş yazılarında iki şey için son bir kontrol yapın: netlik ve kısalık. İlk olarak, net olduğundan emin olmak için parçanızı okuyun. Sonra konuyu bilmiyormuş gibi okuyun. Aktarmanız gerekenleri aktarıyor musunuz? Ardından, olabildiğince kısa olduğundan emin olmak için parçayı baştan sona okuyun. Gerekli tüm bilgileri eklediniz mi, başka bir şey yok mu? Yalnızca iletişimin anlamı için önemli olan kelimeleri ve cümleleri saklayın. Parçanın anlamını değiştirmeden mümkün olduğu kadar fazla eleyin ve son taslağınızı hedeflenen alıcıya göndermeye hazır olacaksınız.

Dilbilgisi için düzenleme yaparken, yayınlamadan veya göndermeden önce bir yazının okunabilirlik puanını iyileştirmek için zaman ayırmanızı da öneririz.

Hâlâ yardıma ihtiyacınız varsa, dilbilgisi ve sözdizimi kılavuzumuz daha fazlasını açıklar.