Gelen Kutunuzu (ve İş Arkadaşlarınızı) Mutlu Tutmak için 5 E-posta Alışkanlığı

Ofise erken geldiğin o nadir, güzel pazartesi. Yolculuğunuz her zamanki gibi can sıkıcı değildi, kahveniz hala sıcak ve henüz etrafta kimse yok. Kalbiniz, olağan dikkat dağıtıcı şeyler olmadan bazı gerçek işleri halletmek için bu lezzetli fırsatla yarışıyor.

Dizüstü bilgisayarınızı yalnızca yirmi yedi okunmamış e-postayı keşfetmek için açıyorsunuz. Omuzlarınız umutsuzluk içinde çöküyor. Bunların ne kadarı önemli? Bunlardan herhangi biri mi? Ya biri yaparsa ve sen onu özlersen? Elemeye başlasan iyi olur.

Bunlardan bir düzinesinin sizi hiç ilgilendirmediğini fark ettiğinizde hayal kırıklığınız artıyor - başka bir bölümden biri, akupunktur uzmanlarının ilettiği bir makaleyi tartışırken "sizi dahil etmeye" karar verdi. Aşağı kaydırma, bu daha önceydi, bakalım . . . Altı kişi daha, hepsini yanıtla tarzında araya girdi. arg. Derin nefesler.

E-postadaki şatafatlar ve karışıklıklar çoktur, ancak birkaçının özellikle yerildiğini fark ettik - sizin gibi bir e-posta görgü kurallarının asla yapmayacağı türden hatalar. Meslektaşlarınıza örnek olarak liderlik edin: İşte akılda tutulması gereken sağlam e-posta alışkanlıklarının geri sayımı.

5 CC aşırı kalabalıklığından kaçının

Şirketinizin yeni metin yazarı Chet, Pauline'in tasarım departmanında kullanması için birkaç kelime taslağı hazırlıyor. Pauline'in yardımcısı Brandon, Perşembe günü onun yerine geçecek, bu yüzden Chet de onu kopyalayacak. Kapsamlı olmalı.

Chet ayrıca Gwyn'in bir sonraki yayınlarına ilişkin açıklamasını doğru bir şekilde özetlediğinden emin değil, o halde neden onu da açıklamak için kopyalamıyorsunuz? Gwyn, yasal bir incelemeye ihtiyaç duyan ifadeler hakkında bir şeyler söyledi, bu yüzden Chet, bu adamları dahil etseniz iyi olur. Ve proje yöneticisi Mia, neler olduğunu bilmemekten nefret ediyor, bu yüzden, işin nereye varacağını görüyorsunuz. Gönder düğmesinden geri çekil Chet.

Makul değilseniz, nispeten küçük bir görev, hızla tüm personelin gelen kutusu kabusuna dönüşebilir. Ve iyi niyetli olsanız ve iyi nedenleriniz olsa bile, aksi halde düzgün insanlar bazen tümünü yanıtla düğmesiyle uygunsuz şeyler yapar. Riske atmaya hazır mısın?

Aynı anda çok sayıda kişiye e-posta göndermek hayati önem taşıyorsa, yanıt verenlerin düzinelerce gelen kutusunu tıkamaması için adreslerini BCC alanına koymayı düşünün.

Chet için başka bir çözüm, bu görevi daha küçük parçalara ayırmak olabilir: tasarımcıları bir e-postada güncelleyin, başka bir e-postada Gwyn ile görüşün, yasal ağıla uğrayın ve ne zaman konuşabileceklerini sorun ve bu öğleden sonraki planlama toplantısında Mia'yı bilgilendirin. Hangisinden bahsetmişken. . .

4 Ne zaman ve ne zaman e-posta göndermeyeceğinizi bilin

E-posta iyi bir araçtır, ancak genellikle gerçek zamanlı sohbet için zayıf bir alternatiftir - özellikle de devam eden soruları sormak veya yanıtlamak ve ilerledikçe netleştirmek için alana ihtiyaç duyduğunuz türden. Bazı örnekler:

• Yeni sigorta planınız hakkında İK'ya danışıyor musunuz? Kapsamlı bir e-posta açıklaması, bırakın yazmayı, okumak bir angarya gibi geliyor. Bir not defteri alın ve konuşun.
• Karmaşık bir teknik konu hakkında bir uzmana soru mu soruyorsunuz? Bazı ileri geri konuşmalar, ayrıntıları e-postadan daha hızlı anlamanıza yardımcı olabilir.
• Bordro departmanıyla veya şirket avukatıyla hassas ayrıntıları mı tartışıyorsunuz? Gönderilen klasörünüz, bu tür lezzetli sırlar için en iyi depo olmayabilir.

Bu dengeleme eyleminin diğer yüzü, ne zaman bir e-posta göndermeniz gerektiğini bilmektir. Bazen konu tam bir konuşmayı hak etmiyor. Bunun gibi anlar, e-postanın parladığı anlar.

Sorun acilse - bugün olduğu gibi, şimdi acil - alıcıların gelen kutularını kontrol etmesini beklemek yerine bir mesaj göndermeniz daha iyi olabilir.

3 Konu satırını unutmayın

Herkes gelen kutusunu her gün veya belki de hiç boşaltmaz.

Her gün, bazıları önemli, bazıları anlamsız yüzlerce e-posta alan bir muhabir, hangilerini açmaya bile zaman ayırmaya değer olduğunu belirleyebilir. Bu tür hızlı kararlar konu satırına bağlıdır. Meşgul insanlarla yazışmalarınızın sonsuza kadar göz ardı edilmesini istemediğinizi varsayarsak, neden yazdığınızı ve bunun önemli olduğunu açıkça belirtmelisiniz.

Ayrıca kısa tutun. Konu satırınızın e-postanızın içeriğinin bir mikro şiirine benzemesine gerek yok.

Profesyonel ipucu: Bazı deneyimli e-posta göndericileri, potansiyel olarak yarı yazılı bir notu kovma konusunda dikkatli, Gönder'i ezmeye hazır olana kadar Kime satırına geçerli bir e-posta adresi koymayın. Bunun yerine, alıcının adresini, zamanı geldiğinde bulmanın ve taşımanın kolay olacağı konu satırına geçici olarak yapıştırırlar. Bu son adım, bu konu satırını doldurmak için yararlı bir hatırlatma olabilir.

2 Ne "+1" yanıtlayıcı ne de aşırı iletici olamaz

İnsanların gelen kutularına saygı duymak, gönderilen klasörünüzün sizin hakkınızda söylediklerini sahiplenmek anlamına gelir.

Gününüzü aydınlatan düşünceli, anlaşılır bir e-posta yazan bir meslektaş, bir başparmak yukarıya emojisinden daha iyisini hak ediyor. Bu tür bir "+1" yanıtı, bir arkadaşınız sizi havaalanına götürmeyi teklif ettiğinde "fasulye" demeye ve konuyu değiştirmeye benzer. Takdir etme ya da en azından teşekkür etme yolunda biraz daha fazlasını göstermek istemez misin?

Benzer şekilde, yapılacaklar, takipler ve belki de -finans alanındaki biri-cevap verebilir- belirsizliklerin daha fazla insanla paylaşılmasıyla nadiren daha iyi hale getirilebilir. Yönlendirilen mesaj hokkabazlık grubunun bir parçası olduğunuzda, mesajların ne anlama geldiğine veya kime ne anlama geldiğine çok az önem vererek rastgele yönlere sürekli olarak gönderdiğinizde, yazdığınız veya paylaştığınız hiçbir şeyin gerçekten önemli olmadığı anlamına gelir. Daha iyisini yapabilirsin.

1 Rastgele patronlarına ip takarak insanları pusuya düşürmeyin

Biriyle e-posta gönderdiğinizi ve onlara duymak istemedikleri bir şey söylediğinizi varsayalım. Şimdiye kadar işleri nispeten kibar tutmayı başardınız: “Hayır, üzgünüm, bu zaman dilimi gerçekçi değil” diyorsunuz. "Evet, endişenizi anlıyorum ama hukuk ekibi bu ifadeyi değiştiremeyeceğimizi söylüyor."

Sonra bir sonraki yanıtlarında bomba geliyor: müdürünüzü CC'ye gönderiyorlar. Görünüşe göre, bu kişi yanıtlarınızdan memnun değil ve bir üst tansiyonun uygun olduğuna karar verdi. Oof.

Bir ileti dizisine birinin patronunu eklemenin mantıklı olduğu birçok zaman vardır, ancak bu onlardan biri değil. Bu tür bir sinsi saldırı, insanların yanmış hissetmesine neden olur; Onlarla bir sonraki etkileşiminiz muhtemelen samimi olmayacak. Başka bir deyişle, bu iyi bir görünüm değil. Ve bir daha birlikte çalışmanız gerektiğinde köprüleri yakma riski vardır.

Neyse ki, bundan kaçınmak kolaydır; tek yapman gereken patronlarını sopa gibi kullanmaya çalışarak insanları kör etmemek.

Buraya kadar okuduğunuz için teşekkür ederiz ve lütfen yanıtınızda tümünü yanıtla düğmesine basmaktan kaçının.