İş E-postası Kurallarında Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler

Çok az şey profesyonel markanızı kötü yazılmış, yanlış yönlendirilmiş bir e-posta kadar lekeleyebilir. "Gönder" düğmesine tek bir tıklama, başarılı bir iş değişimi ile olası bir İK sorunu veya iş arkadaşı çatışması arasındaki farkı oluşturabilir. Ve Amerikalılar günde yüzbinlerce e-posta gönderse de, bunu hafife almamak gerekiyor.

İster kıdemli bir profesyonel olun ister ofise yeni başlayan biri olun, iş e-postası görgü kurallarına ilişkin mutlaka hatırlanması gereken 13 yapılması ve yapılmaması gerekenleri burada bulabilirsiniz.

Konu Satırına Dikkat Edin

E-postanın içeriğini yansıtan net ve kısa bir konu satırı yazın. "Merhaba", "Temel Tema" veya "Bilginize" gibi genel kelimeler içeren konu satırlarından kaçının ve konu satırını boş bırakmayın.

Uygun Bir Selamlama Kullanın

“Merhaba” ve “Hey” profesyonellik ve olgunluk eksikliğini ifade eder. E-postanıza "Günaydın", "İyi günler", "İyi akşamlar" veya "Merhaba" gibi ifadelerle başlayın. “İyi günler” veya “Selamlar” uluslararası alanda sıklıkla kullanılan diğer ifadelerdir.

Giriş Kullanın

ABD gibi kültürlerde en iyi uygulama, gönderenin kendisini ilk birkaç satırda bazı arka plan bilgileri ile birlikte adı ve soyadıyla tanıtmasıdır. Örneğin, “Sevgili Bayan Mandell: Benim adım Sharon Schweitzer, Access to Culture'ın kurucusu. tarafından size yönlendirildim. . .” veya “Benim adım Sharon Schweitzer ve size hakkında yazan bir Uluslararası İşletme Uzmanıyım. . .” Bu, özellikle iletişim bilgilerini nasıl aldığınızı bilmek isteyen yeni bağlantılara, potansiyel müşterilere, müşterilere ve işverenlere kendinizi tanıtırken önemlidir.

Kültürü Tanıyın

Dolaylı kültürlerden insanlara e-posta gönderirken, ülke geleneklerini araştırmak uygun bir protokol ve en iyi uygulamadır. Örneğin Japonya'da, bir iş e-postasının ilk cümlesinde hava durumu hakkında bilgi almak kibar, uygun ve gelenekseldir. Bunun aksine, potansiyel bir Japon bağlantıya kendinizi tanıtan bir e-posta göndermek uygunsuz olacaktır. Dolaylı kültürlerde tanışmalar gelenek gereği yalnızca karşılıklı saygı duyulan üçüncü kişiler tarafından yapılır; Soğuk e-postalar göz ardı edilir, silinir, engellenir ve/veya önemsiz olarak işaretlenir.

Mizah ve Alaycılık İçermeyin

E-postalar, bağlam olmadan metin yoluyla kolayca yanlış yorumlanabilir. Mizah kültüre özgüdür. Alıcının kafası karışabileceği veya daha kötüsü alınabileceği için e-postalarda hem mizahtan hem de alaycılıktan kaçının.

Eklerinizi İki Kez Kontrol Edin

Bir dosya eklediğinizde, onu e-postanın gövdesine yapıştırmak için fazladan birkaç saniye ayırma nezaketini gösterin. Bu, alıcının ekleri açarken zamandan ve riskten tasarruf etmesini sağlayarak ona önem verdiğini gösterir. Bu sizin için daha mı fazla zaman alıcı? Evet. Buna değer mi? Evet.

“Tümünü Yanıtla”ya Basmayın

Herkesin bilmesi gerekmediği sürece "Tümünü Yanıtla" seçeneğini kullanmaktan kaçının. C-Suite (CEO/COO) veya idari asistan, bir toplum hizmeti projesi için gönüllü talep eden 10 personele e-posta gönderdiğinde, 10 üyenin tamamına değil, yöneticiye yanıt verin. Neden on kişinin e-postanızı silmesini sağlayasınız ki? Tümünü Yanıtla, belirli bir konu üzerinde devam eden müzakerelere yönelik bir işlevdir.

Acilen Yanıtlayın

24 saat içinde yanıt vermek nezaket gereğidir. Birini daha uzun süre asılı bırakırsanız yalnızca kaba olarak algılanmazsınız, aynı zamanda uzun vadede işinize mal olabilir. Birini istemeden 24 saatten fazla beklettiyseniz veya hafifletici nedenler ortaya çıktıysa, durumu kibarca açıklayın ve özür dileyin.

Emoji Kullanmayın

Bu küçük göz kırpan, gülümseyen simgeler kısa mesajlar içindir. Bir iş e-postasında uygunsuz ve profesyonelce değiller. İfadeler, e-postaları spam filtresine veya önemsiz posta kutusuna yönlendirebilir ve olgunlaşmamış ve profesyonellikten uzak görünebilir.

Gizliliği Koruyun

E-posta herkese açıktır. Bir e-posta silinse bile çevrimiçi hizmetler ve yazılım programları sabit sürücüdeki mesajlara erişebilir. "Gönder"e tıklamadan önce, bir iş arkadaşınızın, rakibinizin, işvereninizin, FBI'ın veya istenmeyen herhangi bir alıcının e-postanızı okuması durumunda ne olabileceğini düşünün. Bunu şu şekilde düşünün: E-postam Facebook'ta yayınlansaydı nasıl görünürdü?

Olumsuz Olmayın

Olumsuz yorumları e-postayla göndermek uygun değildir. Tamamı büyük harflerden oluşan bir e-posta, e-postadaki öfkeyi ifade eder. Bu düşmanca mesajlar, e-postanın gönderilip alınmasından çok sonra bile tuhaflığa neden olur. Kötü haberleri e-posta yoluyla iletmeniz gerekiyorsa objektif kelimeler kullanın ve gerçekleri belirtin. Kötü haberleri aktarırken yüz yüze iletişim en iyisidir.

Düzeltme Yap

Yazım ve dilbilgisi hatalarını kontrol edin ve tekrar kontrol edin. Bu hatalar profesyonel görünmemenize neden olur ve e-postanın ciddiye alınma olasılığını azaltır. E-posta yazılımı, yazım denetimi gibi birçok profesyonel araçla birlikte gelir; bunları kullanın.

Yakın Konuşmayı Unutmayın

Alıcıya yanıtın gerekli olmadığını bildirdiğinizde e-posta döngüsü sonsuza kadar devam etmez. "Cevap gerekmiyor", "Tekrar teşekkür ederim", "Salı günü yönetim kurulu toplantısında görüşürüz" veya "Daha fazla yardımcı olabilirsem lütfen bana bildirin" ile bitirin. E-postanızı "En İyi", "Saygılarımla", "Saygılarımla", "Teşekkür ederim" veya başka bir uygun ifadeyle sonlandırın.