Örneklerle bir iş sorgulama e-postası nasıl yazılır

Hiç bir iş sorgusu yazmayı zor buldunuz mu? Yalnız değilsin. Sıkıcı olabilir, ancak kibar ve profesyonel iş sorgulama e-postaları yazmak, modern çalışma hayatında önemli bir beceridir.

Açık ve özlü, iyi yazılmış bir iş sorgusu, talebinizi etkili bir şekilde iletecektir. İşinizi yapmak için ihtiyacınız olan tüm bilgilerle hızlı bir yanıt sağlamalıdır.

Size yardımcı olmak amacıyla, işle ilgili sorular için etkili bir e-posta oluşturmanın temel kısımlarını açıklayarak süreci özetledik. Herkesin mükemmel sorguyu oluşturmasına yardımcı olacak bir dizi yönerge ve en iyi uygulama sağladık. Ayrıca sizi iş sorgusu e-posta biçimiyle tanıştıracağız, size örnekler sağlayacağız ve iş sorgusu e-postaları şablonumuz sayesinde bunları nasıl güvenle ve daha hızlı göndereceğinizi göstereceğiz.

Bu blog yazısını okuduğunuz zaman, size istediğiniz bilgiyi istediğiniz zaman alma ve her yeni ilişkiye sağ ayakla başlama şansını veren bilgi ve becerileri kazandınız. ‍

İş sorgulama nedir?

İş sorgulamasının ne olduğunu tanımlayarak başlayalım.

Sorgulama, bilgi talebidir.

Bir iş sorgusu, bir kuruluştan gelen resmi bir bilgi talebidir.

Bir iş sorgulama e-postası göndermek isteyebileceğiniz nedenlerden bazıları şunlardır:

• Bir ürünle ilgili katalog, fiyat veya bilgi isteme
• Bir hizmetin ayrıntılarını isteme
• Ürün numunesi isteyen
• Örneğin bir otelde veya sergide yer olup olmadığını sormak.

Bunlar sadece birkaç nedendir, ancak başka bir şirketten bilgi talep etmek gerektiğinde neredeyse sınırsız sayıda durum vardır.

Bir anlamda iş sorgulama, bir işletme ile ilişki kurmanın ilk adımı olarak tanımlanabilir. Sonuçta, kullanmayı, satın almayı veya ortak olmayı düşündüğünüz hizmet, ürün veya şirket hakkında daha fazla bilgi edinmek için yazıyorsunuz. Birincil özellik, bu iletişimin şirketten daha ayrıntılı bilgi almayı amaçlamasıdır.

Tamam, yani bir iş sorgulaması yapmanız gerekiyor. Elbette, birine mesaj atıp "Bana XXX gönderebilir misin" veya "YYY istiyorum" diyebilirsin. Ancak bu, itibarınıza ve temsil ettiğiniz herhangi bir şirkete zarar verebilir.

Araştırmacılar, çevrimiçi yazarken çoğumuzun sohbet ederek yazma eğiliminde olduğunu keşfetti. Bir arkadaşınıza yazarken böyle bir yaklaşım uygun olsa da, gayri resmi olmak iş iletişimlerinde kaba, kaba ve hatta profesyonelce olmayan olarak algılanabilir.

Özellikle farklı ülkelerdeki veya kültürlerdeki işletmelerle iletişim kurarken de gözle görülür farklılıklar var. Örneğin, Amerikalıların iltifat etme olasılığı daha yüksektir. Buna karşılık akademisyenler, iki ülkenin e-posta alışkanlıklarını karşılaştırırken Korelilerin doğrudan konuya girdiğini buldu. Yerleşik bir yapıya bağlı kalarak, kültürler arası karışıklık potansiyelinden kaçınırsınız.

İletişim uzmanı ve Harvard Business Review yazarı Erica Dhawan, e-postanın temel ilkesinin "açıklık ve empati" ile iletişim kurmak olduğunu söylüyor. Onun tavsiyesi, yavaşlamanız ve hem ne söylediğinize hem de nasıl söylediğinize odaklanmanızdır, aksi takdirde bir işletmenin sizinle ilgili algısını etkileyebilirsiniz.

Kesinlikle katılıyoruz. Bu yüzden konuyla ilgili eksiksiz kılavuzumuzu oluşturduk. Bu blog gönderisinin geri kalanı, bir iş sorgulama e-postası oluştururken sorunlardan ve yaygın tuzaklardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

İş sorgulama e-postası nasıl yazılır – Tam kılavuz

Yazmaya başlamanın zamanı geldi. Her iş sorgusu, yapısını belirleyen standart bir formatı ve içeriğini şekillendiren bir dizi yönergeyi izlemelidir. Aşağıdaki üç bölüm, her durumda bu nüanslarda gezinmenize yardımcı olacaktır.

İş sorgunuz e-posta adresi kime ait?

Kalemi kağıda dökmeden ve bilgi isteyen bir e-postayı nasıl yazacağınız konusunda size rehberlik etmeden önce, onu kimin alacağını belirleyerek başlayalım.

Anahtar soru şudur: Kişisel bir e-posta hesabına mı yoksa kurumsal bir e-posta hesabına mı yazıyorsunuz?

Birçok kuruluş, sorular için genel bir e-posta adresine sahiptir (merhaba@ veya info@ gibi). Bu tür e-posta adreslerine yazarken resmi ve doğrudan olmalısınız. Esasen bir organizasyona hitap ediyorsunuz.

Kişisel bir e-posta, bir kişiyle doğrudan iletişim kurmanıza ve onlara adıyla hitap etmenize olanak tanır. Birinin adını kullanmak anında bir bağlantı oluşturabilir, ancak iş dünyasında kültürel olarak kabul edilemez olabilir.

Tavsiyemiz dikkatli olmanızdır. Resmi olmak gayri resmi olmaktan daha iyidir. Bu şekilde, kimseyi üzme veya gücendirme riskinden kaçınırsınız.

Biraz daha e-posta görgü kuralları ipucuna mı ihtiyacınız var? Ardından e-posta kuralları ve görgü kuralları kılavuzumuz.

Standart iş sorgulama e-posta formatı

Profesyonel bir iş sorgulaması, ne istediğinizi açıkça belirten geleneksel bir formatı takip eder. Bunun beş temel yönü vardır:

1. Soruşturma için e-posta konusu
2. Selamlama
3. Gövde
4. Kapanış
5. İmza/imza

Mükemmel iş sorgulama e-posta formatının farklı bölümlerine ayrıntılı olarak bakalım.

1. Soruşturma için e-posta konusu

İş soruları için bir e-posta yazarken, e-posta konu satırınızı kısa, tatlı ve doğrudan konuya uygun tutun. Sorgu kopyası için en iyi e-posta konusu kısa, kibar ve profesyoneldir.

Bazı iş sorgulama e-posta örneklerini daha sonra detaylandıracağız, ancak bunları mümkün olduğunca az kelimeyle tutmaya odaklanıyoruz.

2. Selamlama

Buradaki anahtar formaliteyi takip etmektir. Kişiyle ilk adınızı paylaşmadığınız sürece, "Merhaba", "Hey" veya "Merhaba"dan kaçının ve "Sevgili" gibi denenmiş ve test edilmiş resmi selamlamalara bağlı kalın.

Profesyonel terimler kullanmak, sizin ve temsil ettiğiniz kuruluşun algılanma şeklini iyileştirebilir. Durumun neden böyle olduğunu açıklıyoruz ve özelliğimizde profesyonel bir e-postanın nasıl başlatılacağını açıklıyoruz.

3. Vücut

Gövde, isteğinizi yaptığınız mesajınızın etidir. İş sorguları için bir e-posta oluştururken temel ilke, doğrudan konuya girmektir.

Matt Plummer, bunun nedeni, hepimizin dijital iletişimin ağırlığı altında boğulmamız ve çoğumuzun e-postanın tamamını okumamamız olduğunu söylüyor. Bunun yerine, temel bilgiler için tararız.

Kısa, öz ve doğrudan konuya değinmek, yanıt almak için çok önemlidir. Ayrıca yanlış anlaşılma riskini de azaltır.

Bir dizi ürünle ilgili ayrıntıları istemek gibi, sorgulama e-postanızda aynı anda birkaç bilgiyi istediğinizi varsayalım. Bu durumda, kelime sayılarını düşük tutarken isteklerinizi daha net hale getirmek için madde işaretlerini kullanabilirsiniz.

4. Kapanış

İsteğinizi yaptıktan sonra, iş sorgulama e-postanıza kısa bir kapanış beyanı verin. Bilgileri ve sonraki adımları nasıl kullanacağınızı burada özetlemek faydalı olacaktır. Örneğin, bir katalog istiyorsanız, yakın zamanda sipariş vermek istediğinizi açıklayabilirsiniz.

Kapanışta beklentileri yönetin. Belirli bir tarihe kadar bilgiye ihtiyacınız varsa, söyleyin. Ayrıca, uygun iletişim kanallarını netleştirin. Soğuk aramalardan endişe ediyorsanız, insanlara sizinle iletişim kurmaları için en uygun kanalı söyleyin.

5. İmza/İmza

Adınız, iş unvanınız ve iletişim bilgileriniz de dahil olmak üzere tüm ayrıntılarınızı içeren uygun bir imza (sadık, içtenlikle veya benzeri) ve imza eklemeyi unutmayın.

Birinden posta yoluyla size bir şey göndermesini istiyorsanız, adresinizin doğru olduğundan emin olun.

Bir sorgulama e-postasının nasıl gönderileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Bir e-postayı profesyonel olarak nasıl sonlandıracağınıza ilişkin kılavuzumuzu okuyun.

Bir iş sorgusu yazmak için en iyi uygulamalar

Harvard Business Review'dan biraz ilham alarak, iş amaçlı bir sorgulama e-postası yazmak için en iyi beş uygulamayı ürettik. Bunları takip edin ve her bilgi talebi açık ve etkili bir şekilde iletilecektir.

1. Mesajı uyarlayın
2. kim olduğunu açıkla
3. Neyi, ne zaman ve neden istediğiniz konusunda net olun
4. Kısa ve güzel tut
5. Kontrol edin (sonra tekrar kontrol edin)

Bu yönergeleri daha ayrıntılı olarak inceleyelim.

1. Mesajı özelleştirin

İş dünyasındaki insanlar baskı altındadır ve bu nedenle konuya ne kadar çabuk ulaşırsanız ve ne kadar spesifik olursanız, yanıt alma olasılığınız o kadar artar.

Yukarıda açıkladığımız gibi, iş soruları resmi iletişimdir, bu nedenle arkadaşça davranmaya çalışmak yerine kibar ve profesyonel olun.

Bir web sitesinden alınan bir çerez kesici şablonu kullanmak, istediğiniz mesajı doğru bir şekilde iletmeyebilir veya iletmeyebilir.

Flowrite gibi gelişmiş yazma destek araçları, gerçek sesinizi bulmanıza yardımcı olabilir. Kibar, profesyonel ve daha hızlı yanıt verme olasılığı daha yüksek, özel olarak hazırlanmış iş sorguları oluşturmanıza olanak tanır.

2. Kim olduğunuzu açıklayın

Bir iş sorgulama e-postası veya bilgi talebi yazarken, kim olduğunuz önemlidir. Hemen isteğinize atlamayın. Bunun yerine okuyucuya kim olduğunuzu söyleyin.

Bu, okuyucunun iletişim kurdukları kişiyi ve sizi neden ciddiye almaları gerektiğini anlamasını sağlar.

3. Neyi, ne zaman ve neden istediğiniz konusunda net olun

Araştırmacılar, e-posta gönderenlerin, gönderenlerin ne kadar hızlı yanıt beklediklerini abarttığını buldu. Çalışma saatleri dışında gönderilen iş sorgulama e-postaları daha acil hissedilebilir ve strese neden olabilecek yanıt verme baskısı yaratabilir.

Anahtar çıkarım şudur: bir iş sorgulama e-postası gönderirken, talep ettiğiniz bilgiler, ihtiyacınız olduğunda ve en önemlisi neden hakkında net olun.

Forbes'tan Avery Blank'e göre, neye ihtiyacınız olduğu ve neden konusunda net olmak kafa karışıklığını azaltır ve bir yanıt almanızı çok daha olası hale getirir. Bonus, zamandan, emekten ve takip isteği göndermek zorunda kalmanın olası utancından tasarruf etmenizdir.

Netlik, yüzlerce soğuk e-posta veya arama almanızı da engelleyebilir. Bir e-posta yanıtı istiyorsanız, söyleyin. Bir telefon görüşmesi bekliyorsanız, bir tane isteyin.

Kişiyi ikinci tahminde bırakmayın.

4. Kısa ve tatlı tutun

İş profesyonelleri meşgul, bu nedenle talebinizi kısa ve öz tutun.

Mesajınız ne kadar uzun olmalı?

Hubspot'taki uzmanlar, e-postanızın 50-125 kelime uzunluğunda olmasını tavsiye ediyor. Mesajınızı 125 ile sınırlamak mümkün olmasa da ideal olarak 200 kelimenin altında olmalıdır.

5. Kontrol edin (sonra tekrar kontrol edin)

Bir iş e-postası yazarken doğruluk önemlidir, bu nedenle mesajlarınızı göndermeden önce gözden geçirip hassaslaştırdığınızdan emin olun. Aynı anda birden fazla e-posta gönderiyorsanız, alıcının adı ve kuruluşu gibi kritik bilgileri iki kez kontrol edin.

İlk diliniz olmayan bir dilde iletişim kuruyorsanız, özellikle dikkatli olun. Ücretsiz çevrimiçi yazım denetleyicileri bağlamla mücadele edebilir veya belirli teknik veya profesyonel terimleri anlamayabilir, bu nedenle kontrol etmeden önerilerine her zaman güvenmeyin.

Sorunlardan kaçınmak için, kime ulaştığınızı ve mesajınızın amacını anlayan Flowrite gibi bir AI yazma aracı deneyin.

Bir iş sorgusunu ne zaman takip etmeliyim?

Yukarıdaki tavsiyemizi ve rehberliğimizi takip ettiyseniz, muhtemelen bir yanıt alacaksınız. Ancak, hala bekliyorsanız, bir hatırlatma e-postası göndermenizde bir sakınca yoktur.

Burada hatırlatma e-postalarının nasıl oluşturulacağını ele aldık, ancak soru şu: İş sorgusu hatırlatma e-postası ne zaman gönderilir?

Talebiniz acil değilse, kişiye size cevap vermesi için en az birkaç gün verin. Acil durumlarda, e-posta gönderebilir veya daha erken arayabilirsiniz.

Her durumda, bir takip e-postasının nasıl yazılacağını düşünürken kibar olmakta fayda var. Birinin mesajınıza yanıt vermemiş olmasının gerçek bir nedeni olması muhtemeldir.

İş sorgulama e-postası örnekleri

Bu nedenle, mükemmel iş sorgulama e-postasını oluşturmanın temel ilkelerini özetledik. Yine de bunları pratikte görmek her zaman yararlıdır.

Bazı temel noktaları açıklamaya yardımcı olmak için, aşağıda bazı iş sorgulama e-postaları örnekleri oluşturduk.

Bir e-posta sorgusu oluştururken doğruluk ve özgünlük çok önemlidir. İnsanların ciddi olduğunuzu anlamasını istiyorsunuz ve bunu boşlukları doldurduğunuz bir şablon kullanarak elde edemezsiniz. Kopyalayıp yapıştırmak yerine bunları e-postanızı oluşturmak için ilham kaynağı olarak kullanın.

Daha da iyisi, Flowrite kullanmak, iş sorgulama e-postaları yazmanın en kolay ve en hızlı yoludur. Yapay zekadaki en son gelişmelerin yardımıyla aracımız, ihtiyacınız olan bilgileri almanızı sağlayacak özgün ve kişiselleştirilmiş e-postalar oluşturabilir.

Bir kuruluşa e-posta

Genel bir e-posta adresine e-posta gönderiyorsanız, işleri resmi tutun. Bu iş sorgulama e-posta örneğinde, bize bir kataloğun gönderilmesini istiyoruz. Hızlı ve kolaydır, ne istediğinizi, ne zaman ve neden istediğinizi açıklar.

Bir kişiye e-posta

Bu iş sorgusu e-postası örneğinin biçimi, esasen birincisiyle aynıdır, ancak alıcıya göre kişiselleştirilmiştir. Kişisel bir bağlantı oluşturduğunuzda, yanıt alma şansınızı artırırsınız. Yine, e-postanın sonunda beklentileri nasıl kibar ama kesin bir şekilde yönettiğimizi göreceksiniz.

detaylı bilgi istemek

Bu örnekte, satın alma kararı verebilmemizi sağlayacak daha fazla bilgi istiyoruz. Bu nedenle, uzun, uzun bir mesaj yerine, madde işaretleri neye, ne zaman ve neden ihtiyacımız olduğunu netleştirir.

Flowrite'ın iş sorgulama e-posta şablonuyla yazma

Flowrite, kısa madde işaretlerini tam teşekküllü e-postalara ve mesajlara dönüştüren bir AI yazma aracıdır. Talimat olarak birkaç cümleyi not edin, doğru şablonu seçin ve e-postanın kendisini yazmasını izleyin.

E-posta şablonları hakkında konuştuğumuzda, kopyalayıp yapıştırmanız gereken önceden yazılmış hiçbir şeyi kastetmiyoruz. Bunun yerine, şablonlarımız AI'yı amacınız için doğru e-posta türünü sıfırdan yazması için yönlendirir. İşte iş sorgulama şablonumuza bir örnek.

Gördüğünüz gibi, Flowrite'ın sizin için oluşturduğu e-posta kişiselleştirilmiş ve içeriğe duyarlı. Ayrıca, oluşturulan e-postanın tonunu seçebildiğiniz için, alıcının sözcük seçimlerini veya tümceleri nasıl algılayabileceğini saplantı haline getirmeniz gerekmez. Yazım ve dilbilgisi hataları? İngilizcesi de akıcı. Boş ekran sendromu mu? Herhangi bir madde işareti yazmadan şablonu seçin ve Flowrite sizin için örnek bir e-posta oluşturacaktır.

Bundan ne çıkarmalıyım?

Artık bir iş sorgusunun ne olduğunu (ve ne olmadığını), doğru iş sorgusu e-posta biçimini ve kurumsal yazışma oluşturmaya yönelik bazı en iyi uygulamaları anlamalısınız. Artık bir iş sorgulama e-postasının nasıl yazılacağı konusunda net olmalısınız.

Sağladığımız örnekler, kendinizinkini oluşturma konusunda size güven veren doğrudan ve ayrıntılı iş sorgularını nasıl oluşturabileceğinizi göstermektedir.

Son tavsiyemiz, kopyalayıp yapıştırmaktan kaçınmak ve profesyonel iletişiminize biraz kişilik kazandırmaktır.