7 Adımda İş Mektubu Nasıl Formatlanır?

Resmi bir iş mektubu yazmak göz korkutucu bir görev gibi gelebilir, zor olmak zorunda değil. Gösterişli yazışmalar oluşturmak için kolayca takip edebileceğiniz düzen ve üslup için belirlenmiş kurallar vardır.

Günümüzde iş mektuplarının çoğu dijital belgeler olarak gönderilse de bunların hâlâ eski yöntemlerle yazdırıldığını göreceksiniz. İş mektupları, diğer önemli ticari yazışmaların yanı sıra paydaşları bilgilendirmek, referans mektubu sağlamak, istihdamı onaylamak veya bir iş teklifini paylaşmak için kullanılabilir.

Bu kılavuzda, blok formunu kullanarak bir mektubun iş amaçlı olarak nasıl biçimlendirileceğini tartışacağız. (Diğer biçimlendirme seçenekleri arasında değiştirilmiş blok, yarı blok ve girintili formlar bulunur.)

Hadi işimize bakalım.

İş mektubunu biçimlendirme

İş mektubu, resmi bir amaca hizmet eden resmi olarak yazılmış bir belgedir. Genellikle bir şirketten diğerine veya müşterilere, paydaşlara veya çalışanlara gönderilir. Düzgün biçimlendirilmiş harfler yapıyı, bütünlüğü ve düzeni gösterir.

İşte iş mektubunuzu formatlarken dikkat etmeniz gerekenler.

• kenar boşlukları
• aralık
• yazı tipi boyutu
• adres
• antetli kağıt
• gerekçe

Bir iş mektubu nasıl biçimlendirilir

Bir iş mektubunu biçimlendirmenin göz korkutucu gelmesine gerek yok. 12. yüzyılda ortaya çıkan altı adımlı basit bir süreç var. Bu dokuz yüzyıl önceydi! Resmi yazışmaları verimli ve etkili bir şekilde yapılandırmak için bu denenmiş ve doğru yöntemi izleyin.

1 Belge ayarları

İş mektubunuzu yazmaya başlamadan önce yazı tipinizi Times New Roman veya Arial, yazı tipi boyutu 12 olarak ayarlayın. Metninizi sola hizalayın ve yazınızın paragraflar arasında boş bir satır olacak şekilde tek aralıklı olduğundan emin olun. Belgenin üstünde ve altında iki inçlik, her iki tarafında da birer inçlik kenar boşluğu bulunmalıdır.

2 İletişim bilgileri ve tarihi

Mektubunuzun en üstüne, bir şahsın veya şirketin adını ve iletişim bilgilerini içeren antetli kağıdınızı ekleyin. Antetli kağıt genellikle belgenin üst kısmında ortalanır veya sola hizalanır; üst satırda ad ve şirket logosu (ilgiliyse) ve aşağıdaki satırlarda konum ve iletişim bilgileri gibi diğer ilgili bilgiler yer alır. isteğe bağlı.

Antetli kağıdın altına hem sizin hem de alıcının iletişim bilgilerini ekleyin. Aşağıda, mektubunuzun üst kısmında görünmesi gereken sırayla listelemeniz gereken bilgiler bulunmaktadır.

• Adınız
• iş unvanınız
• senin şirketin
• iş adresiniz
• iş telefon numaranız
• iş e-posta adresiniz

Bilgilerinizin sonunda bir satır atlayın ve mektubu yazdığınız tarihi ekleyin. Daha sonra alıcınızın bilgilerini eklemeden önce başka bir satırı atlayın.

• alıcınızın adı
• alıcınızın unvanı
• alıcınızın şirketi
• alıcınızın şirketinin adresi

Bir kez daha bir satırı atlayın ve kalın harflerle mektubunuzun konusunu ekleyin.

3 Selamlama

Bir iş mektubu resmi bir belge olmalıdır. Selamlama mektubun profesyonel niteliğine uygun olmalıdır.

İşte bir iş mektubu için kullanabileceğiniz bazı selamlamalar.

• İlgili makama
• Sayın Bay / Bayan / Mx. / Dr. [Soyadı]
• Sayın [Ad] (alıcıyla resmi olmayan bir ilişkiniz varsa)

4 Gövde

Şimdi yazma zamanı. Her paragraf arasında fazladan boşluk bulunan tek aralıklı satırlar kullanarak iş mektubunuzun ana metnini hazırlayın. Çoğu iş mektubunun gövdesi üç bölümden oluşur. Mektubu tek bir sayfada tutmayı hedefleyin ki bu da tercih edilir.

• Giriş:Mektubunuzun amacını sergileyin. Bunu neden yazdığınızı, neyi başarmayı umduğunuzu ve ele alacağınız önemli bilgilere hızlı bir genel bakışı açıklayın.
• Ana metin: Giriş paragrafında özetlediğiniz önemli bilgiler hakkında ayrıntılı bilgi verin. Bu bir ila beş paragraf arasında herhangi bir yerde olabilir.
• Sonuç: Tartıştığınız her şeyi özetleyin. İlgiliyse bir harekete geçirici mesaj veya sonraki adımlara yer verin.

5 Kapanış ve imza

Bir mektubu bitirmek garip gelebilir. Aşırı kullanılan, klişe bir kapanış aslında profesyonel bir mektup için mükemmel bir seçim olabilir. İster resmi ister gayri resmi bir kapanış seçin, profesyonel tutun. Bunlar bazı olasılıklardır.

• Samimi olarak
• saygılarımla
• Saygılarımla
• En iyi
• Teşekkür ederim
• Saygılarımla

Kapanış bölümünün altında dört ila altı satır boş bırakın, böylece belgeyi yazdırdıktan sonra veya bir e-imza uygulaması aracılığıyla imzalayabilirsiniz. Bu dört satırdan sonra adınızın altındaki satıra tam adınızı ve unvanınızı yazın.

6 Muhafaza (isteğe bağlı)

Mektubunuza eklemek istediğiniz form veya özgeçmiş gibi belgeleriniz varsa, bunu, kapanışınızın birkaç satır altına “Ek(ler)” yazarak ve ardından diğer belgelerin bir listesini yazarak not edebilirsiniz.

7 İnceleme

Mektubunuzu göndermeden önce, düzeltmeye zaman ayırın. Profesyonel bir mektup sadece doğru biçimlendirilmiş değildir; dilbilgisi, noktalama işaretleri ve yazım kuralları da hatasız olmalıdır. Dilbilgisi kontrolü yapın ve sesinizin profesyonel olduğundan emin olmak için ses tonunuzu dikkate alın.

İş mektubu formatı örnekleri

1 Blok formu iş mektubu örneği

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 Kasım 2023

Bay Ethan Grinch Noel'i Çalıyor, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Konu: Noel Kutlaması Lojistiği

Sayın Bay Grinch,

Noel kutlamamızı her zamankinden daha büyük ve daha parlak hale getirmek için sizden yardımınızı istemek için yazıyorum. Geçmişte kutlamayı kolaylaştırma konusunda bize yardımcı olduğunuz için, bu yıl tekrar katılmaya istekli olacağınızı umuyoruz.

Bu yıl Noel ağacımız için Auburn, Pensilvanya'dan 25 metrelik beyaz bir köknar hayal ediyorum. Bir miktar nakliye lojistiği gerektirecektir. Ayrıca gerçek ren geyikleriyle kızak gezileri yapmayı da umuyoruz. Geçen yıl olduğu gibi bu yıl da kasaba tabelasını yanımızda bulunduracağız. Ayrıca gösteriyi başlatmak için şehir merkezine ışıklar, maytaplar ve sis makinesiyle mobil bir amfitiyatro kurmak istiyoruz.

Bu yıl Noel ağacı ve onun Whoville'e taşınması için fon arıyoruz. Ancak sağlayabileceğiniz diğer her türlü yardımı memnuniyetle kabul ederiz. Lütfen hangi konuda yardım etmek istediğinizi bana bildirin; daha fazla bilgi için sizinle iletişime geçeceğim.

En iyi,

[imza]

Cindy Lou Who Baş Noel Organizatörü Whoville, Inc.

Ekler: Noel ağacı maliyet sayfası, gönüllü fırsatların listesi

2. Blok formu iş mektubu örneği

 BIG AYI ÖZELLİKLERİ 

SINIRLI SORUMLULUK ŞİRKETİ

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Angeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 Mart 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Akvaryum Yolu Santa Monica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Konu: Çalışma Belgesi

Sevgili Amanda,

Çalışanınız Hayley McPhee apartman komplekslerimizden birinde bir daire için başvuruda bulundu. Çalışma belgesi için sana ulaşıyorum.

Konut başvurusunun onaylanması için çalışma belgesi ve maaş bilgilerine ihtiyacım var. Lütfen bunu en kısa zamanda bu mektubun üst kısmında listelenen adrese gönderin. PDF olarak eklerseniz bu bilgiyi e-posta yoluyla da kabul edebilirim.

İşte bu uygulama için aradığım bilgilerin kısa bir özeti.

• Çalıştığını doğrulayan bir mektup
• Maaş özeti

En iyi,

[imza]

Joanne Scott Büyük Ayı Özellikleri, LLC