7 En İyi İş Yazısı Örneği: İş Yazarları İçin Bir Kılavuz

İş yazısı birçok şekil ve boyutta gelir. Şirketinizde yazılı iletişimi nasıl kullanacağınızı öğrenmek için bu 7 iş yazısı örneğini inceleyin.

İş yazısı, şirket büyüklüğünden bağımsız olarak günlük iş operasyonlarının bir parçasıdır. Bir iş iletişiminin cümle yapısı, kelime seçimi ve formatı, gönderilen belgenin türüne özeldir. Bir iş belgesi hazırlamaları istenen çalışanların, orada bulunan farklı iş yazısı türlerini anlamaları gerekir. Birkaç genel yazma ipucu, aşağıdakiler de dahil olmak üzere tüm ticari yazı türleri için geçerlidir:

• Pasif sesle değil, aktif sesle yazın
• İletişiminizde özlü ve doğrudan olun
• Redaksiyon yaparak ve dilbilgisi ve yazım denetimi programlarını kullanarak yazım hatalarından kaçınmayı taahhüt edin
• Jargon ve moda sözcüklerden kaçının
• Kısaltmaları idareli kullanın

Ayrıca, bir iş için yazan herkesin hatasız çalışmayı taahhüt etmesi gerekir. Çoğu şirketin yazılı belgelerinin stilini ve tonunu kapsayan yazı kılavuzları olacaktır ve yazarlar bunları da incelemelidir. Yine de, iş dünyasında kullanılan farklı yazı türleri arasında bazı farklılıklar vardır. İşte işletmeniz veya kuruluşunuz için daha iyi yazılmış eserler oluşturmak için çalışabileceğiniz iş yazısı örneklerinin bir listesi.

1. İş Mektupları

İş mektupları, işlemsel iş yazılarının bir biçimidir. İş mektubu, bir kuruluş içindeki bir kişiden diğerine gönderilen resmi bir yazılı belgedir. Birinin bu tür bir iş iletişimini kullanması gerekebileceği birçok kez vardır, örneğin:

• İş teklifi mektupları: Bu mektuplar, iki taraf arasında bir iş anlaşması önerir ve bu anlaşmanın şartlarını özetler.
• Tavsiye Mektubu: Bir adaya bir pozisyon için tavsiyede bulunmak üzere potansiyel bir işverene bir tavsiye mektubu gönderilir.
• Takip mektupları: Bir görüşmeden veya diğer yüz yüze iletişimden sonra, iş profesyonelleri genellikle görüşmeyi veya görüşmeyi ve sonrasında ortaya çıkan soruları kapsayan bir takip mektubu gönderir.
• Teklif mektubu: Bir teklif mektubu, genellikle bir iş teklifi masadayken, bir iş teklifinin şartlarını özetler.
• Kapak mektubu: Bir ön yazı, bir özgeçmişe veya bir iş başvurusuna eşlik eder.
• İstifa mektubu: Bu mektup, bir şirkete işinizden ayrılma bildirimi verdiğinizi bildirir. Çoğu şirket, bitiş tarihinden sonraki birkaç hafta içinde bir istifa mektubu ister.

İşte bir iş mektubu yazarken kullanabileceğiniz bir şablon. Her bölüm arasında bir satır atlayacağınızı unutmayın:

• İletişim Bilgileriniz
• Ay, gün, yıl formatında tarih
• Alıcının iş unvanı, şirket adı ve adresi
• Selamlama, genellikle “Sevgili Kişinin Adı” formatında
• Mektubun gövdesi, her paragraf için aralarında boşluk olacak şekilde tek aralıklı.
• Uygunsa, e-posta ve telefon numarasını içeren mektubun gövdesini sonlandırmak için harekete geçirici mesaj.
• “Saygılarımla” formatında kapanış
• El yazısı imza
• Yazılmış isim

İşte bu nasıl görünebilir:

John Smith
123 Drury Lane
New York, New York 12345

20 Nisan 2021

Sarah Collins
Direktör, İnsan Kaynakları
ACME Teknolojisi
123 İş Yolu
New York, New York 12345

Sevgili Bayan Collins,

Size New York'ta gerçekleşecek olan teknoloji etkinliğimizden bahsetmek ve sizi açılış konuşmacısı olmaya davet etmek için yazıyorum. Etkinlik 15-18 Eylül tarihleri ​​arasında Raddison Hotel'de gerçekleştirilecek.

Son beş yılda, ACME Tech'i büyütürken ve yeni insanları işe alırken insan kaynakları alanındaki uzmanlığınızı izledim. Yeni işe alınanları teknoloji şirketlerine entegre etmenin daha iyi yollarını arayan katılımcılarımız için değerli olacağınıza inanıyoruz.

Konuşmacınızın paketi konaklama, yemek ve mütevazı bir ücret içerecektir.

Herhangi bir sorunuz varsa, [email protected] adresinden benimle iletişime geçmekten çekinmeyin veya 444-444-4444 numaralı telefonu arayın. Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.

İçtenlikle

(İmza)

John Smith

2. İş E-postaları

İş e-postaları yapı olarak iş mektuplarına benzer. Ancak, aynı zamanda bir konu satırı içerirler. Bu profesyonel iletişim biçiminde, konu satırının e-postanın kimden geldiğini ve neden gönderildiğini söylemesini isteyeceksiniz. E-postada, bir iş mektubu ile aynı formatı izleyecek, ancak en üstteki iletişim bilgilerini ve tarihi atlayacaksınız. Mektubun yapısı benzer olmalıdır. İmzada, mektubu adınız, unvanınız, telefon numaranız ve e-posta adresinizle kapatın. Önceki iş mektubunu e-posta biçimine sığdırmak için şu şekilde ayarlayabilirsiniz:

Konu: Eylül Açılış Konuşmacısı Davetiyesi

Sevgili Bayan Collins,

Size New York'ta gerçekleşecek olan teknoloji etkinliğimizden bahsetmek ve sizi açılış konuşmacısı olmaya davet etmek için yazıyorum. Etkinlik 15-18 Eylül tarihlerinde Raddison Hotel'de gerçekleştirilecek.

Son beş yılda, ACME Tech'i büyütürken ve yeni insanları işe alırken insan kaynakları alanındaki uzmanlığınızı izledim. Yeni işe alınanları teknoloji şirketlerine entegre etmenin daha iyi yollarını arayan katılımcılarımız için değerli olacağınıza inanıyoruz.

Konuşmacınızın paketi konaklama, yemek ve mütevazı bir ücret içerecektir.

Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen benimle [email protected] adresinden iletişime geçin veya 444-444-4444 numaralı telefonu arayın. Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.

İçtenlikle

John Smith, Pazarlama Koordinatörü, Tech Events Inc.

[email protected] 444-444-4444

3. Notlar

Bir not veya muhtıra, genellikle bir işletme içindeki bir grup insana gönderilen kısa, özlü bir iletişim şeklidir. Genellikle kuruluşun üyelerine bir tür duyuru yapmak için kullanılır. Notların başlık için belirli bir şablonu vardır, bu şablon:

• HATIRLATMA
• TO: (okuyucuların tam adları ve iş unvanları)
• KİMDEN: (Gönderenin tam adı ve unvanı)
• TARİH: (Tamamlanan tarih)
• KONU: (Notun ana noktasını tam olarak belirten kısa konu)

Notun kendisinde, konuyu bir cümle içinde yeniden ifade eden bir giriş vardır. Gövde paragrafları, duyurunun nedenlerini veya notun diğer amaçlarını sağlar. Noktaları özetleyen ve okuyuculara içerdiği bilgilerle ne yapmaları gerektiğini hatırlatan bir sonuç paragrafıyla sona erer. İşte pratik bir not örneği:

Kime: İK Ekibi

Gönderen: John Smith, Yönetici

Tarih: 20 Nisan 2021

Konu: Şirket saatlerinde telefon uygulamalarının uygunsuz kullanımı.

İK Ekibi,

Ofisteki bazı kişilerin telefonlarıyla oynayarak saatin başında çok fazla zaman geçirdikleri dikkatimi çekti.

Son zamanlarda yapılan istatistiksel araştırmalar, telefon oyunlarında zaman geçiren insanların ortalama bir şirkete yılda yaklaşık 1 milyon dolara mal olduğunu buldu. Bu karşılayamayacağımız bir kayıp.

Gereksiz kurallar koymak istemiyoruz, bu yüzden lütfen telefon kullanımınız konusunda daha bilinçli olun. Unutmayın, şirket saatindesiniz.

Teşekkürler,

John Smith, yönetici

4. El Kitapları

El kitapları, çalışanların işlerini iyi yapmaları için ihtiyaç duydukları bilgileri sağlar. Bu, ofis veya şirket kurallarını ve şirket için çalışmak için izlenmesi gereken prosedürleri içerir. Çalışan el kitapları, istihdamın yasallığı açısından önemlidir. El kitabında açıkça belirtilmeyen bir şey varsa, çalışanlar bu eylemlerden sorumlu tutulamaz. Ayrıca, çalışanların bunları okuyabilmesi ve beklentileri net bir şekilde anlayabilmesi için açık ve eğitici olmaları gerekir. Her şirketin kendi kuralları olsa da, çoğu çalışan el kitabının bazı bileşenleri şunları içerir:

• Şirket misyon beyanı ve tarihçesi
• Yasal beyanlar
• kıyafet kodu
• Saatler ve tazminat
• Fazla mesai politikaları
• Faydalar
• Sorumluluklar ve beklentiler
• şirket tatilleri ve ücretli izin
• Promosyon fırsatları
• Seyahat ve geri ödeme kuralları

Uzunluğu nedeniyle bir el kitabı örneği göstermek imkansızdır, ancak burada bir el kitabının kulağa nasıl gelebileceğini gösteren bir alıntı verilmiştir. Bu örnek Indeed.com'dan alınmıştır.

2. Kıyafet kodu

Size üzerinde ismimizin yazılı olduğu dört adet tişört ve dört adet beyaz bel önlüğü vereceğiz. Tişörtlerinizi üç renk ve beden olarak seçebilirsiniz. Gömlekleri ve önlükleri eve götürmek ve vardiyanızdan sonra yıkamak sizin sorumluluğunuzdadır. İşte veya başka bir yerde bozulurlarsa ücretsiz olarak değiştirilebilirler. Çalışanlar deliksiz kot pantolon, pantolon ve etek giyebilir ve dizden on beş santimden fazla olmayan şort giyebilir. Tayt ve diğer egzersiz kıyafetlerine izin verilmez. Herhangi bir ayakkabı giyebilirsiniz, ancak güvenlik nedeniyle parmaklarınız yakın olmalıdır.

5. İş Raporları

İş raporları, kuruluşun sonuçlarını veya bir proje hakkındaki bilgileri gösteren bilgi yazılarıdır. Tipik olarak, bu raporlar veri ve araştırma içerir ve iş için karar vermelerine yardımcı olmak için liderliğe veya paydaşlara gönderilir. Aşağıdakilerle ilgili raporlar da dahil olmak üzere, bir işletmenin yapabileceği birçok rapor türü vardır:

• uyma
• Soruşturmalar
• Fizibilite
• İşletme için öneriler

Bir iş raporunun bölümleri şunları içerir:

• Yönetici Özeti
• İçindekiler
• giriiş
• Paragraflar yerine madde işaretleri olabilen gövde
• Çözüm
• Referanslar
• İsteğe Bağlı Ek

İşte bir iş raporundan bir alıntı örneği:

2021'de ACME Tech on yeni müşteri imzaladı ve bu müşterileri kazanmak için sosyal medya çok önemliydi. Bu rapor, sosyal medya varlığımızın erişimini özetlemekte ve önümüzdeki yıl pazarlama çabalarımızı büyütmemize yardımcı olabilecek sonuçlar sunmaktadır.

6. Toplantı Gündemleri

Her çalışanın her toplantıya katılması ideal olsa da bazen bu mümkün olmuyor. Toplantı gündemleri, bir iş toplantısında ele alınan konulara ilişkin kısa kılavuzlardır. Bu aynı zamanda iş yazısının bilgilendirici biçimlerinden biridir. Toplantı gündemleri toplantıdan önce yazılır ve toplantının yönünü belirler. Toplantı liderinin ne olması gerektiğini kolayca görebilmesi için ana hatlarıyla veya maddeler halinde yazılırlar. Toplantıdan sonra, katılamayan kişilere gündem gönderilebilir, böylece ne olduğunu bilsinler. İşte bir gündem örneği:

TOPLANTI GÜNDEMİ

Tarih: 20 Nisan 2021
Saat: 12:00
Yer: Konferans odası

GÜNDEM DETAYLARI

Hedefler: Toplantının amacı, önümüzdeki mali yıl için uygulanacak sosyal medya pazarlama stratejilerini tartışmaktır.

Geçmiş sosyal medya kampanyalarını gözden geçirin

Süre: 15 dakika
Amaç: bilgi sağlamak
Lider: John Smith

a. Sosyal medya kampanyalarından örnekler gösterin
b. Bu kampanyaların etkinliğini inceleyin
c. En etkili kampanyaları belirleyin.

7. Basın Bültenleri

Organizasyon içindeki değişiklikleri veya haberleri duyurmak için önemli haber kaynaklarına basın bültenleri gönderilir. İşletmenin adını potansiyel müşterilerin önünde tuttukları için pazarlamada yardımcı olabilirler ve işletme için iyi değişiklikler konusunda heyecanı teşvik etmeye de yardımcı olabilirler. Ancak, basın bültenleri kötü haberler için nadiren kullanılır ve onlarla pazarlamayı geliştirmeyi amaçlar. Basın bültenleri profesyonel bir üslup ve iyi iş yazma teknikleri kullanır. Hiçbir zaman 500 kelimeden uzun olmazlar ve genellikle liderlerden veya paydaşlardan alıntılar içerirler. İşe geri işaret eden bir "hakkımızda" içeriğiyle sona ererler. İşte bir basın bülteni örneği:

ACME Tech Yeni CEO'sunu Açıkladı

Yeni lider, New York teknoloji şirketi için benzeri görülmemiş bir büyüme döneminde geliyor.

NEW YORK, NY, 20 Nisan 2021 – New York merkezli bir teknoloji firması olan ACME Tech, Çarşamba günü yeni bir CEO'yu işe alacağını duyurdu. Gerald Fitzgerald şirkete Eylül ayında mali yılın başında katılacak.

Geçici CEO, eklemeyle ilgili heyecanını dile getirdi. “Benzeri görülmemiş bir büyüme yaşarken şirketimize böylesine güçlü bir lideri getirmekten heyecan duyuyorum. ACME Tech'i yeni zirvelere taşımak için Gerald ile ortak olmayı dört gözle bekliyorum."

Bay Fitzgerald'ın şirketin sosyal medya varlığına ve pazara yeni, yenilikçi ürünler sunmaya güçlü bir şekilde odaklanması bekleniyor.

ACME Tech Hakkında

ACME Tech, New York'tan yenilikçi işletmeler arası ürünlere odaklanan bir teknoloji firmasıdır. Özellikle CRM yazılım ürünleri ile tanınırlar.

Daha fazlasını mı arıyorsunuz? İş yazımı için en iyi stil rehberi hakkındaki makalemize göz atın!