Herkesin Kullanabileceği En İyi İş Yazma İpuçları

İş kariyerinize yeni başlıyorsanız veya tecrübeli bir profesyonelseniz, bu iş yazma ipuçları iş yerindeki iletişiminizi bir sonraki seviyeye taşımanıza yardımcı olacaktır.

Üst düzey iş iletişimleri oluşturmanızı gerektiren bir pozisyonda olduğunuzda, iş yazma becerilerinizi geliştirmek için sürekli çalışmanız çok önemlidir. İster iyi bir iş yazısı oluşturmak için cümle yapınızı geliştiriyor, ister yazınızın netliğini artırmak için pasif ses yerine aktif ses kullanımınızı artırmaya çalışıyor olun, becerilerinizi geliştirmek, mesajınızı alan daha etkili bir iş yazısı oluşturmanıza yardımcı olabilir. karşısında.

Burada, daha etkili iletişim kurmak ve daha iyi iş yazma teknikleri geliştirmek için kullanabileceğiniz bazı ipuçlarına göz atacağız.

1. Kitlenizi Tanıyın

Ne tür bir yazı üzerinde çalışıyor olursanız olun, hedef kitlenizi tanımak, amacınızı iletecek doğru iletişim becerilerini kullanmanın anahtarıdır. Üstlerinize en son araştırma değişikliklerini detaylandıran bir not yazıyorsanız, yönetim kurulu üyeleri için üç ayda bir güncelleme yazmaktan farklı bir yaklaşım izleyeceksiniz. Kitlenizi tanıdığınızda, ister aşina oldukları teknik terimler dahil olsun, ister sektörünüzdeki en son değişikliklerden haberdar olmalarını sağlamak için gerekli zaman ve alanı ayırın, iş belgenizi onların bilgi düzeyinde karşılayacak şekilde uyarlayabilirsiniz. .

2. Konuları İyice Araştırın

Hızlı bir şekilde bir iş iletişimi parçası geliştirmeye çalışırken, yalnızca yüzey düzeyinde araştırma yapmak cazip gelebilir. Bunun yerine, tartıştığınız konuları derinlemesine incelemek için zaman ayırın. Bu sadece daha iyi bir iş yazarı olmanıza yardımcı olacak akıllıca bir hareket değil, aynı zamanda bir gözetmen veya yönetim kurulu üyesi yazınızdaki bir noktayı tartışmak için sizi koridorda kaçınılmaz bir şekilde durdurduğunda ihtiyacınız olan bilgileri de sağlayacaktır.

İş yazınızın gerektirdiği araştırma miktarını tamamlamak için amirinizin izin verdiğinden daha fazla zamana ihtiyacınız olduğunu düşünüyorsanız, onlara ulaşmaktan çekinmeyin ve son teslim tarihini ertelemenin hem sizi hem de şirketi nasıl destekleyeceğini açıklayın.

3. Amacınızı Bilin

Bazı iş yazı türlerinde ana nokta açıktır. Belki de ekibinize çözmek için çalıştığınız belirli bir sorun hakkında bir güncelleme yazıyorsunuz veya yönetim kurulunuza üç aylık dönem için bir finansal güncelleme sağlıyorsunuz. Bu tür yazılı iletişimlerin net bir amacı vardır ve yazarken doğru yolda kalmanızı kolaylaştırır.

Bununla birlikte, diğer iletişim türleri için, özellikle de konunun ne olduğundan emin değilseniz, konuya girmek daha zor olabilir. Seçmenler için bir güncelleme yazıyorsanız veya patronunuza bir ilerleme raporu sunuyorsanız, yazmaya başlamadan önce üzerinde çalıştığınız noktaları açıklığa kavuşturmak için elinizden gelenin en iyisini yapın. Çalışmanız daha erişilebilir olacak ve dinleyicileriniz özlü yaklaşımınızı takdir edecek.

4. Soruları Tahmin Edin

Yazma işinizin sonuna geldiğinizde, bir dakikanızı ayırarak dinleyicilerinizin bir üyesi olduğunuzu hayal edin. İşinizle ilgili bilgi düzeylerini üstlenmek için elinizden gelenin en iyisini yapın. Şimdi yazınızın başına dönün ve onların gözünden okumaya çalışın. Muhtemelen hangi soruları olurdu? Yazınızın hangi kısımlarını anlamak onlar için zorlayıcı olabilir? Kitlenizin sahip olabileceği soruları tahmin ederek ve yanıtları yazınızda çalışarak, daha kesin ve etkili bir iletişim parçası oluşturabilirsiniz.

5. Yazmadan Önce Anahat

İş yazımınızın amacını öğrendikten sonra, gerçek yazma çalışmanıza başlamadan önce bir taslak geliştirmek yararlı olabilir. Ana noktalarınızı kağıda dökmek, yazınızın girişini derinlemesine incelemenizi kolaylaştırabilir ve her bir odak alanına ne kadar zaman ve yer ayıracağınıza karar vermenize yardımcı olabilir. Taslağı tamamlamakta zorlanıyorsanız endişelenmeyin; bir veya iki ana noktayı ve bazı destekleyici ayrıntıları not etmek bile nereden başlayacağınızdan emin olmadığınızda doğru yönde ilerlemenize yardımcı olabilir.

6. Aşırı Karmaşıklıktan Kaçının

İş için yazarken endüstri bilginizi sergilemek cazip gelebilir, ancak yazarken teknik jargonu abartma dürtüsüne karşı koyun. Karmaşık bir kelimenin basit bir alternatifi varsa onu kullanın. Yazınızı basit tuttuğunuzda, hedef kitlenizin fikirlerinizi anlamasını kolaylaştırmış olursunuz.

Kitleniz muhtemelen yüksek düzeyde okuyacak olsa da, çalışmanızda orta veya lise düzeyinde bir okuma hedeflemeniz önerilir. Bir iş iletişimi parçası gönderirken bir üniversite sınıfına ders vermeye çalışmıyorsunuz - hedef kitlenize hızlı, verimli ve mantıklı bir fikir ulaştırmaya çalışıyorsunuz. Süslü bir kelime dağarcığıyla iş dünyasındaki insanları etkilemeye çalışmayın. Noktalarınızı basit ama doğru bir şekilde ifade etme becerinizden çok daha fazla etkileneceklerdir.

7. Okuyun

Çalışmanızı yüksek sesle okuduğunuzda, garip ifadeler veya yanlış dilbilgisi içeren noktaları bulmak daha kolay olabilir. Çoğu zaman, redaksiyon sürecinde gözlerimiz bu konuları gözden geçirir. Kendinizi rahat hissediyorsanız, bir arkadaşınızın çalışmanızı yüksek sesle okuması, yazınızın hedef kitlenize nasıl ulaşacağı konusunda size daha fazla perspektif verebilir. Çalışmanızı dinlerken basit hatalar için kendinize fazla yüklenmemeye çalışın - geri dönün ve iletişiminizi başkalarına göndermeden önce gerekli düzeltmeleri yapın.

8. Dolguyu Ortadan Kaldırın

Özellikle görevi derinden anladığınızı göstermeye çalışıyorsanız, e-postanızın veya diğer iş iletişiminizin gövdesini dolgu kelimelerle doldurmak cazip gelebilir. Ancak iş dünyasında gereksiz laf kalabalığı hoş karşılanmaz. Yazınızı olabildiğince kısa tutmak isteyeceksiniz. Hedef kitlenizin iletişiminizden ihtiyaç duyduğu bilgileri alıp almadığını kendinize sorun ve eğer öyleyse, orada bitirin. Bir haber bülteninde veya başka tür bir güncellemede yer doldurmanız gerekiyorsa ve ilgili bilgilere sahip değilseniz, güncellemeleri birleştirmek için başka bir departmana ulaşıp ulaşamayacağınızı amirinize sorun.

9. İş Jargonunu Unutun

İş yazınızı tamamladığınızda, bir dakikanızı ayırıp geri dönün ve çoğu insanın anlayamadığı sözcükleri arayın. Ancak sektöre özgü değiştiremeyeceğiniz terimleriniz varsa sorun değil. Gereksiz yere jargon kullandıysanız, onu çıkarın ve daha az karmaşık bir kelimeyle devam edin.

Buzzwords, hedef kitlenizi ne hakkında konuştuğunuzu bildiğinize ikna etmeyecek ve iş iletişiminizde elde etmek istediğiniz profesyonel üsluptan uzaklaşabilecektir. İş iletişiminizi okuyan insanların ne söylemeye çalıştığınızı anlamasını mümkün olduğunca basit hale getirmek istiyorsunuz. Kelime dağarcığınızı basit tutmak, iletişiminizi okumayı daha verimli hale getirebilir.

10. Yardım İsteyin

İş yazımı konusunda yeniyseniz, iş iletişimlerinizi tam olarak nasıl düzenleyeceğinizi anlamak zor olabilir. Bu, özellikle yazı stiliniz genellikle sosyal medya veya ikna edici yazılar için daha uygunsa veya bir iş kapasitesinde profesyonel bir yazar olarak hiç çalışmadıysanız doğru olabilir.

Başkalarından iş yazınız hakkında geri bildirim isterken, yalnızca yazım hatalarıyla ilgili yardım istemediğinizi bilmelerini sağlayın. Bunun yerine, yazınızı dinleyicileriniz için daha özlü ve uygun hale getirme konusunda geri bildirim istediğinizi söyleyin. Özellikle şirketinizin stil kılavuzuna hala alışmaya çalışıyorsanız, ilk iş mektupları taslağınızı ve diğer iletişimlerinizi amiriniz veya iletişim direktörünüz tarafından hazırlamak akıllıca bir harekettir.

11. İyileştirme Taahhüdü

İş yazmaya yeni başladığınızda, meslektaşlarınız ve üstlerinizle doğru tarz ve formatta iletişim kurup kurmadığınız konusunda emin ve gergin hissetmeniz mantıklıdır. Herhangi bir yeni beceri gibi, teknik yazımınızı geliştirmek zaman alabilir. Daha iyiye gitmeye kararlı olmak, sadece amirinizin dikkatini çekmeyecek, aynı zamanda kendinize olan güveninizin artmasına da yardımcı olacaktır. Yazım denetleyicileri kullanmak, çevrimiçi veya yüz yüze yazma kursları almak ve dilbilgisi denetleyicileri (Grammarly ve Hemingway editörü gibi) kullanmak, iş yazma becerilerinize olan inancınızı artırmanıza yardımcı olabilir.

12. Dil Bilgisi Denetleyicisi Kullanın

İyi bir dilbilgisi denetleyicisi, raporlarınızdaki, e-postalarınızdaki ve iş belgelerinizdeki dilbilgisi ve noktalama hatalarını hızlı bir şekilde bulup düzeltmenin en kolay yoludur. Bir dilbilgisi denetleyicisini masaüstü uygulaması veya tercih ettiğiniz e-posta yazma aracı veya kelime işlemcisi için bir eklenti olarak yükleyebilirsiniz. Bu hataları neredeyse anında fark etmelidir. Ardından, işletim sisteminizdeki yerleşik dilbilgisi denetleyicisinin yakalayacağından daha fazla dilbilgisi hatası bulabilir ve düzeltebilirsiniz.

Grammarly, işletme profesyonelleri için en iyi dilbilgisi denetleyicilerimizden biridir. Nedenini bu Grammarly incelemesinde öğrenin.