Her Görev İçin Doğru İletişim Kanalı Nasıl Seçilir

Yayınlanan: 2021-02-15

İş günü boyunca iş arkadaşlarımızla çeşitli şekillerde iletişim kurarız. Ancak bazen her mesaj için hangi kanalın en iyi olduğunu bilmek zordur. Birisine bir mesajlaşma platformunda DM atmak mı yoksa bir e-posta göndermek mi daha iyi? Herkese açık bir kanalda geri bildirim göndermek mi yoksa özel olarak göndermek mi? Düşüncelerinizi paylaşılan bir dokümana mı yazıyorsunuz yoksa bir telefon görüşmesinde mi paylaşıyorsunuz?

Varsayılan profesyonel iletişim aracınızın e-posta olması ihtimali yüksektir. Harvard Business Review'a göre , çalışanlar zamanlarının %80'ini meslektaşlarıyla e-posta yoluyla iletişim kurarak geçiriyor. Açıkça popüler bir seçim olmasına rağmen, tüm senaryolar için her zaman en iyi iletişim yöntemi değildir.

Ancak iş yerinde bu kadar çok iletişim kanalı bulunduğundan, hangi modun en etkili olduğu her zaman açık olmayabilir. İşte farklı kanallara, bunların ekibinizde nasıl kullanılabileceğine ve o anda en iyisini nasıl seçeceğinize dair bir kılavuz.

Asenkron ve senkronize iletişim

İhtiyaçlarınıza en uygun kanalı belirlemeden önce, mesajınızı iletmek için iş arkadaşlarınızla nasıl etkileşim kurmanız gerektiğini anlamanız faydalı olacaktır. İki tür iletişimi parçalayacağız: eşzamansız ve eşzamanlı.

Kulağa karmaşık gelebilir, ancak asenkron ve senkronize iletişim arasındaki farkları anlamak oldukça basittir. Asenkron , iletişimin "aynı anda var olmadığı veya gerçekleşmediği" anlamına gelir. Bir örnek mektup göndermektir. Senkron , bu nedenle, "aynı anda var olan veya meydana gelen" anlamına gelir ve tarafların nerede bulunduğunu ve aynı anda etkileşime girdiğini açıklar - örneğin bir telefon görüşmesinde. Asenkron iletişim , anında yanıta izin vermezken, senkronize iletişim, bilgilerin işlenmesini ve ardından bir yanıtın gerçek zamanlı olarak yapılmasını gerektirir.

Hangi iletişim kanalını kullanacağınıza karar verirken, şirketinizin kültürünü ve ilettiğiniz mesajla ilgili beklentilerinizi yansıtmanız gerekir.

Örneğin, yöneticinizle kişisel bir konuyu görüşmeniz gerektiğini varsayalım. Kendi zaman çizelgelerine göre yanıt hazırlayabilecekleri ve takip edebilecekleri bir e-postayı mı tercih ediyorlar yoksa bire bir toplantı planlamayı mı teşvik ediyorlar? İkincisi ise, yüz yüze toplantı gibi senkronize bir iletişim yöntemi uygun olabilir.

İletişim kanallarının türleri

Şirket merkezi veya intranet

Şunlar için idealdir: yıllık raporlar; ve organizasyon takibi

Geniş bir kitleye erişilebilen eşzamansız bir iletişim kanalı olarak bir intranet veya çevrimiçi merkez, bir kuruluş içinde üst düzey hareketin bir panosu olarak hizmet eder. Merkezi ve resmi bir platformda tutarlı bir mesaj göndermeye yardımcı olur.

Ayrıca, bir kuruluş içindeki tüm düzeylerde kaynakları ve bilgileri kullanılabilir durumda tutar.

e-postalar

Şunlar için güncellemeleri ve sonuçları bir ekiple veya departmanlar arası paylaşmak; ve acil olmayan problem çözme

E-posta, bir alıcının yanıtının hemen gerekli olmadığı beklentisini belirleyen eşzamansız bir iletişim türüdür. E-postayla gönderilen mesajlar bir bireye veya küçük bir gruba yönlendirilebilir. Örneğin, bir ekibe, bir sonraki hafta yürürlüğe girecek yeni bir protokol süreci hakkında bir e-posta gönderilebilir.

Bu yöntem etkilidir çünkü gönderenin aynı bilgiyi birden fazla kişiyle paylaşmasına izin verir ve alıcılara bilgileri işlemesi ve girdilerini paylaşması için zaman tanır. Bu kanalda daha fazla başarı elde etmek için iş e-postası görgü kuralları hakkında daha fazla bilgi edinin .

Toplantılar

Şunlar için idealdir: bina uyum; hassas ve/veya özel bilgileri tartışmak; zor geribildirimi iletmek ; zamana duyarlı konular; ve işbirliği ve koordinasyon

“Toplantı tükenmişliği” diye bir şey olsa da, toplantılar herhangi bir organizasyonda hayati bir iletişim kanalıdır. İster yüz yüze bir toplantı ister video konferans görüşmesi ayarlamış olun, verimli toplantılar ekiplerin karmaşık sorunları çözmesine yardımcı olabilir. Yerinde beyin fırtınası, işbirliği ve hatta müzakereyi teşvik eder.

Toplantılar, özellikle uyum geliştirmek ve performans geri bildirimlerini iletmek için bire bir etkileşimler için de faydalı olabilir. Ancak tüm toplantılar etkili değildir; Bir toplantı özetine hakim olmak, önemli bilgilerin korunmasını sağlamanın harika bir yoludur.

Mesajlaşma platformları

Şunlar için idealdir: şirket kültürü oluşturmak; ve birden fazla kişi ve ekip arasında işbirliği

Slack gibi mesajlaşma uygulamaları, uzaktan çalışan daha fazla çalışan arasında daha popüler. Mesajlaşma bazen mesafeli gelse de kullanıcılara hem asenkron hem de senkron iletişim seçenekleri sunar.

Örneğin, genel bir kanal ekipler arasında devam eden haftalık proje güncellemeleri için veya kişiler arası bağlantılar kurmak ve ekip arkadaşlarının hafta sonları hakkında sohbet etmek için bir yer olarak kullanılabilir. Benzer şekilde, Asana veya Trello gibi proje yönetim sistemlerindeki mesajlaşma veya yorum yapma özellikleri, belirli bir proje veya görev hakkında soru sormak veya geri bildirim sağlamak için yararlıdır.

Telefon veya görüntülü arama

Şunun için en iyisi: acil bir durumda problem çözme; son derece önemli mesajlar; son dakika değişiklikleri

Bir toplantı ayarlamak mümkün değilse, senkronize iletişim için bir sonraki en iyi seçenek bir telefon görüşmesi olabilir. Telefon görüşmeleri, birçok soruya yol açabilecek karmaşık fikirleri veya bilgileri aktarırken pratiktir.

Ayrıca, özellikle hassas veya duygu yüklü bir mesajı iletirken, yüz yüze iletişime ideal bir alternatiftir. Bunun nedeni, bir telefon görüşmesinin görsel iletişim ipuçları içermemesine rağmen, arayanlar arasında ton ipuçlarının faydasını sunmasıdır.

Herhangi bir durum için doğru olan iletişim kanalının türü birkaç faktöre bağlıdır. Her kanalın faydalarını anlayarak, hedefiniz için hangi iletişim seçeneğinin en etkili olduğunu daha iyi anlayacaksınız.