E-posta Üzerinden Açık, İddialı Bir Nokta Nasıl Yapılır?

Birine yapacak çok iş vermek, yeni bir sorumluluk almak, izin istemek, bir iyilik istemek, biriyle aynı fikirde olmamak, güçlü bir fikir belirtmek veya uzun bir radyo sessizliğinden sonra sadece merhaba demek - bu konular konuşmada zordur ve E-posta yoluyla zor bir konuyu açmaya çalıştığınızda, tehlikede daha da fazlası olabilir.

Grammarly, zor konularda agresif, talepkar veya kaba görünmeden e-posta göndermek için en iyi uygulamalardan oluşan bir rehber hazırladı. Böyle bir e-posta gönderme zamanı geldiğinde, AIM aldığınızdan emin olun.

AMAÇ nedir, soruyorsun? Her şey Kitleniz, Niyetiniz ve Mesajınızla ilgilidir. Genel olarak stratejik iletişim için yararlı bir ipucudur ve alıcınız için hoş olmayan bir mesaj, büyük bir istek veya genel kötü haber içeren bir e-posta yazarken ekstra kullanışlı olabilir.

İzleyici: Büyük Resim

Her gün e-posta üstüne e-posta attığınızda, muhtemelen yazdığınız her kişinin umutları ve hayalleri hakkında çok fazla düşünmüyorsunuzdur. Ancak göndermeniz gereken büyük, zorlu mesajlar için, alıcınızı ve amacınızı belirtmek için e-postayı kullanmayı düşünmek için biraz zaman ayırın.

E-postanın mesaj için doğru ortam olduğundan emin olun

E-posta ile mesajınızı düşünmek ve kelimelerinizi dikkatlice seçmek için bolca zamanınız olur. Ancak, bazı zor etkileşimlerde tüm farkı yaratabilecek o insan unsurunu elde edemezsiniz. Yüz yüze konuşmak size ses tonu, yüz ifadesi ve beden dili araçlarını verir. Kötü haber veriyorsanız, anlayışlı olduğunuzu gösterebilirsiniz. Bir zam istiyorsanız, güven yansıtabilirsiniz. Bazı konuşmalar yüz yüze yapılmalıdır.

Bununla birlikte, yazınızı düşünen, ilgili bir insan olduğunuzu gösterecek şekilde yazmak da mümkündür - ancak bu emek ister. E-posta kullanıyorsanız, mesajınızın içeriğine uygun tonu iletmek için kelimelerinizi dikkatli seçin.

Alıcınızı tanıyın

Bazı insanlar, işe başlamadan önce e-posta üzerinden hoş sohbetler ve kişisel hikayeler paylaşırlar. Diğer insanlar konu satırını okur ve sil'i (veya yanıtla - ancak yalnızca şanslıysanız) tıklayın. E-posta gönderdiğiniz kişiyi veya onunla ilgili herhangi bir şeyi tanıyorsanız, bu kişinin daha fazla yönlendirme ve kişisel bilgiye mi yoksa kısa, sivri bir talebe mi daha iyi yanıt verdiğine dair bir tahminde bulunabilirsiniz.

Örneğin, kuzeniniz Fred'den geçen yazki aile birleşiminin profesyonel kalibreli fotoğraflarını size göndermesini istiyorsanız, muhtemelen yavaş başlayacaksınız:

Konu: Merhaba ve fotoğraflar

Merhaba Fred!

Geçen yaz sahile yaptığımız ziyaretle ilgili hâlâ güzel anılarım var! Bisiklet yarışın İşçi Bayramı hafta sonu nasıl geçti? Göl çevresinde yaptığımız gezintiye benziyorsa, eminim podyuma çıkmışsınızdır.

Hafta sonu bir sürü fotoğraf çektiğini hatırlıyorum ve o anıları tekrar ziyaret etmeyi çok isterim. Bana favorilerinden birkaçını gönderir misin?

Teşekkürler ve bir sonraki buluşmamızı sabırsızlıkla bekliyoruz!

Bir sürü güzel aile dokunuşu. Ve birkaç iltifattan da zarar gelmez.

Diğer taraftan, günde yüzlerce e-posta alan bir profesöre yazıyorsanız, talebinizi ilk satıra, hatta konu satırına koymak iyi bir fikir olabilir. Örneğin:

Konu: 1/15'e kadar tavsiye mektubu?

Sevgili Profesör Stone,

Bu yaz New York'ta bir burs için başvuruyorum. Araştırma asistanınız olarak yaptığım iş göz önüne alındığında, bana bir tavsiye mektubu yazmak ister misiniz? İşte daha fazla bilgi içeren bir bağlantı.

Alt satır: özellikle gerçekten bir cevaba ihtiyacınız varsa, e-posta alıcınızın alışkanlıklarını hayal etmeye çalışın ve mesajınızı buna göre planlayın.

Amaç: Hedefinizi Tanımlayın

E-postanızın amacı nedir? Alıcının nasıl yanıt vermesini istiyorsunuz? Boş bir "oluştur" kutusu açmak ve e-postanızın amacını yazmak faydalı olabilir. Elbette, son mesajın incelikli, kibar ve etkili olduğundan emin olmak için birçok kelime yeniden yazacaksınız. Ancak taslak hazırlarken bu ana fikri önde ve merkezde tutmak, okuyucunuzun tam olarak ne yapacağını bildiğinden emin olmanıza yardımcı olacaktır.

Konunuzla stratejik olun

Çoğu alıcı için istekte bulunmayacaksınız veya haberlerinizi konu satırında vermeyeceksiniz; kadar biraz çalışmak gerekiyor. Neticeyi belli etmeyen ama ne olacağına dair bir fikir veren bir konu yazın. İşte kullanabileceğiniz bazı kelimeler ve ifadeler:

• için planlama
• tarafından yanıtla
• için istek
• Ihtiyaç duyulan eylem
• Karar gerekli
• imza gerekli

Zor koşullarda her zaman büyük, korkutucu, tamamı büyük “ACİL” vardır, ancak dikkatli olmaya çalışıyorsanız, her şey başarısız olmadıkça bundan kaçınmaya çalışın.

Sorunuzu öne koyun

Hiçbir şey, en alt satırda en alt satırda ortaya çıkmak gibi bir güven söyleyemez.

Örneğin:

Sevgili Patron,

Şirketin bir sonraki büyük davasını yönetmek istiyorum.

Başta talebinizi doğru yapmak korkutucu görünebilir, ancak bir sorunla doğrudan başa çıkmak için güven, sorumluluk ve isteklilik gösterir. Özellikle sorumluluk istiyor veya her gün dağlarca e-posta alan birine yazıyorsanız, istediğinizi elde etmenin iyi bir yolu, onu en başından istediğinizi söylemektir.

Her şey yapıyla ilgili

Malzemeler: alıcının dikkatini çeken bir konu, dostane bir selamlama, e-postanın amacının doğrudan ifadesi, gerekli her türlü ayrıntı ve dostça bir imza.

Tarif: amacınızı anlatmak için kısa, doğrudan cümleler ve açık, bilgilendirici konu cümleleri içeren paragraflar. Beş veya daha fazla cümleyle iletilemeyecek karmaşık bir mesajınız varsa, listeleri kullanın. Madde işaretleri veya numaralı listelerin çeşitli avantajları vardır:

• Okuması kolay
• Anahtar ayrıntıları vurgulamaya yardımcı olurlar
• E-postanızın bir metin duvarı gibi görünmesini engellerler

Görmek?

Mesaj: Sözlerinizi Özenle Seçin

Hedef kitleniz ve amacınız var: artık mesajınızı hedef kitle için en uygun olacak, amacınızı etkili bir şekilde karşılayabilecek ve e-posta hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak şekilde oluşturmanız gerekiyor. Kibar, dikkatlice ifade edilmiş bir e-posta yazdıktan sonra, mesajınıza bir kez daha bakın. Özellikle, alıcının heyecan duymayabileceği bir şey soruyorsanız veya bir konuyu gündeme getiriyorsanız, dikkatli iletişimin önemi göz ardı edilemez.

Ses tonunuzu öfke, suçlama veya küstahlık açısından kontrol edin

Yazdıklarınız size tarafsız gelebilir, ancak onlara uygun bir yüz ve ses tonu olmadan kelimeler küçümseyici veya agresif görünebilir. E-postanın iletişim kurmanın doğru yolu olduğundan eminseniz, yazdığınız e-postanın konuyu doğru şekilde ilettiğinden emin olun.

Örneğin bu mesajı alın. Şahsen, kelimeler güzel bir şekilde ifade edilebilir, ancak yazılı olarak pasif agresif, otoriter ve hatta kaba görünebilirler.

Sevgili Kevin,

Grup projesinin size düşen kısmını zamanında bitirip bitirmeyeceğinizi kontrol etmek istedim. Perşembe günü sona erecek ve beklediğimiz son bölüm senin payın. Sunuyu tamamlayabilmemiz için slaytlarınızı bitirecekseniz haber verir misiniz?

Teşekkürler, Brenda

Kevin çok iyi bir çalışan olmayabilir, ancak Brenda'nın mesajı kendisini savunmacı veya hakarete uğramış hissetmesine neden olabilir. Hatta geri tepebilir ve projeye devam etmek istememesine neden olabilir. Brenda şöyle bir mesajla daha şanslı olacak:

Sevgili Kevin,

Umarım işler senin için iyi gidiyordur. Aynı sayfada olduğumuzdan emin olmak için grup projesindeki durumunuzu kontrol etmeniz yeterli. Geçen hafta anlaştığımız gibi, 4-6 arasındaki slaytlardan siz sorumlusunuz ve sunum Perşembe günü yapılacak. Bir şeyin üzerinden geçmek istersen önceden haber ver.

Projedeki çalışmanız için teşekkürler. Sorularınız olursa bana bildirin! Brenda

Genel olarak, alıcının duymak istemeyeceği bir şey söylüyorsanız, Psych Central'dan şu ipuçlarını alın:

• Kendinizi alıcının yerine koyun ve empatiyle yazın
• “Gerekir” kelimesinden veya alıcıyı suçlu hissettirmekten kaçının
• Tehdit veya ültimatom vermeyin
• Tavsiye vermekte sorun yok ama istenmedikçe vermeyin

Her şey alıcıya bir insan gibi davranmakla ilgili. Ve bunun geldiği yerde daha fazlası var.

İnsani bir dokunuş ekleyin

Suçlayıcı veya öfkeli olabilecek bir şey yazıyorsanız veya kötü haber veriyorsanız, birkaç basit ifade, havayı değiştirmenize gerçekten yardımcı olabilir.

Brenda, Kevin'e bir suçlama gibi görünen şeyi şu şekilde yumuşattı:

• Umarım işler senin için iyi gidiyordur (insan dokunuşu)
• Sadece kontrol ediyorum (hafif dürtme)
• Aynı sayfada olduğumuzdan emin olmak (şüpheden yararlanarak)
• Sıkı çalışmanız için teşekkür ederim (Kevin'in şimdiye kadarki çalışmalarını kabul ederek ve ona iltifatı yerine getirmenin daha iyi olacağını hissettirerek)
• Sorularınız varsa bana bildirin (yardım teklifinde bulunun)

Bunun gibi ifadeler bir darbeyi yumuşatmaya yardımcı olabilir. Ve bir darbe olmasa bile, herhangi bir e-postayı okumak ve yanıtlamak için biraz daha keyifli hale getiren bir insanlık parıltısı gösterebilirler.

Son olarak, gramerinizi hatırlayın

Onu listeden çıkaramadık. Ve sadece dil bilgisini sevdiğimiz için değil, doğru yazım ve noktalama işaretleriyle tam cümleler yazmak, amacınızı iletmenin önemli bir parçası olduğu için. Düzgün yazmak sadece net olmanızı sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda profesyonel, kendinden emin ve düşünceli görünmenizi de sağlayacaktır.

Ve bunlar, istediğinizi elde etme yolunda çok iyi sıfatlardır.