Ticari E-postalar için Temel Virgül Kuralları

Hata olmasın; virgül, mütevazi görünümünün ima edebileceğinden çok daha büyük bir güce sahiptir. Noktalama işareti birçok yazar tarafından kelimeleri, öğeleri veya cümleleri ayırmak için yumuşak bir duraklama olarak kullanılır ve nasıl kullanıldığına bağlı olarak cümlenin anlamını veya tonunu değiştirebilir.

İş e-postalarına ilişkin virgül kurallarını öğrenmek, patronunuza, yatırımcınıza veya işletmeniz üzerinde etkisi olan herhangi birine yazarken doğru tonu belirlemenizi sağlar ve yanlış iletişimi ortadan kaldırabilir. Yanlış yerleştirilmiş virgüller, işletmelere milyonlarca dolara mal olan bazı mahkeme kararlarının da merkezinde yer alıyor.

Bu yazıda, e-posta selamlamalarında virgülün nereye yerleştirileceğini, iş iletişiminde virgülün nasıl kullanılacağını, tarihsel önemini ve e-postalarda virgül yerine noktalı virgülün ne zaman kullanılacağını tartışacağız.

İş iletişiminde virgül kullanımı nedir?

İş iletişiminde virgül kullanımı bir cümlenin tonunu veya anlamını etkiler; dolayısıyla yanlış iletişimi önlemek ve ekibinizle net hedefler belirlemek için doğru kullanım hayati önem taşır. Bir selamlama ile birinin adı arasında, bir listedeki öğeler arasında veya iki bağımsız cümleyi bağlarken virgül kullanın.

Yanlış yerleştirilen virgüller aynı zamanda cümlenin anlamını da değiştirebilir ve bazı durumlarda insanlara milyonlarca dolara mal olabilir. 1872'de ABD yasa koyucuları “meyveler” ve “sebzeler” arasına virgül koydular; bu da tropik ürünlerin ülkeye ücretsiz olarak ithal edilmesiyle sonuçlandı ve o dönemde vergi mükelleflerine 2 milyon dolara mal oldu (bugünkü parayla 40 milyon dolardan fazla).

İletişimde virgül

Virgüllerin iletişimi nasıl etkileyebileceğinin en ünlü örneklerinden biri "Hadi yiyelim büyükanne" ile "Hadi yiyelim büyükanne" arasındaki farktır. Bu varsayımsal ifade, yumuşak bir duraklamanın bir cümlenin anlamını nasıl değiştirebileceğini açıkça gösterse de, bu etkiyi gösteren gerçek hayattan örnekler de vardır.

En ünlü örnek Delphi Kahini'nden geliyor:

"Gideceksin, dönmeyeceksin, savaşta asla yok olacaksın."

Bu cümlenin savaşa girip girmeme sorusuna bir cevap olması gerekiyor. Eğer “asla”dan önce virgül koyarsanız bu, kişinin savaştan sonra geri döneceğini ve savaşa gitmesi gerektiğini ima eder.

“Asla”dan sonra virgül konursa cümle o kişinin savaştan dönmeyeceğini ima eder.

Benzer şekilde, bazen seri virgül olarak da adlandırılan Oxford virgülünün kullanılması veya ihmal edilmesi, bir cümlenin okunma şeklini değiştirebilir. Bir listede sondan ikinci öğeden sonra ve son öğeden önce gelen koordinat bağlacından (genellikleveveyaveya) önce bir Oxford virgül yerleştirilir.

Farklı stil kılavuzlarının, bunların kullanılıp kullanılmayacağı konusunda farklı kuralları vardır. Bununla birlikte, Oxford virgülünün olmaması, bir zamanlar Maine'deki bir süt ürünleri şirketinin 5 milyon dolar kaybetmesiyle sonuçlanan ABD Temyiz Mahkemesi kararının en önemli unsuruydu.

O'Connor - Oakhurst Dairy davası, eyalet kanununda hangi iş görevlerinin fazla mesai ücretinden muaf olduğunu belirten bir cümleyle sonuçlandı:

Aşağıdakilerin konservelenmesi, işlenmesi, muhafaza edilmesi, dondurulması, kurutulması, pazarlanması, depolanması, sevkıyat veya dağıtım için paketlenmesi:

(1) Tarımsal ürünler;

(2) Et ve balık ürünleri; Ve

(3) Bozulabilir gıdalar.

Mahkeme, "sevkiyat" ile koordinasyon bağlacı "veya" arasına virgül konulmamasının, sevkiyat ve dağıtımın bir faaliyet mi yoksa iki faaliyet mi olduğunu belirsiz hale getirdiğine karar verdi. Eyalet kanunları veya'danönce Oxford virgülünü koymuş olsaydı, süt ürünlerinin nakliyesi ve dağıtımının fazla mesai ücretinden muaf olduğu açık olurdu.

İş e-postalarında selamlar

Bir iş e-postası selamlamayla başlar ve selamlama virgülle biter, değil mi? Yanlış. İş e-postalarında selamlamayı bitirmenin en resmi yolu iki nokta üst üste kullanmaktır. Bu nedenle, "Sevgili Bayan Johnson" yerine "Sevgili Bayan Johnson:" yazmalı ve ardından mesajın metnine devam etmelisiniz.

Yazdığınız kişiyle sıradan bir ilişkiniz varsa, selamlamanın sonunda virgül kullanmak yanlış bir pas olmayabilir. Çok fazla formaliteye gerek olmayan bir iş e-postası yazabilirsiniz ve bu durumda iki nokta üst üste kullanmanıza gerek kalmaz. Emin değilseniz, dikkatli olun ve iş e-postası görgü kurallarını iki nokta üst üste işaretiyle bitirerek uygulayın.

Açıcılar ve adlar: virgül kullanımı

Bir selamlamanın genellikle iki bileşeni vardır: bir selamlama veya bir sıfat ve hitap ettiğiniz kişinin adı veya unvanı.

Önceki örnekte selamlama bir sıfat ve isimden oluşuyor ve ikisinin arasında virgül yok. Ancak doğrudan selamlama ile kişinin adı virgülle ayrılmalıdır. Yani, eğer "Günaydın Bayan Johnson" yazacak olsaydınız, "Günaydın" ile "Bayan Johnson" arasına virgül koymanız gerekirdi. Johnson'dı."

Koordinasyon bağlaçları içeren virgüller

En yaygın koordinasyon bağlaçlarıand,or,nor,so,but,yetvefor'dur. Bunları bir cümledeki iki fiil, iki isim, iki değiştirici veya iki bağımsız cümle gibi dil bilgisi açısından benzer öğeleri bağlamak için kullanırız. Bir cümleye başlamak için bağlaç kullanılabilir; bu durumda genellikle ardından virgül gelmemelidir:

Örnek: Ancak bu yılın son çeyreğinde tüketici faaliyetlerinde bir artış gördük.

İki öğeden oluşan bir listeye uyumlu bir bağlaç yerleştirilmişse, ondan önce virgül kullanılmasına gerek yoktur:

Örnek: En fazla aktivitenin olduğu bölümler oyuncak mağazaları ve hediyelik eşya mağazalarıydı.

Öte yandan, ikiden fazla öğeden oluşan bir listede bağlaç son öğeden önce kullanılıyorsa, hemen önüne virgül konulabilir:

Örnek: Oyuncaklar, plastik Noel ağaçları ve alkollü içeceklerin stokları tükendi.

Düzenleyici bir bağlaç iki bağımsız cümleyi birleştiriyorsa önüne virgül koyun:

Örnek: Tedarikçilerle hemen iletişime geçildi, böylece eksik ürünleri zamanında yeniden stoklayabildik.

Virgül yerine noktalı virgül ne zaman kullanılır?

Virgül ve bağlayıcı bağlaç, iki bağımsız cümleyi birleştirmenin her zaman en iyi yolu değildir. Aslında karışıklığa neden olabilir ve bu, iş e-postasında kaçınmak isteyeceğiniz bir şeydir.

Her biri birkaç virgül içeren iki bağımsız cümleniz varsa, bunları ayırmak için virgül yerine noktalı virgül kullanmalısınız. Örneğin, ilk bağımsız cümleniz bir giriş öğesi ve onu takip eden bir virgül içerebilir ve ikinci bağımsız cümleniz iki virgül arasında yer alan, gerekli olmayan bir öğeye sahip olabilir:

Örnek: Bu arada tüketiciler diğer departmanlara bakmaya teşvik edildi; ve bunun sezonluk olmayan ürünlerin satışında küçük bir artışa yol açtığı ortaya çıktı.

Bu durumda, koordinat bağlacının önünde noktalı virgül bulunmalıdır.

Noktalı virgül, virgül ve kısa çizgiler sıklıkla yer değiştirir. Bununla birlikte, tireler yalnızca stilistik bir araç olarak veya kişi, yer veya şey hakkında daha fazla bilgi sağlamak için başka bir ismin ardından gelen bir isim veya isim cümlesi olan olumlu bir ifadeyi dengelemek için kullanılmalıdır.

Virgül kullanımına ilişkin gelişmiş ipuçları

Virgül kullanımı her zaman siyah beyaz değildir. Örneğin, virgüller genellikle iki bağımsız cümleyi bağlamak için kullanılsa da, virgülün her iki tarafındaki kelimeler kendi cümlelerini oluşturabiliyorsa virgüllerden kaçınılmalıdır.

Yanlış: "John pizza sipariş ediyor, Evelyn ise ramen sipariş ediyor."

Yukarıdaki örneğe virgülle ekleme adı verilir ve bunu dilbilgisi açısından doğru hale getirmenin üç yolu vardır.

Koordine edici bir bağlaç ekleyin: "John pizza sipariş ediyorveEvelyn de ramen sipariş ediyor."

Noktalı virgül kullanın: “John pizza sipariş ediyor; Evelyn ramen sipariş ediyor.”

İki ayrı cümle oluşturun: “John pizza sipariş ediyor. Evelyn ramen sipariş ediyor.”

Virgül kullanımı, kullandığınız değiştiricinin türüne göre de değişir. Kısıtlayıcı değiştiriciler veya değiştirdikleri ismi tanımlayan veya sınırlayan kelimeler virgül gerektirmez; kısıtlayıcı olmayan değiştiriciler veya cümlenin anlamı için gerekli olmayan kelimeler ise virgül gerektirir.

Kısıtlayıcı değiştirici: Neil Armstrong aya ayak basan ilk insandı.

Kısıtlayıcı olmayan değiştirici: Astronot Neil Armstrong, aya ayak basan ilk insandı.

İş iletişiminde virgül kuralları SSS

İş e-postalarında cümleye bağlaçla başlamak kabul edilebilir mi?

Bir cümleye bağlaçla başlamak dilbilgisi açısından doğrudur, ancak bazı insanlar cümlenin başında bağlaç olmamasını tercih eder. Resmi bir ton kullanmak istiyorsanız cümlenin başında bağlaç kullanmamak daha iyidir. Ancak daha gündelik konuşmalar bunları kullanabilir.

Karmaşık cümlelerde virgül mü yoksa noktalı virgül mü kullanılmalı?

Ve,but, veyaveyagibi bağlaçlarla birbirine bağlanan karmaşık cümlelerde virgül kullanın.Ancakgibi bir bağlaç zarfıyla bağlanan karmaşık cümlelerde noktalı virgül kullanılmalıdır.

İş e-postalarında yanlış virgül kullanımı yanlış anlaşılmalara neden olabilir mi?

Evet, virgülün yanlış kullanımı yanlış anlaşılmalara yol açabilir. Virgül yumuşak bir duraklamayı temsil eder ve bu duraklamanın yeri cümlenizin tonunu veya anlamını etkileyebilir.