8 Adımda Şikayet E-postası Nasıl Yazılır

Bazen işler yolunda gitmez. Araç kiralama acentesinde size iyi davranılmadığını veya sipariş ettiğiniz bir ürünün postada hasar gördüğünü hissettiniz ve para iadesi istiyorsunuz. Belki kiraladığınız müteahhit banyo fayanslarında vasatın altında bir iş çıkarmıştır ya da doktorunuzun onlara anlatmaya çalıştığınız şeyi gerçekten duymadığını düşünmüş olabilirsiniz .

Tüm bu durumlar farklıdır ancak hepsi benzer türde bir iletişimi gerektirir: ne olduğunu ve nasıl ilerlemek istediğinizi açıklayan doğrudan ve kibar bir mesaj. Bu makalede bunun nasıl yapılacağı anlatılmaktadır.

Şikayet e-postası nedir?

Şikayet e-postası, bir ürün, hizmet veya deneyimle ilgili memnuniyetsizliği ifade eden yazılı bir yazışmadır. Etkileyici bir şikayet e-postası, yaşadığınız sorunu ve bunu nasıl çözmek istediğinizi açıklayacaktır.

Şikayet e-postası, şikayetleri kibarca iletmenin etkili bir yoludur. Bu iletişim şekli size cevabınızı planlamanız ve kelimelerinizi dikkatli seçmeniz için zaman tanır. Şikayet e-postanızı yazarken açık, kısa ve aklı başında olmanız önemlidir.

Şikayet e-postası ne zaman yazılmalıdır?

Şikayet e-postasının en iyi yanıt olduğu birçok durum vardır. Genel olarak, bir şirkete veya kuruluşa, bir meslektaşınıza, seçilmiş bir yetkiliye veya bir arkadaşınıza veya aile üyenize bir mektup yazabilirsiniz. Her durum farklı olabilir ancak süreç benzerdir.

İşyerinizde, bir iş arkadaşınızla çözülmesi zor olan bir sorunu resmi olarak ele almanız gerekebilir. Bu durumda doğrudan iş arkadaşınıza şikayet e-postası gönderebilir veya iş arkadaşınıza hitap edebilir ancak yöneticinizi ve insan kaynaklarını dahil etmek için cc işlevini kullanabilirsiniz. Bu, daha sonra ihtiyacınız olması durumunda kağıt izine sahip olmanın kolay bir yoludur.

Bazen şikayet e-postası bir arkadaşınızla veya aile üyenizle iletişim kurmanın en iyi yolu olabilir. Eğer yabancılaştıysanız, bir sorunu çözmek için biraz mesafeye ihtiyaç duyuyorsanız ya da şahsen çözemediğiniz ciddi bir sorununuz varsa, e-posta konuyu anlatabilecek resmi bir araçtır.

Şikayet e-postası nasıl yazılır?

Şikayetinizi yazmak için atacağınız adımlar, kime ve ne hakkında yazdığınıza bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Ancak bu adımlar hepsini kapsamalıdır. Konuya dalmadan önce temel bilgileri burada bulabilirsiniz.

Bir şikayet e-postası aşağıdakileri içermelidir.

• Deneyiminizin bir özeti
• Sorununuzla ilgili ayrıntılar
• Sorunu nasıl çözmek istersiniz?

1 Alıcıya hitap edin

E-postanıza başlamak için alıcıya kibar ve saygılı bir şekilde hitap edin. Selamlama genellikle “Sevgili” ve alıcının adı ile başlar. Başlıkta büyük harf kullanın ve virgülle bitirin.

İletişim kurmayı seçeceğiniz kişi durumunuza bağlı olacaktır. Bir meslektaşınıza, arkadaşınıza veya aile üyenize yazıyorsanız muhtemelen kime yazdığınızı biliyorsunuzdur.

Çalıştığınız bir işletme için e-posta yazıyorsanız, bilinen bir iletişim kişiniz veya destek temsilciniz olabilir. Emin değilseniz yöneticiniz muhtemelen biliyordur veya müşteri hizmetleri veya teknik destek gibi genel bir departmanla iletişime geçebilirsiniz.

Hala kimin alması gerektiğine karar vermeniz gerekiyor mu? Şikayet e-postanızı aşağıdakilerden birine gönderebilirsiniz.

• Bir müşteri desteği veya müşteri hizmetleri departmanı
• Teknik destek
• Bir temas noktası
• İrtibat noktanızın yöneticisi
• Bir satış departmanı
• Bir kuruluşun iletişim sorumlusu
• Bir yönetici
• Bir arkadaşınız, aile üyeniz veya meslektaşınız

Belirli bir kişiye ismiyle hitap edemiyorsanız, “Kimi ilgilendirebilir?” ifadesini kullanabilirsiniz.

2 Temel bilgilerin ana hatlarını çizin

Mümkün olduğu kadar çabuk noktaya gelin. E-postanızın ilk paragrafında sorununuzun temel ayrıntılarını kısaca paylaşmalısınız.

Şikayet e-postanızın ilk kısmı aşağıdakileri içermelidir:

• sorun
• Sorunu nasıl keşfettiniz?
• Ekleyebileceğiniz tüm lojistik ayrıntılar (tarih, saat, konum)

3 Deneyiminizi özetleyin

Sade bir dil kullanarak bu sorunun deneyiminizi nasıl etkilediğini açıklayın. Çalıların etrafında dolaşmayın; çoğu insanın uzun, duygusal bir mektubu okumaya vakti yoktur. Gerçeklere sadık kalın.

Şikayet e-postanızın bu kısmı şunları içerebilir:

• Sorun sizi veya işletmenizi nasıl etkiledi?
• Sorunu kendi başınıza çözmeye çalışmak için yaptıklarınız

4 İstediğiniz sonuçları açıklayın

Tek amacınız olayı kafanızdan atmak olmadığı sürece, alıcının bir çözüme ulaşmak için hangi önlemlerin alınabileceğini anlaması için sorunu çözmenin bir yolunu ekleyin. Şikayetinizden ne elde etmek istediğinizi düşünün: Bir değişim mi, bir görüşme mi, politika değişikliği mi yoksa tazminat mı arıyorsunuz? Sorunu nasıl çözmek istediğiniz konusunda açık olun.

En iyi yanıtı almak için bu ayrıntıları eklemeye çalışın.

• Sizi tatmin edecek açık ve spesifik bir sonuç
• Yapıcı yorumlar
• Sorunun çözüleceği bir zaman çerçevesi

5 Ekleri dahil et

İddialarınızı mümkün olan her yerde kanıtlarla destekleyin. Kanıtlarınızı yazılı olarak basitçe açıklayabilir veya daha ikna edici bir şekilde destekleyici dosyaları e-postaya ekleyebilirsiniz.

Destekleyici belgeler aşağıdakileri içerebilir.

• Makbuzlar
• Sipariş veya takip numaraları
• Resimler
• Videolar
• Ekran görüntüleri
• Ses kayıtları

6 Profesyonelce imzalayın

Şikayet e-postaları profesyonel olmalıdır. “Saygılarımızla” ve ardından adınızı yazmanız genellikle yeterlidir. E-postanızı iş yerinizde veya bir işletme adına yazıyorsanız profesyonel bir e-posta imzası ekleyin.

7 Düzenleme ve düzeltme

Yazmayı bitirdiğinizde, e-postanızı düzenleme ve düzeltme zamanı. Öncelikle baştan sona okuyun ve aşırı duygusallaştığınız, kaba davrandığınız veya daha kısa bir mesaj yazabileceğiniz cümleleri kaldırın. Dilbilginizi, noktalama işaretlerinizi ve yazımınızı da kontrol edin.

8 Tonunuzu doğru şekilde alın

E-postanızın istediğiniz şekilde ulaştığından emin olun. Bir Grammarly Premium özelliği olan ton yeniden yazma önerileri, tonun alıcı tarafından yanlış yorumlanabileceği cümleleri belirler ve gönder tuşuna basmadan önce yanlış iletişimi önlemek için ayarlamalar yapabilmeniz için duygusal açıdan akıllı yeniden yazma seçenekleri sunar. Ton, etkili iletişimde hayati bir rol oynadığından, tonu yeniden yazma önerileri, mesajınız üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanızı sağlar.

3 şikayet e-postası örneği

Kendi şikayetinizi yazmanıza yardımcı olacak üç şikayet e-postası örneğini burada bulabilirsiniz. Profesyonel tona ve özlü uzunluğa dikkat edin.

1 Yükleniciye şikayet e-postası

Sayın Bay Jones,

21 Kasım 2022'de, 1205 Colorado Drive'daki gezinme alanımda meydana gelen boru patlamasının ardından koridorumdaki zeminleri onarması için şirketinize başvurdum.

Ne yazık ki hizmetiniz pek iyi sonuç vermedi. Memnun değilim çünkü taktığınız döşeme tahtaları yalnızca üç hafta sonra gevşemeye başlıyor. Ayrıca tahtaların altına bir altlık döşemediğinizi ve su hasarından kaynaklanan küflenmenin hafifletilmediğini fark ettim.

Sorunu çözmek için, hasarlı döşemeyi bana hiçbir ekstra ücret ödemeden onarırsanız çok sevinirim. Ekte hasarlı alanların fotoğrafları, bana verdiğiniz fatura, tahmin ve döşeme ile ilgili bilgiler bulunmaktadır.

Cevabınızı ve çözümünüzü sabırsızlıkla bekliyorum. Bunun en geç 31 Ocak'a kadar tamamlanmasını istiyorum. Bunun mümkün olup olmadığını lütfen bana bildirin.

Samimi olarak,

Michael Harrison

2 Bir şirkete şikayet e-postası

İlgili makama,

1 Aralık 2022'de kargo hizmetiniz aracılığıyla hasarlı ürün kargosu aldım. Hasarlı sevkiyat Santa Fe, New Mexico lokasyonumuzda 2705 numaralı kamyonun 27 numaralı paletindeydi. Sipariş numarası O-6744035'ti.

Bu sezonluk ürünleri tatil indirimimize sunabilmeyi umuyordum. Yalnızca potansiyel satışlardan gelir kaybetmekle kalmıyoruz, aynı zamanda belirli bir zaman diliminde müşteri talebini karşılamak için binlerce dolar yatırım yapıyoruz.

Bu sorunu çözmek için, hasarlı ürünlerin telafisi ve yeni bir siparişin mümkün olan en kısa sürede gönderilmesi konusunda işbirliğiniz için teşekkür ederiz. Ekte hasarın, faturamızın ve geldiği kamyonun görüntüleri bulunmaktadır.

Cevabınızı ve sorunuma çözüm bulmanızı bekliyorum. Başka bir işlem yapmadan önce yanıtınızı almak için 15 Aralık 2022'ye kadar bekleyeceğim. Lütfen bu e-postayı mümkün olan en kısa sürede yanıtlayın veya şirketinizdeki uygun temsilciye iletin.

Samimi olarak,

Malia Macenta

CEO, Magenta Güzellik Malzemeleri

3 Bir meslektaşımla ilgili şikayet e-postası

Sayın Bay Tremaine,

Yöneticim Jared Molton'un yıllık inceleme toplantımızda nasıl davrandığı hakkında şikayette bulunmak için yazıyorum. Aşağılayıcı şakalar yaptı ve beni korkutmaya çalıştı.

Jared'la davranışları hakkında birçok kez konuştum (diğerlerinin yanı sıra 1/12/22, 3/15/22 ve 27/6/22), ancak bu konuşmalar onun davranışını değiştirmedi. Bu karşılaşmalar Slack mesajları, e-postalar ve kayıtlı Zoom çağrıları aracılığıyla belgeleniyor. Bunları bu e-postanın ekinde bulabilirsiniz.

Onun davranışları beni iş yerinde son derece rahatsız ve yalnız hissettirdi. Benimle, performansımla ve bu takımdaki yerimle ilgili değerlendirmelerinin taraflı ve adaletsiz olmasından endişe duyuyorum. Bu etkileşimlerin çoğunda Amber Dreyfus, Claire Powell ve Eric Bingham da oradaydı.

Bu anlaşmazlığı nasıl çözebileceğimizi tartışmak için sizinle ve İK'dan bir temsilciyle konuşmak istiyorum. En azından farklı bir yöneticinin yönetimindeki başka bir departmana transfer olup yazılım geliştirme çalışmalarına devam etmek isterim. Sonraki adımlarla ilgili olarak kısa süre içinde bana geri dönerseniz sevinirim.

Samimi olarak,

Jada Rowen