8 Adımda Şikayet E-postası Nasıl Yazılır?

Bazen işler yolunda gitmez. Araç kiralama acentesinde size iyi davranılmadığını veya sipariş ettiğiniz bir ürünün postada hasar gördüğünü hissettiniz ve para iadesi istiyorsunuz. Belki kiraladığınız müteahhit banyo fayanslarında vasatın altında bir iş çıkardı ya da doktorunuzun onlara söylemeye çalıştığınız şeyi gerçekten duyduğunu düşünmediniz .

Tüm bu durumlar farklıdır, ancak hepsi benzer türde bir iletişim gerektirir: ne olduğunu ve nasıl ilerlemek istediğinizi açıklayan doğrudan ve kibar bir mesaj. Bu makale tam da bunun nasıl yapılacağını özetlemektedir.

Şikayet e-postası nedir?

Şikayet e-postası, bir ürün, hizmet veya deneyimle ilgili memnuniyetsizliği ifade eden yazılı bir yazışma parçasıdır. Etkileyici bir şikayet e-postası, yaşadığınız sorunu ve sorunu nasıl çözmek istediğinizi açıklayacaktır.

Bir şikayet e-postası, şikayetleri kibarca iletmenin etkili bir yoludur. Bu iletişim şekli, yanıtınızı planlamanız ve kelimelerinizi dikkatli bir şekilde seçmeniz için size zaman verir. Şikayet e-postanızı yazarken açık, öz ve mantıklı olmanız önemlidir.

Bir şikayet e-postası ne zaman yazılır?

Bir şikayet e-postasının en iyi yanıt olduğu birçok durum vardır. Genel olarak, bir şirkete veya kuruluşa, bir meslektaşınıza, seçilmiş bir yetkiliye veya bir arkadaşınıza veya aile üyenize yazabilirsiniz. Her durum farklı olabilir, ancak süreç benzerdir.

İş yerinizde, çözülmesi zor olan bir sorunu bir iş arkadaşınızla resmi olarak ele almanız gerekebilir. Bu durumda, doğrudan iş arkadaşınıza bir şikayet e-postası gönderebilir veya iş arkadaşınıza hitap edebilir ancak yöneticinizi ve insan kaynaklarını dahil etmek için cc işlevini kullanabilirsiniz. Bu, daha sonra ihtiyacınız olması ihtimaline karşı bir kağıt izine sahip olmanın kolay bir yoludur.

Bazen bir şikayet e-postası, bir arkadaşınız veya aile üyenizle iletişim kurmanın en iyi yolu olabilir. Yabancılaştıysanız, bir sorunu çözmek için biraz mesafeye ihtiyacınız varsa veya şahsen çözemeyeceğiniz ciddi bir sorununuz varsa, e-posta, konuyu iletebilecek resmi bir ortamdır.

Bir şikayet e-postası nasıl yazılır

Şikayetinizi yazmak için atacağınız adımlar, kime ve ne hakkında yazdığınıza bağlı olarak değişebilir. Ancak bu adımlar hepsini kapsamalıdır. Dalmadan önce, işte temel bilgiler.

Bir şikayet e-postası aşağıdakileri içermelidir.

• Deneyiminizin bir özeti
• Sorununuzla ilgili ayrıntılar
• Sorunu nasıl çözmek istersiniz?

1 Alıcıya hitap edin

E-postanıza başlamak için alıcıya kibar ve saygılı bir şekilde hitap edin. Selamlama tipik olarak “Sevgili” ve alıcının adıyla başlar. Başlıkta büyük harf kullanın ve virgülle bitirin.

Temas kurmayı seçtiğiniz kişi, durumunuza bağlı olacaktır. Bir meslektaşınıza, arkadaşınıza veya aile üyenize yazıyorsanız, muhtemelen kime yazdığınızı biliyorsunuzdur.

E-postayı çalıştığınız bir işletme için yazıyorsanız, bilinen bir irtibat noktanız veya destek temsilciniz olabilir. Emin değilseniz, yöneticiniz muhtemelen biliyordur veya müşteri hizmetleri veya teknik destek gibi bir genel departmanla iletişime geçmeniz mümkün olabilir.

Hala kimin alması gerektiğine karar vermeniz gerekiyor mu? Şikayet e-postanızı aşağıdakilerden birine gönderebilirsiniz.

• Bir müşteri desteği veya müşteri hizmetleri departmanı
• Teknik Destek
• bir temas noktası
• İrtibat noktanızın yöneticisi
• Bir satış departmanı
• Bir kuruluşun iletişim sorumlusu
• Bir yönetici
• Bir arkadaş, aile üyesi veya meslektaş

Belirli bir kişiye adıyla hitap edemiyorsanız, "İlgili kime" yazabilirsiniz.

2 Temel bilgileri ana hatlarıyla belirtin

Mümkün olduğunca çabuk noktaya gelin. E-postanızın ilk paragrafında, sorununuzun temel ayrıntılarını kısaca paylaşmalısınız.

Şikayet e-postanızın ilk bölümü aşağıdakileri içermelidir:

• Sorun
• Sorunu nasıl keşfettiniz?
• Ekleyebileceğiniz herhangi bir lojistik ayrıntı (tarih, saat, konum)

3 Deneyiminizi özetleyin

Sade bir dil kullanarak, bu sorunun deneyiminizi nasıl etkilediğini açıklayın. Lafı dolandırma; çoğu insanın uzun, duygusal bir mektubu okumaya vakti yoktur. Gerçeklere bağlı kalın.

Şikayet e-postanızın bu bölümü şunları içerebilir:

• Sorun sizi veya işletmenizi nasıl etkiledi?
• Sorunu kendi başınıza çözmeye çalışmak için ne yaptınız?

4 İstediğiniz sonuçları açıklayın

Tek amacınız olayı aklınızdan çıkarmak değilse, alıcının bir çözüme ulaşmak için hangi önlemlerin alınabileceğini anlaması için sorunu çözmenin bir yolunu ekleyin. Şikayetinizden ne elde etmek istediğinizi düşünün: Değiştirme mi, görüşme mi, politika değişikliği mi yoksa tazminat mı arıyorsunuz? Sorunu nasıl çözmek istediğiniz konusunda doğrudan olun.

En iyi yanıtı almak için bu ayrıntıları dahil etmeye çalışın.

• Sizi tatmin edecek net ve spesifik bir sonuç
• yapıcı yorumlar
• Sorunun çözüleceği bir zaman çerçevesi

5 Ekleri dahil et

İddialarınızı mümkün olan her yerde kanıtlarla destekleyin. Kanıtınızı yazılı olarak açıklayabilir veya daha ilgi çekici bir şekilde, destekleyici dosyaları e-postaya ekleyebilirsiniz.

Destekleyici belgeler aşağıdakileri içerebilir.

• Gelirler
• Sipariş veya takip numaraları
• resimler
• videolar
• Ekran görüntüleri
• Ses kayıtları

6 Profesyonel olarak oturumu kapatın

Şikayet e-postaları profesyonel olmalıdır. “Saygılarımla” ve ardından adınızı yazmak genellikle yeterlidir. E-postanızı işyerinizde veya bir işletme adına yazıyorsanız, profesyonel bir e-posta imzası ekleyin.

7 Düzenleme ve redaksiyon

Yazmayı bitirdiğinizde, e-postanızı düzenleme ve düzeltme zamanı. Öncelikle, baştan sona okuyun ve aşırı duygusallaştığınız, kaba davrandığınız veya daha özlü bir mesaj yazabileceğiniz tüm cümleleri kaldırın. Dil bilginizi, noktalama işaretlerinizi ve yazımınızı da kontrol edin.

8 Tonunuzu doğru şekilde alın

E-postanızın istediğiniz gibi geldiğinden emin olun. Bir Grammarly Premium özelliği olan ton yeniden yazma önerileri, tonun alıcı tarafından yanlış yorumlanabileceği cümleleri tespit eder ve göndermeye basmadan önce yanlış iletişimi önlemek için ayarlamalar yapabilmeniz için duygusal açıdan akıllı yeniden yazma seçenekleri sunar. Etkili iletişimde ton hayati bir rol oynadığından, tonda yeniden yazma önerileri mesajınız üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanızı sağlar.

3 şikayet e-postası örneği

İşte kendi e-postanızı yazmanıza yardımcı olacak üç şikayet e-postası örneği. Profesyonel ton ve özlü uzunluğa dikkat edin.

1 Bir yükleniciye şikayet e-postası

Sayın Jones,

21 Kasım 2022'de, 1205 Colorado Drive'daki gezinme alanımda bir boru patlamasının ardından koridorumdaki zeminleri onarması için şirketinizi tuttum.

Ne yazık ki, hizmetiniz iyi dayanamadı. Memnun değilim çünkü döşediğiniz döşeme tahtaları sadece üç hafta sonra gevşiyor. Ayrıca levhaların altına bir altlık koymadığınızı ve su hasarının hafifletilmemiş küf olduğunu da fark ettim.

Sorunu çözmek için, hasarlı döşemeyi bana ekstra bir ücret ödemeden tamir ederseniz çok memnun olurum. Ekte hasarlı yerlerin fotoğrafları, bana vermiş olduğunuz fatura, tahmini ve döşeme ile ilgili bilgiler bulunmaktadır.

Cevabınızı ve çözümünüzü bekliyorum. Bunun en geç 31 Ocak'ta tamamlanmasını istiyorum. Bunun mümkün olup olmadığını lütfen bana bildirin.

Samimi olarak,

Michael Harrison

2 Bir şirkete şikayet e-postası

İlgili makama,

1 Aralık 2022 tarihinde, kargo hizmetiniz aracılığıyla hasarlı bir mal sevkiyatı aldım. Hasarlı sevkiyat, Santa Fe, New Mexico'daki konumumuzdaki 2705 numaralı kamyondan 27 numaralı palet üzerindeydi. Sipariş numarası O-6744035 idi.

Bu mevsimlik ürünleri tatil indirimimiz için çıkarabileceğimi umuyordum. Sadece potansiyel satışlardan gelir kaybetmekle kalmıyoruz, aynı zamanda belirli bir zaman diliminde müşteri talebini karşılamak için binlerce dolar yatırım yapıyoruz.

Bu sorunu çözmek için, hasarlı ürünleri bize tazmin etme ve mümkün olan en kısa sürede yeni bir sipariş gönderme konusundaki işbirliğinizi takdir ediyorum. Ekte hasarın resimleri, faturamız ve geldiği kamyon var.

Cevabınızı ve sorunumun çözümünü bekliyorum. Başka bir işlem yapmadan önce yanıtınızı almak için 15 Aralık 2022'ye kadar bekleyeceğim. Lütfen bu e-postayı mümkün olan en kısa sürede yanıtlayın veya şirketinizdeki uygun temsilciye iletin.

Samimi olarak,

Malia Eflatun

CEO, Magenta Güzellik Malzemeleri

3 Bir meslektaş hakkında şikayet e-postası

Sayın Tremaine,

Yöneticim Jared Molton'ın yıllık gözden geçirme toplantımızda nasıl davrandığını şikayet etmek için yazıyorum. Aşağılayıcı şakalar yaptı ve beni korkutmaya çalıştı.

Jared'la davranışları hakkında birçok kez (1/12/22, 3/15/22 ve 27/6/22) konuştum, ancak bu konuşmalar onun davranışını değiştirmedi. Bu karşılaşmalar, Slack mesajları, e-postalar ve kayıtlı Zoom aramaları aracılığıyla belgelenir. Bunları bu e-postanın ekinde bulabilirsiniz.

Davranışları beni iş yerinde son derece rahatsız ve yalnız hissettirdi. Benimle, performansımla ve bu takımdaki yerimle ilgili değerlendirmelerinin önyargılı ve haksız olduğundan endişeleniyorum. Amber Dreyfus, Claire Powell ve Eric Bingham da bu etkileşimlerin çoğunda hazır bulundu.

Bu anlaşmazlığı nasıl çözebileceğimizi tartışmak için sizinle ve İK'dan bir temsilciyle konuşmak istiyorum. En azından başka bir departmana farklı bir yönetici altında transfer edilmek istiyorum ki yazılım geliştirme çalışmalarına devam edebileyim. Sonraki adımlarla birlikte bana kısa sürede geri dönerseniz çok memnun olurum.

Samimi olarak,

Jada Rowen