Bu yüzden Sabah E-postanızı Kontrol Etmelisiniz

E-postanızı kontrol etmeyin! Süslü kimlik bilgilerine sahip birçok kişi, sabahları ne pahasına olursa olsun e-postanızdan kaçınmanızı söyleyecektir. Zaman yönetimi danışmanı Julie Morgenstern bu konuda koca bir kitap yazdı. The Huffington Post'a, ayartmaya teslim olursanız "asla iyileşemezsiniz" dedi. Kişisel gelişim yazarı Sid Savara, kontrol etmemek için yedi neden veriyor. Yeni başlayanlar için, e-postanızdaki istekler henüz “yapılması gerekenler” gündeminizde değil. Bunları tabağınıza eklerseniz, zaten yapılacaklar listenizde bulunan önemli şeylerden dikkatiniz dağılır. Cehalete eşlik eden mutluluğu kaybetmek mi istiyorsunuz? Öte yandan, birçok uzman size günün başında e-postanızı kontrol etmenizi söyleyecektir. İşte söylemek zorunda oldukları şey.

Neden e-postayı kontrol etmelisiniz?

yoldan çekil

Sabahları e-postanızı kontrol etmenin en büyük nedeni, onu aradan çıkarmaktır. Lifehacker, Harvard Business Review'a katkıda bulunan Dorie Clark'ın kişisel deneyimini aktarıyor: "E-posta yazışmalarını günün sonuna kadar uzatırken, beynimin zorlayıcı bulduğu zor seçimleri gerektirdiği için belirli mesajları yanıtlamaktan sürekli olarak kaçındığımı fark ettim. Sonunda, gelen kutumun altında birikip duran bu mesajları yok etmek istersem, en çok ihtiyacım olan şeyin yanıt verme zamanı olmadığını fark ettim; iyi kararlar vermek ve buna göre yanıt vermek irade ve muhakeme gücüydü.” E-posta yazışmalarını halletmek için gün boyunca yirmi dakikalık süreler ayırmanızı önerir.

Başkalarını zamanınıza saygı duymaları için eğitin

Beş dakika önce gönderdikleri e-postayı alıp almadığınızı soran biri sizi aradı mı veya mesaj gönderdi mi? Günümüzün teknoloji dünyasında, insanlar her şeyi hızlı istiyor. Ama sabır bir erdem değil mi? Anında cevap vermediğinizde, ilk başta başkalarını rahatsız edebilirsiniz. Ancak, düşünceli bir yanıt aldıklarında, gayretinizi takdir etmeyi öğrenebilirler. Geleneğiniz sabahları e-postalara cevap vermekse, yirmi dört saat içinde cevap verebilirsiniz. Bu, size doğru şekilde cevap vermeniz için zaman veren makul bir zaman dilimidir. Sonunda, sık görüştüğünüz kişiler rutininize aşina olacaktır. Onların emrinde olamayacak kadar meşgul olduğunuzu görecekler, ancak zamanında onlara geri döneceksiniz. Gerçek acil durumlar için sizi telefonla arayabilirler.

başa çıkmak için kendinize zaman verin

E-postalarınızı erken okursanız, tepki vermek için zamanınız olur. Acil bir e-posta için çok geç beklerseniz, bir fırsatı kaçırabilir veya son teslim tarihine yetişmek için yeterli zamanınız olmayabilir. E-postaların sabah gözden geçirilmesi, başkalarını beklemenizi engeller. Birinin ilerlemek için cevabınıza ihtiyacı varsa, mümkün olan en kısa sürede üzerinize düşeni yaparak ekibinizin üretkenliğine yardımcı olabilirsiniz.

“E-posta baskısından” kaçınabilirsiniz

The Guardian'daki bir makaleye göre, Future Work Center'dan Londralı araştırmacılar, çalışanların sürekli talepkar e-posta akışlarından dolayı baskı hissettiklerini bildirdi. Uygulamalar aracılığıyla mobil cihazlarında e-posta alan çalışanlar daha da stresli. Almanya'da sorun o kadar endişe verici hale geldi ki, çalışma bakanı, şirketlerin acil olmayan durumlarda mesai saatleri dışında çalışanlarla iletişim kurmasını yasaklayan “stres karşıtı” yasalar çıkarmaya başladı. Günün başında ve sonunda e-postayı kontrol etmek, e-posta stresiyle en güçlü korelasyona sahip olsa da, rapor, yeni mesajların otomatik bildirimlerini kapatmayı önerdi. Sabah hesabınızı kontrol ederseniz, en önemli mesajları hemen ele alır ve ardından uygulamayı kapatırsanız, bunalmış hissetmeden e-postalarınızı takip ettiğinizi görebilirsiniz. İlginç bir şekilde, kişilik aynı zamanda insanların nasıl baskı altında hissettiklerini de etkiledi. Bir psikolog ve bir bilim yazarının irade gücünün etkileri hakkında öğrendikleri sizi şaşırtabilir.

irade gücü sınırlıdır

İrade Gücü kitabında, Roy F. Baumeister ve John Tierney, iradeyi insanoğlunun en büyük başarılarından biri olarak destekliyor. Tierney'e göre, "Gün boyunca yalnızca sınırlı bir irade gücünüz var, bu yüzden onu korumaya dikkat etmeli ve acil durumlar için saklamaya çalışmalısınız." Bu, e-postalar için nasıl geçerlidir? Yanıtlar araştırma veya uzun bir yanıt gerektiriyorsa, yanıtlamayı ertelemek kolaydır. Gecikme çok uzun ve kaba görünüyorsun. Zor soruları cevaplamak irade gerektirir ve diğer zorluklarla uğraşırken onu tüketmeden önce sabahın çoğunu alırsınız. Belki her gün yazacak ağır cevaplarınız olmayacak, ancak bulduğunuzda, sabah onları ele almak için harika bir zaman. Tierney ayrıca irade gücünün direnç eğitimi ile karşılaştırılabilir olduğunu söylüyor. İrade gücünü ne kadar çok kullanırsan, öz kontrolün o kadar güçlü olur. Sabah ilk iş olarak önemli iletişimleri ele almak için kendinizi eğittiğinizde, zaman harcayanlara zihinsel enerji harcamaktan kaçınmak için disipline sahip olacaksınız.

nasıl doğru yapılır

Yazar Laura Chin, zihinsel enerjimizi tüketmeden e-postaları nasıl kontrol edeceğimizi anlatıyor. İşlem, dizüstü bilgisayarınızı açmadan önce başlar. NeuroLeadership Enstitüsü müdürü David Rock'tan alıntı yapıyor: "Hedeflerinizin ne olduğunu hatırlayamıyorsanız, hedeflerinizle ilgili şeyler için çevreyi taramanız pek olası değildir." Öncelikle hedeflerinizi tanımlayın. E-postanızı daha sonra taradığınızda, önemli mesajlara odaklanabilecek ve her birini nasıl ele alacağınıza karar verebileceksiniz.

Ardından, gelen kutunuzu açın. Bu iki kelimeyi hatırlayın - ayırt etme gücü ve irade. Yeni e-postalarınız arasında gezinirken en önemli önceliklerinizi kanalize edin. Hangi mesajların en önemli olduğuna karar vermek için muhakemenizi kullanın. Bunları açın ve hemen yanıt verin veya yüksek öncelikli olarak işaretleyin. Ardından, tarayıcınızı kapatmak için iradenizi kullanın. Kritik olmayan her şey günün ilerleyen saatlerine kadar bekleyebilir.

Önemsiz drenajlardan kritik sıralamanın çok fazla zamanınızı aldığını düşünüyor musunuz? Önemli şeylere konsantre olabilmeniz için düşük öncelikli mesajları bir arada gruplayan Unroll.me gibi bir e-posta organizasyon hizmetini deneyin. Outlook yakın zamanda benzer bir hizmet uygulamıştır. Odaklanmış gelen kutusu denir. Sistem, en çok hangi kişilerle etkileşim kurduğunuzu gözlemledikçe yanıt verir ve uyum sağlar. Ayrıca iletileri, haber bültenlerini ve toplu e-postaları boş zamanlarınızda okuyabileceğiniz ayrı bir sekmede filtreler. İstenmeyen e-postaları otomatik olarak silmenin yanı sıra, "kurallar" ayarlayarak, yalnızca aşırı sık kullanılan haber bültenlerinin en son kopyasını saklayabilirsiniz.

Kendinizi strese sokacaksınız. Günlük hedeflerinizden uzaklaşacaksınız. Çok fazla değerli zaman kaybedeceksiniz. Bunlar, insanların size öğle yemeğinden önce e-postanızı asla kontrol etmemeniz gerektiğini söylemelerinin bazı nedenleridir. Ancak birçok uzman, günün ilk bölümünde önemli e-postaları silmenin beyninizi başka konular için serbest bırakacağını buldu. İnsanlar meşgul olduğunuzu öğrenecek, ancak makul bir süre içinde cevap vereceksiniz. Ve sadece anahtar mesajlara cevap vererek iradenizi geliştireceksiniz. Sonuç ne? Kimse size hangi felsefenin en iyi olduğunu söyleyemez çünkü kişiliğinizi ve koşullarınızı hesaba katmanız gerekir. İşiniz için en uygun saat hangisidir? Hangi yöntem size en az stresi hissettirir? En verimli ne zaman çalışırsınız? İşinizde yetenekli ve yetkinseniz, kimse seçiminizi etkilemez.