İşyerinde Etkili İletişim İçin 9 İpucu

İşyeri iletişimi bu kadar zor olmamalı.

Ekibinizin haftalardır can çekişmekte olduğunuz projeyi yayınlamasına sayılı günler kaldı. E-postalar ve mesajlar, sunumlar, yasal bir inceleme ve kuru silinmediği ortaya çıkan işaretlerle beyaz tahtalara çizilen çizelgelere yol açan bir öğleden sonra kafa karıştırıcı tartışmalar oldu. Hata.

Her şeyden önce, toplantılar oldu - pek çok toplantı. İnsanların ne üzerinde çalıştıklarını söylediği ya da daha sık yoldan saptığı günlük hızlı türler vardı. Ardından, kullanıcı metrikleri hakkında düzinelerce slayt içeren, can sıkıcı derecede uzun bir oturum vardı; onun sonunda sessizce kickboks dersleri almayı hayal ediyordun.

Yine de, tüm bu başıboş tartışmalar ve bitmeyen e-posta ileti dizileri, bir şekilde başgösteren bir fiyaskoyu önleyemedi. Artık kimse aynı sayfada görünmüyor ve son teslim tarihiniz acımasızca yaklaşıyor. Burada sahip olduğunuz şey, işyerinde iletişim veya iletişim eksikliği hakkında sefil bir derstir.

Siz ve iş arkadaşlarınızın ne kadar etkili iletişim kurduğu, işin genel olarak ne kadar iyi gittiği hakkında çok şey söylüyor. Kimsenin net bir planı olmadığında işleri verimli bir şekilde yapmak zordur. İnsanlar, bırakın öngörülemeyen zorlukları, yeni fırsatları tartışmak için iyi bir yol bulamadıklarında bocalayabilirler.

Bu nedenle, işyerinde iletişim becerilerinizi geliştirmek için birkaç ipucu ile buradayız.

İş için doğru aracı seçin

Bağlanmanın ve yanlış bağlanmanın birçok yolu vardır. Akıllıca seçim.

E-postalar zorlayıcı olabilir, ancak aynı zamanda kolayca gömülürler. Video konferanslar, biri uzaktan çalışıyorsa insancıl bir dokunuş katar, ancak hantal olabilir. Temel telefon görüşmeleri bazen küçümsenir, ancak genellikle önceden planlamak isteyeceksiniz veya en azından aradığınız kişiye konuşmak için uygun bir zaman olup olmadığını sorarak başlayacaksınız.

Gerçek zamanlı konuşmanın avantajı, her iki tarafı da büyük miktarda yazı yazmaktan kurtarırken kısa sürede ne kadar netleştirebileceğidir. Birden fazla tarafla toplantıları sıraya koymak konusunda mantıklı olun; bu kolayca bir angarya haline gelebilir, bu nedenle çabayı haklı çıkarmak için değerli bir geri dönüş beklemeniz gerekir.

Toplantılarınızı sayın

Parkinson Yasası'nın belirttiği gibi, iş için ayrılan süre kadar genişleyeceği gibi, toplantılarla da. Bir zaman sınırı ve bir gündem belirleyin. Devam etmeden önce her bir öğeye ne kadar zaman harcayacağınızı bütçeleyin. Buradaki fikir, katılımcılarınızın zamanına saygı duymaktır, bu nedenle bu konuda şeffaf bir şekilde iletişim kurun; Bunu yapmak, işleri yürütürken aşırı kaba görünmekten kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Bire bir için, çevrimdışına alın

Herhangi bir tartışmada potansiyel tavşan delikleri bol miktarda bulunur ve bazıları, en azından bir katılımcı alt kümesi arasında takip edilmeye değer olabilir. Örneğin, tasarımcınız ilerlemeye başlayan yeni bir şablonun yakında güncellenmiş metne ihtiyaç duyacağını fark ederse, o ve güvenilir metin yazarı, geliştirici ekibi bakıp esnememeye çalışırken değil, toplantıdan sonra bu ayrıntıları tartışabilir. Bunun gibi durumlar için kullanışlı bir ifade şekli: "Hadi çevrimdışına alalım."

Bazen kendini tekrar etmende sorun yok

Bir şey önemliyse, genellikle tekrar etmeye değer.

Bazen karmaşık konularla veya devam eden süreçlerle uğraşırken, insanlara temelleri hatırlatmak faydalı olabilir. Uğraşmak zorunda değilsin. Bu hızlı örneği düşünün:

"Pekâlâ, bu konferans görüşmesi, prototiplemedeki kilit oyuncuları güncellemek için. Tatil satışlarından önce sonbahara kadar daha iyi bir köpek yatağı üretmeye çalışıyoruz, bu nedenle salyaya karşı direnci optimize etmek açısından yapacak çok işimiz var. Geçen hafta telefonda Susan, tedarikçinin sekiz haftalık bir geri dönüş beklediğini bize bildirdi. Bu, bu ay boyutlar üzerinde anlaşmamız gerektiği anlamına geliyor. Sonraki adımlar hakkında konuşalım. İlk kim?”

Bu hızlı özet, hala çok şey başarmakla birlikte bir dersin çok gerisinde kalıyor:

• Çağrının odağını belirler, böylece konuşmacılar işleri yolunda tutmayı bilir ve diğer konuları ortaya çıktıklarında çevrimdışına alır
• Ayrıca, daha önce ayarlamamış birine ne beklemesi gerektiği konusunda bir fikir verir.
• Herhangi birinin kaçırmış olması ihtimaline karşı Susan'ın son aramadaki önemli paket servisini tekrarlar
• Önemli bir öncelik ve yaklaşan son tarih belirler

Bu son kısım daha sonra tekrarlanacak, ancak bu arada, girişiniz birini garip bir sorudan veya kafası karışmış bir e-postadan kurtardıysa, işini yapmış demektir. Ve adımlarınızın izini sürmek için çok fazla zaman harcamaktan endişe ediyorsanız, ileri atlayıp atlamayacağınızı sorun; meslektaşlarınız hayır diyerek sizi şaşırtabilir.

Önemli noktaları birkaç farklı şekilde belirtmeyi deneyin

Aynı zamanda, bir toplantıdan ana çıkarımları kristalize eden bir takip e-postası ve ileriye dönük önemli eylem öğelerinden kimin sorumlu olduğu gibi, farklı kelimeler veya muhtemelen farklı iletişim kanalları kullanarak, önemli fikirleri hecelemek için yeni yollar tasarlamaya yardımcı olabilir.

Gimlet Media'yı kuran radyo gazetecisinden girişimciye dönüşen Alex Blumberg, Tape'e uzun yıllara profesyonel bir iletişimci olarak geçmesine rağmen, iş arkadaşlarının anlamalarına yardımcı olmanın önemini anlamanın biraz zaman aldığını söyledi:

İnsanlar aynı şeyi söylediğinde, farklı bir yankısı var, farklı bir yerden geliyor veya farklı insanlar için farklı şeyler ifade ediyor… Şimdi işimin büyük bir kısmı aynı şeyi bir sürü farklı şekilde söylemek, böylece insanlar nereden geldiğini anlıyor. . Sadece bir kez söylersen, insanların senin söylediğin gibi duyduğunun garantisi yoktur.

Başka bir deyişle, bir şey tekrar etmeye yetecek kadar önemliyse, muhtemelen yeniden ifade etmeye de değer.

geri çalıştır

Özellikle teknik konularda, ana fikirleri yeniden ifade etmek, yeni bir şeyi doğru bir şekilde anladığınızdan emin olmanıza da yardımcı olabilir. Vaktiniz varsa, konuyu açıklayan kişiye kendi sözlerinizle ifade edip edemeyeceğinizi sormayı deneyin ve doğru anlayıp anlamadığınızı sorun. Kaçırdığınız önemli bir ayrıntı varsa, onu kavramak için yardım almak için bu iyi bir fırsattır.

beden diline dikkat et

Kasıtlı olarak ya da değil, vücudunuzu nasıl hareket ettirdiğiniz çok fazla iletişim kurar. Örneğin, kollarınız katlanmış halde kapalı veya aktif olarak meşgul, örneğin ellerinizle konuşarak mı görünüyorsunuz? Duruşunuz veya yüz ifadenizle yanlış mesaj göndermemeniz için düşünmeye değer.

Belki bir meslektaşınız bir sunumu bitirip odanın etrafına baktığında, aksi görünüyorsunuz - sunum kötü olduğu için değil, düşüncelere daldığınız için. Böyle anlarda bazen kendinizi açıklamanız faydalı olabilir: “Hiç de fena değildi, sadece bir dakikaya ihtiyacım var. Birazdan geri dönelim.”

Öne çıkanları özetleyin

İnsanların bir saat boyunca bir araya gelmesi, bir dizi değerli soru sorması, olası yanıtları düşünmesi, hiçbir şeyi çözmemesi ve sonra başka bir toplantı için ayrılma zamanının geldiğini anlaması duyulmamış bir şey değil. Bu, takip notlarının yapmakta olduğunuz ilerlemenin kapıdan kaybolmamasını sağlamaya yardımcı olabileceği yerdir.

Uzun alıcı dizilerine uzun e-postalar göndermekten kaçınabiliyorsanız, bu muhtemelen daha iyidir. Ancak gerekirse, önemli noktaları kısaca özetleyen bir tl;dr ("çok uzun; okumadım") da ekleyebilirsiniz. En üste koyun ki lojistikte sadece gözden kaçan bir adam en azından temelleri görsün.

Nazik ol

Hızlı bir teşekkür veya zamanında bir gülümseme, ofis arkadaşlarınızın takdir edildiğini ve anlaşıldığını hissetmelerine yardımcı olmak için uzun bir yol kat edebilir.

Bu, insanların sizinle daha fazla konuşmak istemesini sağlıyorsa, iş yerinde daha iyi iletişimin anlamı bu değil mi?