Etkili e-posta iletişimi için 10 ipucu
Yayınlanan: 2022-03-22Bugün, etkili e-posta iletişimi herhangi bir işletme için çok önemlidir ve birçok profesyonel için en hızlı iletişim yöntemini sağlar. Çoğumuz her gün işyerinde e-posta yazıyoruz, ancak en son ne zaman e-posta iletişim becerilerinizi ve bunları nasıl geliştirebileceğinizi düşünmek için bir dakikanızı ayırdınız?
Bu kılavuzda, e-posta yoluyla nasıl etkili bir şekilde iletişim kurulacağını araştırıyoruz. Yakında öğreneceğiniz gibi, işyerinde veya müşterilerle etkili e-posta iletişimi, öğrenilebilen ve dolayısıyla geliştirilebilen bir beceridir. Size tanıdık bulabileceğiniz yaygın e-posta sorunlarını anlatacağız ve ardından etkili e-posta yazmak için eyleme geçirilebilir ipuçları sunacağız.
İşyerinde etkili e-posta iletişiminin önemi
E-postadan önceki bir zamanı hayal etmek neredeyse imkansız. İlk e-posta 1971'de gönderildi ve o zamandan beri bu elektronik mektuplar dünyayı ele geçirdi. Her gün şaşırtıcı bir şekilde 300 milyar e-posta gönderiliyor ve bu rakam büyümeye devam edecek. Bugün, dünyada yaklaşık 4 milyar insanın bir e-posta hesabı var - bu, küresel nüfusun yarısından fazlası.
Daha fazla e-posta hesabı, daha fazla e-posta anlamına gelir. Ortalama bir çalışan günde 121 e-posta alır; bu, sizinkinin öne çıkması gerektiği veya büyük olasılıkla göz ardı edilmesi gerektiği anlamına gelir.
Ancak etkili bir e-posta yazmak basittir, değil mi? Yanlış. E-posta anlama üzerine çalışan araştırmacılar, e-posta iletişimini etkileyebilecek birkaç ciddi ve yaygın sorun olduğunu bulmuşlardır.
Ortak e-posta sorunlarını yararlı bir şekilde aşağıdaki kategorilere ayırdılar:
- Birbirini tanımamak
- Bağlantıda zorluklar
- Güven eksikliği
- Kişilerarası ipuçlarının eksikliği
- İletişim kalitesinde azalma
- Duygusal ve psikolojik rahatsızlık
Bulgular, mesajı doğru almanın ne kadar kritik olduğunu vurguluyor. Ama sadece kelimeler değil. O da yapı.
E-postanın iş hayatında etkili bir şekilde nasıl kullanılacağına ilişkin başka bir çalışmada, araştırmacılar e-postanızın yapılandırılma, yazılma ve sunulma şeklinin bilgilerin nasıl iletildiğini, işlendiğini ve anlaşıldığını etkilediğini buldu.
Araştırmadan ve gerçek dünya deneyimimizden önemli çıkarım şudur: Etkili bir e-posta yazmak, modern iş yerinde önemli bir beceridir.
1. Kitlenizi anlayın
Etkili e-posta iletişim becerileri geliştirmenin anahtarı, hedef kitlenizi anlamak ve yazışmalarınızı onlara göre ayarlamaktır. E-postanızı yazmadan önce, alıcıyı düşünmek için biraz zaman ayırın. Profesyonel bir bağlamda, kişi mevcut bir müşteri, potansiyel müşteri, meslektaş veya patron olabilir.
Onların rolü ve sizinle olan ilişkisi, aldığınız yaklaşımı belirleyecektir. Ayrıca, ne kadar resmi veya gayri resmi olduğu da dahil olmak üzere e-postanızın tonunu da etkileyecektir.
Örneğin, bir Devlet departmanından gayri resmi bir e-posta beklemezsiniz. Bir meslektaşınız ve arkadaşınız, onları bir şeyler içmeye davet ediyorsanız, oldukça resmi bir e-postayı uygun bulmaz.
Bir e-postayı nasıl ifade edeceğinizden emin değilseniz, genellikle resmi olmayandan daha resmi olmak daha iyidir. E-postanızın ilk ve son satırları doğru tonu yakalamak için çok önemlidir, bu nedenle profesyonel bir e-postayı nasıl başlatacağınız ve nasıl bitireceğiniz konusunda bazı ipuçları istiyorsanız, son blog yazılarımıza göz atın. Ayrıca ayrıntılı blogumuzda farklı e-posta türleri için uygun e-posta görgü kuralları hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
2. Aktif ses kullanın
İş için e-posta yazarken pasif sesi benimseme eğilimi vardır. Bu şekilde yazmak resmi ve profesyonel görünebilir, ancak kolayca yanlış iletişim ve yanlış anlamalara yol açabilir.
Bir örneğe bakalım. İşte aktif seste bir açıklama.
Gönderenin, alıcıdan Simon'ı Perşembe günü saat 10:00'da aramasını istediği açık.
Bunu pasif sesle yazılmış olanla karşılaştırın.
Simon bir telefon alacak mı? Eğer öyleyse, kimden?
En temel düzeyde, aktif sesi kullanmak açık ve net olmakla ilgilidir. Bir e-posta yazarsanız, ne talep ettiğiniz açık olmalıdır. Alıcı, onlardan ne zaman ve ne yapmasını istediğinizden şüphe duymamalıdır.
Aktif ses biraz kaba veya kişiliksiz görünebilir, ancak aslında iletişim kurmanın daha profesyonel bir yoludur. Bir bonus, aktif sesle yazmanın mesajınızı kısaltabilmesi ve dolayısıyla e-posta iletişiminizi verimli hale getirebilmesidir. Günde yüzlerce yol kat eden hepimiz için bunun takdir edilmesi muhtemeldir.
3. Duygusal olarak zeki olun
Duygusal zeka, birinin daha derin duygularıyla bağlantı kurmakla ilgilidir. Harvard Business Review'un da belirttiği gibi güçlü bir pazarlama aracıdır ve etkili e-postalar oluşturmanıza da yardımcı olur.
Duygusal olarak akıllı bir e-posta, alıcının duygularının tanınmasıyla yazılır. İlkel duygularımıza dokunmak için dili kullanarak, olumlu bir yanıt ortaya çıkaracak şekilde yazılırlar.
Yazmak yerine.
Neden kullanmıyorsun.
Birincisi talimattır. İkincisi bir davettir. Her ikisi de aktif bir sesle yazılmıştır, ancak yalnızca biri duygusal olarak zekidir. Basitçe söylemek gerekirse, duygusal zeka, bir kişinin duygularını anlamak, yansıtmak ve saygı duymakla ilgilidir.
Burada aşırıya kaçmanıza gerek yok, ancak yazdığınız e-postanın birilerini nasıl hissettirebileceğini düşünmek için biraz zaman ayırın.
Duygusal olarak akıllı bir yaklaşım, müşterilerle etkili e-posta iletişimini de şekillendirmenize yardımcı olabilir. Şikayetlerle uğraşırken çok önemlidir. Tüm hayal kırıklıklarını, aksaklıkları ve hayal kırıklıklarını tanıyarak ve kabul ederek, bir durumu etkisiz hale getirmede uzun bir yol kat edebilecek empati gösteriyorsunuz.
4. Akılda kalıcı bir e-posta konu satırı seçin
E-posta konu satırı, hikayenizin başlığıdır. En etkili e-posta konu satırları, birinin dikkatini çekecek kadar büyüleyicidir ve neredeyse karşı konulmaz bir e-posta açma arzusu yaratır.
Konu satırınız ilgi çekici değilse, e-postanız açılmayacaktır. İstatistiklerin alıcıların %20'sinden daha azının istenmeyen e-postaları açtığını gösterdiği e-posta pazarlaması dünyasından çıkarabileceğimiz ders budur.
Değerli bir müşterinize, meslektaşınıza veya arkadaşınıza yazıyor olsanız bile, konu satırı oluşturma konusunda profesyonel e-posta pazarlamacılarından bazı dersler alabiliriz.
Açık, basit ve anlaşılır olmalıdır. Alıcıya e-postanın tam olarak ne hakkında olduğunu söylemeli ve onu açmaya teşvik etmelidir.
Bir toplantı isteği yazıyorsanız, söyleyin.
E-postanız acil olduğunda ve bir yanıta ihtiyacınız olduğunda, isteyin.
Anlaşılan bir şeye ihtiyacınız var, açık olun.
Bir alıcının bir e-postayı görmezden gelmesi ne yazık ki hala oldukça kolaydır, ancak iyi bir konu satırı bunu önemli ölçüde azaltabilir.
5. E-posta için bir hedef belirleyin
Profesyonel bir bağlamda, gönderdiğiniz her mesajın bir amacı olmalıdır. E-posta hedeflerinizi belirlerken kendinize şu üç soruyu sorun:
- Alıcıdan ne yapmasını istiyorsunuz?
- Nasıl hissetmelerini istiyorsun?
- Nasıl cevap vermeliler?
Bir yöneticiye izin talebi örneğini ele alalım.
- Alıcıdan yapmasını istediğiniz şey: İzin talebimi gözden geçirin
- Nasıl hissetmelerini istersiniz: Makul ve profesyonel olduğumu
- Nasıl yanıt vermelerini istiyorsunuz: İzin talebimi kabul ederek
Hedef odaklı bir yaklaşım kullanmak, iş yerinde etkili e-postalar yazarken, örneğin resmi veya gayri resmi olsun, bir taslak yapısı sağlayarak ve ses tonunuzu etkilerken size yardımcı olabilir.
Burada ayrıntılara girmeyeceğiz, ancak ayrıntılı kılavuzumuzla profesyonel e-postaların nasıl yapılandırılacağı hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
6. Düşüncelerinizi düzenleyin
Piramit İlkesi, etkili e-posta iletişimine yönelik köklü bir yaklaşımdır. 80'lerde McKinsey yöneticileri, düşünceleri yapılandırmak ve iş iletişimini geliştirmek için verimli bir yol sağlama ilkesini yarattı. Etkili iş e-postalarının nasıl yazılacağını bilmek istiyorsanız, piramidi düşünün.
Açıklamak biraz zaman alabilir, ancak temel ilke, en önemli noktayı (veya cevabı) en başta belirtmeniz ve e-postanızı buna göre yapılandırmanızdır.
Örneğin, patronunuz size bir iş arkadaşınızın sözleşmesini uzatmanız gerekip gerekmediğini soran bir e-posta gönderdi.
İşte sonunda soruyu yanıtlayan tipik bir iş yanıtı.
Piramit prensibini kullanarak bunu yeniden yapılandırabiliriz.
Bu yaklaşım oldukça resmidir ve her durumda işe yaramaz. Ancak bir iş arkadaşınızdan veya amirinizden gelen açık bir taleple ilgileniyorsanız, bu herkesin zamanını kurtaracak ve yanlış anlaşılma olmamasını sağlayacaktır.
7. Mobil düşünün
Aralık 2019'da, tüm e-postaların neredeyse %50'si bir mobil cihazda açıldı. Gittikçe daha fazla kişi uzaktan veya hibrit çalışmanın özgürlüğünden ve esnekliğinden yararlandıkça bu rakamın artması muhtemeldir.
Hepimiz biliyoruz ki, telefonda e-postaları okurken hızlıca geziniyoruz. Uzun metin bölümlerini okumak zordur ve kanıtlar çoğumuzun zahmet etmeyeceğini göstermektedir.
Araştırmacılar, bir e-posta doğru biçimlendirilmezse, bir kişinin onu üç saniye içinde silme olasılığının %70 olduğunu buldu.
İnsanların e-posta yazarken yaptığı yaygın hatalardan bazıları şunlardır:
- Büyük boyutlu veya yerinde olmayan görüntüler
- Yeterli ara olmadan çok fazla metin
- Birden çok sütun düzeni (duyarlı bir şablon olmadan)
Mobil cihazlar için etkili e-postalar yazarken her şeyi kısa, tatlı ve basit tutun.
Zaten aktif sesle yazdığınızı varsayacağız, bu da kelimenin geri sayımını sağlayacaktır. Etkileyici mobil e-postalar oluşturmak için bazı ipuçları.
- Paragrafları bir veya iki cümleyle tutun
- E-postalarınızı yapılandırmak için temel bilgiler en üstte olacak şekilde piramit ilkesini kullanın
- Net ve okunaklı bir yazı tipi kullanın
- Asla resim ekleme
- Metni bölmek için madde işaretlerini kullanın
- tabloları kullanmayın
- Tüm önemli bilgileri ekler yerine e-postanın gövdesine ekleyin
8. Net talimatlar sağlayın
Birinden bir şey yapmasını istiyorsanız, net talimatlar verin. Bu bir görüşme talebiyse, söyleyin. Bir cevap istiyorsanız, isteyin. Size bir şey sağlayacak birine ihtiyacınız varsa, onlara söyleyin.
İşte size yardımcı olacak bazı ipuçları.
- Tarihleri ve ayrıntıları sağlayın
- Tek cümlelik paragraflar kullanın
- İşleri adımlara ayırın
- Bilgileri netleştirmek için madde işaretleri veya numaralı bir liste kullanmayı düşünün
- Önemli bilgileri öne çıkarmak için kalın kullanmaktan korkmayın
9. Alıcı, CC ve BCC arasındaki farkı anlayın
Alakasız kaç tane e-posta alıyorsunuz? Cevap muhtemelen oldukça fazladır. Etkili e-posta iletişimi, yalnızca onları okuyup yanıt vermesi gereken kişilere e-posta göndermekle ilgilidir.
Bir e-posta gönderirken üç seçeneğiniz vardır. Doğrudan bir kişiye, CC'ye veya BCC'ye gönderebilirsiniz. Bu terimlerin anlamı aşağıdadır.
- Gönder: E-postayı gönderdiğiniz kişi. Alıcı denir.
- CC: Kişiye e-postanın bir karbon kopyası gönderilecektir. Onlar e-postanın doğrudan alıcısı değiller, ancak bilgiler onlarla alakalı olabilir. Alıcı ve CC-ed'deki diğer kişiler mesajı kimin aldığını görebilir.
- BCC: E-postanın bir 'kör karbon kopyası bir alıcıya gönderilir. Doğrudan yanıt veren onlar değiller ve alıcı (veya CC'ye dahil olanlar) bu kişinin e-postayı aldığını göremez.
Çoğu durumda, e-postanın kime ait olduğu açıktır, ancak kimin CC'ye gönderileceğini seçmek daha zor olabilir. Birçok insanda CC yapma eğilimi vardır, ancak e-postayı almalarının önemli olup olmadığını kendinize sorun. Eğer değilse, yapma.
10. E-postanızı göndermek için en iyi zamanı seçin
E-posta içeriğinizi doğru almanız çok önemlidir, ancak mesajınızı yanlış zamanda göndermek, kaç kişinin açıp okuduğunu etkileyebilir. HubSpot, göndermek için en iyi zamanı bulmak için 4 milyardan fazla e-postayı analiz etti.
En yüksek tıkla ve aç oranlarının şu şekilde olduğunu buldular:
- SABAH 10
- 13:00
- 18:00
Bu saatlerin çoğu insanın iş gününe başladığı veya bitirdiği ve e-postalarını kontrol etmek için zamanının olduğu zaman olduğu sonucuna varıyorlar.
Bu kesin bir bilim değil, ancak mantık bize, bir resmi tatil hafta sonundan önce Cuma öğleden sonra 4:30'da önemli bir e-posta göndermenin muhtemelen kötü bir fikir olduğunu söylüyor.
Etkili e-posta iletişimi için bu ipuçlarını eyleme geçirmek mi istiyorsunuz? Flowrite, madde işaretlerini her zamankinden daha hızlı bir şekilde gönderilmeye hazır e-postalara dönüştürerek zamandan tasarruf etmenizi ve daha üretken olmanızı sağlar. Erişim talep edin ve yazmanın geleceğini deneyimleyin.