İşyerinde e-posta kaygısının üstesinden nasıl gelinir?

E-posta kaygısı, posta kutunuzu yönetmenin yarattığı stres ve korkudur. E-posta kaygısının nedenleri karmaşık olsa da, e-posta korkusu işyeri stresinin önde gelen nedeni ile sonuçlar oldukça gerçektir.

E-posta kaygısıyla başa çıkmak, e-posta fobinizin nedenlerini anlamayı ve süreci kolaylaştırmak için stratejiler geliştirmeyi içerir.

Bu makalede, e-posta kaygısının ne olduğunu keşfediyor, e-posta kaygısının bazı belirtilerini açıklıyor ve postanızı daha iyi yönetmenize yardımcı olacak bazı uzman ipuçları sunuyoruz.

E-posta kaygısı diye bir şey var mı?

Google'a soran milyonlardan biriyseniz: E-posta neden beni bu kadar endişelendiriyor? O zaman yardım mevcut. E-posta kaygısı, hayatımızın bir noktasında çoğumuzu etkileyen gerçek bir sorundur.

Akıl sağlığı derneği Mind, kaygının endişeli, gergin ve korkmuş duygular yarattığını söylüyor. Duygular, olacak olan veya gelecekte olabileceğini düşündüğümüz tarafından üretilebilir.

Hepimiz mesaj dağlarıyla savaşırken, e-posta neden bu kadar stresli diye sorabilirsiniz.

The Open University'den Dr. Gini Harrison ve Dr. Mathijs Lucassen, dijital teknolojiye bağımlı hale gelebileceğimizi söylüyor. Teknolojiyle aşırı etkileşimin beynimizin yapısını etkileyebileceği konusunda uyarıyorlar. Örneğin, aşırı e-postalar sürekli dikkat dağınıklığına neden olabilir, uykumuzu etkileyebilir ve iş/yaşam dengemize zarar verebilir. Ayrıca e-postalarımızı sağlıklı olandan daha sık kontrol etmemize neden olan FOMO ile de karşılaşabiliriz. Son olarak, başkalarının bizden daha hızlı, daha verimli ve etkili olduğuna inanarak, olumsuz sosyal karşılaştırmalar geliştirebiliriz.

Psychology Today'de yazan Alice Boyes, e-postanın sosyal kaygı ve üretkenlikle ilgili kaygının en yaygın tetikleyicilerinden biri olduğunu söylüyor. E-posta hakkında endişeli hissetmemizin ana nedenlerinden birinin, e-posta göndermekle yanıt almak arasında bir gecikme olduğu anlamına gelen “eşzamansız” olması olduğunu öne sürüyor.

Bir e-posta göndermenin bir yanıt beklentisi yarattığını söylüyor. Cevap beklemek stres yaratır. Bunun nedeni, bir cevabın olmaması beyninizin çalışmaya başlamasına ve oluşan boşluğu doldurmak için senaryolar yaratmasına neden olabilir. Bunu “duygusal olarak kafa karıştırıcı ve endişe uyandıran” olarak tanımlıyor.

E-posta kaygısı, her e-postaya yanıt vereceğiniz beklentisinden de kaynaklanabilir. Araştırmacılar bunu “e-posta acil durum yanlılığı” olarak etiketlediler. Basitçe söylemek gerekirse, cevapsız e-postalar bizi strese sokar çünkü gönderenin bir cevap beklediğine inanırız.

E-posta kaygısının nedeni ne olursa olsun, derhal ele alınması gereken bir şeydir. İş kaygısı, fiziksel sağlıksızlığa ve devamsızlığa ve depresyon duygularına yol açabilir.

Peki, e-posta kaygısını nasıl durdurursunuz? Öncelikle, endişenize neyin neden olduğunu anlamalısınız.

E-posta endişenize neden olan nedir?

E-posta kaygısı, posta kutularımızı yönetmenin neden olduğu stresi tanımlayan toplu bir terimdir. Aslında, e-postanın endişe yaratmasının birkaç yolu vardır.

Bunlardan kaçı e-posta kaygısına neden oluyor?

• E-postayı açma korkusu – E-postayı açma korkusu önemli bir endişe yaratabilir ve en kötü yanı, onu ne kadar uzun süre bırakırsanız o kadar kötüleşir. (Birkaç tane varsa, kendinizi kötü hissetmeyin––psikolog Berit Brogaard 30.000'den fazla yanıtlanmamış e-posta olduğunu kabul ediyor.) E-postaları yanıtlamak için yeterli zamanınız olmayabilir veya içinde ne olduğundan korktuğunuz için onları açmaktan korkabilirsiniz. Sebep ne olursa olsun, stres gerçektir.
• Yavaş e-posta yanıt süresi – Yukarıda açıkladığımız gibi, yavaş bir e-posta yanıtı strese neden olabilir. Birisi mesajınıza yanıt vermekte yavaşsa, bunun nedenlerini hayal etmeye başlarsınız, bu da sizi endişeli hissettirebilecek olumsuz bir duygu sarmalına yol açabilir.
• Anksiyete açılış e-postaları - İçinde ne bulacağınızı merak ederek, endişe açılış postası da yaşayabilirsiniz. Bu, onları açmamanız, daha fazla stres yaratmanız ve işinizi etkileyebilecek mesajların atlanmasına yol açmanız anlamına gelebilir.
• E-posta gönderme kaygısı – E-posta gönderme kaygısı, göndermeye basmadan önce yaşadığınız stres ve korkulardır. Alacağınız yanıtın e-postasına vereceği tepki konusunda endişeli olabilirsiniz. New Yorker'dan Cal Newport, e-postaların bizi mutsuz etmesinin nedenlerinden birinin e-posta gönderme endişesi olduğunu söylüyor.
• Mesajlara yanıt verme kaygısı – E-posta yazmak zor olabilir ve kaygı ve strese yol açabilir. Anlatım işaretleri, gönderilen e-postaların sürekli olarak gözden geçirilmesini, yeniden yazılmasını ve yeniden ziyaret edilmesini içerir. 'Hayır' demek genellikle yapılması en zor şeydir, bu yüzden bunu nasıl kibarca yapacağınızı öğrenmek için blogumuza göz atın.
• Yanıt kaygısı yok – Özellikle acil yanıt gerektiren bir e-postaya yanıt beklemek stres ve kaygı yaratabilir. Ne kadar beklersen o kadar kötü olur.
• Takıntılı e -posta kontrolü - Harrison ve Lucassen'in bulduğu gibi, e-postaları takıntılı bir şekilde kontrol etmek, işyeri stresi ve kaygısının bir işareti ve nedenidir. Ortalama bir kişi e-postalarını günde 15 kez kontrol eder, ancak e-posta kaygısını kontrol etmek, çoğu durumda yüzlerce kez kontrol etmemizi sağlayabilir. Şebeke bağlantısını kaybetmek veya pili bitmiş bir telefon, bağlantıda kalamayacağınız için endişeye neden olabilir.
• E-postadan kaçınma – E-posta kaygısından kaçınma, yalnızca e-postalarınızı görmezden gelmeyi ve gideceklerini ummayı içerir. İşler çok fazla gelişebilirse, e-postalarımızı başka bir güne bırakarak çıkış yapabilir ve imzalayabiliriz. Sürdürülebilir bir çözüm değil, sadece mesajlarımızı açma ve cevaplama konusundaki kaçınılmaz ihtiyacı erteliyor.
  

E-posta kaygısının üstesinden nasıl gelinir?

Posta kutusu stresinin bazı yaygın nedenlerini araştırdık, ancak e-posta kaygısıyla nasıl başa çıkabilirsiniz? E-posta yorgunluğuna karşı savaşmanıza yardımcı olabilecek bazı basit stratejiler, heyecan verici yeni teknolojiler ve yaşam tarzı değişiklikleri yapabilirsiniz.

Dalışa geçmeden önce, yaşadığınız stres çok fazla artarsa ​​ve ruh sağlığınızı etkilemeye başlarsa, her zaman profesyonel yardım ve destek alın. Biraz işyeri stresi doğaldır; şiddetli kaygı değildir. Her şey çok fazla oluyorsa patronunuzla, bir arkadaşınızla veya bir tıp uzmanıyla sohbet edin.

İşte e-posta kaygısının üstesinden gelmenin 10 yolu.

1. E-posta kaygınıza neyin sebep olduğunu öğrenin.

Düz bir kağıt parçasıyla başlayın ve e-posta kaygınıza neyin neden olduğunu listeleyin. Zamanla, semptomların ne olduğunu öğrenin ve tetikleyicileri belirleyin. Örneğin, işler sabahları, akşamları veya hafta sonları daha mı kötü?

Duygularınızı takip etmek için bir ruh hali izleme uygulaması kullanmayı düşünün. Topladığınız bilgiler, e-postalarınızı daha etkin bir şekilde yönetmek için uygun çözümleri belirlemek için kullanılabilir.

E-posta aşırı yüklenmesinden muzdaripseniz, posta kutunuzu daha iyi yönetmenize yardımcı olması için üretkenlik araçlarını ve e-posta yardımcılarını kullanmayı düşünün.

2. Beklentileri belirleyin

İşyeri kaygısının en büyük nedenlerinden biri cevap beklemektir. Birinin yanıt vermesini talep edemezsiniz, ancak beklentileri belirleyebilirsiniz. Bir cevaba ihtiyacınız varsa, bir tane isteyin. Acilse veya zamana duyarlıysa, bu konuda net olun. Unutma, kabalık etmiyorsun, beklentiler belirliyorsun.

Diğer taraftan, bir e-postaya hemen yanıt veremiyorsanız, gönderene karşı net olun ve bunu ona bildirin. E-postalarının alındığını onaylayın ve yanıt için bir zaman aralığı sağlayın. Yine, bu ikiniz için de stresi azaltır.

İşte bunun nasıl çalışabileceğine dair bir örnek.

3. Duygusal olarak akıllı e-postalar yazın

Duygusal zeka, kendi duygularımızı yönetme ve bunları olumlu yönde yönlendirme yeteneğidir. Bu ilkeleri alabilir ve duygusal olarak akıllı e-posta yoluyla iletişime uygulayabiliriz.

Duygusal olarak akıllı e-posta göndermenin özünde kendinizi alıcı olarak konumlandırmak vardır. Mesajı alırken nasıl hissedeceğinizi düşünün (ve gönderen olarak ne istediğinizi daha az düşünün).

Uzmanlar “disinhibisyon” etkisi konusunda uyarıyor. Karşımızdaki kişi olmadan, birini üzebilecek veya gücendirebilecek şeyler yazmamız daha olasıdır. Bir diğer önemli nokta da sinirliyken veya üzgünken asla e-posta göndermemek.

4. E-posta görgü kurallarını anlayın

Çok fazla e-posta kaygısı, mesaj yazarken yapılan hatalar ve yanlış anlamalardan kaynaklanır. Kısmen, bu, artık doğru e-posta görgü kurallarını anlamaktan veya takip etmekten kaynaklanabilir.

Blogumuz, yazma konusunda çok miktarda bilgi ve rehberlik içerir. Resmi e-postaları nasıl başlatacağınız, daha iyi iş e-postaları nasıl yazacağınız ve bir e-postada doğru tonu nasıl uygulayacağınız hakkında bilgi bulabilirsiniz.

Nereden başlayacağınızı bilmek ister misiniz? Etkili e-posta iletişimi için 10 ipucumuz, yazınızı geliştirmek için bazı temel teknikler sağlar.

5. Biraz yazma desteği alın

Akademisyenler, e-posta kaygısının genellikle algılanan yazma yeteneği eksikliğinden kaynaklanabileceğini söylüyor. Dijital iletişimi araştıran araştırmacıları uyarıyor: “Bireyler, belirli bir izlenim yaratma arzusu, bunu yapma yeteneklerine dair güven eksikliği ile birleştiğinde sosyal faaliyetlerden kaçınıyor”.

Birçoğumuz düşüncelerimizi yakalamak ve bunları e-postalarımız aracılığıyla etkili bir şekilde iletmek için mücadele ediyoruz. İlk dillerinden başka bir dilde iletişim kuranlar için özellikle zor olabilir.

Flowrite'ta herkesin daha iyi e-postalar yazmasını kolaylaştırıyoruz. Yapay zeka yazma yardımcımız, daha iyi iş e-postaları oluşturmanıza yardımcı olabilir.

6. Durumu kişiselleştirmeyin

E-posta kaygısı genellikle işinize çok fazla duygusal olarak dahil olmanızdan kaynaklanır. Bazı duygusal katılımlar olumlu olsa da, bazı durumlarda “yüksek katılım” çalışma kültürü zarar verici davranışlara yol açabilir.

Stresle mücadele ediyorsanız MindTools uzmanları üç adımlı bir yaklaşım izlemenizi önerir:

1. Durun ve değerlendirin – Bir e-postaya yanıt vermeden veya strese kapılmadan önce bir adım geri atın ve durumu değerlendirin. Neden sinirli hissettiğinizi ve bu konuda neler yapabileceğinizi keşfedin.
2. Olumlu bir şey bulun - En zor zamanlarda bile, bir pozitiflik parıltısı bulmaya çalışın. Bakış açınıza meydan okuyun ve kendinizi olumlu düşünmeye teşvik edin. Bu, olumsuz zihinsel kalıpların oluşmasını engeller.
3. En son ne zaman hüsrana uğradığınızı hatırlayın – Sinir bozucu belirtileri tanımak ve duyguları anlamak empati kurabilir, bu da en zorlu zamanlarla başa çıkmanıza yardımcı olabilir.

7. Telefonu açın

Bazen bir e-postanın yanıtı başka bir e-posta değildir; bu bir telefon görüşmesi. Telefonu kaldırıp birini aramak harikalar yaratabilir.

Konuşmak, e-postadan daha derin bağlantılar oluşturur çünkü pasif olmaktan çok aktiftir. Ayrıca karmaşık konulardan bahsederken oluşabilecek “bilgi boşluklarını” kırmaya da yardımcı olur.

Telefon görüşmeleri veya yüz yüze toplantılar, daha güçlü ilişkiler kurmanıza yardımcı olarak destek ağınızı da genişletebilir.

8. Sınırlar oluşturun

E-posta, çalışma hayatınızı kolaylaştıracak bir iş aracıdır, ancak günün her saatinde e-postaları okuyup yanıtladığınızda, sağlıksızdır (ve muhtemelen verimsizdir). Sınırlar belirlemek, mesajlarınızı daha etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir.

İşte birkaç denenmiş ve test edilmiş çözüm:

• E-postaları her gün kontrol etmek için zaman ayırın - E-postaları yönetmek ve buna bağlı kalmak için günlüğünüzde biraz zaman ayırın. Zamanı güvence altına almak, beklentileri belirlemenize yardımcı olur.
• Önceliklendirme e-postası – Mesajlarınızı geldikleri anda işaretleyin ve yönetin ve önce önemli olanlarla ilgilenin.
• Ofis dışınızı kullanın – Ofis dışınız sadece tatil için değildir; posta kutunuzu daha iyi yönetmenize yardımcı olabilir. Otomatik bir yanıt, alındıyı onaylayabilir ve bir yanıt için beklentileri belirleyebilir.
  
  İşte bir örnek:

9. Egzersiz

Endişenize işte çok fazla zaman neden oluyorsa, egzersiz sağlıklı bir mesafe oluşturmanıza ve iş/yaşam dengenizdeki terazileri sıfırlamanıza yardımcı olabilir. Ek olarak, akademisyenler, herhangi bir egzersiz formunun sağlığınız için faydalı olduğunu bulmuşlardır.

Göteborg'da yapılan bir araştırma, 12 hafta boyunca düzenli olarak fiziksel aktivite yapanların anksiyete semptomlarının düzeldiğini buldu.

Egzersiz, fiziksel sağlığınızı ve esenliğinizi iyileştirmeye yardımcı olabilir ve kaygı nedenlerinden uzaklaşmanızı sağlayabilir. Harvard o kadar etkili ki, “spor ayakkabılarınızı bağlayıp dışarı çıkıp hareket etmek, kaygıyı önlemek ve tedavi etmek için sahip olduğumuz en iyi tıbbi olmayan çözüm olabilir” diyecek kadar ileri gitti.

10. Çözüm olun (sorun değil)

İşyerinde e-posta kaygısı yaşıyorsanız, muhtemelen tek kişi siz değilsiniz. E-posta yazarken ve yanıtlarken, başkalarını desteklediğinizden emin olun. Beklentileri yönetin, duygusal açıdan akıllı e-postalar yazın ve sabırlı olun. Bazı rehberlik için e-posta görgü kuralları ipuçlarımızı okuyun.

Sorun değil, e-posta stresinin çözümü olun.

E-posta kaygısıyla başa çıkma konusunda son söz

E-posta kaygısı gerçek bir sorundur ve ortadan kalkmaz. Bir düzeyde iş e-postası kaygısı çoğu işin kaçınılmaz bir parçasıdır, ancak e-posta korkusu zihinsel ve fiziksel sağlığınızı etkiliyorsa, harekete geçmelisiniz.

E-posta kaygısının tam olarak nasıl üstesinden gelineceği, posta korkunuza neyin sebep olduğuna bağlıdır. E-posta kaygınıza neyin neden olduğunu keşfetmek, anlamak ve izlemek için biraz zaman ayırın, ardından sizin için işe yarayan çözümler bulmak için ipuçlarımızı kullanın.