Halkla İlişkiler Çalışanları için E-posta Görgü Kuralları

Geçenlerde e-posta gelen kutumu eski e-postalardan temizlemek için iki saat harcadım. Bu hamle, yeni bir bilgisayar satın almam ve eski bilgisayarımı gereksiz dosyalardan temizleme isteğim yüzünden oldu. İki yıldan uzun süredir ilk kez bu tür bir girişim olan tasfiye sırasında, halkla ilişkiler çalışanlarından yüzlerce basın bülteni ve e-posta ile karşılaştım. Bunların çoğunu sildim ve bu süreçte halkla ilişkiler çalışanları için önerilen bazı e-posta kuralları buldum.

1 . E-postanıza bir konu satırı koyun : İnsanların neden konu satırı olmadan e-posta gönderdiğini anlamıyorum. Konu satırının amacı, alıcıya mesajın ne hakkında olduğunu bildirmektir. Konu satırı yoksa, görünüşe göre bana söyleyecek bir şeyin yok.

2. Yine, ek yok : Kesinlikle şaşırtıcı bulduğum şey, insanların şüphelenmeyen alıcılara devasa dosya ekleri içeren e-postalar göndermesidir. Word belgesi biçimindeki bir şeyin kesilip bir e-postanın gövdesine yapıştırılmaması için hiçbir neden yoktur. Grafik olarak yoğun bir şeyse, bir web sitesine koyun ve bir bağlantı sağlayın.

3. Adımı ekleyin : Benim adım Bill, Bob, Joanie veya Chachi değil. Aynı zamanda “buradaki isim” veya “soyadı” değildir. Kime hitap ettiğinizi bile bilmiyorsanız neden e-posta gönderesiniz?

4. >>>>: Basın bültenini bana ilettiğiniz için teşekkür ederim : Açıkça gerçek bülteni kesip e-postaya yapıştırmak için çok tembelsiniz. Bunun yerine, içerdiği can sıkıcı şapka sembolleriyle bana ilettiniz. İşin garibi, bu, bunun kesin bir saygısızlık ve tembellik işareti olduğunu düşünen muhabirler arasında bir şekilde bir sorun haline geliyor.

5. Oh, şu konu satırı : Lütfen bunun bir basın açıklaması olduğunu söyleyin. İşte bir örnek, "Basın Bülteni: XYZ Corp. Kurumsal Faydalar Programının Lansmanını Duyurdu." Aslında, insanların, birisini açmaya kandırmak için tasarlanmış aldatıcı bir manşetten ziyade, bülteni okuma olasılığının daha yüksek olduğunu göreceksiniz. Microsoft Outlook'umda, "basın açıklaması" terimini içeren herhangi bir e-postayı özel bir klasöre koyan bir "kural" belirledim. Bu klasöre her gün en az iki kez bakıyorum.

6. Yazım denetimi : Benim gibi tembel gazetecilerin yazım ve dilbilgisi hataları yapması yeterince kötü. E-postanızı göndermeden önce yazım denetimi yapın ve e-postayı göndermeden önce gerçekten okumak için bir dakikanızı ayırın. İnsanların müşterilerinin adını yanlış yazdığı birkaç e-posta buldum. Bir durumda, kişi onu birkaç kez farklı yazıp farklı marka öğeleri (büyük harfler ve kısa çizgi) kullandığı için şirketin adının ne olduğunu anlayamadım.

7. Siz bir profesyonelsiniz, öyle davranın : "Yo!" ile başlayan e-postalar Hiç tanımadığım insanlardan değil, arkadaşlarımdan beklediğim şeylerdir.

8. Önemli olan nicelik değil, niteliktir : Uzun e-postalar can sıkıcıdır ve zamanımı boşa harcar. Konuya gel ve orada bitir.

9. İletişim, lütfen : İnsanların iletişim bilgilerini girmedikleri en az yüz e-posta buldum. Ayrıca insanların telefon numaraları için alan kodu girmediği bazı garip olaylar da buldum.

10. Lütfen bana e-posta göndermeyi bırakın : Defalarca çeşitli basın listelerinden çıkarılmamı istedim ve kaldırılma taleplerim nadiren duyuldu. E-posta listenizi güncel tutun ve profesyonel bir nezaket gereği, sizden istediklerinde lütfen kişileri kaldırın.

11. Evet, e-postanızı aldım : Bir gazeteciye üç kez e-posta göndermek ve e-postanızı alıp almadıklarını sormak zamanınızı iyi kullanmak değil. Birçok PR çalışanının düzenli olarak güncelledikleri projeler için listeler tuttuğunun farkındayım. Adımın yanında genellikle "E-posta gönderildi, arandı, yanıt yok" gibi bir şey olduğunu biliyorum. Resmi aldın mı? Birinin gelen kutusunu sayısız e-postayla doldurmak, spam klasörüne atmanın bir yoludur.

12. Dağıtım listenizi gizleyin : “BCC” işlevi bir nedenle orada. Uzun bir dağıtım listesi görmek sadece can sıkıcı değil, aynı zamanda stratejik olarak da akıllıca değil. Artık diğer gazetecilerin haberleri gördüğünü ve konuyla ilgili yazabileceklerini biliyorum. Bu nedenle, konu hakkında yazmakla ilgilenmiyorum.

13. Yahoo! : Belki de bu tamamen saçmalık, ancak ücretsiz e-posta hizmetlerini kullanan şirketlerle veya flak'larla ilgili bir sorunum var. Bir diğeri ise, bir şirketin kendi e-posta hizmetine sahip olmaması bana garip geliyor. Gmail'in harika bir e-posta hizmeti olduğunu anlıyorum, ancak kendi alan adınızda kullanabileceğiniz Google Apps sunuyorlar. Halkla ilişkilerde bir web sitesi veya kendi etki alanında bir e-posta adresi olmayan hiç kimsenin işini düzgün yapmadığını düşünüyorum.

14. Buğday ekmeğinde virüssüz : Yakın zamanda aldığım bir eki içeren bir basın açıklaması bilgisayarıma virüs bulaştırdı (anti-virüs yazılımı ve güvenlik duvarı olmasına rağmen). Deli olduğumu mu düşünüyorsun?

15. Gerçekten yüksek öncelikli mi? : 'Nuff dedi.

16. Düz metin olarak biçimlendirme : Şirket logonuzu eklemek veya bir e-postanın gövdesinde grafikler kullanmak e-postayı hantal hale getirebilir. Bu resimler ayrıca bazı e-posta programlarında düzgün görünmeyebilir ve e-posta garip ve hatta tamamen okunamaz hale gelecek şekilde görünecektir.

17. E-postayı akıllıca kullanın : Ezop'un “Kurt Ağlayan Çocuk” kitabını okuyun.

18: E-postalarınızı doğru bir şekilde hedefleyin : Biyoteknoloji şirketleri hakkında yüzlerce basın bülteni (bu konuyu asla ele almadım) veya bana “American Idol” jürileriyle röportaj yapma fırsatı veren e-postalar neden aldığım hakkında hiçbir fikrim yok.

19. Kişisel e-postalar hayırdır : Beni tanımıyorsun, bu yüzden bir arkadaşım için yeni bir daire veya iş bulmama yardım etmeni istediğim bir e-posta alsan garip olmaz mıydı?

20. Ne ilettiğinize dikkat edin: Birkaç PR çalışanının bana siyasi ve dini materyal ilettiğini görünce şok oldum. Bir vakada, bir eleştiri bana İsrail ve Filistin hakkında siyasi içerikli bazı istenmeyen mesajlar gönderdi. Dağıtım listesini gizlemedi ve listede birçok Silver, Gold ve Wein türü olduğunu fark ettim. Arkadaşlarınıza ve ailenize ilettiğiniz şeyler genellikle profesyonel kişilere iletmeye uygun değildir.

Her zaman olduğu gibi, umarım bu “kurallar” yardımcı olur. Çoğu insanın profesyonel bir ortamda e-postayı akıllıca kullandığını biliyorum, ancak bunu yapmayan çok fazla kişi var ve işimiz için ortama güvenen bizleri kötü bir şekilde yansıtıyorlar.

Ben Silverman daha önce The New York Post için bir iş haberleri köşe yazarı ve DotcomScoop.com'un kurucusu/yayıncısıydı.

Beş (5) Ücretsiz Halkla İlişkiler ve Basın Bülteni e-Kitabı (67 $ Değerinde) buradan indirin: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-bonus-5-free-ebooks/