Bilinmesi Gereken 19 E-posta Görgü Kuralları

E-posta görgü kuralları, kibar ve üretken e-posta iletişimini yöneten bir dizi sosyal kuraldır. Çevrimdışı görgü kurallarında olduğu gibi, e-posta görgü kuralları da konuşmaları rahat, düşünceli ve profesyonel hale getirmeye yarar.

E-posta görgü kuralları nedir?

İşyerindeki e-posta görgü kuralları, hem profesyonel hem de küresel olarak sektörler ve kültürler arasında farklılık gösterebilir. Diğer iletişim biçimlerinin kuralları gibi e-posta görgü kuralları da zaman içinde geliştikçe nesiller arasında da değişiklik gösterebilir. Bununla birlikte, çoğu e-posta iletişiminde, profesyonel bir üslup kullanmak ve her e-postayı göndermeden önce yeniden okumak gibi belirli genel kurallar geçerlidir.

İyi bir e-posta görgü kurallarına uymak önemlidir çünkü e-posta gönderdiğiniz kişilere saygı duyulduğunu gösterir. Görgü kuralları özünde başkalarını düşünmeyi temsil eder. E-posta görgü kuralları aracılığıyla, profesyonelliğinizin yanı sıra şirketinizin profesyonelliğini de (varsa) iletirsiniz. Bir alıcının gelen kutusunda bu, sizin ve şirketinizin olumlu bir şekilde öne çıkmasını sağlayabilir. E-posta görgü kuralları ayrıca e-postaları daha verimli bir şekilde gönderip yanıtlamanıza da olanak tanır. Aşağıda, daha üretken sonuçlara yol açan daha net, daha profesyonel e-postalar yazmanıza yardımcı olabilecek 19 e-posta görgü kuralları yönergesi bulunmaktadır.

19 e-posta görgü kuralları ipuçları

1 Düzeltme, düzeltme, düzeltme

Hiçbir şey dilbilgisi hatası veya alıcının adının yanlış yazılması kadar profesyonelliğinize zarar veremez. Bir e-posta göndermeden önce, onu dikkatle okuyun veya gramer, yazım ve noktalama hatası içermediğinden emin olmak için Grammarly'yi kullanın. Ayrıca, alıcının adının yazılışı da dahil olmak üzere tüm ayrıntıların doğru olup olmadığını bir kez daha kontrol edin.

2 Ayrıntılı konu satırları yazın

İyi bir konu satırı e-postanın önizlemesidir. "Merhaba" veya "Giriş yapılıyor" gibi belirsiz bir konu satırı yerine mesajınızı doğrudan belirtin. Bu şekilde alıcı, e-postanın neyle ilgili olduğunu hemen bilir ve uygun şekilde yanıt verebilir.

3 Bir selamlama ekleyin

Her e-postaya uygun bir selamlamayla başlayın. Uygun e-posta selamlama örnekleri şunları içerir:

• Sayın [alıcının adı]
• Merhaba [alıcının adı]

4 Bir oturum kapatma ekleyin

E-postanız uygun bir selamlamayla başlamalı ve uygun bir imzayla bitmelidir. Profesyonel e-posta imzaları şunları içerir:

• Saygılarımla
• En iyi
• Samimi olarak
• Teşekkürler
• Şerefe

İmzadan sonra adınızı ekleyin.

5 Kısa ve öz olun

Kısalık, tüm profesyonel iletişimin temel ilkesidir. Gereksiz ayrıntılarla alıcının zamanını boşa harcamayın veya birden fazla konuşmayı tek bir e-postaya sığdırmayın. Hızlı bir şekilde okuyabilmeleri ve gerekirse yanıt verebilmeleri için konuya odaklanın.

6 Kapsamlı olun

Bununla birlikte, e-postanızı kısa ve öz tutmak için gerekli bilgileri eksik etmeyin. Kısa ve öz olmanın önemli bir kısmı, ilgili her bilgi parçasını tek bir e-postada belirtmektir. E-postanızı düzeltirken, önemli bilgileri atlamadığınızdan emin olmak için dikkatlice okuyun. İlkine eklemeyi unuttuğunuz ayrıntıları belirtmek için ikinci bir e-posta göndermek zorunda kalmak garip ve utanç verici olabilir. Aynı zamanda profesyonelce olmayabilir.

7 Takipler için 24 saat bekleyin

Bir e-posta gönderdikten sonra alıcıya yanıt vermesi için zaman tanıyın. Beklemek için uygun süre genellikle alıcıyla ilişkiniz ve mesajınızın aciliyeti gibi faktörlere bağlıdır. Ancak genellikle takipten önceen az24 saat beklemek en iyisidir.

E-posta görgü kurallarında 24 saat kuralı daha var: Aldığınız her e-postayı 24 saat içinde yanıtlayın. Bu kural telefon görüşmelerini ve diğer iletişim biçimlerini de kapsar. Derhal yanıt vererek, alıcıya zamanına değer verdiğinizi göstermiş olursunuz.

8 Uzakta olduğunuzda otomatik yanıt kullanın

Tatile çıkmadan önce e-posta otomatik yanıtlayıcınızı kurun. Bu, aldığınız her e-postaya verilen ve gönderenin uzakta olduğunuzu ve e-postaları okuyamadığınızı bilmesini sağlayan otomatik bir yanıttır. Otomatik yanıtınızda ofis dışında olacağınız tarihleri ​​ve gönderenin acil konularda iletişime geçebileceği bir meslektaşınızı belirtin.

9Bcc'yiuygun şekilde kullanın

Bcc,kör karbon kopyaanlamına gelir. bcc ile, tek tek alıcıların e-posta adreslerini göstermeden büyük bir grup kişiye e-posta gönderebilirsiniz. Bu şekilde, alıcıların hiçbiri e-postayı başka kimlerin aldığını göremez. Ayrıca tümünü yanıtla yoluyla birbirlerine e-posta gönderemezler; bu da bcc'yi gelen kutularının karmaşıklığından kaçınmak için kullanışlı bir araç haline getirir.

10CC'yiuygun şekilde kullanın

Bcc'den farklı olarak, bir e-postada cc'lenen (karbon kopya) kişiler, e-postayı başka kimlerin aldığını görebilir. CC'nin amacı, bir e-postaya birden fazla alıcı eklemek ve bunların hepsinden yanıt beklemeyeceğinizi belirtmektir. Örneğin, farklı bir departmandaki bir meslektaşınıza e-posta gönderebilir ve yöneticinizi cc olarak bilgilendirerek görüşmenin ilerleyişinden haberdar olmasını sağlayabilirsiniz.

11 Tümünü yanıtla seçeneğini ne zaman kullanacağınızı bilin

Bir e-postada birden fazla kişi kopyalandığında, yanıtınızı hepsine göndermek için tümünü yanıtla tuşuna basabilirsiniz. Bunu yapmak için herkesin bilmesi gereken kritik bilgileri paylaşmak gibi bir neden yoksa, tümünü yanıtla'ya basmayın. Bunun yerine, e-postayı gönderene ayrı ayrı yanıt verin, böylece başkalarının gelen kutularına kendilerini doğrudan ilgilendirmeyen bir konuşmayla spam göndermezsiniz.

12 Ses tonunuza dikkat edin

İş ve akademik e-postalarınızda profesyonel bir ton kullanın. Rahat bir ses tonu profesyonelliğinizi baltalayabilir ve kısa bir ses tonu yanlış mesaj gönderebilir. Kibar ve sıcak olun, ancak aynı zamanda argo, sıradan selamlaşmalar ve teğet ifadelerden kaçınarak profesyonel bir havayı koruyun.

13 Emojilere dikkat edin

Benzer şekilde, profesyonel e-postalarda emojilerden uzak durmak genellikle en iyisidir. Bazı durumlarda, bir takımın başarısını kutlamak için alkışlayan el emojisi gibi bir emoji uygun olabilir. İşyeri e-postalarında emoji söz konusu olduğunda, emojilerin uygun olup olmadığını ve uygunsa hangilerinin olduğunu belirlemek için yöneticinizin yönlendirmesini takip edin.

14 E-posta eklerini açıklayın

Paylaşacak bir ekiniz varsa, alıcıya bunun ne olduğunu ve onunla nasıl etkileşimde bulunmasını istediğinizi (okuyarak, yorum yaparak, imzalayarak vb.) açıklayın. Açıklama olmadan bir ek göndermek alıcının kafasını karıştırabilir, hatta Kimlik avı girişiminden şüpheleniyorum.

15 Şahsen ve telefon görüşmelerini tekrarlayın

Yüz yüze bir toplantı veya telefon görüşmesinden sonra, tartıştığınız konuları tekrarlayan bir takip e-postası göndermek genellikle yararlı olur. Bu, birkaç hedefe ulaşır:

• Tartışmanızın, katılan tüm bireylerin akıllarında kalmasını sağlar.
• Gelecekteki tartışmalarda başvurabileceğiniz bir "kağıt izi" oluşturur.
• Katılımcılara soru sorma veya ifadelerini netleştirme fırsatı vererek yanlış anlamaları ve iletişim bozukluklarını önleyebilir.

16 Hedef kitlenize yazın

Her e-posta alıcısına saygılı ve özenli davranılması gerekse de, e-posta gönderdiğiniz kişiye göre dilinizi ve ayrıntı düzeyinizi ayarlamanız gerekebilir. Örneğin, bir meslektaşınıza e-posta gönderirken, toplantılarda kullandığınız aynı jargonu ve içeriden öğrenilen dili kullanabilirsiniz. Ancak kuruluşunuzun dışından biri bu terminolojiyi bilmiyor olabilir; bu nedenle onların anlayacağı sade bir dil kullanmak en iyisidir. Benzer şekilde, sınıf arkadaşlarınızla ve iş arkadaşlarınızla sıklıkla tanıdık bir dil kullanabilseniz de profesörler, yöneticiler ve şirket üst düzey yöneticileriyle profesyonel bir ton sergileyin.

17 Noktalama işaretlerini doğru ve uygun şekilde kullanın

Hiç şüphesiz, mesaja uğursuz bir hava katan çok fazla ünlem işareti veya elips içeren e-postalar almışsınızdır. Yazarları muhtemelen aşırı heyecanlı veya önsezili görünmek istemediler, ancak yine de noktalama işaretleri bu ruh hallerini yansıtıyordu.

E-postalarda, herhangi bir profesyonel yazıda izleyeceğiniz noktalama kurallarının aynısını izleyin. Ünlem işaretlerini nadir görülen durumlar için saklayın, cümleleri nokta ile sonlandırın ve gönder tuşuna basmadan önce noktalama hatalarını tekrar kontrol edin.

18 Yüksek sesle okunmasını istemediğiniz hiçbir şeyi göndermeyin

Üzgün ​​olduğunuzda duygularınızın yazılarınıza renk vermesine izin vermek kolaydır. İş arkadaşlarınızla ilginç bir ofis dedikodusunu paylaşmak da cazip gelebilir. Ancak e-postanın asla özel olmadığını unutmayın. Bir e-postayla gönderdiğiniz her şey ele geçirilebilir, ekran görüntüsü alınabilir, indirilebilir veya yazdırılabilir; bu nedenle gönderdiğiniz her e-postanın paylaşıma uygun olduğundan emin olun.

19 Standart yazı tiplerini ve biçimlendirmeyi kullanın

E-postalarınızı unutulmaz kılmanın birçok harika yolu vardır. Comic Sans onlardan biri değil. Arial, Helvetica veya Times New Roman gibi standart bir yazı tipine bağlı kalın. Bu yazı tipleri profesyonelliği yansıtır ve bunların herhangi bir tarayıcıda veya cihazda doğru şekilde görüneceğinden emin olabilirsiniz.

Çoğu profesyonel e-posta aynı formatı izler:

• Selamlama
• Açılış bölümü
• Bir veya iki gövde bölümü
• Kapanış bölümü
• Bitirmek

Birisi beklenmedik biçimde bir e-posta aldığında kafa karıştırıcı olabilir. Gönderenin mesajı biçimlendirme sırasında da kaybolabilir. Mesajınızın anlaşıldığından emin olmak için standart, öngörülebilir bir formata bağlı kalın.

E-posta görgü kurallarıyla ilgili SSS

E-posta görgü kuralları nedir?

E-posta görgü kuralları, kibar ve üretken e-posta iletişimini yöneten bir dizi sosyal kuraldır.

3 e-posta görgü kuralları nedir?

• Takip etmeden önce 24 saat bekleyin.
• Göndermeden önce daima düzeltmeleri yapın.
• Profesyonel bir ton koruyun.

3 e-posta görgü kuralları hatası nedir?

• Yalnızca e-postayı gönderene yanıt vermek istediğinizde tümünü yanıtla'ya basmak.
• Belirsiz bir konu satırı kullanmak.
• Kısa ve öz bir e-posta yerine uzun, dolambaçlı bir e-posta yazmak.