Bilinmesi ve Uygulanması Gereken 17 E-posta Görgü Kuralları

AOL'nin ilk günlerinden beri (“Postanız var!”), müşteri hizmetleri temsilcisinden çevrimiçi topluluk yöneticisine, yönetici editörden PR temsilcisine kadar değişen işlerde çalışan e-posta hendeklerinde sayısız saatler geçirdim. Matematiği yaptım ve hatta yirmi yıl boyunca her gün aşırı muhafazakar on e-posta olduğunu tahmin ederek en az 73.000 e-posta gönderdim. Hem iyi hem de kötü olan bu deneyimler bana ne yapacağımı ve ne yapmayacağımı öğretti. Bugünlerde yüzde 55 yanıt oranıyla toplu e-posta kampanyaları gönderen uzman bir e-posta göndericiyim. (Merak ediyorsanız, bu oldukça iyi.)

Tecrübelerime göre, Kötü E-posta Utanç Salonu kategorisine ait olacak kadar korkunç beş e-posta görgü kuralı ihlali var. Onlarla başlayalım.

En Kötü Beş E-posta Görgü Kuralları Hatası

Sahte e-posta - hepsini yaptık. Bazen Gönder'e bastıktan ve “Hayır!” diye bağırdıktan bir saniye sonra bunun farkında oluruz. keşke geri alabilsek.

GIPHY aracılığıyla

İşte e-posta görgü kurallarının en bariz faulleri.

1 Toplu e-postalar için CC'yi kullanma

Video oyunu gazetecisi olarak çalışırken, CC kullanan çok sayıda gazeteciye PR e-postası göndermekle ün salmış bir halkla ilişkiler temsilcisi vardı ve bu gazetecilerin her birinin dikkatle korunan e-posta adreslerini ortaya çıkardı. Gazeteciler daha sonra, onunla acımasızca alay eden bir dizi sohbete ev sahipliği yapmak için Tümünü Yanıtla'yı neşeyle kullandılar.

Toplu e-postalar için CC kullanmayın. Güven Bana. Böyle bir şöhrete gerçekten ihtiyacın yok.

2 Yanıtla Tümü'ne basmak, Yanıtla'ya basmanız gerektiğinde

Tümünü Yanıtla, bir sohbete katılması gereken ikiden fazla kişi olduğunda, ancak dikkatli olunması gereken kullanışlı bir özelliktir. Bir üyenin, e-posta grubunun başka bir üyesine aşık olduğunu kabul etmek için yalnızca bana e-posta gönderdiğini düşünerek yanıt verdiği bir grup e-postasına katıldım. Yanlışlıkla Tümünü Yanıtla'yı kullandı. Bu durumda, ezilme konusu pohpohlandı. Ancak . . . yanlışlıkla Tümünü Yanıtla'nız bir peri masalı sonuyla sonuçlanmayabilir.

3 E-postanın özel ve gizli olduğunu varsayarsak

Bir e-postada yazdığınız her şey, kasıtlı veya yanlışlıkla paylaşılabilir. (Yukarıya bakın.) Herkese açık olarak söylemeyeceğiniz şeyleri, özellikle ofiste, bir e-postada söylemeyin. Ve özellikle sizi rahatsız edebilecek hiçbir şey yazmayın. E-postalar mahkemede bile kabul edilebilir.

4 Kızgınken e-posta göndermek

Bazen sadece birini azarlamak istersin. Hepimiz oradaydık. Ve bu duyguları yüz yüze konuşmaktansa yazıya dökmek çok daha kolay olabilir. Ama dürtüye diren. Öfkeli e-postalar, alıcının savunmasını yükseltir ve bu üretken değildir.

GIPHY aracılığıyla

Öfkeli bir e-posta yazmanız gerekiyorsa, Alıcı: alanına bir alıcı eklemeyin ya da Gönder'e basmak istemeyeceğiniz kelime işlemcinize yazmayın. Ardından taslağı yirmi dört saat bekletin. Şansınız iyi, geri döndüğünüzde sakinleşeceksiniz ve sert hakaretler yerine net bir şekilde geri bildirimde bulunabileceksiniz.

5 Konuya girmemek

Saçma sapan bir e-postayı kaç kez okuduğumu, "Tamam, ama bu kişi benden ne istiyor?" diye düşünerek sona erdirdiğimi bilmiyorum. Elektronik olan her şeye sevgiler için, e-postayı beyin dökümü yapmak için bir araç olarak kullanmayın. Bunun yerine, e-postayı yazmadan önce beyin fırtınanızı yapın. Ardından, hedefinizin ne olduğuna karar verin - bu e-postayı göndermenin sonucunda ne olacağını umuyorsunuz? Bunu göz önünde bulundurarak kısa ve net bir mesaj yazın. E-postanızın amacı ikna etmekse, onu bir asansör konuşması olarak biçimlendirin.

Kullanılması Gereken On İki E-posta Görgü Kuralı İpuçları

Artık e-postanın en acımasız suçlarını ele aldığımıza göre, sizi her zaman cilalı bir profesyonel gibi gösterecek bazı e-posta görgü kuralları yönergelerine bakalım.

1 Açıklayıcı bir konu satırı kullanın

Ekili gizemli havanızı Facebook'ta vaguebooking için saklayın. (Tamam, bunu da gerçekten yapmamalısın.) Yazdığınız herkesin gelen kutusunun taşmış bir gelen kutusu olduğunu varsayın ve e-postanızın içeriğini açıklamak için konu satırınızı kullanın, böylece alıcı e-postanızın neden bir e-posta olması gerektiğini hemen bilsin. öncelik.

2 Tamamı büyük harf yazmayın

İnternet terimleriyle, tamamen büyük yazmak bağırmak gibi görünüyor. Büyük harf kilidini kaldırmak için daha fazla teşvike mi ihtiyacınız var? Spam filtrelerini tetikleyebilirsiniz.

3 Ünlem işaretlerini kaldırın

Biliyorum heyecanlısın! Gerçekten!!! Ancak heyecanı ünlem işaretleri olmadan da iletebilirsiniz. (Aman Tanrım! Bunları gerçekten bağırdığınız zamanlar için saklayın.) Ünlem işareti çılgınlığı başka bir istenmeyen posta filtresi tetikleyicisidir, bu nedenle bunları dikkatli kullanın ve asla bir cümlenin sonunda iki veya daha fazla kullanmayın. Eğer bir preteen değilsen. O zaman ye.

4 Basit tutun

İdeal e-posta kısadır ve doğrudan konuya girer. Bunun gibi e-postalar yazın, herkes sizi sevecek ve süper popüler olacaksınız. (Tamam, belki değil. Ama en azından kimse sinir bozucu e-posta alışkanlıklarınızdan şikayet etmeyecek.) İletiniz karmaşıksa ve çok sayıda hareketli parça içeriyorsa, ayrıntılı bir özet yazmayı ve bunu bir Google Dokümanı veya pdf olarak eklemeyi düşünün. Ancak . . .

5 Ekleri göndermeden önce sorun

Bu günlerde, bilinen kaynaklardan bile e-posta eklerini açma konusunda hepimiz temkinliyiz. Ve olmak için iyi bir nedenimiz var. Bir ek göndermeniz gerekiyorsa, alıcıya ekin geleceğini bildirmek için bir uyarı verin.

6 Otomatik yanıtlayıcıyı dikkatli kullanın

Tatil otomatik yanıtlayıcıları iyi. (Ofise geri döndüğünüzde “otomatik” olarak kapatmalarını veya manuel olarak kapatmayı unutmayın.) Ancak otomatik yanıtlayıcılar “Hey, e-postanızı aldım. Yakında sana döneceğim!” anlamsız. Ayrıca, spam gönderenlerin geçerli bir e-posta adresine ulaştıklarını bilmelerine izin verebilirler - çifte sorun!

7 Profesyonel görünen selamlar kullanın

Alıcıyı çok iyi tanımıyorsanız ve bu ikinizin de alışık olduğu bir tarz değilse, profesyonel e-postalara “hey” veya “yo” gibi selamlarla başlamayın. “Merhaba” veya “merhaba” genellikle iyidir. Resmi iş yazışmalarında “sevgili” kullanın.

8 Profesyonel görünen imzalar kullanın

Şık tutun. İşte bazı en iyi uygulamalar.

9 Mizahı dikkatli kullanın

İyi zamanlanmış bir mizah, bir e-postayı unutulmaz kılabilir. Ayrıca Titanik gibi batırabilir. Zekice bir espri yaptığınızı düşünebilirsiniz, ancak çeviri sırasında zekanız kaybolabilir. Komik şeyleri iyi tanıdığınız insanlara saklayın - sizi anlarlar.

GIPHY aracılığıyla

10 Takiplerle can sıkıcı olmayın

Bir dizi takip e-postası göndermekten kaçının. Bir kişi yanıt vermiyorsa ve gerçekten bir yanıta ihtiyacınız varsa, mümkünse bir telefon görüşmesi yapmayı düşünün. Diğer tüm konularda, dikkatlice hazırlanmış takibiniz bir veya iki denemeden sonra yanıt alamazsa, alıcının ilgilenmediğini varsayın.

11 Ne ilettiğinize dikkat edin

Bir e-postayı iletmenin uygun olduğu durumlar vardır; örneğin, gönderen yanlış kişiye ulaştıysa veya konuşmaya birini eklemeniz gerekiyorsa. Ancak hassas veya gizli e-postaları iletmeyin. Gönderenin konuşmanın paylaşılmasını isteyeceğine dair herhangi bir şüpheniz varsa, başka birini devreye sokmadan önce izin isteyin.

12 Düzeltme

Bir Grammarly anketinde, yüzde 67'si iş e-postalarındaki yazım hatalarının hayır olduğunu söyledi. Ayrıntılara dikkat etmemiş gibi görünmemek için Gönder'e basmadan önce baştan sona doğrulayın. Hiç kimse yazılarını cilalamak için biraz daha fazla zaman harcamaktan pişman olmadı.

Utanç verici bir e-posta hatası yaptın mı? Herhangi bir e-posta görgü kurallarınız var mı? Aşağıda bir yorum paylaşın.