İşyerinde aşırı e-posta nasıl yönetilir

E-posta aşırı yükü, özellikle giderek daha fazla şirket uzaktan çalışmaya geçtiğinden, dünyanın bilgi çalışanları için büyüyen bir sorundur. Günlük yeni mesaj dağıyla başa çıkmak için mücadele ederken milyonlarca istek cevapsız kalıyor. Neyse ki burada e-postalarınızla daha etkili bir şekilde başa çıkmanın yolları var.

Bu kılavuzda, e-posta aşırı yüklemesinin nasıl yönetileceğine odaklanıyoruz. Çok fazla e-posta göndermeyi bırakmanıza ve aldığınız mesaj yağmuru ile başa çıkmanıza yardımcı olacak denenmiş ve test edilmiş e-posta stratejileri de dahil olmak üzere, işyerinde benimsenecek en iyi on e-posta yönetimi uygulamasını sağlamak için kanıtları inceliyoruz.

E-posta aşırı yüklemesi nedir?

E-posta aşırı yüklenmesi, yanıtlanmamış e-postaların gelen kutusundan kaynaklanan stres ve endişe hissidir.

E-posta aşırı yüklenmesi olgusu yeni değil. Aslında, 2011'de araştırmacılar aşırı e-postanın tehlikeleri konusunda uyardılar. Akademisyenler, gelen kutularımızı karıştıran çok fazla iletişimin "iş için kritik" olmadığını buldu. Daha basit bir ifadeyle, önemsizdi.

Araştırmacılar, gelen kutunuzla mücadele etmenin yoğun olumsuz duygular yaratabileceğini buldu. Bir çalışmada, e-posta aşırı yüklenmesinin "daha yüksek düzeyde tükenmişlik ve düşük iş bağlılığı" oluşturduğu bulundu. İşçiler, aşırı e-posta yükünün onları iş dışında etkilediğini ve ödeme almadığımız zamanlarda bile baskı oluşturduğunu keşfetti.

E-postalar gelen kutularımızda biriktiğinden, hemen yanıtlamanız gerekenleri ve bekleyebilecekleri belirlemek imkansız olabilir. Neyin önemli olduğuna ve neyin göz ardı edilebileceğine dair bakış açımızı kaybederiz.

The Conversation'da yazan araştırmacı Amy Zadow, evde ve hibrit çalışmadaki artışla durumun daha da kötüleştiğini söylüyor. Akademik iletişim konusundaki araştırmasında, akademisyenlerin %55'i bir hafta sonu boyunca mektup gönderdi. Daha da önemlisi, %30'u hafta sonu e-posta gönderdi ve aynı gün yanıt bekleniyor.

Çoğu durumda aşırı e-posta nedeniyle oluşan bu 7/24 iletişim kültürünün fiziksel ve zihinsel sağlığımıza zarar verdiği konusunda uyarıyor.

E-posta aşırı yük belirtileri nasıl tespit edilir

E-posta aşırı yüklenmesiyle mücadele ettiğinizin en belirgin işareti, gelen kutunuzda yüzlerce yanıtlanmamış e-posta bulunmasıdır. Gördüğümüz gibi, bunun üzerimizde psikolojik ve hatta fiziksel etkileri olabilir.

New York Times'tan Cal Newport, e-posta bizi perişan ediyor, diyor. Newport'a göre, yanıtlanmayan e-postalar, sizi her zaman her yerde takip edebilecek bir düzeyde "arka plan kaygısına" neden olur.

Aşırı durumlarda, aşırı e-posta yükü, başa çıkamayacakmışsınız gibi hissetmek de dahil olmak üzere, işyeri stresinin açık belirtilerini oluşturabilir. İşyeri stresinin diğer belirtileri şunları içerebilir:

• ruh hali
• geri çekiliyor
• motivasyon, bağlılık ve güven kaybı
• artan duygusal tepkiler - daha ağlamaklı, hassas veya agresif olmak

Stresli mi hissediyorsunuz yoksa her e-posta sizi daha mutsuz mu hissettiriyor? İşte e-posta aşırı yüklenmesini yönetmenin bazı yolları.

E-posta aşırı yüklenmesiyle başa çıkmanın 10 yolu

İşte e-posta aşırı yüklenmesiyle başa çıkmak için on kanıta dayalı strateji. E-posta gönderme performansınızı engelliyorsa, en iyi 10 e-posta üretkenliği ipucu hakkındaki makalemize göz atın.

İşinizde şiddetli stres veya endişe yaşıyorsanız, birisiyle konuşmanız ve yardım istemeniz çok önemlidir. Buradaki ipuçları ve tavsiyeler, yardımcı olacak stratejilerdir, ancak uzun vadeli bir çözüm değildir. Yardıma ihtiyacınız varsa, isteyin.

1. E-postayı nasıl kullandığınızı anlayın

İpuçlarına dalmadan önce, e-postayı nasıl kullandığınızı düşünün. Business Insider'da Shana Lebowitz ve Allana Akhtar, gelen kutunuzla nasıl başa çıktığınızın kişiliğinizi yansıttığını söylüyor.

Dünyadaki işçileri üç türe ayırdılar:

1. E-posta dosyalayıcıları/silicileri (hemen yanıt verenler)
2. E-posta koruyucular (hızlı yanıt verir, ancak e-postaları asla silmez)
3. Ignorer (e-postaları hiç okumayan veya yanıtlamayanlar)

Her e-postayı yanıtlamak zorunda olan ve bununla başa çıkmakta zorlanan biri misiniz? Yoksa e-postaları görmezden gelip depoluyor musunuz?

E-postayı nasıl kullandığınızı anlayarak, başarı şansı en yüksek olan stratejileri belirleyebilirsiniz.

E-postayı kullanma şeklimiz, e-postayla ilgili mevcut stratejilerinizin neden işe yaramayacağını da açıklayabilir. Aslında, uyarıları kapatmak gibi e-posta yönetimine ilişkin kökleşmiş alışkanlıklarımızın çoğu bizi olumsuz etkileyebilir, diye uyarıyor Dr. Emma Russell.

E-posta yönetiminde bir sorun olduğunu kabul etmek, olumlu bir değişiklik yapmanın ilk adımıdır.

2. E-postaları yanıtlamak için zaman ayırın

E-postayı yanıtlamak, rolünüzün temel bir parçasıdır ve bu şekilde ele alınmalıdır. E-postaları yanıtlamak için düzenli olarak biraz zaman ayırın.

Bu bir sabah, öğleden sonra veya sizin için uygun olan herhangi bir zaman olabilir. Bunu takviminize ekleyin ve önemli bir görev olarak değerlendirin. Akşamları ve hafta sonları yanıtlayan e-postaları bırakmayın. Sadece boş zamanlarınızda çalışmak kabul edilemez olmakla kalmaz, aynı zamanda verimsiz olması da muhtemeldir. Çözdüğünden daha fazla strese neden olabilir.

E-postalar için zaman ayırmak zihinsel olarak hazırlanmanızı sağlar. Portland State Üniversitesi'nden araştırmacılar, işlerine önceden hazırlayabildiğimiz yöneticiler ve liderler "daha yüksek olumlu ruh halleri ve iş odaklılık yaşadılar ve bu da gün boyunca daha başarılı olmalarını sağladı" dedi.

E-postaları yanıtlarken, bunu yapın ve başka bir şey yapmayın. Bilim adamlarının bulduğuna göre, birden fazla görevi bir arada yürütmek pek pratik değil. E-postaları yanıtlamak için biraz zaman ayırın ve en iyi sonuçları elde etmek için yalnızca göreve odaklanın.

3. Önceliklendirme e-postası

E-posta aşırı yüklemesi, e-postalarınızı etkili bir şekilde dosyalayamamanın ve öncelik sırasına koymamanın bir belirtisidir. E-postanızı tetiklemek, yazışma dağlarıyla başa çıkmak için kullanabileceğiniz bir stratejidir.

Günde yüzlerce (hatta binlerce) e-posta alabilirsiniz, ancak Harvard Business Review'daki Amy Gallow, her bir e-postayla başa çıkmanın yalnızca üç yolu olduğunu öneriyor:

1. Sil: Okumanız veya yanıtlamanız gerekmeyen e-postaları hızla görebilirsiniz. Bu, davetleri, istenmeyen postaları ve reklamları içerebilir. Yer kazanmak ve stresi azaltmak için mümkün olan en kısa sürede bunları silin.
2. Yanıtla: Acil e-postalar dışarı fırlar ve hemen yanıt vermelisiniz. Buna patronunuzdan gelen mesajlar gibi işle ilgili kritik yazışmalar dahildir.
3. Dosya: Hemen yanıt veremiyorsanız, mesajları güvenli bir şekilde, zamanın izin verdiği zaman (örneğin, korunan süreniz boyunca) ele alınabilecekleri bir yere koyun.

Outlook ve Gmail gibi popüler e-posta paketleri, önemli e-postaları hızlı bir şekilde tanımlamanıza olanak tanır (örneğin kırmızı işaretleme veya yıldız ekleme). Bu, acil ve önemli e-postaları tanımlamanın kolay bir yolunu sağlayabilir.

E-posta programınızın nasıl çalıştığını anlamak için biraz zaman ayırmanızı ve onu daha etkili kullanmanın yolları olup olmadığını görmenizi öneririz.

4. Bazı standart şablonlar oluşturun

Gerçek şu ki, çoğumuz her gün aynı veya benzer görev ve isteklerle uğraşıyoruz. Aldığımız e-postalar ve oluşturduğumuz yanıtlar büyük ölçüde aynıdır - doğal olarak iyi e-posta görgü kuralları kurallarına uyar. Profesyonelce yazılmış ve önceden biçimlendirilmiş bir dizi standart istek ve yanıt şablonu oluşturmak, önemli miktarda zaman kazandırabilir.

Erişilebilir bir yere koyduk, gerektiğinde bu şablonları çağırabilir, gerektiğinde kesip yapıştırabiliriz.

Aslında, yine de onları düzenlemeniz, değiştirmeniz ve kişiselleştirmeniz gerekecek, ki bu ideal değildir.

Yardıma ihtiyacım var? Aşağıdakiler de dahil olmak üzere profesyonel iş iletişiminin tüm yönlerine odaklanan şablonlarla bir dizi ayrıntılı makale oluşturduk:

• Resmi bir e-posta nasıl yazılır
• Bir takip e-postası nasıl yazılır
• Bir iş sorgulama e-postası nasıl yazılır
  

Daha da iyisi, Flowrite'ta e-posta şablonları kavramını yapay zekanın yardımıyla nasıl sadece bir değil yüz adım öteye taşıdığımızı görmek için bir sonraki ipucunu okuyun.

5. E-postayı dönüştürmek için yapay zeka ve teknolojiyi kullanın

Şablonlar size biraz zaman kazandırabilir, ancak kaba ve kişisel olmayan görünebilirler. Şablonlardaki boşlukları kopyalayıp yapıştırmak ve manuel olarak doldurmak hala zaman alıcıdır. Neyse ki, yapay zekanın gücünden yararlanan heyecan verici yeni bir teknoloji, e-posta yazma şeklimizi değiştiriyor. Saniyeler içinde sonuç alan hedefli, profesyonel ve etkili e-postalar oluşturabilirsiniz.

Flowrite AI destekli yazma üretkenliği aracı, herkesin inanılmaz bir doğrulukla kişiselleştirilmiş e-posta mesajları hazırlamaktan zaman kazanmasına yardımcı olabilir. Bir rutine takılırsanız veya zaman sıkıntısı çekiyorsanız, ürünümüz fikirlerinizi ve düşüncelerinizi doğru sonuçlara ulaşan profesyonel yazışmalara dönüştürerek e-postalarınızı yenilemenize ve iyileştirmenize yardımcı olabilir.

Ve bu sadece AI yazma değil; işyeri üretkenliğini artırabilecek ve e-posta yüküyle savaşmanıza yardımcı olabilecek bir dizi yeni teknoloji çözümü ve aracı var.

6. Sil, engelle, abonelikten çık

Önemsiz posta, istenmeyen posta, spam. Adı ne olursa olsun, hepimiz istemediğimiz veya ihtiyaç duymadığımız yığınla e-posta alıyoruz. Her gün inanılmaz (veya korkutucu) 320 milyar spam e-posta gönderiliyor. Bu, her gün gönderilen tüm e-postaların %80'inden fazlasıdır.

Bir e-posta hesabınız varsa, en az bir adet istenmeyen mesaj almış olacaksınız. Ancak, özellikle e-posta adresiniz internette herkese açıksa, her ay binlerce e-posta alabilirsiniz.

Gelen kutunuzu geri almanın ilk aşaması, tüm gereksiz e-postaları sistematik olarak gözden geçirmek ve atmak ve silmektir. Ancak gelecekteki e-postaları almamak için aboneliğinizi de iptal etmeniz gerekir.

Her e-postanın altında, bir posta listesinden çıkmanızı sağlayan bir bağlantı bulmalısınız. ABD ve Avrupa'da yasal bir zorunluluktur, ancak bazı vicdansız e-posta gönderenler bunu gizlemenin yollarını bulabilir. Posta gelmeye devam ederse, göndereni engelleyin.

Gelecekte, istemediğiniz veya ihtiyaç duymadığınız bir şeye asla kaydolmayın. Örneğin, bir posta listesinden istenmeyen e-postalar alırsanız, her zaman hemen abonelikten çık'ı tıklayın.

7. Aramayı düşünün

Mesaj pinponu, gelen kutunuzdaki e-postaların sayısını hızla artırabilir, ancak iletişim kurmanın en iyi yolu bu mu?

Psikologlara göre, bazen bir çağrı, bağlantı kurma ve iletişim kurmada daha etkili (veya "en uygun") olabilir. Gariplikten kaçınmaya çalışarak, telefonda veya yüz yüze daha etkili bir şekilde iletişim kurabildiğimiz zaman e-posta yazma eğilimindeyiz.

"Sesli etkileşimlerin (telefon, görüntülü sohbet ve sesli sohbet) metin içeren etkileşimlere (e-posta, yazılı sohbet) kıyasla daha güçlü sosyal bağlar oluşturduğu ve beceriksizlikte artış olmadığı" sonucuna vardılar.

Yüz yüze görüşmek her zaman mümkün olmasa da, e-posta göndermeden önce birini aramanın daha hızlı olup olmayacağını düşünün. Kısa bir telefon görüşmesi, ayrıntılarla uğraşırken sıklıkla gelebilecek e-posta barajını yönetmekten daha az zaman alabilir.

8. İç iletişim araçlarına yatırım yapın

Slack gibi anlık mesajlaşma servisleri, iş arkadaşları, müşteriler ve müşteriler arasında daha hızlı bir alışverişi kolaylaştırır. Uygulama engellerini aşabileceğinizi varsayalım; bu durumda, anında mesajlaşma, iş yerinde e-posta aşırı yüklenmesini ortadan kaldırmak için mükemmel bir strateji olabilir.

Anlık mesajlaşmayı uygulamaya yönelik pratik bir kılavuzda Harvard Business Review, personelinizin teknolojilerini kullanmanızı ve temel kuralları belirlemenizi önerir. IM'nin zaten teknoloji ekiplerinin temel bir parçası olduğunu belirtiyorlar. Örneğin Slack, ekiplerin işbirliği yapması ve her büyüklükteki işletme için kritik bir araç haline gelmesi için ihtiyaç duyduğu hızlı bilgi alışverişini destekler.

Elbette, yalnızca e-postayı anlık ileti ile değiştirmek, tamamen yeni bir aşırı mesajlaşma sorununa yol açabilir. Bununla birlikte, yukarıda özetlenen stratejilerin tümü hala geçerlidir. HBR, iş/yaşam dengesine saygı duyma ihtiyacının da eşit derecede önemli olduğunu söylüyor.

9. Belgeleri bulutta saklayın

Kaç e-posta belge talebi ve kaç tanesi eksik ek?

Daha birçok işletmenin buluta geçmesiyle birlikte belge paylaşımı ve depolama değişiyor. Bulut çözümlerini benimseyerek ve yeterli erişim sağlayarak, önemli miktarda e-posta trafiğini kaldırabilirsiniz.

Tüm belgeler saklanabilir ve herkes tarafından, her yerde ve her zaman erişilebilir hale getirilebilir. Teknoloji Dergisi'nde William Smith, COVID sonrası iş dünyasında bulut hizmetlerinin ihtiyacımız olan üretkenlik artışını sağlayabileceğini savunuyor.

Artık bir e-posta gönderip yanıt beklemeniz (veya diğer taraftaysanız yanıt vermeniz) gerekmiyor. Herkesin ihtiyaç duyduğu belgelere ihtiyaç duyduğu anda erişebileceğini varsayabilirsiniz.

10. Mola verin

Araştırmacılar, verimsiz görünebilir, ancak e-postaya ara vermenin (e-posta tatili) stresi azaltabileceğini ve konsantrasyonu artırabileceğini buldu.

Testlerde, bilim adamları, e-postayı hemen okuyanların, daha sabit kalp atış hızlarıyla sabit bir "yüksek uyarı" durumunda olduklarını buldular. Buna karşılık, işçiler beş gün boyunca e-postaları yanıtlamaktan men edildi "daha doğal, değişken kalp atış hızları yaşadı".

Şimdi, çalışma haftası boyunca e-postaları kapatmak pratik değil. Ancak e-postaları yanıtlamayı iş günüyle sınırlamak ve akşamları ve hafta sonları kapatmak, stresi ve e-posta aşırı yükleme duygularını azaltabilir.

Bunun işteki beklentilerinizi etkileyeceğini mi düşünüyorsunuz? Forbes'tan Jenn Lofgren, sınırlar belirlemek liderler için kritik bir beceridir, diyor. Hafta sonu e-postaları yanıtlamak da dahil olmak üzere, neyin doğru neyin yanlış olduğunu net bir şekilde belirlemek güçlü bir mesaj gönderir.

‍

Buradaki ipuçları, e-posta aşırı yükünün nasıl yönetileceğine dair bazı yollar sağlamalıdır. Ne yazık ki, çok fazla e-posta sorunu ortadan kalkmayacak. Gerçek şu ki, daha uzaktan çalıştığımız ve boş zamanlarımızda da çevrimiçi olarak daha fazla zaman harcadığımız için e-posta aşırı yüklemesinin daha fazla risk oluşturması muhtemeldir.

Çok fazla e-posta ile uğraşıyorsanız, işinize yarayan e-posta yönetim stratejileri geliştirmeniz çok önemlidir. Yapay zeka e-posta yardımcıları, anlık mesajlaşma gibi yeni teknolojileri kullanmayı ve işyerinde e-posta yönetimi en iyi uygulamalarını uygulamayı düşünün.