Her gün daha fazlasını yapmak için 10 e-posta üretkenliği ipucu

Çoğumuz e-postayı nasıl kullandığımız konusunda ikinci kez düşünmeyiz. Mesajlar her gün yağmaya devam ediyor ve gün içinde pek bir şey elde edemeden biz de cevaplamaya devam ediyoruz. Hiç bitmeyen bir döngü gibi hissedebilir. Neredeyse gelen kutunuzun kölesi gibisiniz.

Ama böyle olmak zorunda değil.

Aslında, kafanıza koyarsanız, e-postayı yönetme şeklinizi rasyonelleştirmek kolaydır. Birkaç basit yönerge, birkaç temel kural ve bir veya iki üretkenlik hack, haftalık e-posta yönetimi rejiminizden saatler kesebilir. ‍

Bize inanmıyor musun? Yanlış olduğunu kanıtlama şansı için bu e-posta üretkenliği ipuçlarını okuyun.

1. E-postayı günde yalnızca iki kez kontrol edin

E-postalarınızı günde 50 kez mi kontrol ediyorsunuz? Muhtemelen yapmamalısın.

Derin odaklanma gerektiren herhangi bir göreve başlamadan önce sabah bir kez e-postalarınızı yönetmek ve yanıtlamak. Ve sonra bir kez daha öğleden sonra diğer görevlere ara vermeniz gerektiğinde.

Bu, günün geri kalanını daha verimli çalışmaya bırakacaktır. Gelen e-postalardan gelen bildirimleri kapattığınızdan emin olun, böylece onları daha sık kontrol etme dürtüsünü hissetmezsiniz.

2. 1 tıklama ve 3 cümlelik kuralları kullanın

Bu üretkenlik tüyoları, iş akışınıza bağlı olarak işe yarayabilir veya çalışmayabilir, ancak kesinlikle denemeye değer.

• Tek tıklama kuralı: Bir e-postaya yalnızca bir kez dokunmayı taahhüt edin. Açıkken birden fazla işlem gerçekleştirebilirsiniz, ancak kural, e-postayı açtığınızda bir şeyler yapmanız gerektiğini belirtir. Arşivleyebilir, yanıtlayabilir veya görev listenize ekleyebilirsiniz.
• 3 cümle kuralı: Tüm cevaplar üç veya daha az cümle olmalıdır. Bu kadar basit. Daha kısa yanıtlar, e-postalara harcanan süreyi azaltır. Bunu 2-5 cümle olarak değiştirebilirsiniz, ancak ana nokta aynı kalır: cilalı bir cevap hazırlamak için zamanınızı boşa harcamayın.

3 cümle hala çok uzun geliyorsa, neden Flowrite ile sadece 3 madde işareti yazmayı denemiyorsunuz? Sorumluluk Reddi: AI destekli yazma aracımız bunları tam teşekküllü bir e-postaya dönüştürecektir.

3. Sürekli olarak abonelikten çıkın

Bu kaçınılmaz. Bir noktada, bu toplu e-postalar ve haber bültenleri toplanır ve gelen kutunuzu karıştırmaya başlar. Çözüm: İstenmeyen bir e-posta aldığınızda, mesajın altındaki abonelikten çık düğmesine basın.

Tutarlılık kazandırır: Bir veya iki hafta sonra, gereksiz e-postaların %80-90'ının aboneliğinden çıkmış olacaksınız.

Veya bunu manuel olarak yaparak zaman kaybetmek istemiyorsanız, Unroll.me gibi abonelikten çıkma işlemini sizin için gerçekleştiren servisler var.

4. Klavye kısayollarını öğrenin

PSA: Klavye kısayollarından yararlanmak için Superhuman kullanmanıza gerek yok. Örnek olarak Gmail'i ele alalım.

İlk olarak, Gmail ayarlarından klavye kısayollarının gerçekten açık olup olmadığını kontrol edin: Ayarlar → Genel → Klavye kısayolları açık → Değişiklikleri kaydet.

O zaman sadece en değerli kısayolları ezberleme meselesidir (aşağıdakiler macOS içindir):

• Yukarı ve aşağı = Gelen kutunuzda gezinin. Bir görüşmeyi açmak için enter'a basın. Bir görüşme seçmek için X tuşuna basın.
• P/N = Bir konuşma içinde önceki veya sonraki mesajı seçin. Bir mesajı açmak için enter tuşuna basın.
• Shift + C = Yeni pencerede oluştur
• Shift + 3 = Bir konuşma seçildiğinde, bu onu çöp kutusuna taşır.
• S = Bir konuşma başlat
  

Daha fazla bilgi için Gmail klavye kısayollarıyla ilgili bu makaleye göz atın.

5. 2 dakika kuralını deneyin

İlgilenilmesi hızlı olan iletiler için bir kural belirleyin. Yanıt vermesi 2 dakikadan az sürerse, hemen yapın.

Tabii ki, bu e-posta üretkenliği ipucu, gelen kutunuzu tüm gün açık tutmanız ve yeni mesajlar geldiğinde tepki vermeniz gerektiği anlamına gelmiyor!

Bunun yerine, e-postayı işlemek için zaman ayırdığınızda, önce hızlı şeylerle ilgilenin.

Senin için işe yaradı mı? Bilmek isteriz.

6. Filtreleri ve takma adları ayarlayın

Filtreler, e-postanızı gelen kutunuza ulaştıklarında doğru klasörlere yönlendiren otomasyon kurallarıdır. Mesajları manuel olarak ayırma zahmetinden sizi kurtarırlar.

Örneğin, gönderen adresine, konu satırına, gövde metninde yer alan sözcüklere, boyuta, tarihe vb. göre kurallar oluşturabilirsiniz. Daha fazla bilgi edinmek için Gmail'de filtreler kurmaya yönelik bu kılavuza göz atın.

Takma adlar, e-postaları filtrelemeyi kolaylaştıran yararlı bir özelliktir. Gmail, e-posta adresinizdeki artı işaretlerini ve noktaları kullanarak takma adlar oluşturmanıza olanak tanır.

Örneğin, [email protected] adında bir e-posta adresiniz olduğunu varsayalım. Flowrite'ın haber bültenine abone olmak ve gelen haber bültenlerini özel bir klasöre filtrelemek istiyorsunuz. Daha sonra [email protected] adresini kullanarak abone olabilirsiniz ve bülten sayıları yine de gelen kutunuza ulaşacaktır. Ardından, tüm e-postaları bu adrese yönlendiren bir “Bülten” klasörüne yönlendiren bir filtreleme kuralı oluşturabilirsiniz.

7. Tam ekran kullanın

Bu e-posta üretkenliği ipucu süper basit ama etkili.

Aynı anda açık 50 sekmeniz varsa, odağınızı bozan bir bildirim olacağı neredeyse garantidir. Veya Twitter beslemenizi ve dünkü kripto mem'i kontrol etmek için en iyi zamanın şimdi olduğuna karar verirsiniz.

Dikkatinizin dağılma olasılığını ortadan kaldırın. Tarayıcı pencerenizi tam ekrana ayarlayın ve diğer sekmeleri görünmez yapın.

• Windows: F11'e basın
• macOS: CMD + Shift + F tuşlarına basın

Bize daha sonra teşekkür edebilirsin.

8. Daha sonra gönderilecek e-postaları planlayın

Bazen e-postaları şu an yerine önceden belirlenmiş bir zamanda göndermek pratik ve kibar olabilir. Gönderme zamanı da açılış oranını etkileyebilir.

Gmail bunu kolaylaştırır. Bir e-posta oluştururken "Gönder" düğmesinin yanındaki oku tıklamanız ve bir tarih ve saat seçmeniz yeterlidir. Bu kadar kolay! Çoğu e-posta istemcisi benzer özelliklerle gelir ve şansınız yoksa bunu sizin için yapabilecek çok sayıda kullanışlı uzantı vardır.

9. Toplantı notları almak için e-posta kullanın

Bu akıllara durgunluk veren bir üretkenlik hilesidir (ve yine de çok basittir). Bir Zoom veya Teams toplantısındayken boş bir e-posta şablonu açın ve not almaya başlayın.

Toplantıdayken hızlı madde işaretleri yazın.

Toplantıyı 5-10 dakika erken bitirin ve daha iyi okunabilirlik için notları hızla düzeltin.

Ardından, ilgili kişilere gönderin.

Ve işte başlıyorsunuz: 30 dakikanızı not yazmak için harcamadan bir sonraki göreviniz veya toplantınız için hazırsınız.

10. E-postalarınızı silin

Hepsi değil elbette! E-postalarınızı dört kategoriye ayırmak için Eisenhower Matrisini kullanın. Daha kolay işleme için her kategori için bir klasör oluşturabilirsiniz.

• Acil ve önemli = Bu e-postalara hemen katılın. Ancak, e-postalarınızın geri kalanını sıralamadan önce değil.
• Acil ve önemsiz =Mümkünse, kategori 1'deki mesajlarla ilgilendikten hemen sonra bu mesajlarla ilgilenin. Değilse, aynı günün sonundan itibaren biraz zaman ayırın.
• Acil olmayan ve önemli = Bunlarla daha sonra ilgilenebilirsiniz, ancak onlar için zaman ayırmayı unutmayın, böylece kaçınılmaz olarak ele alınırlar.
• Acil olmayan ve önemsiz =Bu mesajları silin veya yok sayın.
  

Bu kadardı millet! Yapmanız gereken tek şey, bu e-posta üretkenliği ipuçlarından bazılarını iş akışınıza uygulamak ve önümüzdeki hafta kaç saat tasarruf edebileceğinizi görmek.