Öğretmeninize E-posta Gönderirken Dikkat Edilmesi Gereken 5 Şey

Bazen aklınızdaki bir soruyu açıklığa kavuşturmak için öğretmeninize e-posta göndermeniz gerekse de uymanız gereken birkaç en iyi uygulama vardır. Öncelikle öğretmeninizin zamanına saygı duymanız önemlidir. Hiç kimse dokuz tam paragraftan oluşan bir e-posta almak istemez. Öğretmeninize roman uzunluğunda bir e-posta romanı yazmak muhtemelen size verdikleri ödevi ertelemenin en iyi yolu değildir.

Konuyu kısa ve öz tutarsanız mesajınız açık ve düşünceli olacaktır; bu da öğretmeninizin tüm endişelerinize yanıt verme ve yanıt verme olasılığını artıracaktır.

Öğretmeninize nasıl e-posta gönderilir?

Aslında, bir öğretmene veya profesöre e-posta gönderdiğinizde formaliteler, kullandığınız dil ve uzunluk gibi aklınızda bulundurmanız gereken bazı şeyler vardır.

Öğretmeninizi, tüm öğleden sonralarını tam olarak ele alması gereken bir e-posta bombardımanına tutmak yerine, takip etmeniz gereken iyi bir kural, toplam kelime sayısının 150 kelimeye (veya daha azına) bağlı kalmasıdır. Önemli olan kurs numaranız veya bölümünüz gibi mümkün olduğunca fazla bağlam sağlamaktır. Unutmayın: Onların tek öğrencisi siz değilsiniz!

Öğretmeninize e-posta göndermenin başka bir yolu da şu prensibe bağlı kalmaktır:Eğer ben açık ve net olmazsam, öğretmenim de öyle olmayacaktır.Bu doğru ; ilk e-postanızı nasıl yazdığınız, öğretmeninizin nasıl yanıt vereceğini doğrudan etkileyecektir.

Yararlı bir yanıt alma şansınızı artıracak, iyi yazılmış, kibar e-postalar göndermeye ilişkin ipuçlarını öğrenmek için okumaya devam edin.

Ayrıntılı bir konu satırıyla başlayın

E-postanızın konu satırı, öğretmeninizin adınızın yanında göreceği ilk şeydir. Öğretmeninizi "Merhaba" veya "Soru" gibi bir konu satırıyla karanlıkta bırakmak yerine, onlara e-postanızın amacını belirli terimlerle anlatın. Belirsiz olmanın zamanı değil.

Öğretmeninize tam olarak ne hakkında e-posta gönderdiğinizi özetlemek sadece onların dikkatini çekmekle kalmayacak, aynı zamanda hızlı ve yeterli bir şekilde yanıt vermelerine de olanak tanıyacaktır.

İşte öğretmenlere yönelik güçlü, ayrıntılı konu satırlarının birkaç örneği:

• Biyoloji 101: Çarşamba günkü laboratuvar diseksiyonu ile ilgili soru

• Makale için alıntı sayfası: MLA mı yoksa APA mı?

• Cuma günü toplantı: 11:30

• Bir sonraki makale ödevi için tezin onaylanması

Bu konu satırlarının tümü, e-postanızın ana noktasını öğretmeninize on veya daha az kelimeyle iletir. Öğretmeniniz, tanımlayıcı bilgileri ekleyerek (Biyoloji 101 gibi hangi sınıf ünitesinde olduğunuz veya yaklaşan bir dersin veya toplantının tarihi gibi), kendi evrenindeki sayısız öğrenci, meslektaş ve yönetici arasında sizi tam olarak belirleyebilir.

Resmi selamlaşmaları ve imzaları kullanın

Resmi ve saygılı bir selamlamayla öğretmeninizin sizi ciddiye almasını sağlayacak tonu belirleyin. Bir e-postaya “Hey” ile başlamak bunun tam tersidir. "Sevgili Bay Lee" veya "Merhaba Profesör Bonnell" gibi resmi bir selamlama sadece nazik değil aynı zamanda arkadaşçadır. Öğretmeniniz muhtemelen aşırı sıradan görünen selamlamalardan veya hiç selamlamanın olmamasından dolayı oyalanacaktır !

Öğretmeniniz size aksi bir talimat vermediği sürece, onlara her zaman resmi adlarıyla hitap etmelisiniz. Bazen üniversite eğitmenleri öğrencilerle ilk isim bazında olmayı tercih edebilir. Bunu genellikle sınıfta iletişim kurma biçimlerinden veya e-postalarını imzalama biçimlerinden ölçebilirsiniz. Henüz tanışmadığınız bir öğretmene e-posta gönderiyorsanız (sınıf değiştirmeyi veya onunkine kaydolmayı düşünüyorsanız), selamlamanızı kesinlikle resmi tutmak isteyeceksiniz.

Aynı şekilde imzanız veya imzanız da resmi açıdan hatalı olmalıdır. Adınızın yanı sıra, öğretmenler için birkaç uygun kapanış cümlesi:

• Saygılarımla,

• Zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz.

• Samimi olarak,

• Gününüzün/haftanızın güzel bir dinlenmesini geçirin.

• Tavsiyeni takdir ediyorum.

• Herşey gönlünce olsun,

Ve bunun söylenmesine bile gerek olmasa da, öğretmenlere gönderilen e-postalar emojilerin, memlerin, kısaltmaların veya metin dilinin yeri değildir.

E-postanızın "etini" biçimlendirin

Mesajınızın “etkin kısmı” (veya ana paragraflar), okunması kolay ve doğrudan konuya odaklanacak şekilde biçimlendirilmelidir. Bunu beş veya daha az cümleyle tutmak, açık ve doğrudan bir mesajla sonuçlanacaktır.

Ele almanız gereken birden fazla konu varsa ve 150 kelimeyi aşacağınızı biliyorsanız madde işaretlerini kullanın. Her soru için bir madde işareti kullanın; Bu şekilde öğretmeniniz her endişeye kolaylıkla yanıt verebilir. (Grammarly, e-postalarınızı daha okunabilir bir formata dönüştürmek için önerilerde bulunarak , bilgileri madde işaretleri halinde listeleyen paragrafları yeniden yazmak ve son tarihler gibi önemli bilgileri kalın harflerle yazmak gibi önerilerde bulunarak da bu konuda yardımcı olabilir .)

Ayrıca paragraflarınızın çok uzun veya hantal olmadığından da emin olmak istersiniz. Metni sindirilebilir parçalara ayırın, böylece eğitmeniniz hızlıca okuyabilir. Cevaplarını geciktirebileceğinden, onların tarafında herhangi bir kafa karışıklığı olmasını istemezsiniz.

Ana paragraflarınızın okunabilirliğini düşünmenin yanı sıra, konu satırınızı yineleyen bir cümleyle başlamayı da düşünebilirsiniz. E-postanızın ana noktasına değinen bir "genel bakış" cümlesi sağlamak, öğretmeniniz için yararlı bir yol gösterici olabilir. Bazı örnekler:

• Sana e-posta gönderiyorum çünkü. . .

• ile ilgili sohbetimize devam etmek istiyorum. . .

• Bugün ulaşıyorum çünkü . . .

• Bunu sormak için yazıyorum. . .

Özetleyin ve minnettarlığınızı gösterin

E-postanızın metnini yazdıktan sonra, öğretmeniniz için eylem öğelerini içeren son bir cümleyle her şeyi özetleyin. Tıpkı e-postanızın başındaki "genel bakış" cümlesi gibi, bu özet cümle de doğrudan ve kısa olmalı ve yanıtlarından ne beklediğinizi özetlemelidir.

Örneğin:

• Bibliyografyamın yapısına ilişkin cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.

• Toplantıyı planlamadan önce onayınızı bekleyeceğim.

• Tezim konusuyla ilgili görüşleriniz için şimdiden teşekkür ederim.

Bazen bu cümle tamamen gerekli olmayabilir, ancak daha hızlı bir yanıt verilmesine yardımcı olabilir. Konuları toparlarken öğretmeninize teşekkür ettiğinizden emin olun. (Evet, hatta onlar yanıt vermeden önce bile!) Onlara "zaman ayırdığınız için teşekkür ederim" veya "yardımlarınız için çok teşekkür ederim" diyerek minnettarlığınızı göstermek, mesajınızı nasıl sindireceklerini ve sizi bir öğrenci olarak nasıl değerlendireceklerini etkilemede çok ileri gidecektir.

Harika bir izlenim bırakmanın bir başka akıllı yolu da, onları yakın zamanda ofis saatlerinde ziyaret ettiyseniz veya bire bir toplantı yaptıysanız, bir "teşekkür ederim" e-postası göndermektir. Herkes kendisine teşekkür edilmesini takdir eder ve bu, minnettarlığınızı iletmenin en basit yoludur.

Düzeltmeyi unutmayın!

Son fakat en az değil : Düzeltme, düzeltme, düzeltme! E- postanızın herhangi bir dil bilgisi, noktalama işareti veya yazım hatası içermediğinden emin olmak için e-postanızı Grammarly Düzenleyicisi aracılığıyla çalıştırın veya Grammarly tarayıcı uzantısını yükleyin. Veya dilbilginizi kontrol etmek ve gözden kaçırmış olabileceğiniz diğer hatalar hakkında anında geri bildirim almak için yazınızı kopyalayıp yapıştırın.

İngilizce öğretmeninize e-posta göndermiyor olsanız bile, bu tür hatalar eğitmeninize dersi pek umursamadığınızı ima edebilir. E-postayı yüksek sesle okumak, fazlalıkları ve yapmacık veya belirsiz görünen bölümleri tanımlamanın iyi bir yoludur.

Daha fazla dikkat için, göndermeden önce e-postanızı farklı bir programa (Microsoft Word veya Google Dokümanlar gibi) yazın, böylece çok erken gönderme riski olmadan e-postanızı birkaç kez inceleyebilirsiniz. (Grammarly bu programların her ikisinde de çalışır ve size herhangi bir hatanın yakalanacağı konusunda ekstra güvence verir.)

Öğretmeninize nasıl iyi bir e-posta yazacağınızı bilmek yalnızca okulda ihtiyaç duyacağınız bir beceri değildir. Yöneticilerinizle, iş arkadaşlarınızla ve diğer profesyonellerle iletişim kurarken hayatınız ve kariyeriniz boyunca yanınızda taşıyacağınız bir beceridir.

Bu ipuçlarını rehber olarak alarak, saygılı ve net mesajınıza olumlu tepki verecek olan öğretmeniniz gibi üst düzey kişilere etkili bir e-posta göndermeye hazır olacaksınız.