Öğretmeninize E-posta Gönderirken Dikkate Alınması Gereken 5 Şey

Bazen bir sorunuzu netleştirmek için öğretmeninize e-posta göndermeniz gerekebilir, ancak uymanız gereken birkaç en iyi uygulama vardır. Birincisi, öğretmeninizin zamanına saygı duymanız önemlidir. Hiç kimse dokuz tam gövde paragrafı içeren bir e-posta almak istemez. Öğretmeninize roman uzunluğunda bir e-posta romanı yazmak, muhtemelen size verdikleri ödevi ertelemenin en iyi yolu değildir.

Her şeyi kısa ve öz tutarsanız, mesajınız net ve düşünceli olacak, bu da öğretmeninizin tüm endişelerinizi yanıtlama ve yanıtlama olasılığını artıracaktır.

Aslında, bir öğretmene veya profesöre ne zaman e-posta gönderirseniz, formaliteler, kullandığınız dil ve uzunluk gibi akılda tutulması gereken bazı şeyler vardır.

Öğretmeninizi tüm öğleden sonralarını tam olarak ele alacak bir e-posta ile bombardıman etmek yerine, uyulması gereken iyi bir kural, toplam 150 kelimelik (veya daha az) kelime sayısına bağlı kalmaktır. Anahtar, kurs numaranız veya bölümünüz gibi, mümkün olduğunca çok bağlam sağlamaktır. Unutmayın: Onların tek öğrencisi siz değilsiniz!

Öğretmeninize e-posta göndermenin başka bir yolu da şu ilkeye bağlı kalmaktır: Ben net ve doğrudan değilsem, öğretmenim de olmayacaktır. Bu doğru — ilk e-postanızı nasıl yazdığınız, öğretmeninizin nasıl yanıt vereceğini doğrudan etkiler.

Yararlı bir yanıt alma şansınızı artıracak iyi yazılmış, kibar e-postalar göndermek için ipuçlarını öğrenmek için okumaya devam edin.

Ayrıntılı bir konu satırıyla başlayın

E-postanızın konu satırı, öğretmeninizin adınızın yanında göreceği ilk şeydir. Öğretmeninizi "Merhaba" veya "Soru" gibi bir konu satırıyla karanlıkta bırakmak yerine, onlara e-postanızın amacını belirli terimlerle anlatın. Belirsiz olmanın zamanı değil.

Öğretmeninize tam olarak ne hakkında e-posta gönderdiğinizi özetlemek sadece onların dikkatini çekmekle kalmayacak, aynı zamanda hızlı ve yeterli bir şekilde yanıt vermelerini sağlayacaktır.

İşte öğretmenler için güçlü, ayrıntılı konu satırlarına ilişkin birkaç örnek:

• Biyoloji 101: Çarşamba günü laboratuvar diseksiyonu hakkında soru

• Deneme için alıntı sayfası: Chicago veya APA?

• Cuma günü toplantı: 11:30

• Bir sonraki kompozisyon ödevi için tezi onaylama

Bu konu satırlarının tümü, e-postanızın ana noktasını öğretmeninize on veya daha az kelimeyle iletir. Öğretmeniniz tanımlayıcı bilgileri (Biyoloji 101 gibi hangi sınıf biriminde olduğunuz veya yaklaşan bir dersin veya toplantının tarihi gibi) ekleyerek, evrenlerindeki sayısız diğer öğrenci, meslektaş ve yönetici arasından sizi saptayabilir.

Resmi selamları ve imzaları kullanın

Resmi ve saygılı bir selamlama ile öğretmeninizin sizi ciddiye alması için tonu ayarlayın. Bir e-postayı “Hey” ile başlatmak bunun tam tersidir. "Sevgili Bay Lee" veya "Merhaba Profesör Bonnell" gibi resmi bir selamlama sadece nazik değil aynı zamanda arkadaşçadır. Öğretmeniniz muhtemelen aşırı sıradan görünen selamlamalardan ya da hiç selamlama yapılmadığında vazgeçecektir!

Öğretmeniniz size aksini söylemediyse, onlara her zaman resmi adlarıyla hitap etmelisiniz. Bazen, kolej eğitmenleri öğrencilerle ilk isim bazında olmayı tercih edeceklerdir. Bunu genellikle sınıfta iletişim kurma veya e-postalarını imzalama yoluyla ölçebilirsiniz. Eğer tanışmadığınız bir öğretmene e-posta gönderiyorsanız (sınıf değiştirmeyi veya onların sınıfına kaydolmayı umuyorsanız), selamınızı kesinlikle resmi tutmak isteyeceksiniz.

Aynı şekilde, imzanız veya imzanız da resmi tarafta hatalı olmalıdır. Adınızın yanı sıra, öğretmenler için birkaç uygun kapanış satırı:

• Saygılarımla,

• Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim,

• İçtenlikle,

• Gününüzü/haftanızı iyi dinlenin.

• tavsiyeni takdir ediyorum.

• Herşey gönlünce olsun,

Bunun söylenmesine bile gerek olmasa da öğretmenlere gönderilen e-postalar emojiler, memler, kısaltmalar veya metin dili için uygun yer değildir .

E-postanızın “etini” biçimlendirin

Mesajınızın (veya gövde paragraflarının) “et”i, hızlı okunacak ve doğrudan konuya girecek şekilde biçimlendirilmelidir. Beş veya daha az cümlede tutmak, net ve doğrudan bir mesajla sonuçlanacaktır.

Adreslemeniz gereken birden fazla şey varsa ve 150 kelimeyi aşacağınızı biliyorsanız, madde işaretlerini kullanın. Her soru için bir madde işareti kullanın; bu şekilde, öğretmeniniz her endişeye kolayca yanıt verebilir. (Grammarly, e-postalarınızı daha okunabilir bir biçime dönüştürmek için önerilerde bulunarak , paragrafları listeleyen bilgileri madde işaretlerine yeniden yazmak ve son tarihler gibi önemli bilgileri kalınlaştırmak gibi önerilerde bulunarak da bu konuda yardımcı olabilir.)

Ayrıca paragraflarınızın çok uzun veya hantal olmadığından emin olmak istersiniz. Metni sindirilebilir parçalara ayırın, böylece eğitmeniniz kolayca okuyabilir. Cevaplarını geciktirebileceğinden, sonlarında herhangi bir karışıklık istemezsiniz.

Gövde paragraflarınızın okunabilirliği hakkında düşünmeye ek olarak, konu satırınızı yineleyen bir cümleyle başlamayı düşünebilirsiniz. E-postanızın ana noktasına isabet eden bir "genel bakış" cümlesi sağlamak, öğretmeniniz için yararlı bir rehber olabilir. Bazı örnekler:

• Sana e-posta gönderiyorum çünkü. . .

• hakkındaki konuşmamızı devam ettirmek istiyorum. . .

• Bugün ulaşıyorum çünkü. . .

• sormak için yazıyorum. . .

Özetle ve minnettarlığını göster

E-postanızın metnini yazdıktan sonra, öğretmeniniz için eylem öğelerini içeren son bir cümleyle her şeyi özetleyin. Tıpkı e-postanızın başındaki "genel bakış" cümlesi gibi, bu özet cümle de doğrudan ve özlü olmalı, onların yanıtlarından ne beklediğinizi ana hatlarıyla belirtmelidir.

Örneğin:

• Bibliyografyamın yapısıyla ilgili cevabınızı bekliyorum.

• Toplantıyı planlamadan önce onayınızı bekleyeceğim.

• Tez konusu ile ilgili görüşleriniz için şimdiden teşekkür ederim.

Bazen bu cümle tamamen gerekli olmayabilir, ancak daha hızlı yanıt verilmesine yardımcı olabilir. Öğretmeninize teşekkür ettiğinizi toparlarken emin olun. (Evet, daha onlar yanıt vermeden önce!) Onlara “Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim” veya “yardımınız için çok teşekkür ederim” diyerek minnettarlık göstermek, mesajınızı nasıl sindireceklerini ve sizi bir öğrenci olarak görebileceklerini çok ileri düzeyde etkileyecektir.

Harika bir izlenim bırakmanın bir başka akıllı yolu da, onları yakın zamanda mesai saatleri içinde ziyaret ettiyseniz veya bire bir toplantı yaptıysanız, bir "teşekkür ederim" e-postası ile takip etmektir. Herkes kendisine teşekkür edilmesini takdir eder ve bu minnettarlığınızı iletmenin en basit yoludur.

Prova okumayı unutmayın!

Son fakat en az değil : Düzeltme, düzeltme, düzeltme! E-postanızın herhangi bir dil bilgisi, noktalama işareti veya yazım hatası içermediğinden emin olmak için e-postanızı Grammarly Düzenleyicisi aracılığıyla çalıştırın veya Grammarly tarayıcı uzantısını yükleyin.

İngilizce öğretmeninize e-posta göndermiyor olsanız bile, bu tür hatalar eğitmeninize dersi fazla önemsemediğiniz anlamına gelebilir. E-postayı yüksek sesle okumak, fazlalıkları ve belirsiz veya belirsiz görünen bölümleri belirlemenin iyi bir yoludur.

Daha dikkatli olmak için, e-postanızı göndermeden önce farklı bir programa (Microsoft Word veya Google Docs gibi) yazın, böylece çok erken gönderme riski olmadan birkaç kez gözden geçirebilirsiniz. (Grammarly bu programların her ikisinde de çalışır ve hataların yakalanacağına dair size ekstra güvence verir.)

Öğretmeninize nasıl iyi bir e-posta yazacağınızı bilmek, sadece okulda ihtiyacınız olacak bir beceri değildir. Yöneticiler, iş arkadaşları ve diğer profesyonellerle iletişim kurarken yaşamınız ve kariyeriniz boyunca taşıyacağınız bir beceridir.

Bu ipuçlarını rehber olarak alarak, saygılı, konuya yönelik mesajınıza olumlu tepki vermek zorunda olan öğretmeniniz gibi üst düzey kişilere etkili bir e-posta göndermeye hazır olacaksınız.