E-posta Konuları: Tanımı ve Bunları Yönetmenin 4 Yolu

Profesyonel dünyada e-posta yazışmaları hayatın bir gerçeğidir. Ve bu genellikle iyi bir şeydir: Bir meslektaşınızla devam eden bir görüşmeniz, gelişen bir planınız veya ayrı tutmak istediğiniz yinelenen konuşma konularınız olduğunda, bir e-posta dizisi bunu yapmanın yoludur.

E-posta dizisi nedir?

Bir e-posta dizisi, orijinal bir e-posta mesajına verilen tüm yanıtları kaydeden bir e-posta dizisidir. Bir e-posta yazışmasını bir grup sohbeti gibi düşünün: Konuşmaya ne sıklıkta katıldıklarına bakılmaksızın her mesajı birden fazla kişi alır ve her biri, yazışmanın ilerleyişini kronolojik sırayla kolayca görebilir.

Çoğu zaman, e-posta dizileri alıcıların gelen kutularında "iç içe" bir biçimde görüntülenir; alıcı ileti dizisini açtığında ilk önce en son yanıtı gösterir ve önceki yanıtların her biri en yeniden en eskiye doğru sırayla gösterilir ve orijinal mesajla biter.

Tüm e-posta istemcileri e-posta dizilerini desteklemez ve destekleyenlerin tümü varsayılan olarak bunları etkinleştirmez. Ayrıca bu özelliğe her zamanileti dizisiolarak değinmezler; dikkate değer bir örnek, e-posta ileti dizisiniileti dizisi görünümüolarak ifade eden Gmail'dir.

E-posta zinciriterimine aşina olabilirsiniz ve kendinizi "Bu bir e-posta dizisi mi, yoksa bir e-posta zinciri mi?" diye merak ederken bulabilirsiniz. Bir e-posta zinciri, bir e-posta dizisiyle aynı şey değildir. E-posta zinciri, konuya göre bağlantılı olması gerekmeyen, iletilen veya başka şekilde bağlanan e-postaların bir koleksiyonudur.

Konu satırları,ccvebcce-posta dizilerinde nasıl çalışır?

Konu satırları

Bir e-posta dizisindeki her yanıt, orijinal e-postayla aynı konu satırına sahiptir ve başındaRE:bulunur.RE:ilgili veyareferanslaifadesinin kısaltmasıdır ve bir e-postanın önceki bir e-postaya yanıt olduğunu belirtir. Aşağıda bir başlıktaki bir e-posta yanıtı için konu satırı örneği verilmiştir:

RE: Tatil partisi Perşembe, 14 Aralık

E-posta diziniz için bir konu satırı seçerken, diğer konu satırlarında izleyeceğiniz yönergelerin aynılarını izleyin. Kısa ve öz olmalı ve e-postanın amacını açıkça ifade etmelidir.

Ccvebcc

Pek çok kişinin e-postadaki ccvebccişlevleri arasında kafası karışır, işte fark şu: Cc veyakarbon kopya, alıcıları e-postanın birincil alıcıları yapmadan e-postaya ekler. Başka bir deyişle,bilgialanına bir e-posta adresi eklediğinizde, e-postanıza yanıt vereceği beklentisi olmadan o kişiyi konuya dahil etmiş olursunuz.Ccgenellikle alıcının amiri gibi bir kişinin gerektiğinde başvurabileceği mesajın bir kaydına sahip olmasını sağlamak için kullanılır. Bir e-postada bir kişiyicc'yeeklediğinizde, e-postanın karşılama mesajında ​​bu kişiye hitap etmenize gerek yoktur.

Bir e-postanın tüm alıcıları, e-postadacc' olarak belirtilen adresleri görebilir. Alıcıların bu bilgiyi görebilmesi gerektiğinde, örneğin e-postanın konusunu kendi aralarında tartışmak zorunda kalabilecekleri senaryolarda,bccyerinecc'yiseçin.

Bccveyakör karbon kopya,cc'yebenzer şekilde çalışır ancak önemli bir farkla: E-postanın alıcıları, e-postadabccolarak işaretlenen adresleri göremez. Ayrıca,cc'ed veyabcc' işaretli hiçbir e-posta adresi, e-postadabcc'ekli adresleri göremez. Bu, birden fazla alıcıya ulaşması gereken e-postalar gönderdiğinizde, ancak iletiyi başka kimlerin aldığını bilmelerini istemediğiniz durumlardabcc'yimükemmel bir seçim haline getirir. Örneğin, amirinizle bir işyeri politikasını açıklığa kavuştururken e-postada İK'yıbcc olarakbelirtebilirsiniz.

E-posta dizilerinin artıları

E-posta dizileri çeşitli şekillerde faydalıdır. Bir görüşmedeki tüm e-postaları bir arada gruplayarak, e-posta dizileri:

• Gelen kutularındaki dağınıklığı azaltın.
• Takip eden e-postalar için yararlı olabilecek bir konuşmanın ilerleyişini izlemeyi kolaylaştırın.
• Birden fazla e-posta göndermek zorunda kalmadan tüm katılımcıları konu hakkında bilgilendirin.

E-posta dizilerinin eksileri

E-posta dizilerinin birçok avantajı olmasına rağmen bazı dezavantajları da vardır. Bunlar şunları içerir:

• Alakasız e-postalar alma: E-posta dizisinin konuşmasının çevresindeyseniz, ilgilenmenizi gerektirmeyen e-postalar alma ihtimaliniz vardır.
• Uzun olabilirler. Bir konu dizisi ne kadar çok yanıt alırsa, o kadar uzun olur, bu da ihtiyaç duyduğunuzda konu içindeki belirli mesajları bulmanızı zorlaştırır.

E-posta dizilerini etkili bir şekilde kullanmak için 4 ipucu

E-posta dizileri yararlı bir araç olabilir, ancak bunlarla hata yapmak mümkündür. Bunları etkili bir şekilde nasıl kullanacağınızı bilmek, profesyonel iletişimin önemli bir parçasıdır. E-posta dizilerini uygun ve etkili bir şekilde kullanmak için birkaç ipucu:

1 Kısa yanıtları erteleyin

Kısa mesajlar ve Slack gibi sohbet uygulamaları için kısa, tek kelimelik yanıtları (ve bunlar tarafından yeterince yanıtlanabilecek soruları) kaydedin. Bu kısa etkileşimler, özellikle de e-posta dizisindeki, sorduğunuz veya yanıtladığınız kişi dışındaki hiç kimseyle alakalı olmadığında, bir e-postayı garanti etmez. Aslında bunları bir e-posta dizisinde gereksiz yere göndermek, alıcıların gelen kutularında yer kaplar ve bildirimlerin gönderilmesine neden olur; bu da can sıkıcı olabilir ve e-posta görgü kurallarına aykırı olabilir.

2Tümünü yanıtlamakyerineyanıtlamayıne zaman kullanacağınızı bilin

Bir e-postayıyanıtla'yıtıkladığınızda yanıtınız yalnızca gönderene gider. Gönderenin, e-posta dizisini başlatan kişi mi yoksa yanıtlayanlardan biri mi olduğu önemli değildir;yanıt,bir kişiye doğrudan yanıttır. Diğer taraftan,tümünü yanıtla,ccvebccyoluyla eklenenler de dahil olmak üzere e-posta dizisindekiherkeseyanıt verir. Bir ileti dizisindegizliyseniz,tümünü yanıtla'yıtıkladığınızda e-posta adresiniz her katılımcıya gösterilir.

3 Yanıtınızın gerekli olup olmadığını belirleyin

Tartışmanın veya projenin aktif bir katılımcısı değilseniz, yanıt vermeniz veya düşüncelerinizi belirtmeniz gerekmeyebilir. Gereksiz yere sesinizi eklemek konunun uzunluğunu artıracaktır; bu nedenle yanıt vermeden önce söyleyeceklerinizin değerli olduğundan emin olun.

4 Konuyu takip edin

Konunun merkezi konusuyla yüzeysel olarak ilgili olan ancak doğrudan ilgili olmayan konularla ilgili soruları, yorumları veya içgörüleri dahil etmek cazip gelebilir. Konu dışı sorular sormak, bir e-posta dizisini hantal hale getirebilir ve başkalarının bulması gereken kritik bilgilerin kaybolmasına neden olabilir. Benzer olsa bile başka bir konuyu gündeme getirmek istiyorsanız, yeni konu satırıyla yeni bir e-posta gönderin.

E-posta ileti dizisi örneği

Konu:GrammarCon için seyahat planları, 10/20–10/22

Herkese selam,

GrammarCon'a uçuş rezervasyonu yapmak için lütfen şu bağlantıyı kullanın: www.exampletravel.link.

Yarın ve Çarşamba ofis dışında olacağım için herhangi bir sorunuz varsa lütfen en kısa sürede bize ulaşın.

En iyisi, Miriam

Konu: RE: GrammarCon için seyahat planları, 10/20–10/22

Merhaba Miriam,

GrammarCon'un Aralık ayına kadar olmayacağını sanıyordum? Tavsiye lütfen.

Teşekkürler,

Marco

Konu:RE: GrammarCon için seyahat planları, 10/20–10/22

Selam Marco,

Geçen yıl Aralık ayındaydı. Ama bu yıl bunu yukarıya çektiler.

Umarım bu yardımcı olur!

En iyisi, Etan

E-posta ileti dizileri SSS'leri

E-posta konuları nelerdir?

E-posta dizileri, tek bir orijinal mesaja yanıt veren iç içe geçmiş e-posta gruplarıdır.

Nasıl çalışıyorlar?

E-posta dizileri, e-postaları alıcının gelen kutusunda bir araya toplayarak, ileti dizisini tek bir e-postaymış gibi görüntüler. Konuyu açtığınızda, genellikle en son mesajın yanı sıra önceki yanıtların sıkıştırılmış versiyonlarını da görürsünüz.

E-posta dizilerini etkili bir şekilde kullanmak için üç ipucu nedir?

E-posta dizilerini etkili bir şekilde kullanmaya yönelik üç ipucu şunları içerir:

• E-posta dizisine kısa mesaj gibi davranmaktan kaçının. Diğer platformlar için kısa, bire bir etkileşimleri kaydedin.
• E-postanın amacını anlatan kısa bir konu satırı seçin
• Tümünü yanıtla seçeneğiniyalnızca mesajınızı başlıktaki herkese gerçekten göndermeniz gerektiğinde kullanın. Yalnızca bir katılımcıya yanıt vermek için yanıt seçeneğini kullanın.