Genç Profesyoneller için 8 E-posta İpucu

İşgücünde yeniyseniz, e-posta zor olabilir. Bir yandan iş arkadaşlarınızla iletişim halinde olmak ve işleri halletmek gerekiyor. Öte yandan, sizi çıldırtabilecek ve yavaşlatabilecek birçok yazılı olmayan kural var.

Sektörünüz, şirket kültürünüz ve evden çalışma gibi faktörler e-postayı kullanma şeklinizi etkiler. Doğru almak önemlidir.

“Temel iş iletişimi bu. İnsanların ilk kez insanlarla tanışma şekli budur. . . Emily Post Enstitüsü'nde görgü kuralları uzmanı olan Dan Post-Senning, bu kesinlikle kritiktir, geliştirebileceğiniz en önemli becerilerden biridir” diyor.

E-posta sadece gerçekler ve rakamlar gibi görünebilir, ancak gerçekte, ilişkiler kurmakla ilgilidir. Ancak yeni bir çalışan olarak, konu e-posta görgü kuralları olduğunda, neyi bilmediğinizi bilmiyorsunuz. Yeni çalışan durumunuza ayak uydurmanıza (ve yöneticinizle puan kazanmanıza) yardımcı olmak için, yaşamanız gereken sekiz e-posta ipucu:

1 Ne istediğinizi bilin ve isteyin.

Gönderdiğiniz her e-postanın açıkça tanımlanmış bir amacı olmalıdır. Uzun e-posta zincirleri, cevaplanmamış sorular ve net olmayan talepler, e-postayı kullanışlı bir çalışma aracından üretkenlik engeline dönüştürebilir. İlk kez çalışanlar, e-postaları bir harekete geçirici mesaj ve bir son tarih ile sonlandırarak öne çıkabilir ve atamaları devam ettirebilir. Ne kadar spesifik olursan o kadar iyi. Örneğin, "EOD Cuma gününe kadar hazırladığım raporun 16 ila 20. sayfalarındaki geri bildiriminizi çok isterim" demek, "ne düşündüğünüzü bana bildirin"den çok daha iyidir.

2 Odayı okuyun.

Profesyonelliği korurken sıradan bir ton kullanmak zor olabilir. Bu sorunu çözmenin en iyi yolu, çevrenizdeki insanlardan ipuçları almaktır. Örneğin, konuştuğunuz kişi bir iş arkadaşınızsa, özellikle de daha yaratıcı veya rahat bir sektörde çalışıyorsanız, muhtemelen aşırı resmi olmak istemezsiniz. Post-Senning'in belirttiği gibi, bu, gerçek hayatta çalışma ilişkinizi olumsuz yönde etkileyebilecek bir mesafeye neden olabilir.

Şirkete özel en iyi uygulamalara bağlı kalmak da önemlidir. Örneğin, uzun e-postaların başına TL;DR (çok uzun, okunmadı) cümlesi eklemek standartsa, yazmayı unutmak kafa karışıklığına veya daha uzun yanıt sürelerine neden olabilir. Daha deneyimli profesyonellerden veya şirkette birkaç yıl çalışmış kişilerden çalışma alanına uyum sağlamanıza yardımcı olabilecek tavsiyeler isteyin.

Wisconsin'li Kat Boogaard, "Hepimiz farklı şekillerde iletişim kurarız ve alıcınızın nasıl iletişim kurmayı tercih ettiğini değil, yalnızca nasıl iletişim kurmayı tercih ettiğinizi düşünürseniz, muhtemelen oldukça tek taraflı bir konuşma yapacaksınız" diyor. merkezli serbest yazar.

3 İkinci bir görüş alın.

E-postalarınızda yazım hataları veya garip ifadeler olmasını asla istemezsiniz. Bunlar yalnızca iletişimi engellemekle kalmaz, aynı zamanda daha az profesyonel görünmenize de neden olabilir. Ancak kendi çalışmanızı düzenlerken küçük hataları fark etmek zor olabilir. Bu nedenle, özellikle önemli e-postalar için taslağınızı başka birinin okumasını sağlamak ve gönder tuşuna basmadan önce sorunları işaretlemek için yararlıdır. Veya isterseniz, Google Yerel Rehberler'in sosyal medya yöneticisi Kiera Wright-Ruiz'den bir sayfa alın ve hataları kolayca duymak için bir metin okuma okuyucusu kullanın.

4 Kapıdaki olumsuzlukları kontrol edin.

Yazılı iletişim, düşündüğünüzden daha olumsuz olabilir. E-posta hakkında olumsuz hisleriniz varsa veya zor bir konuyu ele alıyorsanız, özellikle yeni bir çalışan olarak doğru dengeyi sağlamak zor olabilir.

Wright-Ruiz, "Üzgün ​​olduğunuzda birine yanıt vermeye duygusal olarak daha yatkın olabilirsiniz veya bir e-postada pasif agresif bir ses tonuyla konuştuğunuzu bile bilmiyorsunuz" diyor. "[Kendinize sorun] Bu, yöneticinizle paylaşıldıysa, bu tamamen havalı hissettiğiniz bir şey mi? Ve eğer cevap evet ise, o zaman iyi gidiyorsun."

5 Zamanında olun.

Oryantasyon, ofise alışma ve yeni işinizi hızlandırmak arasında, e-postaların kaymasına izin vermek cazip gelebilir. Çoğu e-posta için 24 saatlik bir yanıt süresi sağlamaya çalışın. Daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, hızlı bir teşekkür notu gönderin ve ihtiyaçları olan her şeyi ne zaman sağlayabileceğinizi onlara bildirin. Bununla birlikte, özellikle istenmemişlerse, her e-postayı yanıtlamak zorunda değilsiniz.

6 Görselleri aklınızda bulundurun.

Serbest yazar Boogaard, “Kimse dev, Savaş ve Barış benzeri bir metin duvarı ile karşılanmak istemez” diyor. Ancak daha uzun e-postaların kaçınılmaz olduğu zamanlar olacaktır. Kısa paragraflar yazmaya, madde işaretleri kullanmaya ve önemli bilgileri kalınlaştırmaya odaklanırsanız, aradığınız yanıtı alma olasılığınız daha yüksek olacaktır. E-posta ne kadar uzunsa, gözden geçirilebilir hale getirmek o kadar önemlidir.

7 Takipler konusunda akıllı olun.

Birinden yanıt almanız gerektiğinde hızlı bir hatırlatma göndermeniz kesinlikle kabul edilebilir. Ancak bağlam, bir takip e-postası göndermek için ne kadar beklemeniz gerektiğini belirler. Bir meslektaşınızdan bir şey bekliyorsanız, takipler için 24 ila 48 saatlik bir süreye sahip olmak mantıklıdır. Tersine, soğuk birine e-posta gönderiyorsanız, alıcıyı rahatsız etmemek için geri dönmeden önce bir veya iki hafta beklemek en iyisidir. Ve bazı insanlar e-postaya hiç yanıt vermiyor. Mümkünse, tercih ettikleri iletişim yöntemini sorun ve beklentileri önceden belirleyin.

8 Kendinize bir mola verin.

E-posta, iletişim için harika bir araçtır, ancak amaç mükemmellik değildir. Bu, ilişkiler kurmak ve işleri halletmekle ilgilidir. E-posta beceri setinizi geliştirmek zaman alacaktır. Serbest yazar Boogaard'ın dediği gibi, “E-posta muhtemelen sizi öldürmeyecek, o yüzden derin bir nefes alın. Her şey düzelecek."