İçine Dönükler İçin 8 E-posta İpuçları

Myers-Briggs Vakfı'na göre, "kendi iç dünyanıza" odaklanma konusunda kendinizi en rahat hissediyorsanız, içe dönük birisiniz. İnsanlarla doğrudan veya telefonda konuşmak gibi dış dünya etkinlikleri zorludur. E-posta gönderme daha az yoğun görünse de, zorlukları da vardır. Bu sekiz ipucu, içe dönükler için e-posta göndermeyi mümkün olduğunca acısız hale getirmek için özel olarak tasarlanmıştır.

1 Kapsamlı davranarak takipleri en aza indirin.

Bir e-posta gönderirseniz, istediğiniz son şey soruları cevapsız bırakmaktır. İnsanlar açıklama almak için cevap verecekler veya daha da kötüsü yüz yüze konuşmak isteyecekler. Bu garip durumdan kaçınmanın en iyi yolu, tüm detayları tek bir tebliğde ele almaktır. İyi ve kötü bir örneğe bakalım.

İkinci örnek, olası takip konuşmalarını yanıtlar (ve önler). İnsanları, malzemeleri ofisinize bırakmak yerine e-posta ile yanıt vermeye teşvik eder. İşte yanıtladığı sorulardan birkaçı: Fotoğrafa neden ihtiyacınız var? Ne boyutu? Profesyonel olmak zorunda mı? Hatta iş arkadaşlarınızın göndermesini istediğiniz şeylerin örneklerini ekleyerek ekstra yol kat edebilirsiniz.

2 Kısa ve tatlı tutun.

Kapsamlı olmak gereklidir; sözsüz olmak değildir. E-postanız ne kadar uzun olursa, okuyucuların konuyu anlaması o kadar zor olur. E-postanız beş paragraflık bir makaleyse, meşgul iş arkadaşlarınız en önemli noktaları kaçırabilir. Bunun yerine, madde işaretleri kullanın veya mesajın başına bir özet ekleyin. Ayrıca, metnin gövdesinde bunları hecelemeden ilgili bilgilere bağlantılar ekleyebilirsiniz.

3 Kişiliğinizin parlamasına izin verin.

E-posta, gizli yeteneklerinizi ve kişilik özelliklerinizi sergilemek için mükemmel bir araçtır. Örneğin, muhtemelen su soğutucusunda sohbet ederken yakalanmazdınız. Ancak, yakın arkadaşlarınızla oldukça eğlenceli olabilirsiniz. Devam edin ve e-postalarınızda ve grup sohbetlerinizde komik olun. Sanal bir şaka bile çok korkutucu görünüyorsa, emojileri çalıştırın! Bu sevimli küçük karakterler gülerek yerde yuvarlanabilir veya sizin için arsızca göz kırpabilir. (İş yerinizin kültürünü göz önünde bulundurun. Çok resmiyse, ifadeler uygun olmayabilir.) E-postaları başkalarını övmek, büyük bir grupla mesaj paylaşmak veya liderlik etmek için de kullanabilirsiniz. Bir bilgisayarınız ve klavyeniz varsa, utangaçlıkla sınırlanmanıza gerek yok.

4 Kalabalık kontrolü alıştırması yapın.

Sanal gruplar neredeyse gerçek hayattaki meslektaşları kadar kötü. Bunlardan kaçınmak için CC ve BCC kullanımınızı sınırlayın. (CC, “karbon kopya” anlamına gelir. Gizli, gizli kopyadır. Bu özellikleri, birden fazla alıcıya e-posta göndermek için kullanırsınız.) Çoğu durumda, her birine kişiselleştirilmiş bir e-posta göndermek daha iyidir. Bir ileti dizisi başlatmanız gerekiyorsa, yalnızca eldeki görev için gerekli olan kişileri dahil edin. Aksi takdirde, "tümünü yanıtla" kabusu başlatabilirsiniz. E-posta alışkanlıklarıyla ilgili bu makalede akıllıca CC'nin nasıl yapılacağı hakkında daha fazla bilgi edinin.

5 Hemen yanıtlayın.

Ertelemekten suçlu musunuz? Birçok içe dönük insan etkileşimden korkar, bu yüzden başkalarıyla temasa geçmelerini sağlayan durumları ertelerler. Bu eğilimin e-posta gönderme alışkanlıklarınıza girmesine izin vermeyin. E-postalarınızın çoğunu 2-2-2 kuralıyla yönetin. E-postalarınızı, iş gününün başında ve sonunda olmak üzere günde en az iki kez kontrol edin. İşlenmesi iki dakikadan az sürecek tüm e-postaları hemen yanıtlayın. Kalan mesajlara yıldız ekleyin veya okunmadı olarak işaretleyin. Bu daha uzun takiplerle başa çıkmak için her hafta iki saat ayırın.

6 Bazı e-postalar retoriktir.

Sorular gibi, her e-postanın bir cevaba ihtiyacı yoktur. Her e-postayı yanıtlarken strese girmek yerine, gönderenin bir yanıt bekleyip beklemediğini kendinize sorun. Örneğin, yönlendirmeleri, haber bültenlerini ve gönüllü anketleri güvenle yok sayabilirsiniz. Gelen kutunuzda, bunun gibi mesajları otomatik olarak ayrı bir klasöre iletecek bir kural oluşturmayı düşünün. Öte yandan, davetleri yanıtladığınızdan ve e-postaları derhal yönlendirdiğinizden emin olun. Gönderen sizseniz, soruları olmadıkça yanıt gerekmediğini söylemekte yanlış bir şey yok.

7 E-postayı atlayın.

Terfi istemek veya sempati ifade etmek gibi bazı durumlar şahsen daha iyi ele alınır. E-posta genellikle karmaşık bir duyguyu iletmek veya ciddi sorunlarla başa çıkmak için yetersiz bir araçtır. Yüz yüze konuşmak zor görünse de, kötü ifade edilmiş bir e-posta ile istemeden kafa karışıklığına veya gücenmeye neden olmak tercih edilir. Ayrıca, özel konuları asla bir e-postada tartışmayın. Bilgilerin iletilmesinden veya paylaşılmasından rahatsızsanız, bu bir mesaja ait değildir. E-posta kaçınılmazsa, acele etmeyin. Göndermeden önce, alıcının bakış açısıyla okuyun. İnsan gibi mi konuşuyorsun? Doğru tonu ilettiniz mi?

8 Kapanışı sıkın.

Gerçek hayatta, bir tartışmayı sona erdirmek için kendinizi o kişiden yavaşça uzaklaşırken bulabilirsiniz. Bir konuşmayı bitirmek neden bu kadar zor? Her şeyden önce, bir e-posta imzasını atlamak isteyebilirsiniz. Sonuçta, e-posta ile cevap vermelerini istemiyor musunuz? Telefon numaranızı veya adresinizi eklerseniz, telefon görüşmelerini ve ziyaretleri memnuniyetle karşıladığınızın sinyalini gönderiyorsunuz. Bunu yapmak istemediğini biliyorsun! Bunun yerine, mesajı basit bir e-posta kapanışıyla tamamlayın. Aşırıya kaçmamalılar. Şüpheniz varsa, “teşekkürler” neredeyse her zaman uygundur.

İlk önce bu sekiz işaretçiden hangisini deneyeceksiniz? Etkili e-posta sanatında ustalaşabilirseniz, başkalarıyla daha iyi ilişkiler geliştirirken aynı zamanda onlarla olan fiziksel etkileşim miktarını da azaltabilirsiniz. Hangi içe dönük kişi daha fazlasını isteyebilir?