Grammarly'nin Aşırı E-posta Yükünü Sonlandırmanıza Yardımcı Olduğu 5 Yol

İş günü boyunca sürekli e-posta ve mesaj akışından bunalmak kolaydır. Dağıtılmış ekipler ve daha fazla uzaktan çalışma sayesinde, daha az hızlı masa başı konuşmaları ve daha fazla karşılıklı sohbet mesajı ve e-postası var. Harris Anketi'nden yapılan araştırmalar, profesyonellerin çalışma haftalarının yaklaşık %25'ini yalnızca e-postaları ve sohbet mesajlarını yanıtlayarak geçirdiğini gösteriyor . Bu aşırı mesaj yükü onların gerçek işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları zamanı bulmalarını engelliyor, dolayısıyla profesyonellerin her zamankinden daha fazla strese girmelerine şaşmamak gerek.

E-posta üretkenliği öldüren bir unsur gibi görülmemeli; bunun yerine profesyonellerin işlerini ilerletmelerine yardımcı olan bir araç olmalıdır. Bu nedenle Grammarly, profesyonellerin günlük e-posta ve mesajlarını hızlı ve güvenli bir şekilde gözden geçirmelerine yardımcı olacak çeşitli özellikler yaratmaya odaklandı. Grammarly'nin, amacınızı ilk seferde ileten e-postalar hazırlamanıza nasıl yardımcı olabileceğini öğrenmek için okumaya devam edin.

E-postanızın ilk seferde kolayca anlaşıldığından emin olun

E-postanın aşırı yüklenmesi genellikle yanlış iletişimin bir belirtisidir. Harris Anketi ayrıca bilgi çalışanlarının %100'ünün haftada en az bir kez yanlış iletişim yaşadığını ve her dört kişiden birinin günde birden çok kez yanlış iletişim yaşadığını ortaya çıkardı. Bir düşünün: Kafa karıştırıcı bir e-posta gönderirseniz, mesajınızı netleştirmeniz gereken beş e-postayı hızla alabilirsiniz.

Grammarly, e-postanızın tüm paragraflarını hızlı bir şekilde yeniden yazarak bu gereksiz ileri geri gidişleri azaltabilir. Grammarly paragrafınızı geliştirme fırsatlarını belirlediğinde yazınızın solunda kırmızı bir kenar çubuğu görünecektir. Paragrafınızın gösterişli ve anlaşılır yeni bir versiyonunu kabul etmek için kenar çubuğunun üzerine gelebilirsiniz.

Mesajlarınızı anında parlatın

Her mesajın yeniden okunması ve düzenlenmesi zaman alır. Ve bir yazım hatasını temizlemek veya bir dilbilgisi hatasını düzeltmek için durduğunuzda , bu durum odaklanmanızı bozar. Bunun yerine, yazarken yazınızı cilalayabildiğinizi hayal edin. Hızlı düzeltme ile cümleleri tek bir tuş vuruşuyla keskinleştirebilirsiniz. Parmaklarınız klavyenizden hiç ayrılmıyor ve yazarken hatalarınız anında düzeltiliyor.

E-postalara her zamankinden daha hızlı yanıt verin

Gelen kutusunun aşırı yüklenmesini önlemenin en kolay yollarından biri, e-postaları hemen yanıtlamaktır. Bunu birkaç dakika içinde yapabilirseniz, e-postaların daha büyük bir yapılacaklar listesi öğesine dönüşmesini önleyebilirsiniz. Ancak e-postayı okumak, en iyi nasıl yanıt vereceğinizi düşünmek ve ardından gerçekten yazmak için zamana ihtiyacınız olduğundan hızlı yanıt vermek zor olabilir.

Grammarly hızlı yanıtlarla bu süreci hızlandırmaya yardımcı olur. Grammarly, gönderenin mesajını ve tonunu özetleyerek size bir e-postaya ilişkin genel bir bakış sunar ve nasıl yanıt vereceğinize hızlı bir şekilde karar vermenize olanak tanır. Grammarly ayrıca e-posta dizisinin bağlamına göre anında düşünceli bir yanıt için seçenekler önerir.

Doğru bilgileri ekleyerek takipleri azaltın

Tüm önemli bilgilerin dahil edilmesi, gereksiz ileri geri iletişimin önlenmesine yardımcı olur. Bu yalnızca gelen kutusunun sıfır noktasına yaklaşmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda ekibinizin daha hızlı uyum sağlaması anlamına da gelir. Ancak neyin ilgi çekici veya etkili olacağını bulmak zor olabilir.

Grammarly'nin stratejik önerileri okuyucularınızın sorularını ve endişelerini önceden tahmin ederek yardımcı olabilir. Artık, yeterli bağlam ve veri sağlamak, eksik bir son teslim tarihi eklemek, "ne olmuş yani" paylaşmak veya bir soruna çözüm sunmak olsun, bu boşlukları önceden belirleyip doldurabilirsiniz.

Sekmeler arasında geçiş yapmadan ilerlemeyi sürdürün

Toplantı takip e-postası göndermek yeterince basit görünse de, hızla çok adımlı ve çok uygulamalı bir süreç haline gelebilir. E-postayı Outlook'ta oluştururken aynı zamanda doğru belgeye bağlanmak için Microsoft 365'e geçiş yapabilir, bir takip toplantısı için bağlantı sağlamak üzere Calendly'ye gidebilir veya bir göreve bağlanmak için proje yönetimi aracınıza gidebilirsiniz. Tüm bu farklı araçlar arasında geçiş yapmak, hızlı bir e-postanın 30 dakikalık bir göreve dönüşmesine neden olabilir.

Uygulama eylemleriyle , e-postanızı veya sohbet mesajınızı yazarken önemli uygulamalara erişebilirsiniz. Calendy, Asana veya Google Drive'a geçiş yaparak odağınızı bozmak yerine, Grammarly'yi yazdığınız her yerden açabilir ve halihazırda yazmakta olduğunuz iş akışınızda bir sonraki adıma geçmek için ihtiyaç duyduğunuz entegre uygulama eylemini seçebilirsiniz.

Grammarly ile aşırı e-posta yüklemesine son verin

E-posta ve sohbet mesajları iletişim kurmak ve işte ilerleme kaydetmek için her zaman önemli kanallar olacaktır. Ancak bu, e-postanın gününüzü ele geçirmesi gerektiği anlamına gelmez. Grammarly yanınızdayken mesajlarınızı kolayca gözden geçirebilir ve böylece en önemli işinize geri dönebilirsiniz.