Resmi Açıklama Basın Bülteninde Bulunması Gereken Temel Unsurlar

Resmi açıklamalar, haberler ister iyi ister kötü olsun, bir işletme için her zaman sinir bozucu anlardır.

Anlık, 7/24 haber çağında, bu ifadenin sosyal medyada olumsuz ve alaycı yorumlara mı yoksa şirketinizin başarısını dönüştürecek heyecan verici bir sıçrama tahtasına mı dönüşeceğini asla tam olarak bilemezsiniz.

Bu yüzden ifadelerin mükemmel olması hayati önem taşıyor. Bu kılavuzda resmi bildiriminize eklemeniz gereken temel unsurları özetleyeceğiz.

Resmi Açıklama Başlığı

Resmi açıklamaları yazarken başlığın bir etiket ya da başlık olduğunu düşünme hatasına düşmeyin.

Başlık, okuyucunun ilgisini çekmeye yönelik ilk girişiminizdir, bu nedenle, onu doğru bir şekilde anlamanız ve ona birinci sayfalık bir başlık yazan bir gazeteciymiş gibi davranmanız çok önemlidir.

Haberin özünü kısa ve öz bir şekilde açıklamalı ve okuyucuyu konuyu daha fazla araştırmaya teşvik edecek ipuçları vermelidir.

Başlığınızı net ve net yapın. Bir mesajı paylaşmak için daha az kelime kullanmak her zaman tavırdan daha iyi sonuç verir. Eylem fiillerini kullanın ve kaşları kaldıracak güçlü sıfatlar seçin.

Ayrıca mümkünse başlığınızda aciliyet duygusunu paylaşmaya çalışmalısınız.

Alt Başlık

Başlığınızdaki kelimelerin çok sınırlı olduğunu düşünüyorsanız, bu nedenle bir alt başlık bulunmaktadır. Başlığınızı güçlendirir ve okuyucunuza daha önemli bilgiler sağlar.

Bunu, okuyucuya beyanın tamamını okumaya devam etme konusunda aciliyet duygusu veren cazip bir ifade olarak kullanabilirsiniz. Ayrıca başlığa bir miktar takviye sağlamalıdır.

Örneğin, tarih gibi ayrıntıları başlığınıza sığdıramadınız ancak bunun okuyucular için hayati önem taşıyan bir bilgi olduğunu düşünüyorsunuz. Bu durumda, bu bilgiyi alt başlığa ekleyeceksiniz.

Ayrıca hikayeye dahil olan kilit kişiler veya bir kanıt parçası gibi diğer bilgileri de ekleyebilirsiniz. Alt başlık, birinin bir haberin kendisine uygun olup olmadığına karar vermesine yardımcı olmada önemli bir rol oynar; bu nedenle onu hedef kitlenizle de alakalı hale getirin.

Tarih ve Konum Bilgileri

Başlığınızda veya alt başlığınızda herhangi bir tarih veya konum bilgisine yer vermediyseniz, resmi açıklamanızın yanında bu bilgiye de yer vermelisiniz.

Okuyucu için bir bağlam oluşturur ve eski, modası geçmiş bir basın bültenine veya bulundukları yerle alakasız bir basın bültenine kazara rastlamadıklarına dair güvence verir.

Bir etkinlik gibi konuma özgü bir açıklamanız varsa bu bilgi çok önemlidir.

Hedef kitlenin takvimlerini işaretlemek isteyebileceği, ürün lansmanı veya kurumsal gelişim gibi zamana duyarlı bir etkinliğiniz varsa, zaman çok önemli olacaktır.

Bu bilgiyi ekstrenizin üst kısmına yakın bir yerde görüntülemek aciliyet yaratır.

İzleyicinin kitabı daha sonra okumak üzere bir kenara bırakmamasını sağlar. Etkinliğin başlangıç ​​zamanı gibi önemliyse açıklamanızın saatini ve dakikasını eklemeyi unutmayın. Aksi takdirde tarihe, aya ve yıla sadık kalın.

Girişiniz: Büyük Soruları Yanıtlama Şansı

Girişinizi dikkat çekmek ve dinleyicilerinizin aklından geçecek bazı önemli soruları yanıtlamak için kullanın; başka bir deyişle kim, ne, nerede, neden, ne zaman ve nasıl gibi.

Bu bölüm ayrıntılarla kısa ve öz olmalıdır, bu nedenle küçük noktalara dalmayın. İfadenizdeki daha küçük ayrıntıları daha sonra okuyabilirler. Bilginin ilk giriş paragrafındaki bir yeri haklı çıkaracak kadar önemli olup olmadığı konusunda acımasız olun.

Gazeteciler her zaman olaya karışan kişiler hakkında bilgi edinmek isterler, bu nedenle girişinizde her zaman "kim" sorusunu yanıtlayın. İsimlerin iyi bilinmesi, beyanınıza olan ilginin artmasına yardımcı olacaktır.

Bu girişi, resmi açıklamanızın amacını veya nedenini açıklamak için de kullanmak isteyebilirsiniz; böylece hedef kitlenizin başlığınızı gördükten sonra aklına gelebilecek en muhtemel "neden" sorusunu yanıtlayabilirsiniz.

İyi hazırlanmış bir giriş, okuyuculara, açıklamanın geri kalanını okumamayı seçseler bile, basın bülteninizi anlamak için yeterli bağlamı elde edecekleri yeterli bilgiyi sağlamalıdır.

Resmi Beyanınızın Metni

Basın bülteninizin ana kısmı girişi takip eder. Bu, girişte sağladığınız bilgileri detaylandırmanız için bir fırsattır.

Cevaplarınızı girişte ele aldığınız bazı sorulara genişletin.

Daha fazla derinlik ve bağlam ekleyin ancak yine de kısa ve öz ve haber değeri taşıyın. Açıklamanızın şirketiniz, sektörünüz veya daha geniş anlamda dünya açısından önemini ve sonuçlarını tartışın.

Akışınız mantıklı olmalıdır.

Daha önemli bilgiler vücudun üst kısımlarında yer almalı, daha az önemli bilgiler ise daha aşağılarda olmalıdır. Hedef kitleniz teknik bir alanda oldukça uzman olmadığı sürece, jargondan kaçınarak yazının erişilebilir olması da gerekir.

Giriş gibi, buradaki yazı da ilgi çekici olmalıdır. Okuyucunun dikkatini çeken bir ifade başarılıdır.

Bazı Teklifler Sunun

Alıntılar dikkat çekicidir ve resmi beyanınıza insani bir unsur katar. Ayrıca bir miktar güvenilirlik de sağlıyorlar. Paydaşları veya uzmanları seçin ve onlardan habere ilişkin bakış açılarını sunan kısa bir açıklama yapmalarını isteyin.

İyi bir alıntı konuyla ilgilidir ve okuyucu üzerinde etki yaratır. Ayrıca eleştirel bir bakış açısı da sağlarlar, dolayısıyla farklı görüşleri ele almanız gerekiyorsa iki veya üçünü dahil etmeyi tercih edebilirsiniz.

Alıntı aynı zamanda okuyucuyla duygusal bağ kurmak için de mükemmel bir fırsattır; bu nedenle, seçtiğiniz son alıntıların orijinalliğini ve bağ kurulabilirliğini sağlayın. Alıntının aynı zamanda hikayeye değer katması gerekir; bu nedenle ana mesajla alakasız görünen her şeyden kaçının.

Bazı Verileri Dahil Et

Fikir ve düşüncelerle dolu bir açıklama, gerçekleri sunan bir açıklamayla aynı etkiye sahip olmayacaktır. Ancak gerçekler ancak arkalarında bazı kanıtlar sunulduğunda bir miktar ağırlık kazanır.

Söylediklerinizi desteklemek için mümkün olduğunca basın bülteninize veri ekleyin. Yaptığınız bir araştırmanın sonuçları gibi bazı finansal bilgiler veya istatistikler olabilir.

Dinleyicilerinizdeki şüphecileri şaşırtacak. Örneğin, bir ortak girişim hakkında resmi bir açıklama yapacaksanız, bunun mali açıdan neden sağlam bir plan olduğunu gösteren rakamları belirtin.

Bilgi kaynaklarınızı eklemeden önce güvenilir olup olmadığını bir kez daha kontrol edin. Aksi takdirde, iddialarınızın ayrıntı odaklı bir gazeteci tarafından sorgulandığını görebilirsiniz.

Şirketin Geçmiş Bilgilerini Sağlayın

Okuyucunuzun siz ve şirketiniz hakkında bilgi sahibi olacağını varsaymayın. Yayınlamak üzere olduğunuz açıklamayı dinleyicilerinizin anlamasına yardımcı olmak için bazı arka plan bilgileri sunmalısınız.

Ancak kısa tutun. Şirket geçmişiniz, önemli başarılarınız ve CEO'nuz gibi kilit personelin ayrıntıları gibi ilgili bilgileri sunun.

Büyümeniz ve başarılarınız hakkında bazı olumlu ifadelere de yer vermek isteyebilirsiniz, ancak bu aşırı derecede tanıtım niteliğinde olmamalıdır. Bilgiler, resmi beyanınıza bir miktar güvenilirlik ve uygunluk kazandırmak için mevcuttur.

İletişim Bilgilerini Sağlayın

Bir gazeteci resmi açıklamanızı okuduktan sonra, bazı sorularla veya bir röportajla bunu takip etmek isteyebilir. Basın bülteninizden en iyi şekilde yararlanmak için belirlenmiş medya iletişim noktalarını dahil etmelisiniz.

Kuruluşunuzda resmi bir PR rolünüz olmasa bile bunu yapmalısınız.

Medyanın takip eden sorularını yanıtlamak için en iyi konumda olan kişiyi seçin. Adını, telefon numarasını, e-posta adresini ve rolleriyle ilgili bilgileri ekleyin.

Bunu okuyucunun da kolayca tarayabileceği şekilde biçimlendirin. Ayrıca gazetecilerin röportaj taleplerine açık olup olmadığınızı belirten bir not da ekleyebilirsiniz.

Ortak Açıklama Ekle

Standartlar PR'ın en iyi uygulamalarının bir parçasıdır.

Ortak metin, standart bir şirket tanımı sunan herhangi bir basın bülteninin farklı ve tanınabilir bir bölümüdür. Bu genellikle ifadenin sonuna eklenir ve medyanın kolayca tarayıp tespit edebileceği şekilde biçimlendirilir.

Yoğun bir pazarlama sapması yerine, objektif şirket bilgilerinin yer aldığı kısa bir paragraftır.

Ayrıca web sitenizdeki bilgilerle uyumlu görünmesi için marka kimliğinizle de tutarlı olmalıdır. Şirketinizin misyonu, geçmişi ve dikkate değer başarıları hakkında bazı temel bilgileri ekleyin.

Eylem çağrısı

Ne zaman bir basın bülteni dağıtsanız okuyucunun bu bilgilerle bir şeyler yapmasını umarsınız. Harekete geçirici mesaj, okuyucuyu bundan sonra ne yapmasını istediğiniz konusunda yönlendiren özel bir ifadedir.

Resmi bir açıklamayla bu, bağlama bağlı olacaktır. Bu, bir web sitesini ziyaret etmek, halkla ilişkiler sorumlunuzla iletişime geçmek veya takvimdeki bir etkinliği not etmek olabilir. Bir eylem çağrısı açık, kısa ve ilgi çekici olmalıdır.

Multimedya, Bağlantılar ve Görseller

Basın bülteninize, beyanınıza daha fazla derinlik ve ilgi katmanıza yardımcı olabilecek başka bilgiler de eklemek isteyebilirsiniz. Etkili basın bültenleri, örneğin dikkat çekici bir fotoğraf içerir.

Ayrıca bir iddianın kanıtı olarak araştırma veya yaklaşan bir lansman için web sitenize bir ürün sayfası gibi diğer kaynaklara bağlantılar da eklemek isteyebilirsiniz.

Resmi Açıklamayla Etki Yaratmak

Resmi beyanınızın geçerli olmasını sağlamak için tek bir fırsatınız var. Bu şansı boşa harcamayın. Açıklamanızı şekillendirmenize ve yazmanıza yardımcı olması için bu kılavuzu kullanın ve mükemmel olması için ona ikinci veya üçüncü bir taslak verin.

Daha sonra, bildiriminizin doğru kişilere gittiğinden emin olmak için eReleases'e ulaşma zamanı geldi. Geniş ulusal veri tabanımız ve kanıtlanmış geçmiş performansımız sayesinde, beyanınızın istediğiniz etkiyi yaratacağından emin olmak için bize güvenebilirsiniz.