Başarılı Bir Takip E-postası Yazmak için 6 İpucu

Profesyonel dünyada konuşmalar sıklıkla takip e-postalarını içerir. Bir toplantının konusunu tekrar gözden geçirmeniz, bir meslektaşınıza üzerinde çalıştığınız projeyi hatırlatmanız veya potansiyel bir müşteriyle birden çok kez etkileşim kurarak onlara ulaşmanız gerekebilir.

Takip e-postası nedir?

Takip e-postası, alıcının ilgisini canlı tutmak için gönderilen bir e-postadır. Bir konuşmayı alıcının dikkatine yeniden çekmeniz gereken hemen hemen her senaryoda bir takip e-postası yazabilirsiniz. İşte birkaç örnek:

• Bir röportajın ardından bir işi takip etmek
• Gönderdiğiniz bir başvuruyu takip etmek
• Sorduğunuz bir istek veya soruyu takip etmek
• Bir projenin durumunu kontrol etme

Çoğu durumda, bir takip e-postası doğrudan, kısa ve profesyonel bir ton kullanmalıdır.

Bir telefon görüşmesi, mesaj veya yüz yüze görüşme sonrasında kişiyle yeniden etkileşime geçmek için takip e-postaları da gönderilebilir. Konuşulan bir konuşmanın ardından konularını yazılı olarak belgelemek için bir takip e-postası göndermek alışılmadık bir durum değildir.

Takip e-postasının amacı nedir?

Bazen e-postalar gözden kaçar ve cevapsız kalır. Diğer durumlarda sözlü konuşmaya e-posta üzerinden devam etmeniz gerekir. Her iki senaryoda da iyi yazılmış, kendinden emin bir takip e-postası konuyu akılda tutar.

Takip e-postaları aşağıdakiler dahil çeşitli amaçlara hizmet eder:

• Dönüşüm oranlarını artırma
• Potansiyel müşterilerle etkileşim kurma
• Aramaları ve toplantıları planlama
• Projeleri yönetmek

Takip e-posta biçimi

Konu satırı

Bir e-postanın konu satırı, alıcının e-postayı açmadan önce gelen kutusunda gördüğü kısa metin satırıdır. Bu yüzden kısa ve akılda kalıcı olması gerekiyor.

Açılış

Bir e-postanın açılışı onun ilk bölümüdür. İki bileşeni vardır:

• Selamlama
• İlk paragraf

Bir e-postanın selamlaması alıcıya hitap eden kısımdır. İsimlerini bir selamlamayla eşleştirin:

• Merhaba [İsim]
• Sayın [İsim]
• Merhaba [İsim]

Genel olarak, yalnızca bir kişinin adıyla bir e-posta başlatmak sıradan veya bazı durumlarda kaba olarak kabul edilir. Kullanacağınız selamlamadan emin değilseniz, en iyi seçeneğiniz "Sevgili" veya "Merhaba" demeye devam etmektir.

Daha sonra bir veya iki cümle olabilecek kısa bir giriş paragrafı gelir. Alıcıya hızlıca mevcut konuyu hatırlatın ve sonraki metni okuyacak kadar ilgi duymasını sağlayın.

Vücut

Takip süreciniz hakkında daha fazla bilgi vereceğiniz yer burasıdır. Örneğin, potansiyel müşterinize teklifinizin neden bu kadar önemli olduğunu hatırlatabilir veya takip ettiğiniz toplantıyı hızlı bir şekilde özetleyebilirsiniz.

CTA

Harekete geçirici mesaj (CTA), takip e-postanızın alıcıya daha sonra ne yapması gerektiğini söyleyen kısmıdır. İşte harekete geçirici mesaj örnekleri:

• Beni geri ara
• İlgilenirsen bana haber ver
• Toplantı planlama
• Bir görevin tamamlandığını onaylayın

Kapanış

E-postanızın kapanışı, neden takip ettiğinizi yineleyen ve CTA'nızı içeren kısımdır.

Adınızı ve alıcının ihtiyaç duyabileceği telefon numaranız gibi iletişim bilgilerini de eklediğinizden emin olun.

Takip e-postası yazmak: 6 ipucu ve püf noktası

1 Hedefi belirleyin (açık bir niyetiniz olsun)

Bir takip e-postasının görevi bir yanıt sağlamaktır. E-postanızı yazmadan önce bu yanıtın ne olmasını istediğinizi belirleyin. İşte bazı örnekler:

• Bir çağrı veya toplantı planlama
• Bir ürün veya hizmet satın almak
• Bir soruyu yanıtlama

Aklınızda bir amaç varsa, ihtiyacınız olanı net bir şekilde ileten bir takip e-postası yazmanız daha kolaydır.

2 Dikkat çekici bir konu satırı yazın

Tıklama tuzağı olmaması gerekirken, konu satırlarının alıcıların dikkatini çekmesi ve onları tıklamaya yönlendirmesi gerekir. İnsanlar her gün çok sayıda e-posta alıyor, bu nedenle konu satırınızın gürültüde kaybolmamak için yeterince yüksek sesle bağırması gerekiyor.

Genel olarak konu satırlarını altmış karakter veya daha az tutun.

3 Açılış satırında bağlamı belirtin

Bir takip e-postasında açılış satırı, alıcıya neden takip ettiğinizi hızlı bir şekilde anlatmalıdır. Unutmayın, insanlar her gün çok sayıda e-posta alır, böylece alıcınız bir hatırlatıcıya ihtiyaç duyabilir.

4 Mesaja değer katın; bunun onlar için ne faydası var?

Takip e-postanız, alıcının size yanıt vermesi için bir neden sunmalıdır. Örneğin, olası bir satış fırsatının takibinde, belirli bir zaman dilimi içinde satın almamaları durumunda kaçıracakları sınırlı süreli bir tekliften bahsedebilirsiniz.

5 Bir eylem çağrısıyla bitirin

Eylem çağrısı açık ve doğrudan olmalıdır. Riskten korunma dilinden ve gereksiz ayrıntılardan veya seçeneklerden kaçının. Örneğin, "Fırsat bulduğunda beni aramaktan veya e-posta göndermekten çekinmeyin" yerine "lütfen beni en kısa zamanda arayın" yazın. Açık ve doğrudan bir dil kullandığınızda alıcının mesajınızı yanlış anlaması pek olası değildir.

6Göndertuşuna basmadan önce düzeltme yapın

Takip e-postanızı yazmayı bitirdikten sonra, yanlış yazılmış kelimeler veya belirsiz kelime seçimleri gibi herhangi bir hata içermediğinden emin olmak için e-postayı dikkatlice okuyun.

Takip e-postası örnekleri

Sevgili Johan,

Geçen perşembe sizinle konuşmak harikaydı. Gelecek ay Econ 200 dersime sunum yapmanla ilgili tartışmamıza devam etmek istiyorum.

Hâlâ konuşmaya müsait olup olmadığınızı lütfen bana bildirin. Bu hafta 14:00 ile 16:00 arasında herhangi bir gün daha fazla sohbet etme özgürlüğüne sahibim

En iyi,

Marissa

Merhaba Lei Anne,

Nisan promosyonumuza yalnızca birkaç gün kaldı, bu yüzden kaçırmadığınızdan emin olmak istiyorum!

Şu anda oluk temizliğini normal fiyatlarımızın yüzde 50'si kadar indirimli olarak sunuyoruz. Bu kadar harika bir müşteri olduğunuz için size teşekkür etme şeklimiz bu.

Bu ay oluk temizliği için randevu almak istiyorsanız buraya tıklayarak randevunuzu bizimle planlayın.

Umarım yakında görüşürüz!

Büyük Oluklar

Takip e-postası SSS'leri

Takip e-postası nedir?

Takip e-postası, önceki bir görüşmeden sonra birisiyle yeniden etkileşime geçmek için gönderilen bir e-postadır.

Takip e-postasının amacı nedir?

Takip e-postasının amacı, alıcının dikkatini bir konuya tekrar çekmektir. Bu, daha önce başlattığınız bir sohbeti sürdürmek, onlara bir soruyu veya isteği hatırlatmak veya daha önce gönderdiğiniz bir başvuru veya röportaj gibi bir şeye yanıtlarını istemek olabilir.

Bir takip e-postasına nasıl yanıt alabilirim?

Takip e-postanıza yanıt alma olasılığını artırmanın iki yolu:

• Talebinizi açıkça belirtin
• Alıcıya yanıt vermenin neden onun yararına olduğunu açıklayın