Örnekler ve şablon içeren bir takip e-postası nasıl yazılır

E-postanız yoksayıldıysa, bir takip e-postası, konuşmanızı tekrar rayına oturtmanıza yardımcı olabilir. Ancak, yanıt almadıktan sonra bir takip e-postasının nasıl yazılacağı zor olabilir, çünkü hem takip e-postanızda ne söyleyeceğinize hem de nasıl yazacağınıza karar vermeniz gerekir.

Birine yanıt vermesini hatırlatmanın profesyonel ve kibar bir yolunu bulmakta zorlanıyorsanız endişelenmeyin. Bu ayrıntılı kılavuzda, yanıt gelmediğinde bir takip e-postasının nasıl yazılacağını açıklıyor ve kullanabileceğiniz bazı pratik örnekler sunuyoruz. Son olarak, bir e-postayı her zamankinden daha hızlı takip etmenize ve yine de kibar olmanıza olanak tanıyan takip e-posta şablonumuzu tanıtacağız.

Takip e-postası nedir?

Takip e-postası, daha önce bir kez iletişim kurduğunuz bir alıcıya gönderilen bir e-postadır.

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere bir takip e-postası göndermek isteyebileceğiniz birçok neden vardır:

• Alıcıyı önceden gönderilmiş bir e-postaya karşı uyarın
• Bilgi, yanıt veya yanıt isteme
• Birine önemli bir saati veya tarihi hatırlatın (örneğin bir etkinlik için)

Bir takip e-postasının amacı, daha önce gönderdiğiniz bir e-posta için bir hatırlatıcı veya bilgi istemi olarak hareket etmektir. Bir konuşmayı başlatmak değil, onu canlandırmak ve bir yanıt oluşturmak içindir.

En etkili takip postaları kısa, tatlı, profesyonel ve (en önemlisi) konuya yöneliktir.

Vakit ve kelime israf etmeyin; uzmanlara tavsiyede bulunun: ABD merkezli araştırma ekibi 2 milyardan fazla e-postayı analiz etti ve okuyucuların uzun e-postaları gözden kaçırma eğiliminde olduğunu buldu.

E-postaların yarısının (%50) bir saat içinde yanıt aldığını tespit ederken, diğerleri uzun süre bırakılabilir. En kötü suçlular? Daha yaşlı yetişkinler, en uzun e-postaları yanıtlamak ve yazmak için en uzun süreyi alır.

Araştırmacılar ayrıca, çalışma haftasının sabahında gönderilen e-postaların yanıt alma olasılığının daha yüksek olduğunu buldu. Ancak, öğleden sonra ve hafta sonları gönderilenlerin yanıt alma olasılığı daha düşüktü. Niye ya? Araştırmacılar cevabı bulmuş olabilir…

İnsanlar neden e-postalara cevap vermiyor?

İnsanların neden e-postalarınıza hemen yanıt vermediğini hiç merak ettiniz mi?

Araştırmacılar, o kadar çok e-posta alıyoruz ki, onları "triyajlıyoruz". Bu, onları hızlı bir şekilde kontrol etmeyi ve daha sonra uygun şekilde ele alınabilecekleri bir zamana kadar ertelemeyi içerir.

Alıcılar e-postaları işaretleyebilir veya etiketleyebilir, dosyalayabilir veya gelen kutularında açılmadan bırakabilir. Çalışanlar, zamanlarının %28'ini e-postaları okuyup yanıtlayarak geçiriyor, bu nedenle süreci hızlandırmak için anlaşılır bir şekilde stratejiler geliştiriyoruz. Akademisyenler, %16'mızın günde en az bir kez e-postalara yanıt vermeyi ertelediğini tespit etti.

Ne tür e-postaları görmezden geliyoruz? Yazarlar, "Kullanıcıların yanıt vermeyi, dikkatlice okumayı veya bağlantılara ve eklere tıklamayı içerdiğinde e-postaları erteleme olasılığı daha yüksektir" diyor.

Önemli öğrenme noktası şudur: e-postanız teslim edildiyse, görülmüştür.

Araştırmadaki araştırmacılar, e-postaların göz ardı edilmesinin beş temel nedenini belirledi:

1. E-postayı işlemek için harcanan zaman veya çaba
2. Gönderenin kimliği;
3. Konudaki alıcı sayısı
4. Kullanıcının iş yükü ve bağlamı
5. E-posta mesajının aciliyeti

Bir yanıt çizmeden önce, alıcının karşı karşıya olduğu bu baskıları anlamaya çalışın. Örneğin, bir takip e-postası göndermek (ne kadar kibar olursa olsun) alıcı üzerinde ek baskı oluşturabilir, Adaira Landry ve Resa E. Lewiss'in Harvard Business Review'da yazmasını öneriyor.

Mükemmel takip e-posta formatı

Bu nedenle, neden bir takip e-postası göndermeniz gerekebileceğini (ve neden henüz bir yanıt almamış olabileceğinizi) araştırdık. Bir takip e-postasının nasıl oluşturulacağının ayrıntılarına girmenin zamanı geldi.

1. E-posta konu
2. Selamlama
3. Gövde
4. Kapanış
5. İmza/imza

Profesyonel iş sorgulama e-postalarının nasıl oluşturulacağını önceki blog gönderilerinde ele aldık, bu nedenle tavsiyemizi uygulayacağız ve bu bölüme odaklanacağız.

Konu satırı

Harvard Business Review'da Rebecca Zucker'a göre konu satırını kısa, tatlı ve basit tutmak çok önemlidir. Tüm e-postaların %47'sinin kötü konu satırlarına sahip olarak atıldığını öne sürüyor. Bu hatayı yapma!

Orijinal e-postayı iletmeli misiniz? Yapmamanızı öneririz.

Selamlama

Profesyonel dünyada formaliteye odaklanın. Bu, alıcıyla ilk adınız arasında olmadıkça her zaman profesyonel selamlamalar kullanmak anlamına gelir. Bir e-postayı profesyonel ve yeterli bir şekilde nasıl başlatacağınızı öğrenmek ister misiniz? Bir e-postanın nasıl başlatılacağına ilişkin özelliğimize göz atın.

Gövde

Hatırlatma e-postası, daha önce gönderdiğiniz bir e-posta hakkında farkındalığı artırmanın hızlı ve resmi bir yoludur.

E-postanızın açılış satırıyla ilgili bir bağlam sağlamanız gerekir; bu, bir takip e-postasının nasıl başlatılacağına ilişkin bölümümüzde yaklaştığımız bir şeydir.

Önceki e-postanın, alıcının görmesini istediğiniz önemli bilgileri içerdiğini varsayacağız.

Buna yaklaşmanın birkaç yolu vardır:

• Orijinal e-postayı iletin (yukarıda bunun neden harika bir fikir olmadığına bakın)
• İlk e-postayı sağlayın (ek olarak veya takip e-postanızın altına yapıştırılmış olarak)
• Önemli noktaların bir hatırlatıcısını sağlayın (örneğin toplantı ayrıntıları)
• Temel bilgilere harici bir bağlantı verin (bir etkinlik web sitesi veya davetiye)

E-postayı veya bilgiyi nasıl ileteceğiniz size kalmış. Bunu nasıl yapmayı seçtiğiniz, e-postanızın yapısını, odağını ve uzunluğunu etkiler.

Kapanış

Kibarca bir yanıt istediniz, ancak bu kişiye bilgileri nasıl kullanacağınızı ve yanıt gelmezse ne yapacağınızı da bildirmelisiniz.

Örneğin bir toplantıya katılmalarını talep ediyorsanız, onlarla telefonda mı iletişim kuracaksınız yoksa bu, yapacağınız son yazışma mı?

Başka bir örnekte, örneğin birisinin bir fatura isteğine yanıt vermesini istiyorsanız, yanıt almazsanız başka bir işlem yapacak mısınız?

Okuyucunuzun sonraki adımlarınız konusunda kafa karışıklığı yaşamasına izin vermeyin.

İmza/imza

Kibar ve profesyonel bir imza çok önemlidir. Bir e-postayı düzgün bir şekilde nasıl sonlandıracağınızı bilmiyor musunuz? Lütfen bir e-postanın nasıl sonlandırılacağına ilişkin kılavuzumuzu okuyun.

Bir takip e-postası nasıl başlatılır

Açılış cümlesi, muhtemelen e-postanızın en önemli bölümlerinden biridir. Şimdi en yaygın e-posta açıcılardan bazılarına bakalım ve uygun olup olmadıklarını görelim:

Resmi e-posta tanıtım satırları:

• Önceki e-postamı takip etmek istiyorum.
• Görüşme talebimi takip etmek istiyorum.

Bunlar kulağa resmi gelen yaklaşımlardır. Burada kişiyi tanımadığınızı ve profesyonel bir bağlamda yazdığınızı varsayacağız. Bunlar, tüm bağlamlar için uygun standart satırlardır (e-posta yanıt hatırlatıcıları, toplantı hatırlatıcıları vb.).

Gayri resmi e-posta tanıtım satırları:

• takip etmek istedim...
• sadece takipteyim...

Bunlar daha az resmi yaklaşımlardır ve yazdığınız kişiyi tanımanızı önerir. Hiç tanışmadığınız veya konuşmadığınız biriyle iletişim kurarken bunları kullanmamaya dikkat ediyoruz.

E-postayı eklediğinizde uygun tanıtım satırları:

• Aşağıdaki e-postayı takip ediyorum.
• Önceki e-postamı takip ediyorum.

Bu örnekler, yanıtı ileterek, yeni bir e-postanın altına yapıştırarak veya ek olarak orijinal yazışmayı sağladığınızda yanıt istemek için uygundur. Takip postanız için daha yaratıcı e-posta açılış cümleleri mi arıyorsunuz? En iyi 100 e-posta açma satırı özelliğimizde on örnek daha bulacaksınız.

Bir takip e-postası konu satırı nasıl yazılır

Sonuç alan bir takip e-postası konu satırı nasıl yazılır zordur. Daha önce tavsiyeye uyarsak, (mümkünse) beş kelime ve altında tutmayı hedeflemeliyiz. Bunun nedeni, e-postaların %56'sının bir cep telefonunda okunmasıdır, burada ne kadar az kelime o kadar iyi.

İsteğiniz konusunda açık olabilir veya olmayabilirsiniz. İşte birkaç takip e-postası konu satırı örneği:

• Takip: XXX üzerinde gönderilen e-posta – Bu, ciddi bir e-postanın çok resmi bir konu satırıdır.
• Yanıt gerekli: E-posta gönderildi XXX

Yine, ciddi bir e-posta için ciddi bir konu satırı.

• XXX'e kaydolmak için hatırlatma – Bu, bir etkinlik için kibar bir e-posta hatırlatıcısıdır.
• Sizden haber almak harika - Bu, yalnızca tanıdığınız biriyle kullanmanız gereken rahat ve resmi olmayan bir yaklaşımdır.
• Ağ etkinliği hatırlatıcısı… Bir olayla ilgili başka bir kibar takip.
• Görüşmemiz için teşekkürler – Bu, daha önce tanıştığınız bir kişiyi takip etmenin farklı bir yoludur. Bir yanıt talep etmiyorsunuz, ancak bir bağlantı oluşturuyorsunuz.

Bir takip e-postası için konu başlığınıza karar verirken daha önce yaptığınız başlığı kullanmayın. Alıcının önceki e-postanızı gözden kaçırmasının (veya görmezden gelmenin) bir nedeni olabilir. Aynı konu satırını tekrar göndermek, bir kez daha yok sayılmasına neden olabilir.

Bir takip e-postası göndermek garip olabilir, ancak bir takip e-postası için konu başlığınızda komik olmaktan kaçının. Bazı insanlar mizah anlayışınızı paylaşmayabilir veya hatta onu rahatsız edici bulabilir.

Bazı kötü takip e-posta konu örnekleri şunları içerir:

• Neden cevap vermedin?
• Son e-postamı aldın mı?
• Cevabın için bekliyorum…
• Biliyorum meşgulsün ama...
• Sadece kontrol ediyor…

Bir takip e-postası ne zaman gönderilir?

Bir takip e-postasının nasıl yazılacağını anlatmadan önce, ne kadar sürede bir takip e-postası göndermelisiniz?

Önemli bir husus, e-posta yanıtının zamana duyarlı olup olmadığıdır. Örneğin; birini bir etkinliğe davet ediyorsunuz. Cevap için bir son tarihiniz olabilir. Bu durumda, hızlı bir şekilde kibar bir takip e-postası göndermeniz gerekebilir, bu kabul edilebilir.

Kişiyi profesyonel olarak tanıyorsanız, bir e-postayı takip ederken daha fazla özgürlüğe sahipsiniz. Bunun itibarınıza veya ilişkinize zarar vermeyeceğini bilerek, hızlı bir şekilde profesyonel bir talep göndermeyi seçebilirsiniz.

Hiç tanışmadığınız veya profesyonel bir ilişkiniz olmayan birine bir takip postası gönderdiğinizi varsayalım. Bu durumda yaklaşık beş gün (bir çalışma haftası) beklemenizi öneririz.

Bir yanıt beklemek sinir bozucu olsa da, e-posta önceliklendirmesi hakkında öğrendiklerimizi düşünün ve sabırlı olun.

E-posta örneklerini takip edin

Bir e-postanın nasıl takip edileceğine ilişkin çerçeveyi sağladık; şimdi, bunu uygulamaya koyma zamanı. Burada, kibar bir takip e-postasının, nazik bir takip e-postasının ve daha resmi bir yanıt talebinin nasıl oluşturulacağına dair bazı örnekler veriyoruz.

Bu örnekler en iyi uygulamayı göstermektedir ancak iletişiminiz için temel olarak kullanılmalıdır. Doğru kelimeleri bulmakta zorlanıyorsanız, Flowrite her seferinde hızlı yanıt almanızı sağlayacak kibar ve profesyonel e-postalar oluşturmanıza yardımcı olabilir.

Kibar takip e-postası örneği

Yanıt almadıktan sonra gönderebileceğiniz kibar bir e-posta örneği. E-postayı kibarca nasıl takip edeceğinize karar verirken, o kişiyi düşünün ve e-postanızı neden okumamış olabileceklerini anlayın. Bu kibar takip e-postası örneğinde, birinin bir e-postaya neden yanıt vermemiş olabileceğini kabul ettik - "Meşgul olduğunuzu anlıyorum".

Yanıt gelmedikten sonra e-posta örneğini takip edin

Yanıt alındıktan sonra gönderilen bir takip e-postasının örneği burada. Alışılmışın dışında değil ama doğrudan konuya giriyor. Bu e-posta, tanıdığınız birine değil, genel bir e-posta adresine veya adsız bir alıcıya gönderilmiştir.

Nazik takip e-posta örneği

Nazik bir takip e-posta örneği arıyorsanız, işte bir tane. Bu, öncekilerden çok daha az resmi.

Takip e-posta şablonu – Flowrite yolu

Flowrite, kısa talimatları göndermeye hazır e-postalara ve mesajlara dönüştüren bir AI yazma aracıdır. Ancak, herhangi bir yanıt alındıktan sonra takip gibi e-postalar için tüm e-postayı sizin için yazabilir. Takip e-posta şablonumuz sayesinde bir e-postayı bir tıklama ile nasıl takip edeceğinizi görmek için aşağıdaki örneğe bir göz atın.

Blog gönderisini okuduktan sonra bir e-postayı nasıl takip edeceğiniz konusunda kendinize daha fazla güveniyor musunuz? Öyle umuyoruz. Bir daha yanıt almadıktan sonra bir takip e-postası yazmanız gerektiğinde, bu kılavuzda ele aldığımız en iyi uygulamaları hatırlamanız veya takip e-posta örneklerimize dönmeniz yeterlidir. Daha da iyisi, Flowrite ve takip e-posta şablonumuzu deneyin.