Karşılamadan Oturumu Kapatmaya: Etkili Bir Resmi E-posta Nasıl Yazılır?

Çoğu durumda, profesyonel e-postalar resmi e-postalardır. Resmi bir e-posta, profesyoneller veya akademisyenler arasında yaptıkları işlerle ilgili bilgiler içeren bir e-postadır. Resmi e-postalar profesyonel bir dil kullanır ve belirli bir resmi e-posta formatına bağlıdır.

Resmi bir e-posta nedir?

Resmi bir e-posta, profesyonel bir dil kullanan ve profesyonel veya akademik bir mesaj ileten bir e-postadır.

Zamanla, meslektaşlarınız veya sınıf arkadaşlarınızla daha rahat e-postalar gönderecek kadar rahat olabilirsiniz. Bu, onlarla olan ilişkilerinize ve sektörünüze, alanınıza veya şirketinizin kültürüne bağlıdır. Çoğu durumda, yeni bağlantılara, üst düzey kişilere ve kuruluşunuzun dışındaki kişilere gönderilen e-postalar resmi e-postalardır.

Resmi bir e-posta ne zaman yazılır?

Resmi e-postalar aşağıdaki durumlar için kullanılır:

• İş sorguları
• istifalar
• İş teklifleri
• Satış sahaları
• Sonlandırmalar
• özür dilerim
• Profesyonel tanıtımlar
• Profesyonel ve akademik tartışmalar
• takipler

Resmi bir e-posta nasıl yapılandırılır?

Resmi e-posta formatı, gönderip aldığınız resmi e-postaların neredeyse tamamında karşılaşacağınız tutarlı bir yapıdır. E-postadan e-postaya küçük farklılıklar olsa da, standart resmi e-posta formatı şu unsurları içerir:

• Konu satırı
• Selamlama
• Vücut
• Kapanış
• İmza

Resmi bir e-posta yazmak için 6 adım

1 Doğrudan bir konu satırı yazın

Güçlü bir konu satırı, alıcının dikkatini çeker ve daha fazla okumak istemesini sağlar. Resmi bir e-posta için konu satırı, e-postanın konusunu ve tarihler, saatler veya ihtiyaçlar gibi ilgili ayrıntıları doğru bir şekilde belirtir. Örneğin, bir arama planlamak isteyen bir e-postanın konu satırı şu şekilde olabilir:

• Bu Perşembe bir telefon görüşmesi için on beş dakikanız var mı?

2 Alıcıyı/alıcıları selamlayın ve onlara hitap edin

Alıcıları uygun şekilde adresleyerek e-postanızı başlatın. Yalnızca bir kişiye hitap ediyorsanız, tam adlarını veya soyadlarını uygun saygı ifadesi ile birlikte kullanın. Bir grup insana e-posta gönderiyorsanız, "Sevgili Ekip" gibi bir selamlama kullanın.

Herhangi bir resmi e-postanın anahtarı profesyonel bir üslup olduğundan, profesyonel selamlamalara bağlı kalın. Uygun resmi e-posta selamlamaları şunları içerir:

• Canım
• Merhaba
• MERHABA

3 Görüşünüzü netleştirin

E-postanızın açılış paragrafında amacınızı açıkça belirtin. Örneğin, bir iş ilanı hakkında soru soruyorsanız, ilk birkaç satırda pozisyonu ve ilanı nerede bulduğunuzu belirtin. Bu bir istifa e-postasıysa, bunu ilk paragrafta netleştirin.

4 Kısa ve öz tutun

Her e-postada bir konuya odaklanın. Bunu yaparak, alıcının herhangi bir yanlış anlama olasılığını azaltmış olursunuz.

5 Profesyonel bir üslup koruyun

Resmi bir e-postada her zaman profesyonel bir ton kullanın. Gündelik dilden, ardı ardına gelen cümlelerden ve standart olmayan dilbilgisinden kaçının.

6 Profesyonel bir kapanışla bitirin

Tıpkı resmi e-postanıza profesyonel bir selamlamayla başladığınız gibi, e-postanızı da profesyonel bir kapanışla bitirin. Bunlar aşağıdaki oturumları içerir:

• Samimi olarak
• Saygılarımla
• En iyi
• Teşekkür ederim

Kapanışı profesyonel imzanızla takip edin: Bu, adınız, unvanınız ve iletişim bilgileriniz olabilir veya sosyal medya bağlantılarınızı, şirket logonuzu ve ilham verici bir alıntıyı içeren bir imza bloğu olabilir. Çoğu e-posta imzası, bunların arasında bir yerde bulunur; Buradaki amaç, alıcıya yanıtını oluşturması için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri vermektir.

Resmi bir e-postaya dahiledilmemesigerekenler

Resmi bir e-posta yazarken, alıcı sizin çalışma alanınızdan değilse endüstri jargonu gibi kafa karıştırıcı olabilecek herhangi bir dil veya terminolojiden kaçının.

Kaçınılması gereken diğer şeyler şunlardır:

• Takma adlar
• Gayri resmi selamlar (“Hey,” “Naber,” vb.)
• emojisi
• Dolaylı ifade
• Argo
• Parolalar ve hesap numaraları gibi hassas bilgiler (e-posta güvenli bir iletişim aracı değildir)

Ve tabii ki yazım ve dilbilgisi hatalarından kaçının. Bu nedenle, her e-postayı göndermeden önce yeniden okumanız çok önemlidir; basit bir yazım hatası mesajınızı baltalayabilir.

Resmi e-posta örnekleri

Sayın Handler,

Dünkü röportajımız için çok teşekkür ederiz. Benimle buluşmak için zaman ayırdığınız ve Keyloxxi'deki günlük operasyonlara şeffaf bir şekilde baktığınız için teşekkür ederim.

Umarım pozisyon için beni düşünürsünüz. Siber güvenlik geçmişim sayesinde, Keyloxix için çok uygun olacağımı biliyorum. Benim için herhangi bir takip sorunuz varsa, lütfen bize ulaşmaktan çekinmeyin.

En iyi, Natalia Cordone (555) 555-5555

Merhaba takım,

CFO olarak görevimden ayrılmaya karar verdim. Yapması kolay bir seçim değildi ama bu noktada sağlığıma ve esenliğime öncelik vermem gerekiyor.

Halefimi henüz belirlemedik, ama emin olun, bir arama yapılıyor. Bir aday seçildiğinde ilk bilen siz olacaksınız.

Birlikte çalışmak için harika bir ekip olduğunuz için teşekkür ederiz. Bu son on yıl müthiş geçti ve şirket için sırada ne olacağını görmek için sabırsızlanıyorum.

Saygılarımla, Francis Cederholm

Resmi e-postanızı başlatmak için yardıma mı ihtiyacınız var? Herhangi bir e-posta türü oluşturmak için Grammarly istemlerini kullanabilirsiniz. "İlgi çekici bir tanıtım e-postası yazın" veya "Bir şirket güncellemesini paylaşın" gibi istemlerle deneyin. Grammarly, mükemmel mesajı gönderebilmeniz için özelleştirilebilir bir e-posta yazmanıza yardımcı olabilir.

Resmi e-posta SSS

Resmi bir e-posta nedir?

Resmi bir e-posta, profesyoneller veya akademisyenler arasında yaptıkları işlerle ilgili bilgiler içeren bir e-postadır. Resmi e-postalar doğrudan ve öz olmalı ve resmi bir dil kullanmalıdır. Gayri resmi dilden, argodan ve jargondan kaçınmalıdırlar.

Resmi bir e-posta ne kadar uzunlukta olmalıdır?

Genel olarak, resmi e-postalar 200 kelime veya daha az olmalıdır.

Resmi bir e-postaya neleri dahil etmelisiniz?

• Doğrudan bir konu satırı
• Uygun bir selamlama
• Özlü, odaklanmış bir veya iki gövde paragrafı
• Kibar bir kapanış
• Bir imza