Karşılamadan İmzaya: Etkili Bir Resmi E-posta Nasıl Yazılır?

Çoğu durumda profesyonel e-postalar resmi e-postalardır. Resmi bir e-posta, profesyoneller veya akademisyenler arasında, çalışmalarıyla ilgili bilgileri içeren bir e-postadır. Resmi e-postalar profesyonel bir dil kullanır ve belirli bir resmi e-posta biçimine uyar.

Resmi e-posta nedir?

Resmi bir e-posta, profesyonel bir dil kullanan ve profesyonel veya akademik bir mesaj ileten bir e-postadır.

Zamanla meslektaşlarınız veya sınıf arkadaşlarınızla daha rahat e-postalar gönderebilecek kadar rahat olabilirsiniz. Bu, onlarla olan ilişkilerinize ve sektörünüze, alanınıza veya şirketinizin kültürüne bağlıdır. Çoğu durumda, yeni bağlantılara, üst düzey yetkililere ve kuruluşunuz dışındaki kişilere gönderilen e-postalar resmi e-postalardır.

Resmi bir e-posta ne zaman yazılmalıdır?

Resmi e-postalar aşağıdaki durumlarda kullanılır:

• İş soruları
• İstifalar
• İş teklifleri
• Satış sahaları
• Fesihler
• Özür dilerim
• Profesyonel tanıtımlar
• Mesleki ve akademik tartışmalar
• Takipler

Resmi bir e-posta nasıl yapılandırılır?

Resmi e-posta formatı, gönderip aldığınız resmi e-postaların neredeyse tamamında karşılaşacağınız tutarlı bir yapıdır. E-postadan e-postaya küçük farklılıklar olsa da standart resmi e-posta formatı şu unsurları içerir:

• Konu satırı
• Selamlama
• Vücut
• Kapanış
• İmza

Resmi bir e-posta yazmak için 6 adım

1 Doğrudan bir konu satırı yazın

Güçlü bir konu satırı alıcının dikkatini çeker ve daha fazlasını okuma isteği uyandırır. Resmi bir e-posta için konu satırı, e-postanın konusunu ve tarihler, saatler veya ihtiyaçlar gibi ilgili ayrıntıları doğru bir şekilde belirtir. Örneğin, bir arama planlamayı isteyen bir e-postanın konu satırı şu şekilde olabilir:

• Bu perşembe günü bir telefon görüşmesi için on beş dakikanız var mı?

2 Alıcıyı/alıcıları selamlayın ve onlara hitap edin

E-postanıza alıcı(lar)ı doğru şekilde adresleyerek başlayın. Yalnızca bir kişiye hitap ediyorsanız, bu kişinin tam adını veya soyadını uygun yüceltmeyle birlikte kullanın. Bir grup kişiye e-posta gönderiyorsanız "Sevgili Ekibimiz" gibi bir selamlama kullanın.

Herhangi bir resmi e-postanın anahtarı profesyonel bir ton olduğundan, profesyonel selamlara sadık kalın. Uygun resmi e-posta selamlamaları aşağıdakileri içerir:

• Canım
• Merhaba
• MERHABA

3 Ne demek istediğinizi netleştirin

E-postanızın açılış paragrafında amacınızı açıkça belirtin. Örneğin, bir iş ilanı hakkında soru soruyorsanız, ilk birkaç satırda pozisyonu ve ilanı nerede bulduğunuzu belirtin. Bu bir istifa e-postasıysa, bunu ilk paragrafta açıkça belirtin.

4 Kısa ve öz tutun

Her e-postada bir konuya odaklanın. Bunu yaparak, alıcının herhangi bir yanlış anlama olasılığını azaltırsınız.

5 Profesyonel bir üslup koruyun

Resmi bir e-postada her zaman profesyonel bir ton kullanın. Gündelik dilden, sürekli cümlelerden ve standart olmayan dilbilgisinden kaçının.

6 Profesyonel bir kapanışla bitirin

Tıpkı resmi e-postanıza profesyonel bir selamlamayla başladığınız gibi, e-postanızı da profesyonel bir kapanışla bitirin. Bunlar aşağıdaki oturum açma işlemlerini içerir:

• Samimi olarak
• Saygılarımla
• En iyi
• Teşekkür ederim

Kapanışı profesyonel imzanızla takip edin: Bu adınız, unvanınız ve iletişim bilgileriniz olabilir veya sosyal medya bağlantılarınızı, şirket logonuzu ve ilham verici bir alıntıyı içeren bir imza bloğu olabilir. Çoğu e-posta imzası bunların arasında bir yere düşer; amaç, alıcıya yanıtını oluşturmak için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri vermektir.

Resmi bir e-postaya neler dahiledilmemelidir?

Resmi bir e-posta yazarken, alıcının sizin çalışma alanınızda olmaması durumunda kafa karıştırıcı olabilecek dil veya terminolojiden (örneğin, sektör jargonu) kaçının.

Kaçınılması gereken diğer şeyler şunlardır:

• Takma adlar
• Resmi olmayan selamlar ("Hey", "Naber" vb.)
• Emoji
• Dolaylı ifade
• Argo
• Şifreler ve hesap numaraları gibi hassas bilgiler (e-posta güvenli bir iletişim aracı değildir)

Ve elbette yazım ve dilbilgisi hatalarından kaçının. Bu nedenle, göndermeden öncehere-postayı yeniden okumak çok önemlidir; basit bir yazım hatası mesajınızı zayıflatabilir.

Resmi e-posta örnekleri

Sayın Bay Handler,

Dünkü röportajımız için çok teşekkür ederiz. Benimle buluşmaya zaman ayırdığınız ve bana Keyloxxi'deki günlük operasyonlara şeffaf bir bakış sağladığınız için teşekkür ederim.

Umarım beni bu pozisyon için dikkate alırsınız. Siber güvenlik konusundaki geçmişim nedeniyle Keyloxxi'ye çok uygun olacağımı biliyorum. Benim için başka sorularınız varsa, lütfen bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

En iyi, Natalia Cordone (555) 555-5555

Merhaba Ekip,

CFO pozisyonumdan ayrılmaya karar verdim. Yapılması kolay bir seçim değildi ama bu noktada sağlığıma ve refahıma öncelik vermem gerekiyor.

Halefimi henüz belirlemedik ama emin olun ki bir arama sürüyor. Bir aday seçildiğinde ilk öğrenen siz olacaksınız.

Birlikte çalışabileceğiniz harika bir ekip olduğunuz için teşekkür ederiz. Geçtiğimiz on yıl muhteşem geçti ve şirket için bundan sonra ne olacağını görmek için sabırsızlanıyorum.

Saygılarımla, Francis Cederholm

Resmi e-postanızı başlatmak için yardıma mı ihtiyacınız var? Her türlü e-postayı oluşturmak için Grammarly istemlerini kullanabilirsiniz. "İlgi çekici bir tanıtım e-postası yazın" veya "Şirket güncellemesini paylaşın" gibi istemlerle bunu deneyin. Grammarly, mükemmel mesajı gönderebilmeniz için özelleştirilebilir bir e-posta yazmanıza yardımcı olabilir.

Resmi e-posta SSS'leri

Resmi e-posta nedir?

Resmi bir e-posta, profesyoneller veya akademisyenler arasında, çalışmalarıyla ilgili bilgileri içeren bir e-postadır. Resmi e-postalar doğrudan ve kısa olmalı ve resmi bir dil kullanmalıdır. Resmi olmayan dilden, argo ve jargondan kaçınmalıdırlar.

Resmi bir e-posta ne kadar uzunlukta olmalıdır?

Genellikle resmi e-postalar 200 kelime veya daha az olmalıdır.

Resmi bir e-postaya ne eklemelisiniz?

• Doğrudan bir konu satırı
• Uygun bir selamlama
• Kısa, odaklanmış bir veya iki ana paragraf
• Kibar bir kapanış
• Bir imza