Resmi ve Resmi Olmayan Yazma: Eksiksiz Bir Kılavuz

Net iletişimin önemli bir parçası, hedef kitlenizi düşünmektir. Onları ne kadar iyi tanıyorsunuz ve onlarla birlikte olmanın ne kadar uygun olduğu, selamlamanızdan imzanıza kadar her kelimeyi etkileyecek, bu yüzden resmi ve gayri resmi dil arasındaki farkı açalım.

Yazınızın ne kadar resmi olması gerektiğine karar vermek biraz kıyafet seçmek gibidir. Arka bahçede barbeküye mi yoksa kırmızı halı galasına mı gittiğinizi bilmeniz gerekiyor. Kötü bir seçim sizi öne çıkarır ve hoş bir şekilde değil. Resmi ve gayri resmi yazı stilinin bazı tanımları ve örnekleriyle başlayacağız, ardından her birinin size en iyi nerede hizmet edebileceğini ayrıntılı olarak ele alacağız.

Hey, gayri resmi dil nedir?

Gayri resmi dil, iyi tanıdığınız ve etrafta rahatlayabileceğiniz insanlarla nasıl iletişim kurduğunuzdur. İnsanların resmi yazıdan daha yüksek sesle konuşma biçimine benzeme eğilimindedir ve daha fazla kasılma ("onlar" yerine "onlar") ve ayrıca argo, kısaltmalar ve duygu ifadeleri, hatta ünlemler içerebilir!

Örnek olarak, bazı arkadaşlarınıza hızlı bir davetiye gönderirken resmi olmayan bir dil kullanabilirsiniz:

Bununla birlikte, sırf arkadaşınız oldukları için onlara asla resmi olarak yazmayacağınız anlamına gelmez. Örneğin, bir hattat ve “fete” kelimesini kullanmayı düşünecek kadar süslü bir davetiye üzerinde çalışıyorsanız, büyük ihtimalle “hey millet”ten daha resmi bir selamlama isteyeceksiniz.

Çok iyi. Buna karşılık, lütfen resmi dili tanımlayın.

Resmi dili, resmi olmayan yazının tişörtüne hızlı bir şekilde blazer olarak düşünebilirsiniz. Daha ciddidir ve daha fazla düğmeli yapıya, daha uzun kelimelere ve çok az argoya sahiptir. Bir profesyonel bunu bir kapak mektubu, iş teklifi, teknik inceleme veya yasal özet yazmak için kullanabilir.

Resmi yazı, kısaltmaları ancak ne anlama geldiklerini ilk önce heceledikten sonra kullanma eğilimindedir. Ve gayri resmi ortamlarda ünlemlerin uygun olduğu yerlerde, resmi yazı için kaşlarını çattılar.

Aynısı birinci ve ikinci kişi için de geçerlidir - özellikle “ben” ve “siz” gibi zamirler. Resmi versiyonun pasif sesi kullanarak “I” kelimesinin etrafına yazdığı bir örnek:

Gayri resmi: Belediye başkanına depreme hazırlık durumunu sordum ve hazır olmak için yeterince şey yapmadığımızı söyledi. Resmi: Depreme hazırlık durumu sorulduğunda, Belediye Başkanı Kim şehrin yapacak daha çok işi olduğunu söyledi.

Resmi dil bazen düz, dolambaçlı cümlelerle dolu olduğu için eleştiriliyor, ancak her zaman akıllara durgunluk verecek kadar yumuşak veya Hizmet Şartları sözleşmesi kadar opak olması gerektiğini söyleyen bir kural yok. Unutulmaz ve komik olduğuna dair örnekler bol. Bu , Ruth Bader Ginsburg'un şuna benzer şekilde Yüksek Mahkeme görüşleri düzeyinde bile geçerlidir :

Tecumseh'in huzur ve sükunetini bozan kontrolden çıkmış sofra takımları, hayvanların çıldırdığı ve çarpışan tubaların kabus gibi görüntülerine rağmen, Okul Bölgesi'nin gerçeği test etmeye çalıştığı öğrencilerin büyük çoğunluğu, güvenlik açısından hassas olmayan faaliyetlerde bulunuyorlar. olağandışı derece.

Resmi, evet, ama bir erteleme, bu cümle değil.

Peki hangi stilin uygun olduğunu nasıl anlarım?

Resmi dili ne zaman kullanacağınıza ve ne zaman gayri resmi yazmanın daha iyi olduğuna karar vermek, hedef kitlenizin kim olduğu sorusuna geri döner.

Örneğin, potansiyel bir müşteriye yazıyorsanız, profesyonel görünmek istersiniz, bu nedenle yazınız formalite tarafında hata yapabilir. Ne de olsa gündelik tavrınızın işi ciddiye almadığınız izlenimini vermesini istemezsiniz.

Benzer şekilde, profesyonel ortamlarda genellikle duygularınızı kontrol altında tutmanızın beklendiği durumlarda, resmi yazı genellikle nesnelliği tercih eder ve yazarın duygularını uzak tutar.

İyi tanımadığınız birine ulaşıyorsanız ve hangi düzeyde formaliteyi hedefleyeceğinizden emin değilseniz, resmi olarak başlamak genellikle daha kolaydır. Yazışma ilerledikçe, stilinizi buna göre yeniden değerlendirebilir ve kolaylaştırabilirsiniz. Buna karşılık, çok gelişigüzel başlarsanız, yalnızca yanlış izlenim verdiğinizi fark ederseniz ve rotayı düzeltmek zorunda kalırsanız, işler çok garip gelebilir.

Öte yandan, resmi olmayan yazıya açıkça daha uygun bir bağlamda aşırı resmi olmak gülünç görünebilir. Bir hafta sonu şamandıra gezisi düzenlediğinizi ve müthiş resmi stillerinizi şu şekilde esnettiğinizi hayal edin:

Sevgili dostlar, Uzun zamandır deniz yolculuğu meraklısı biri olarak, bu önümüzdeki 18'i Cumartesi günü, hikayelerle dolu Inconsiderate Goose Nehri'nde kaygısız bir öğleden sonra geçirmeyi önermek beni memnun ediyor. Lütfen mevcudiyetiniz ve carpool eğiliminiz hakkında bana bilgi verin. Saygılarımla, Todd

Dang, Todd, potansiyel atıştırmalıkların bir SWOT analizini de ekledin mi? Geri çevir, adamım. Bazen rahatlamak iyidir.

Resmi ve gayri resmi yazı arasındaki fark hakkında daha fazla rehberliğe mi ihtiyacınız var? Bir sonraki e-postanızı yazarken Grammarly'nin ton algılayıcısını kullanın.