Bir Stil Rehberi Ekibinizin Profesyonel Kalmasına Nasıl Yardımcı Olabilir?

Küçük bir işletmeyi veya ekibi yönetmek son derece faydalı olabilir. Esnekliğin ve bürokrasi eksikliğinin tadını çıkarırsınız ve büyük bir ana şirketten bağımsız olarak kararlar verebilirsiniz. Her müşterinin önemli olduğunu bildiğiniz için ürününüzü özenle hazırlayabilir veya hizmetlerinizi kişiselleştirebilirsiniz. Buradaki ödün, küçük ekiplerin iletişim de dahil olmak üzere işin her yönünü denetlemek ve geliştirmek için her zaman zamana, insana veya bütçeye sahip olmamasıdır. Stil kılavuzları, küçük ekiplerin müşterilerine net ve tutarlı mesajlar iletmesine yardımcı olabilir.

İyi uygulandığında stil rehberi, şirketlerin şirket içinde ve dışında tutarlı bir varlık sürdürmesi için bir pusula görevi görür. Nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz? Stil kılavuzları hakkında bilmeniz gereken her şeyi ve şirketiniz için nasıl bir stil oluşturup uygulayabileceğinizi burada bulabilirsiniz.

Stil rehberi nedir?

Stil kılavuzu, bir şirketin yazılı iletişimine ilişkin kuralları ve yönergeleri içeren bir belgedir. Kılavuz ses, ton, stil vb. gibi çeşitli kural türlerini kapsar. Ekibinizin bir üyesinin içerik oluşturup yayınlamak istediğini varsayalım. Stil kılavuzu, işle ilgilenen herkesle iletişim kurarken tutarlı bir ses elde etmelerine yardımcı olur.

İşletmeniz için neden bir stil rehberine ihtiyacınız var?

Stil kılavuzunu, ekibinizin müşteriyle yüz yüze olan tüm iletişimlerde güvenebileceği kuzey yıldızı olarak düşünün.

Bir stil kılavuzu işletmenizin tutarlı kalmasına yardımcı olur ve bu, çeşitli nedenlerden dolayı çok önemlidir. İyi yapılandırılmış bir stil kılavuzu, rekabette öne çıkmanıza yardımcı olabilir ve birleşik bir ses, müşterilerin işletmenizi tanıdıklarını hissetmelerine yardımcı olabilir. Çalışanlar tutarlı ve uyumlu olduğunda, müşteriler her zaman işletmenizden ne bekleyeceklerini bilirler.

Stil kılavuzları aynı zamanda serbest çalışan yeteneklerle veya üçüncü taraf ajanslarla çalışan küçük ekipler için de faydalıdır. Stil kılavuzu, serbest çalışanların ve yüklenicilerin kusursuz içerik oluşturmak için yazma stilinizi tanımasına yardımcı olarak değerli düzenleme süresinden tasarruf etmenizi sağlar. Bu ekibin, önceki hakem incelemesi sürecine kıyasla düzenleme süresini nasıl yüzde 66'ya kadar azalttığını öğrenin.

Bir stil rehberi hangi unsurları içermelidir?

Etkili bir stil kılavuzu oluşturmak belirli unsurları gerektirir. İşte her stil rehberinin başarılı olması için içermesi gereken yedi temel bileşen.

1 Şirket çapında erişim

Yaygın bir yanılgı, stil rehberinin yalnızca pazarlama veya yazım ekiplerine yönelik olduğudur. Tam olarak değil; bir stil rehberi şirket çapında paylaşılmalıdır. Küçük bir ekipte, birbirleriyle ve müşterilerle iletişim de dahil olmak üzere herkes işte çok önemli bir rol oynar; bu nedenle tüm ekibin kurallara ve yönergelere erişebilmesi ve bunları anlayabilmesi önemlidir. Liderler ekiplerini stil kılavuzunu kullanmaya, önemini açıklamaya ve belgeyi nerede bulacaklarını paylaşmaya teşvik etmelidir (ör. paylaşılan dosya sürücüleri, Google dokümanları, vb.). İşletmeniz için yazarken güven uyandıracak bir araç olarak ekibinizi bir stil kılavuzu etrafında toplayın.

2 Dilbilgisi kuralları

Dilbilgisi, en profesyonel yazarların bile zaman zaman yanıldığı bir şeydir. Yazarları, işletmenizin doğru olmasının çok önemli olduğunu düşündüğü dilbilgisi kurallarına yönlendirmek için çok kısa paragraflar kullanın. İster AP Stylebook'u ister Chicago Manual of Style'ı kullanın, seçtiğiniz kılavuzun temelleri hakkında üç ila dört sayfa ekleyin. Bu, duygulanım ve etki, kim ve kim, kötü ve kötü, çok ve benzeri gibi yaygın olarak yanlış kullanılan kelimeler arasındaki farkları içerebilir.

3 Noktalama

Noktalama kuralları stile göre değişebilir. Örneğin, farklı şirketler tireli veya tiresiz bileşik sözcükler kullanabilir ve tarihlerin etiketlenmesi birkaç doğru yolla sağlanabilir. Farklı kişilerin ve şirketlerin hepsinin kendi tarzları vardır, bu nedenle stil rehberi bir standart oluşturmak için harika bir yerdir. Stil kılavuzunun Oxford virgülünü, tırnak işaretlerinin nasıl kullanılacağını ve uzun tire ve kısa çizgi kullanımını açıkladığından emin olun.

4 Ses ve ton

Ses ve ton, profesyonel iletişimin temel ilkeleridir. İletişimlerinizde tutarlı bir ses tonu ve ton, müşteriler üzerinde iyi bir izlenim bırakmanıza yardımcı olabilir. İster bir açılış sayfası yazıyor olun, ister bir blog yazısı oluşturuyor olun, ses ve üslup için açıkça ana hatları çizilen kurallar, farklı içerik parçalarını birbirine bağlayabilir.

Stil kılavuzu, ekiplerin hangi tonların kabul edilebilir veya tercih edildiğini ve hangi dilden uzak durulması gerektiğini açıkça belirtmesine yardımcı olur. Stil rehberinizde ideal sesinizi ve tonunuzu tanımlayın. Belki arkadaş canlısı ama profesyonel ya da gerçekçi ve bilgilendirici görünmek istiyorsunuz. Ekibinizi yeni kurmaya başlıyor olsanız bile, işletmenizin nasıl görünmesini ve başkalarının nasıl hissetmesini istediğinizi erkenden tanımlamanız uzun vadede size fayda sağlayacaktır.

5 Kanal yönergeleri

İçerik yazdığınız kanala bağlı olarak stil ve biçimlendirme değişiklik gösterir. Örneğin, yalnızca 280 karakter yazabildiğiniz zamanlar vardır; bu, bir kuruluşun adını hecelemek veya kısaltmasını kullanmak için yerinizin olup olmayacağını değiştirebilir. Birden fazla sosyal medya kanalınız varsa stil kılavuzunuzun her biri için ayrı talimatlar verdiğinden emin olun. Şirketinizin resmi olmayan bir dil ve emoji kullanması ya da her zaman çevrimiçi ve profesyonel olması fark etmez, bu durum stil rehberinizde belirtilmelidir.

6 Hedef müşterilere ilişkin bilgiler

Küçük ekipler genellikle hedef müşterileriyle ilgili bazı bilgilere sahiptir, ancak aynı zamanda bir keşif aşamasında da olabilirler, çekirdek kitlelerini deneyip geliştirebilirler. Hedef kitlenizi veya alıcınızı (kim olduklarını, nerede çalıştıklarını ve hangi kanalları kullandıklarını) tanımlamak, iletişimleri onların ihtiyaçlarına göre kişiselleştirmenize yardımcı olur. Örneğin, bazı şirketler müşterileriyle iletişimlerinde sektör jargonunu kullanma eğilimindedir. Hedef kitlenizi tanımlamak stil rehberinizi bilgilendirebilir ve sizi e-posta veya sosyal medya gönderileri yazarken sektörün moda sözcüklerinden kaçınmaya teşvik edebilir. Yazarlarınızın ve ekip üyelerinizin, konuştukları kitleyi anlamalarını sağlayabilir. Ekipler hedef kitlelerini anladığında, yeni müşterileri etkilemek ve çekmek için özel deneyimler yaratabilirler.

Ekibiniz için bir stil rehberi nasıl oluşturulur?

Artık bir stil kılavuzunda yer alan öğeleri anladığınıza göre, burada stil rehberinizi oluştururken neleri dahil etmeniz gerektiğine dair bir genel bakış sunacağız.

• Misyon ve değerler:İşletmenizin misyon beyanını ve değerlerinizin neler olduğunu açıkça tanımlayarak başlayın.

• Hedef Kitle:Hedef kitlenizi/hedeflerinizi, kiminle etkileşime geçmek istediğinizi ve nedenini belirtin. Hedef müşterilerinizi düşünün.

• Ses ve ton:Şirketinizin sesini ve tonunu açıklayın ve bunu hedef kitleniz tarafından nasıl algılanmak istediğinizi tanımlamak için kullanın.

• Farklılaştırıcılar:İşletmenizi benzersiz kılan şeyleri ve yaptığınız işte neden en iyi olduğunuzu paylaşın.

• Rakipler:Bu hızlı bir bölüm olabilir. Benzersiz değer önerinizi sürdürmek için rekabetiniz hakkında temel bir anlayışa sahip olmanız yararlı olacaktır.

• Genel kopya stili:Hangi stil kılavuzuna uymak istediğinizi tanımlayın. İster The Chicago Manual of Style'dan (Oxford yanlısı virgül) ister The AP Stylebook'tan (Oxford virgülü hariç) alıntı yapıyor olun, bir stil kılavuzu ekiplerin kelime kullanımı, dilbilgisi ve noktalama işaretlerinde gezinmesine yardımcı olur.

Grammarly Business nasıl yardımcı olabilir?

Gördüğünüz gibi sıfırdan stil rehberi oluşturmak kolay bir iş değil. Oluşturulması ve uygulanması zaman alıcı olabilir. Peki küçük ekipler bant genişlikleri azaldığında nasıl pratik ve ölçeklenebilir bir stil kılavuzu geliştirebilirler? Zorlukları ve tahminleri ortadan kaldırmak için Grammarly Business gibi akıllı bir çözümden yararlanarak.

Grammarly Business, küçük işletme liderlerine, çalışanları gerçek zamanlı önerilerle güçlendiren dinamik bir stil kılavuzu çözümü sunar. Müşterilere veya abonelere giden her bir iletişim parçasını denetlemeden, işletmenizin profesyonel ve tutarlı bir şekilde temsil edileceğinden emin olabilirsiniz.

Belirli kelime seçimlerini, adları, ticari markaları, dil bilgisi özelliklerini ve daha fazlasını ekleyerek Grammarly Business platformundaki stil kılavuzunuzun içeriğini özelleştirin. Stil kılavuzu özelliği, çalışanlara tutarlılığı korumaya yönelik öneriler sunarken aynı zamanda netliği, doğruluğu, katılımı ve üslubu da geliştirir.

Farklı yüklenicilerin iletişimini yönetirken yazma ve düzenleme zamanından tasarruf edin. Grammarly Business'ın stil rehberiyle küçük ekibiniz iletişim çabalarını kolaylaştırabilir ve siz de iş hedeflerine ulaşmaya ve daha fazla müşteriye ulaşmaya odaklanabilirsiniz.