Bir Stil Rehberi Ekibinizin Profesyonel Kalmasına Nasıl Yardımcı Olabilir?

Küçük bir işletmeyi veya ekibi yönetmek son derece faydalı olabilir. Esnekliğin ve bürokrasinin eksikliğinin tadını çıkarırsınız ve büyük bir ana şirketten bağımsız kararlar verebilirsiniz. Ürününüzü özenle hazırlayabilir veya hizmetlerinizi kişiselleştirebilirsiniz çünkü her müşterinin önemli olduğunu bilirsiniz. Küçük ekiplerin her zaman iletişim de dahil olmak üzere işin her yönünü denetlemek ve geliştirmek için zamana, insanlara veya bütçeye sahip olmama durumudur. Stil kılavuzları, küçük ekiplerin müşterilerine net ve tutarlı mesajlar vermesine yardımcı olabilir.

İyi bir şekilde yürütüldüğünde, bir stil kılavuzu, şirketlerin dahili ve harici olarak tutarlı bir varlık sürdürmeleri için bir pusula görevi görür. Nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz? Stil kılavuzları ve şirketiniz için nasıl oluşturabileceğiniz ve uygulayabileceğiniz hakkında bilmeniz gereken her şey burada.

Stil rehberi nedir?

Stil kılavuzu, bir şirketin yazılı iletişimi için kurallar ve yönergeler içeren bir belgedir. Kılavuz, ses, ton, stil vb. dahil olmak üzere çeşitli kural türlerini kapsar. Ekibinizin bir üyesinin içerik oluşturmak ve yayınlamak istediğini söyleyin. Stil rehberi, işle ilgilenen herkesle iletişim kurarken tutarlı bir ses elde etmelerine yardımcı olur.

İşletmeniz için neden bir stil rehberine ihtiyacınız var?

Bir stil rehberini, müşteriye yönelik tüm iletişimler için ekibinizin güvenebileceği kuzey yıldızı olarak düşünün.

Bir stil kılavuzu, işletmenizin tutarlı kalmasına yardımcı olur; bu, birkaç nedenden dolayı önemlidir. İyi yapılandırılmış bir stil kılavuzu , rekabette öne çıkmanıza yardımcı olabilir ve birleşik bir ses, müşterilerin işletmenizi tanıdıklarını hissetmelerine yardımcı olabilir. Çalışanlar tutarlı ve uyumlu olduğunda, müşteriler her seferinde işletmenizden ne bekleyeceklerini bilirler.

Stil kılavuzları, serbest çalışan yeteneklerle veya üçüncü taraf ajanslarla çalışan küçük ekipler için de yararlıdır. Stil kılavuzu, serbest çalışanların ve yüklenicilerin kusursuz içerik oluşturmak için yazma stilinizi tanımasına yardımcı olur ve değerli düzenleme süresinden tasarruf etmenizi sağlar. Bu ekibin , önceki akran değerlendirme sürecine kıyasla düzenleme süresini nasıl yüzde 66'ya kadar azalttığını öğrenin.

Bir stil kılavuzu hangi unsurları içermelidir?

Etkili bir stil kılavuzu oluşturmak belirli öğeler gerektirir. İşte her stil kılavuzunun başarılı olmak için içermesi gereken yedi temel bileşen.

1 Şirket çapında erişim

Yaygın bir yanılgı, stil kılavuzunun yalnızca pazarlama veya yazı ekipleri için olduğudur. Pek değil—bir stil rehberi şirket genelinde paylaşılmalıdır. Küçük bir ekipte, herkes birbiriyle ve müşterilerle iletişim de dahil olmak üzere işte çok önemli bir rol oynar, bu nedenle tüm ekibin kurallara ve yönergelere erişmesi ve bunları anlaması önemlidir. Liderler, ekiplerini stil kılavuzunu kullanmaya, önemini açıklamaya ve belgenin nerede bulunacağını (yani, paylaşılan dosya sürücüleri, Google dokümanları vb.) paylaşmaya teşvik etmelidir. İşletmeniz için yazarken güven aşılamak için bir araç olarak ekibinizi bir stil kılavuzu etrafında toplayın.

2 Dilbilgisi kuralları

Dilbilgisi, en profesyonel yazarların bile zaman zaman yanıldığı bir şeydir. Yazarları, işinizin doğru olması için çok önemli olduğunu düşündüğü dilbilgisi kurallarına yönlendirmek için çok kısa paragraflar kullanın. İster The AP Stylebook ister Chicago Manual of Style kullanın, seçtiğiniz kılavuzun temelleri hakkında üç ila dört sayfa ekleyin. Bu, etki ve etki, kim ve kime, kötü ve kötü, çok ve kime gibi yaygın olarak yanlış kullanılan sözcükler arasındaki farkları içerebilir.

3 noktalama

Noktalama kuralları üsluba göre değişebilir. Örneğin, farklı şirketler kısa çizgili veya tiresiz birleşik sözcükler kullanabilir ve tarihlerin etiketlenmesi birkaç doğru yolla yapılabilir. Farklı kişilerin ve şirketlerin hepsinin kendi stili vardır, bu nedenle stil rehberi bir standart oluşturmak için harika bir yerdir. Stil kılavuzunun Oxford virgülünü, tırnakların nasıl kullanılacağını ve uzun tire ve tire kullanımını açıkladığından emin olun.

4 Ses ve ton

Ses ve ton , profesyonel iletişimin temel ilkeleridir. İletişimlerinizde tutarlı bir ses ve ton, müşteriler üzerinde iyi bir izlenim bırakmanıza yardımcı olabilir. İster bir açılış sayfası yazıyor olun ister bir blog yazısı oluşturuyor olun, net bir şekilde ana hatlarıyla belirtilen ses ve ton yönergeleri farklı içerik parçalarını birbirine bağlayabilir.

Bir stil kılavuzu, ekiplerin hangi tonların kabul edilebilir veya tercih edildiğini ve hangi dilden uzak durmaları gerektiğini açıkça belirtmesine yardımcı olur. Stil rehberinizde ideal sesinizi ve tonunuzu tanımlayın. Belki arkadaş canlısı ama profesyonel ya da gerçekçi ve bilgilendirici görünmek istersiniz. Ekibinizi yeni oluşturmaya başlamış olsanız bile, işinizin nasıl görünmesini istediğinizi ve diğerlerini nasıl hissettirmek istediğinizi erkenden tanımlamak uzun vadede size fayda sağlayacaktır.

5 Kanal yönergeleri

İçerik yazdığınız kanala bağlı olarak stil ve biçimlendirme değişir. Örneğin, yalnızca 280 karakter yazabileceğiniz zamanlar vardır; bu, bir kuruluşun adını hecelemek veya kısaltmasını kullanmak için yeriniz olup olmadığını değiştirebilir. Birden fazla sosyal medya kanalınız varsa, stil kılavuzunuzun her biri için ayrı talimatlar verdiğinden emin olun. Şirketinizin resmi olmayan bir dil ve emoji kullanıp kullanmadığı veya her zaman çevrimiçi ve profesyonel olup olmadığı, stil rehberinizde belirtilmelidir.

6 Hedef müşteriler hakkında bilgi

Küçük ekipler genellikle hedef müşterileri hakkında bazı bilgilere sahiptir ancak aynı zamanda çekirdek kitlelerini deneyerek ve geliştirerek keşif aşamasında da olabilirler. Hedef kitlenizi veya alıcınızı (kim olduklarını, nerede çalıştıklarını ve hangi kanalları kullandıklarını) tanımlamak, iletişimleri ihtiyaçlarına göre kişiselleştirmeye yardımcı olur. Örneğin, bazı şirketler müşterilerle iletişimlerinde endüstri jargonunu kullanma eğilimindedir. Hedef kitlenizi tanımlamak, stil rehberinizi bilgilendirebilir ve sizi e-posta veya sosyal medya gönderileri yazarken endüstrinin moda sözcüklerinden kaçınmaya teşvik edebilir. Yazarlarınızın ve ekip üyelerinizin konuştukları kitleyi anlamalarını sağlayabilir. Ekipler hedef kitlelerini anladıklarında, yeni müşterileri etkilemek ve çekmek için özel deneyimler oluşturabilirler.

Ekibiniz için bir stil rehberi nasıl oluşturulur?

Artık bir stil kılavuzuna giren öğeleri anladığınıza göre, stil kılavuzunuzu oluştururken nelerin dahil edileceğine ilişkin bir genel bakış burada.

• Misyon ve değerler: İşinizin misyon beyanını ve değerlerinizin ne olduğunu net bir şekilde tanımlayarak başlayın.

• Kitle: Kitlenizi/kitlelerinizi, kiminle ve neden etkileşim kurmak istediğinizi belirtin. Hedef müşterilerinizi düşünün.

• Ses ve ton: Şirketinizin sesini ve tonunu açıklayın ve hedef kitleniz tarafından nasıl algılanmak istediğinizi tanımlamak için kullanın.

• Farklılaştırıcılar: İşletmenizi neyin benzersiz kıldığını ve yaptığınız işte neden en iyi olduğunuzu paylaşın.

• Rakipler: Bu hızlı bir bölüm olabilir. Eşsiz değer teklifinizi sürdürmek için rekabetiniz hakkında temel bir anlayışa sahip olmak yararlıdır.

• Genel kopyalama stili: Hangi stil kılavuzuna bağlı kalmak istediğinizi tanımlayın. İster Chicago Stil El Kitabı'ndan (Oxford yanlısı virgül) ister AP Stil Kitabı'ndan (Oxford virgülünü çıkartır) alıyor olun, bir stil kılavuzu ekiplerin kelime kullanımlarında, dilbilgisinde ve noktalama işaretlerinde gezinmelerine yardımcı olur.

Grammarly Business nasıl yardımcı olabilir?

Gördüğünüz gibi, sıfırdan bir stil rehberi oluşturmak kolay bir iş değil. Oluşturmak ve uygulamak için zaman alıcı olabilir. Peki küçük ekipler bant genişliği düşükken nasıl pratik ve ölçeklenebilir bir stil kılavuzu geliştirebilirler? Güçlük ve varsayımları ortadan kaldırmak için Grammarly Business gibi akıllı bir çözümden yararlanarak.

Grammarly Business, küçük işletme liderlerine, çalışanları gerçek zamanlı önerilerle güçlendiren dinamik bir stil kılavuzu çözümü sunar. Müşterilere veya abonelere giden her bir iletişim parçasını denetlemeden işletmenizin profesyonel ve tutarlı bir şekilde temsil edileceğinden emin olabilirsiniz.

Spesifik sözcük seçimleri, adlar, ticari markalar, dil bilgisi özellikleri ve daha fazlasını ekleyerek Grammarly Business platformundaki stil kılavuzunuzun içeriğini özelleştirin. Stil kılavuzu özelliği, netliği, doğruluğu, katılımı ve tonu geliştirirken tutarlılığı korumak için çalışanlara öneriler sunar.

Farklı yüklenicilerden gelen iletişimi yönetirken yazma ve düzenleme zamanından tasarruf edin. Grammarly Business'ın stil rehberi ile küçük ekibiniz iletişim çabalarını kolaylaştırabilir ve siz de iş hedeflerine ulaşmaya ve daha fazla müşteriye ulaşmaya odaklanabilirsiniz.