Bir Tatilden Sonra E-postaları Nasıl Yakalayacağınıza İlişkin 6 Harika İpucu

Gelen kutusu korkusu gerçek.

En son tatile çıktığımda, geri döndüğümde gelen kutumun nasıl görüneceğinden korktuğum için neredeyse ayrılmak istemiyordum. (İpucu: hoş değildi.) İşe döndüğünüz ilk gününüzde, bekleyen 1.487 e-postanız olduğunu görmek için e-posta istemcinizi açmaktan daha fazla inilti uyandıran bir şey yoktur.

Günlük e-posta telaşı almanın norm olduğu işlerde çalıştım, bu da bir hafta uzak kalmanın dijital bir çığla sonuçlanması anlamına geliyordu. İşte nasıl hazırlandım ve sonra kazdım.

1 Ayrılmadan önce bir ofis dışında mesajı ayarlayın.

Bir otomatik yanıtlayıcıya sahip olmak, sizinle iletişim kuran kişilerin sayısını azaltmaz, ancak gönderdikleri takip sayısını azaltır. Ayrıca, onlara cevap veremeyeceğinizi insanlara bildirmek için de iyi bir yöntemdir.

Ofis dışında mesajınız basit olabilir. İnsanlara müsait olmadığınızı, ne zaman döneceğinizi ve siz yokken acil ihtiyaçlar için kiminle iletişime geçmeleri gerektiğini bildirin. Mesajınızla biraz daha eğlenmek istiyorsanız, işte bazı seçenekler.

2 Önce reklamları ve diğer gereksiz şeyleri ayıklayın.

Bekleyen milyonlarca e-posta bulmak için Gmail gelen kutuma döndüğümde, yaptığım ilk şey gereksiz postaları ayıklamak. Reklam, elbette, ilk giden. Ancak sıfır gelen kutusuna geri dönmeye çalıştığınızda abone olduğunuz haber bültenleri bile yolunuza çıkabilir.

Gmail'in sekme sistemi kullanışlıdır. E-posta mesajlarım önceden sıralanmış olduğunda, sosyal ve promosyonlar sekmelerini hızla gözden geçirebilir ve bu e-postaların çoğunu hemen hepsini seçerek, hiçbir şeyin önemli görünmediğinden emin olmak için konu satırlarını gözden geçirerek ve ardından arşive basarak ortadan kaldırabilirim. veya silin.

3 Yüksek öncelikli gönderenler için filtreler kullanın.

Kişi listenizde e-postalarını kaçırmak istemediğiniz birkaç kişi olabilir. Daha acil işlem gerektiren önemli iletileri sakladığım Öncelikli Gönderenler adlı bir Gmail klasörüm var.

Mesajların bu klasöre otomatik olarak sıralanmasını sağlamak için filtreleri kullanabilirsiniz, bir süre ofisimin dışında olduğumda yaptığım şey bu. Sonra, geri döndüğümde, ilk önce neyle uğraşacağımı biliyorum.

Ayrıca, gelen kutunuzun geri kalanını sıralarken, mesajları güvenlik amacıyla Öncelikli Gönderenler klasörüne taşıyarak geriye dönük olarak filtreleyebilirsiniz.

4 Bir yakalama klasörü oluşturun.

Artık yüksek öncelikli e-postanızı ayrı bir klasörde sıraladığınıza göre, gerisini halledebilirsiniz. . . koyarak. En azından geçici olarak.

Ofise döndüğünüz ilk gün dolup taşan bir gelen kutusuna bakmak, tatilinizin rahatlatıcı etkilerini geri almak için yeterince stres getirebilir. Ancak boş bir gelen kutusu mutluluktur! Bu çözüm hile yapmak gibi gelebilir, ancak inanın bana, işlenecek yüzlerce e-postaya sahip olmanın ve bunları işlemek için zamanın olmamasının yükünü hafifletmenin harika bir yolu.

Bir yakalama klasörü oluşturun. Bu kadar basit. “E-postadan İşleme” den “Buraya girenlerin tüm umutlarını terk et”e kadar istediğiniz gibi adlandırabilirsiniz. Ardından, Tümünü Seçin ve tatil e-postanızı yakalama klasörüne taşıyın. Gözden kaybolacak ve gelen kutunuzun içinden asla çıkamayacağınız dipsiz bir kuyu gibi hissetmek yerine, sanal depolama odanıza girebilecek ve vaktiniz olduğunda daha az önemli e-postaları sıralayabileceksiniz. yedek.

Yüksek öncelikli e-posta mesajlarını zaten sıraladıysanız, yakalama klasörünüzdeki hiçbir şeyin kritik öneme sahip olmayacağı ihtimali yüksektir. Yanlışlıkla önemli bir şeyi kaçırdıysanız (hey, bu hepimizin başına gelir), bir takip e-postası alacağınızdan emin olabilirsiniz, bu durumda sorunla ilgilenebilirsiniz. Bir ay sonra yakalama klasörünüzde herhangi bir e-posta kalırsa, onu silmek veya arşivlemek muhtemelen güvenlidir.

5 “Son giren ilk çıkar” alıştırması yapın.

Şimdiye kadar, gelen kutunuz biraz daha az ezici görünüyor olmalı. Daha yüksek öncelikli mesajlarla ilgilenmenin zamanı geldi. “Son giren ilk çıkar” yaklaşımı yardımcı olabilir.

Aldığınız e-postaların bir kısmı, siz yokken zaten düzeldi. İlk önce en son e-postayı okuduğunuz zaman, neyin hemen ilgilenilmesi gerektiğini ve daha sonra neleri yakalama klasörünüze filtreleyebileceğinizi çabucak anlayabilirsiniz. Bu nedenle, aldığınız en son e-postaları incelemeye başlayın ve unutmayın. . .

6 Tepkileri geciktirme dürtüsüne direnin.

Önemli e-postaları belirledikten sonra yanıtlayın. Şimdiki gibi.

Hepimiz oradaydık. Şu anda onunla ilgilenecek psişik enerjiden yoksun olmanız dışında, kesinlikle yanıt gerektiren bir e-postaya bakıyorsunuz. Bu tür e-postaları erteleme eğilimi yoğundur. Direnmek! Can sıkıcı e-postalar, onları görmezden geldikçe daha güçlü canavarlara dönüşür. Acil e-postalarınızı gözden geçirmeye başladığınızda, açarken her biriyle ilgileneceğinize dair kendinize bir söz verin. Uzun vadede kendinize teşekkür edeceksiniz.

Biraz öngörü ve biraz organizasyonla, gelen kutunuzun sizi gömmesini önleyebilirsiniz. Şimdi, siz dönene kadar ofis e-postanızı rahat bırakın ve gidip o tatilin tadını çıkarın. Kazandın!