E-postaların Düzeltilmesinin Nasıl Yapılacağına İlişkin 7 Parlak İpuçları

Bir e-postada yaptığınız bu yazım hatası veya dilbilgisi saçmalığı kötü bir izlenim bırakabilir. Ayrıntılara dikkat etmediğinizi gösterebilir. En kötü ihtimalle, daha az zeki, vicdanlı ve güvenilir görünmenize neden olabilir.

E-posta yazım hataları herkesin başına gelse de, düzeltme okumak için biraz fazla zaman harcayanlarda daha az görülür. Gönder'e basmadan hemen önce almak için adım adım kusursuz bir kılavuz.

1 Kişinizin adını doğru alın.

Kişinizin adını ve soyadını doğru yazdınız mı? Bu önemli. Ve bundan şüpheniz varsa, adınızı yanlış yazan birinden en son ne zaman bir e-posta aldığınızı düşünün. En azından, muhtemelen inledin ya da gözlerini devirdin. İnsanlar ismimizi yanlış yazdığında sinirleniriz çünkü bu temel ayrıntıya dikkat edecek kadar bizi umursamadıklarını düşünürüz.

Kişinizin adının yazılışından emin değilseniz, Google veya sosyal medya aracılığıyla bulup bulamayacağınızı görmek için biraz araştırma yapın. Her şey başarısız olursa, ilk ad kullanmayan “Merhaba” gibi genel bir selamlama kullanın.

2 Tonunuzu kontrol edin.

E-postanız kulağa soğuk mu yoksa kısa mı geliyor? Olabilir. Çoğu zaman, kafamıza hoş gelen şeyler metinde pek hoş karşılanmaz. E-postanızı göndermeden önce incelemeyi ve düzeltmeyi bırakmazsanız, yanlış yorumlanma riskiniz vardır.

Buradaki hile biraz empati uygulamaktır. Kafanızı boşaltın ve e-postanızı göndermek yerine aldığınızı hayal edin. Yazdığınız herhangi bir şey kulağa olumsuz ya da düşmanca geliyor mu? “Seninle sohbet etmeyi dört gözle bekliyorum” ile “Aramanızı bekliyorum” arasında büyük bir fark var. Biri arkadaş canlısı ve pozitif; diğeri sanki “Yoksa arasan iyi olur” diyormuşsun gibi geliyor.

3 Anlaşılacağınızdan emin olun.

Alıcınızın yazdıklarınızı anlaması için yeterli ayrıntıya sahip olduğundan emin olun. Sizin ve alıcınızın aynı bilgilere sahip olmayabileceğinizi unutmayın; anladığınız şeyler mutlaka alıcınızın bileceği şeyler değildir. Bunu göz önünde bulundurarak e-postanızı yeniden okuyun ve boşlukları gerektiği gibi doldurun.

4 Netlik için kontrol edin.

Yazdıklarınızın sorunsuz bir şekilde okunduğundan ve tam anlamınızı ilettiğinden emin olun. Belirsiz zamir referansları arayın.

E-postalarınızı bunun gibi kelimeler için tarayın ve ardından metninizin bu kelimelerin neyi ifade ettiğini ilettiğinden emin olun. Değilse, bu zamirleri somut bir şeyle değiştirmek için yeniden yazın.

Açılış konuşmasından sonra ne olacak? Neyin katılımı iyi?

Daha iyi. Ancak cümleyi basitleştirmek ve atölye kelimesini tekrar etmekten kaçınmak için yeniden yazabiliriz.

Cümlelerinizi basit ve doğrudan tutun. Üçüncü sınıf okuma düzeyinde yazılan e-postalar, önemli ölçüde daha iyi yanıt oranlarına sahiptir. Uzun, karmaşık cümleler ve büyük kelimeler, e-postalarla uğraşan meşgul bir kişi için metninizi okumayı daha zor hale getirebilir. Ancak, kitlenizi düşünün. Sosyoloji doktoruna röportaj istemek için yazıyorsanız, devam edin ve yemyeşil bir dil ve daha karmaşık bir yapı kullanın. Aksi takdirde, "basit daha iyidir" seçeneğini varsayılan yapın.

5 Sözcüklere dikkat edin.

Metninizi basitleştirmenin bir kısmı, onu düzene sokmayı içerir. Doldurucu kelimeleri ve cümleleri ortadan kaldırın. Zarflardan kurtulun ve daha güçlü fiiller kullanın. ( İnanılmaz derecede mutlu olmak yerine, çok sevinmeyi, heyecanlanmayı veya kendinden geçmeyi deneyin. Hızlı koşmak yerine, hızlı koşmaya veya koşmaya ne dersiniz?)

George Orwell'in altı yazma kuralına bakalım:

1. Basılı olarak görmeye alışık olduğunuz bir metafor, benzetme veya diğer konuşma şekillerini asla kullanmayın.
2. Kısa olanın yapacağı yerde asla uzun bir kelime kullanmayın.
3. Bir kelimeyi kesmek mümkünse, her zaman kesin.
4. Aktifi kullanabileceğiniz yerde asla pasifi kullanmayın.
5. Günlük İngilizce eşdeğerini düşünebiliyorsanız asla yabancı bir ifade, bilimsel bir kelime veya jargon kelime kullanmayın.
6. Barbarca bir şey söylemektense bu kurallardan herhangi birini çiğneyin.*

*Orwell'in 6. kuralı hakkında, 2. kuralımıza bakın.

6 Dikkatlice düzeltin.

Bu noktaya kadar, daha geniş anlamda bir gelişimsel düzenleme açısından düzeltme okumasından bahsediyorduk. Şimdi, işin özüne inmenin ve satır satır düzeltmenin zamanı geldi. Her şeyi doğru yazdın mı? Uygun eş anlamlıları kullandınız mı? (Onlar'ı kastettiğinizde “ Orada festivale gidiyor” mu yazdınız ?) Noktalama işaretleriniz yerinde mi?

Grammarly gibi bir uygulama, hatalarınızı yakalamanıza ve düzeltmenize yardımcı olacaktır. Ancak bunun, düzeltme okuma ihtiyacınızın tamamen yerini almaması için, düzeltme okuma yeteneğinizi geliştirmek için bir araç olduğunu unutmayın. Bir düzeltme okuma uygulaması kullanmanın avantajı, uygulamanın yakaladığı her hatanın size yazınız hakkında bir şeyler öğretmesi ve nihayetinde sizi daha iyi bir yazar yapmasıdır.

7 Üzerine oturun.

Bazı e-postaların, özellikle hassaslarsa, kaynaması için biraz zamana ihtiyacı vardır. Bir iş arkadaşınızın uygunsuz davranışını bildirmek için bir e-posta yazmanız gerektiğini veya performansı tam olarak mükemmel olmayan biri için bir performans incelemesi hazırlamanız gerektiğini varsayalım. Duygu, daha sonra pişman olacağın şeyler yazmana neden olabilir.

E-postanızın taslağını e-posta istemciniz yerine kelime işlemcinizde yapın, böylece kapsamlı bir inceleme yapmadan önce dürtüsel olarak göndermeye kalkışmayın. Biraz bekleyebiliyorsanız, o e-postayı göndermeden önce bir gün bekleyin. E-postanızı yeni bir günün ışığında tekrar okuduğunuz zaman, özellikle ton ve netlik açısından gözden geçirilecek şeyler bulacaksınız.

En azından, e-posta istemcinizde göndermeyi geri alma özelliğinin etkinleştirildiğinden emin olun. (Gmail'de bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır.) Gönder'e bastıktan sonra alacağı birkaç saniye, bazen sizi göze batan bir yazım hatası tarafından sahiplenilmekten kurtaracaktır. Bir keresinde "Bu eğitici oyuncak çocuğumu neşeyle boğdu!" başlıklı bir e-posta aldım.

Gönderenin kastettiği şeyin bu olmadığından oldukça eminim.