Örneklerle resmi bir e-posta nasıl başlatılır

Resmi bir e-postayı İngilizce olarak başlatmak, bazı katı kurallara ve kurallara uymayı gerektirdiğinden zor olabilir. Bunlara aşina değilseniz, resmi bir e-postayı nasıl başlatacağınıza karar vermek kafa karıştırıcı olabilir - ancak olması gerekmiyor.

Bu ayrıntılı makale, doğru resmi e-posta selamlamalarının, selamlamalarının ve açılış satırlarının nasıl kullanılacağını açıklayacaktır. Bu yazının sonunda, kişisel ve profesyonel yaşamınızda resmi bir e-posta yazmaya nasıl başlayacağınızı öğreneceksiniz.

Resmi bir e-posta nedir?

Resmi e-postalar, doğru biçimde yazılanlardır. Resmi e-postalar, tüm okuyucuların anlayacağı denenmiş ve test edilmiş bir formülü takip eder.

İyi yazılmış, profesyonel ve kibar bir e-posta, başarılı ve üretken bir ilişki başlatabilir. Tersine, kötü yazılmış bir e-posta, bazı durumlarda ilişkilere zarar verebilir, alıcıların kafasını karıştırabilir ve hatta üzebilir.

Her resmi e-posta şunlardan oluşmalıdır:

• Konu satırı
• Bir selamlama veya selamlama
• Vücut kopya
• Oturumu Kapat

Resmi e-postalar saygılıdır ve alıcıya hitap etmek için kibar terminoloji kullanır. Ne istediğinizi ve neden istediğinizi açıkça belirten, anlaşılması kolay bir biçimde yazılmıştır.

İngilizce dünya çapında işletmeler tarafından kullanılmaktadır, ancak iletişim kurma şeklimizde kültürel farklılıklar vardır. Resmi e-postalar, herhangi bir yanlış anlama veya yanlış iletişim olasılığını azaltır.

Harvard Business Review'dan Jeff Su, çoğu durumda kötü yazılmış e-postaların kariyerinize zarar vermeyeceğini söylüyor. Buna karşılık, "profesyonel e-postalar yazmak, meslektaşlarınızın gözünde ne kadar yetkin olduğunuzun algılanmasını etkileyecektir."

Kişisel yaşamınızda, örneğin bir okulla iletişim kurarken, iletişiminizin açık, profesyonel ve kibar olduğundan emin olmak isteyeceksiniz. Bu bağlamda, resmi e-postalar çok önemlidir.

Rehberimizde resmi bir e-postayı neyin harika yaptığının ayrıntılarını derinlemesine inceledik, bu yüzden daha fazlasını öğrenmek istiyorsanız buna göz atın.

Şimdi, resmi bir e-postada nasıl selamlaşılacağına ilişkin bazı temel bilgilere bir göz atalım.

E-posta başlatmanın resmi yolu

Profesyonel bir e-postayı nasıl başlatacağınızı önceki gönderilerde zaten ele aldık, ancak bu sefer İngilizce resmi bir e-posta başlatırken bilmeniz gereken iki kritik şeyi derinlemesine inceleyeceğiz:

1. Resmi selamlama ve selamlama
2. Resmi e-posta açılış satırları

Daha sonra bir dizi örneğe uygulamadan önce her iki bölümü de ayrıntılı olarak ele alıyoruz.

Resmi e-posta selamları ve selamları

Resmi bir e-postada selamlama hakkında bilmeniz gereken ilk şey, doğru selamlamayı kullanmaktır.

Yazdığınız kişiyi tanıyıp tanımadığınıza bağlı olarak, e-posta değişikliklerinde uygun resmi selamlama şekli olarak kafa karıştırıcı görünebilir. İlk kural şudur: Birinin adını biliyorsanız, tam adını kullanarak kişiye doğrudan hitap edin.

Geçmişte, bir soyadla birlikte - Bay ve Bayan gibi - saygı ifadesi olarak adlandırılan şeyi kullanırdınız. Bununla birlikte, Harvard'ın “missgendering” dediği şeyin risklerinin bilincinde olmalıyız.

Birinin cinsiyetini kesin olarak bilmiyorsak (ve bildiğimizi düşündüğümüz durumlarda bile asla varsayımlarda bulunmamalıyız), cinsiyete dayalı terimler kullanmaktan kaçınmalıyız.

Bunun yerine, mümkünse bir kişinin tam adını kullanın. Bu hem profesyonel hem de saygılı.<

Robert Johnson adında birine e-posta gönderme örneğini ele alalım.

Demek yerine:

• Sayın Bay Johnson

Biz şunu söylerdik:

• Sevgili Robert Johnson

Resmi bir e-posta için hangi selamlamanın uygun olduğu sorusu düzenli olarak ortaya çıkar. Aşağıda, bir e-posta resminde nasıl selamlaşılacağını gösteren bazı resmi e-posta selamlama örnekleri sağladık. Yine de, sizin de kararınızı kullanmanızı öneririz.

E-postanızı göndermeden önce, yazdığınız kişiyi tanımlamaya çalışmak için biraz zaman ayırın. Bir kişinin tam adını kullanmak, Sayın Bay/Bayan gibi resmi bir yaklaşımdan daha güçlü bir bağlantı kurabilir.

Burada bilmeniz gereken birçok şeyi ele aldık, ancak profesyonel bir e-postayı nasıl başlatacağınıza dair daha fazla bilgi için ayrıntılı blogumuzu okuyun.

Resmi e-posta açılış satırları

Resmi bir e-postada bir alıcıya nasıl hitap edileceğine ilişkin kurallar nispeten basittir. Ancak, resmi bir e-postanın gövdesini oluşturmaya gelince, daha fazla özgürlüğe sahipsiniz.

En iyi resmi e-posta açılış satırları doğrudan konuya yöneliktir. Çoğu durumda, bir şey (bilgi, bir etkinliğe katılmak veya ödeme yapmak için) talep edersiniz; veya bir talebe resmi olarak yanıt verin.

Birini tanıyorsanız veya onlarla geçmişte konuştuysanız, doğrudan talebinizin ayrıntılarına girebilirsiniz.

Uygun resmi e-posta açılış satırlarına ilişkin bazı örnekler şunları içerir:

• Firmanızdan bilgi istemek için yazıyorum.
• Sizi etkinliğime davet etmek için sizinle iletişime geçiyorum
• Şirketimize gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederim. İstenen bilgileri ekliyorum.

Daha önce hiç iletişim kurmadığınız birine yazdığınızı varsayalım. Bu durumda, kim olduğunuzu ve onlarla neden iletişim kurduğunuzu açıklamanız kibarlık olur. Örneğin, “benim adım XX, sizinle YY'den iletişime geçiyorum” demeniz okuyucu için yeterlidir. Bu, onlara kim olduğunuzu ve neden onlara mesaj attığınızı çabucak söyler.

Bunun pratikte nasıl çalışabileceği aşağıda açıklanmıştır:

• (şirket adı) şirketinde pazarlama müdürüyüm ve işiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorum.
• Özel yeni tekliflerin bazı ayrıntılarıyla (şirket adı) sizinle iletişim kuruyorum
• 25 Eylül'de (şirketten) ayrılıyorum ve sizi (ayrıntıları girin) adresinde düzenlenen bir ayrılma etkinliğine davet etmek istiyorum.
  

Elbette bu kurallara bağlı değilsiniz. Ancak, onları takip ederek okuyucunuzu şaşırtmaz veya üzmezsiniz.

“Resmi bir e-postada umarım iyi gidiyorsundur” ifadesini kullanabilir misiniz? Kişiyi tanıyorsanız, resmi bir e-postayı bu şekilde başlatmak yanlış değildir. Kişiyi kişisel olarak tanımıyorsanız, istediğiniz sonuçları elde etmeniz pek olası değildir. Aşırı gayri resmi ve yersiz görünebilir.

Tavsiyemiz, resmi e-posta açılışınızda doğrudan konuya girmenizdir. Bu ayrıntılı blog gönderisinde en iyi e-posta açılış cümlelerini oluşturma hakkında daha fazla bilgi veriyoruz.

Resmi bir e-postanın nasıl başlatılacağına dair 6 örnek

Bu nedenle, resmi bir e-postanın nasıl başlatılacağı sürecini iki adıma ayırdık; şimdi, bunu uygulamaya koyma zamanı. Burada resmi bir e-postanın nasıl başlatılacağına dair altı örnek sunuyoruz. Her örneğe, nedenlerimizin kısa bir açıklaması eşlik ediyor.

Bu bölümde, resmi örneklerin nasıl başlatılacağına dair bazı özel örnekler ekliyoruz. Biz karşılarız:

• İsimsiz resmi bir e-posta nasıl başlatılır
• Bilinmeyen bir alıcı için resmi bir e-posta selamlaması nasıl seçilir
• Birden çok alıcıya resmi bir e-posta nasıl başlatılır
• Bir okula resmi bir e-posta nasıl başlatılır
• Resmi bir iş e-postası nasıl başlatılır
• Bir iş başvurusu için resmi e-posta selamlaması nasıl seçilir

Buraya dahil edilen bu şablonlar, her bir göreve nasıl yaklaşılacağını göstermek için kullanılır. Sizi ve işletmenizi en iyi temsil eden yaklaşımları geliştirmek için bunları temel olarak kullanmanızı öneririz.

İsimsiz resmi bir e-posta nasıl başlatılır

Bir kişiye e-posta gönderirken adını bulmaya çalışmanın ne kadar önemli olduğunu yazdık, bu yüzden mümkünse her zaman bunu yapmanızı tavsiye ederiz. Ancak, bunun bir nedenden dolayı imkansız olduğu zamanlar olması muhtemeldir.

Bazı yazma kılavuzları sizi yine de “Sevgili Bay/Bayan” kullanmaya teşvik edecek ve biraz eski moda olsa da, gerekirse bunu yapmakta sorun yok.

İsterseniz kullanmakta özgür olsanız da, bir alternatif bulmanızı öneririz. Alıcıyı belirlemek için daha fazla araştırma yapabilirsiniz. Değilse, işte başka seçenekler:

• Sevgili (İş unvanı)
• Sayın (Departman veya ekip)

İngilizce resmi bir e-posta başlatmak, neyse ki oldukça basittir. İsimsiz resmi bir e-postanın nasıl başlatılacağına dair bir örnek.

Bilinmeyen bir alıcı için resmi bir e-posta selamlaması nasıl seçilir

Bilinmeyen bir alıcıya doğru resmi e-posta selamını belirlemekte zorlanıyorsanız, yalnız değilsiniz. Bilinmeyen bir kişiye resmi bir e-postanın nasıl başlatılacağı konusunda doğru yaklaşımı bulmak zor olabilir.

Diğer yazma kılavuzları, “Kiminle ilgili olabilir” ifadesini kullanmanızı önerecektir, ancak bunun yalnızca resmi olmadığını düşünüyoruz; bizim zevkimiz için biraz fazla telaşlı. Ayrıca "Merhaba" veya "Hey" ile resmi bir e-posta açmanızı da öneririz. Bu, diğer yönde çok uzak bir adım.

Peki, bilinmeyen bir alıcı için resmi bir e-posta selamını nasıl seçersiniz? İşte denenmiş ve test edilmiş bir yöntem.

Birden çok alıcıya resmi bir e-posta nasıl başlatılır

Bir grup insana e-posta gönderirken farklı kuralların olduğu açıktır. Birden fazla alıcıya resmi bir e-posta selamı vermeye karar verirken daha az kural vardır. Birden fazla alıcıya resmi bir e-postayı nasıl başlatacağınız sorusu, kim olduklarına bağlıdır. Güvenli bir toplu terim seçmenizi tavsiye ederiz.

Çalışan arkadaşlarsa, kabul edilebilir resmi e-posta selamlama hatları şunları içerir:

• Sevgili iş arkadaşlarım
• sevgili takım

Genel bir e-posta adresine e-posta gönderiyorsanız (müşteri hizmetleri@ gibi), şunları kullanabilirsiniz:

• Sayın Müşteri Hizmetleri Ekibi

Bir işletmeye e-posta gönderiyorsanız, şirket adını kullanmanız yeterlidir.

• Sayın (şirket adı)

İşte bir gruba resmi bir e-postanın nasıl başlatılacağına dair kusursuz bir örnek.

Bir okula resmi bir e-posta nasıl başlatılır

Bir üniversite öğretmenine veya profesörüne nasıl e-posta başlatacağınızı merak ediyorsanız, işte böyle. Önemli olan doğru yüceltmeyi kullandığınızdan emin olmaktır; bu durumda, bir profesöre e-posta gönderiyoruz.

Göreve nasıl yaklaştığımızı görmek için bu örneğe göz atın.

Resmi bir iş e-postası nasıl başlatılır

İş dünyasında, e-postalarınızın doğru biçimlendirildiğinden ve saygılı bir şekilde resmi olduğundan emin olmak çok önemlidir. Resmi bir iş mektubuna nasıl başlarsınız sorusu, genellikle nasıl algılanacağından endişe duyanlar tarafından sorulur.

Aşağıdaki örnek şablonumuz, koşullarınıza uyarlayabileceğiniz bir örnek sunmaktadır. Bir işletme sorgulamasının nasıl oluşturulacağı hakkında daha ayrıntılı bilgiyi ayrıntılı kılavuzumuzda bulabilirsiniz.

Bir iş başvurusu için resmi e-posta selamlaması nasıl seçilir

Bir iş için ön yazı gönderirken, geleneksel olarak “Sevgili Bay/Madam” kullanırsınız. Yine de, belirlediğimiz gibi, bu artık uygun olmayabilir.

İlk olarak, işe alım yöneticisinin kim olduğunu bulmaya çalışmalı ve tam adını kullanmalısınız. Adlarını bulamazsanız, aşağıdaki alternatiflerin tümü kabul edilebilir:

• Sayın işe alım müdürü
• sevgili işveren
• Sayın (şirket adı)

İşte bir işe alım görevlisine resmi bir e-posta başlatma örneği.

Resmi bir e-posta başlatmak herkes için zor olabilir, ancak süreci basitleştirdiğimizi umuyoruz. Anahtar öğrenme noktası, resmi e-posta selamlamalarının ve selamlamalarının nasıl kullanılacağını ve güçlü resmi e-posta açılış satırlarının nasıl oluşturulacağını anlamaktır. Resmi bir e-posta yazmaya nasıl başlayacağınız konusunda size yardımcı olduğumuzu umuyoruz. Resmi e-postaların nasıl yazılacağına dair daha fazla makale içeren blogumuza göz atmayı unutmayın.