Profesyonel bir e-posta nasıl başlatılır - Her durum için en iyi selamlar ve kaçınılması gereken selamlar

Bir e-postayı nasıl başlatacağınızı mı merak ediyorsunuz? Endişelenme, yalnız değilsin. Özellikle karşı taraftaki kişiyi çok iyi tanımadığınızda, e-postanızın profesyonel karşılamasını gözden kaçırmak şaşırtıcı derecede kolay olabilir. Daha sosyal yardımınızın nedenini ele almadan önce, “Hey Tom”, “Merhaba Bay Smith” veya “Sevgili Efendim” demekle dikkatinizin dağılmasıyla zaman kaybettiniz.

Bir karar verdiğinizde, mesajın kendisine yazma konusundaki güveninizi kaybettiniz ve genel olarak bu sizi gerçekten yavaşlattı. Bu mükemmel selamlamayı bulmak gerçekten onu senden alabilir!

Bununla birlikte, kaç kişinin e-posta selamlamalarını yeterince düşünmemesi daha da şaşırtıcı. Bir e-postayı nasıl başlattığınız, bir kişinin profesyonel olarak sizinle ilgili çok önemli ilk izlenimini izleyen ve etkileyen her şeyin tonunu belirler.

Bu nedenle, herhangi bir tür profesyonel e-postaya başlarken düşünmeniz gereken her adımı, senaryoyu ve durumu özetledik. İşte bu profesyonel sohbeti başlatmanın en iyi yolları ve bunu yaparken kaçınılması gereken en önemli şeylerden bazıları.

Bunu çok faydalı hale getirmek için profesyonel bir e-posta başlatmanın iyi yollarının örneklerini listeleyeceğiz ve ayrıca birini profesyonel olarak selamlarken ne yapılmaması gerektiğine dikkat çekeceğiz.

Profesyonel e-posta selamlarını anlamak neden önemlidir?

Teorik olarak, bir e-posta başlatmak, değişimin en kolay kısmı olmalıdır! "Merhaba" anadilimizde öğrendiğimiz ilk şeylerden biridir. Yine de, çoğu zaman, birini profesyonel bir bağlamda selamlarken, bunu *gerçekten* yanlış anlıyoruz. Herkese ve her şeye merhaba diyoruz - otobüs şoförleri, asansördeki insanlar, sevimli bir köpek - bilgisayar ekranının arkasına oturduğumuzda eksik olan ne?

Cevap, işyeri bağlamlarını anlamaktır. Hangi selamlamanın ne zaman, nerede ve kiminle kullanılacağını doğru bir şekilde yönlendirmenin anahtarıdır - kimse ana mesaja ulaşmadan önce yanlış tonu ayarlamak istemez. Doğal olarak, iyi bir ilk izlenim bırakmak istersiniz. Bunu yanlış yapmak, kişinin e-postanıza saygı duymasına, yanıt vermesine ve hatta okumasına mal olabilir. Örneğin, İK ekipleri bir dağ iş başvurusunu incelediğinde, "merhaba" deme konusunda yeterince yetenekli görünmüyorsanız, bu ilk cümle görüşme şansınızı ciddi şekilde zedeleyebilir.

Birini profesyonel olarak selamlarken göz önünde bulundurmanız gereken bazı şeyler. ‍

Hangi tonu ayarlamanız gerekiyor?

Yüz yüze iletişim, yazılı iletişimin sağlayamadığı işitsel, görsel ve fiziksel ipuçlarını gözlemlememizi sağlar. E-postanızın bilgilerini şahsen teslim ediyormuşsunuz gibi ortamı ve duyarlılığı düşünün, ardından bu ipuçlarını kaldırın. E-postanızın tonu, işletmenizin karakterinin sözlerinizle nasıl karşılaştığıdır ve bu diğer faydalı ipuçları olmadan duygusal bakış açınızı gösterir. ‍

Nasıl algılanmak istiyorsunuz? ‍

Belirtildiği gibi, iyi bir ilk izlenim bıraktığımızda hayat genellikle daha kolaydır. Bu nedenle, yazışmalarınıza uygun şekilde başlayarak, profesyonel kolaylığınızı, uzmanlığınızı ve yetkinliğinizi sadece birkaç kelimeyle gösterirsiniz. Kulağa hoş geliyor, değil mi?

Social Psychological and Personality Science dergisinden bir araştırma, yüz yüze iletişimle bir karşılaştırma yapıyor: "İlk izlenimler, gülümsemeler gibi duygusal ifadelerden büyük ölçüde etkilenir. Yüz yüze temasta, gülümseyen bireyler daha sıcak ve daha yetkin olarak algılanır. gülümsemeyen bireylerden daha

İş yeri iletişimleri dünyasına dalarken bunu aklınızda bulundurun ve mükemmel e-posta selamını seçerken sizi düz ve dar tutacaktır. ‍

Bu kişi e-postanızı okumaya devam edecek mi?

Günlük yazışmalarda bir e-postanın genel olarak yanıtlanma olasılığı hakkında çok fazla araştırma var. Boomerang'ın ürün tasarımcısı Mai-Chi Vu, "Kibar taraftaki e-postalar daha yüksek yanıt oranları alır", diyor.

İnsanların her zamankinden daha kısa dikkat sürelerine sahip olduğu bir zamanda, nezaket seviyeleri gerçekten uzun bir yol kat ediyor. Birinin adını doğru yazmak, kullandığı selamlamayı yansıtmak, yanıtınızdaki etkileşimin tonunu kabul etmek gibi temel hususlar, alıcıyı gücendirmediğinizden veya yabancılaştırmadığınızdan emin olmak için uzun bir yol kat eder.

Yazışmalarınıza nasıl başlayacağınız konusunda biraz düşünerek, yanlış yerden başlamaktan kaçınırsınız - zamandan ve tamamen göz ardı edilmenin olası garipliğinden tasarruf edersiniz. ‍

Öyleyse, bir e-postanın nasıl başlatılacağını soruyorsunuz? Dikkat etmeniz gereken bazı senaryoları ve örnekleri inceleyelim.

Profesyonel e-postalar için resmi e-posta selamları

İlk olarak, profesyonel iletişim alanını "neyin daha resmi ve neyin daha dostane olduğu" olarak ikiye ayırabiliriz. Bir e-postanın profesyonel olarak nasıl sonlandırılacağı konusunda vurgulandığı gibi, çoğu iş e-postası resmi ve gündelik arasındaki zor orta yerde bulunur. Bu nedenle, 'Gönder'e basmadan önce yazdıklarınızı duraklatmak ve gözden geçirmek önemlidir. İşte en iyi seçimlerimiz.

1. Merhaba <İsim>

Bu kadar basit. Şüpheye düştüğünüzde, doğrudan ve arkadaşça tutun ve kelimenin tam anlamıyla yanlış bir şey yapamazsınız.

2. Merhaba <İsim>

Evet, yine, bunu fazla düşünme. Anketler, aşırıya kaçmadan basit ve kibar olmanın her zaman kazanan olduğunu gösteriyor.

3. Sevgili <İsim>

Bu biraz doğal olmayabilir. Ancak yine de bu profesyonel selamlamanın en uygun olduğu senaryolar var. Özellikle daha eski moda bir kuruma veya bir devlet memuru gibi geleneksel bir temsilciye hitap ederken. Bir işe başvururken de kişinin adını biliyorsan hoş bir dokunuş olabilir. Temel kural olarak, birisiyle ilk kez iletişim kurarken Dear Ms./Mrs./Mr. <Soyadı> – ad esasına göre iseniz, bunu kullanmaktan çekinmeyin.

Profesyonel bir e-postaya başlamanın kolay yolları

E-posta içeriğinizin çok resmi olmadığı veya dostça bir dokunuşun uygun olduğu birçok durum vardır. Belki iş arkadaşlarına veya uzun vadeli bir müşteriye dahili bir postadır. Hem biraz rahatlayabilir hem de işleri güzel ve yetkin tutabilirsiniz. Bazen iyi bir dengedir. Bu günlerde pek çok işyeri daha rahat olma eğiliminde olsa da, kibar, arkadaş canlısı ve profesyonel olan temel ilkelerinizi ön planda tutun.

1. Merhaba <İsim>

Bu seçenek her zaman kazanır dediğimizde bizi duydunuz, değil mi? Harika. Alıcıyla dostane ilişkiler kurduktan sonra, selamlamayı fazla düşünmek zorunda kalmazsınız - samimi ve profesyonel bir tavır sergilerken doğrudan e-postanın konusuna gidebilirsiniz.

2. Merhaba

Alıcının adını veya yazımını bilmiyorsanız, profesyonel bir e-postayı çok resmi veya dolaylı görünmeden ele almanın en güvenli yolu budur.

3. Günaydın/öğleden sonra/akşam

Bu, e-posta selamlamanıza samimi, rahat ama yine de kibar bir dokunuş katabilir. Yine de, kesinlikle tutarlı kullanımdan ziyade arada sırada. Söylemeye gerek yok, farklı zaman dilimleri söz konusuysa, bu selamlamayı akıllıca kullanmalısınız.

4. Merhaba <İsim>

Bu konuda dikkatli olun. "Hey" lehinde ve aleyhinde davalar açılabilir, ancak geri bildirimler bunun gerçekten yalnızca, örneğin arkadaşlarınız veya yakın iş arkadaşlarınızla bir ilişkiniz varsa kullanılması gerektiğini gösteriyor.

Birine yanıt verirken, alıcınızın tonunu yansıtabilir ve e-postanızı benzer bir selamlamayla veya formalite ve aşinalık düzeyine uygun bir alternatifle açmayı seçebilirsiniz - bazı ilkeler doğru e-posta imzasını seçmek için de geçerlidir.

İşyerinde kaçınılması gereken e-posta selamları

1. Kiminle ilgili olabilir

Birçok kaynak bunu kullanmayın diyor. Yaklaşık 2.000 kişinin katıldığı bir ankette, yanıt verenlerin %37'si bu selamlamayı profesyonel bir e-posta başlatmanın *en kötü* yolu olarak buldu. Sinir bozucu, belirsiz, uygunsuz, tarihli olarak tanımlandı ve liste uzayıp gidiyor. Eller aşağı, bir e-postanın nasıl başlatılmayacağı konusunda 1 numaralı noktaya sahiptir. İkna edilmiş? Biz.

2. Merhaba

"Hey"i nasıl, nerede ve ne zaman kullanacağınızdan emin değilseniz, genellikle bundan uzak durmak en iyisidir. Yukarıda belirtildiği gibi, bunun için bir zaman ve yer var, ancak fazla gayri resmi olarak karşılaşma riskine değmez.

3. Selamlar

En iyi uygulamalar bunun eski olduğunu gösteriyor. Artık bir grup bilinmeyen alıcıya hitap etmenin, favorilere eklenen "Merhaba" veya "Herkese merhaba" gibi daha uygun yolları var. Bu en büyük hata değil, ancak onaylanmış kazananlara bağlı kalmaya çalışın.

4. Mutlu <gün>!

Bu, kitleleri biraz böler. Kitlenizi genel olarak tanımak burada anahtardır. Pek çok rapor bunun olgunlaşmamış ve profesyonelce olmadığını söylese de, belki şirket içinde şirket kültürünüz bu selamlama tarzını benimsiyor.

5. Selamlama yok

Koca bir hayır-hayır. Tebrik edilmeyen bir e-postanın alıcı tarafında olabilirsiniz, ancak bu çoğunlukla insanları yanlış şekilde ovuşturur, bu nedenle bu, yansıtılmaması gereken bir davranıştır.

6. Smiley veya emoji

Suratlar ve emojiler, yazılı kelimenin dışında ifade etmek için çok daha fazla görsel iletişim kanalında yaygın olarak kullanıldığından, birçokları için zor. Ne yazık ki, hala evrensel olarak işyerinde kullanım için yeterince profesyonel olarak görülmemektedir, bu nedenle bunları her bağlamda e-postalarınızdan çıkarmak en iyisi... :(

7. Yanlış yazılmış ad

Bu çok önlenebilir, bu yüzden selamınızı yazarken dikkat edin. Gönder'e basmadan önce bunu iki kez kontrol edin, temize çıkacaksınız. Yazımdan gerçekten emin değilseniz, imza veya e-posta adresinin küçük bir kopyası ve yapıştırılması fikrinizi gerçekten rahatlatacaktır.

Farklı senaryolara kolaylıkla nasıl yaklaşılır

Profesyonel e-posta selamları, çok çeşitli bağlamları ve senaryoları kapsayan bir alandır. Tüm e-posta iletişimlerinizde gerçekten kendinize güvenmenizi sağlayacak birkaç örnek durum daha.

Kime e-posta göndereceğinize karar verin

Bu kişiyi tanıyor musun? İlk defa mı mektuplaştınız? Şirketinizin dışında mı yoksa içinde mi? Mükemmel e-posta selamını seçerken tüm bunları aklınızda bulundurun. Daha sonra bunun daha resmi mi yoksa arkadaşça bir profesyonel etkileşim mi olduğuna karar verebilirsiniz.

Soğuk bir e-posta yazmaya ilişkin blog yazımız, bu tür bir sosyal yardım için adım adım harika bir kılavuzdur.

Bu bir takip mi?

Önemli bir şey için bir yanıt istemeye mi yoksa yanıt peşinde koşmaya mı çalışıyorsunuz? Hoş, kibar ve profesyonel kalırken, çok ihtiyaç duyulan yanıtı almanın mükemmel yolunu bulmanıza yardımcı olan satış takip e-postalarıyla ilgili ipuçlarımıza göz atın. E-postalarınızı takip etmeye alışkın değilseniz, yanıtsız bir takip e-postasının nasıl yazılacağı konusunda da eksiksiz bir kılavuz oluşturduk.

Tanıtımlar

Bu, pratikle daha kolay hale geliyor, ancak emin olmak için kendinden emin hissetmek zor bir şey. Burada ana hatlarıyla belirttiğimiz tüm kutuları işaretlerken, size doğal gelen pürüzsüz bir stil bulun. İki kişiyi e-postayla nasıl tanıştıracağınızla ilgili bu parçayı okumak için zaman bulmak hiç de kolay olmamalı.

Grup selamları

İyi haberler! Yukarıdaki rehberliğin tümü, birden fazla alıcıya hitap ederken uygulanabilir. Aynı prensipler, sadece bireysel isimler dahil değil. "Herkese merhaba", "Herkese merhaba" veya "Herkese merhaba" vb. ile çalışın.

Konuda 2-3 kişinin olduğu bir durum ise kesinlikle "Merhaba İsim 1, İsim 2, İsim 3" diye isim vererek hitap edebilirsiniz ama genelde 3 kişi üzerinde devam ettirmenizi tavsiye etmiyoruz.

Çözüm

2020 raporunda, insanların %73'ü iş yerinde tercih ettikleri iletişim yönteminin e-posta olduğunu söyledi. İnsanlar etkileşimde bulunma ve iletişim kurma konusunda geliştikçe, şüphesiz elektronik posta dünyasına hâlâ saygı gösterilmesi gereken çok şey var! Harika olan şey, bu blog gönderisindeki profesyonel e-posta selamlarını okuyarak buna doğru ilk adımı atmış olmanız.

Ana çıkarımları kendimize hatırlatalım.

1. İlk izlenimin önemini küçümsemeyin.

Bunu çivilemek, sonraki her şeyi kolaylaştırır.

2. Şüphe duyduğunuzda, yelpazenin resmi ucuna doğru eğilin.

Nezaket bir sebepten dolayı bir klasik olarak kanıtlanmıştır. Görkem alanına girmediğiniz sürece, bu profesyonel e-postalarınız için güvenli bir önlemdir.

3. Odayı okuyun

Bu blog gönderisinde öğrendiklerinizi dikkate alın ve hedef kitlenizi tanıdığınızdan emin olun. Alıcılarınızın iletişimleri her zaman yararlı bir göstergedir, bu nedenle ses tonlarını yansıtmaktan çekinmeyin.

İşte buyur! Artık profesyonel bir e-posta başlatma ve tüm işyeri yazışmalarınızı fethetme konusunda kendinize tamamen güvenmelisiniz. Bu beceri geliştirme serisini sürdürmek için, neden bir e-postayı profesyonel olarak sonlandırmayı öğrenmiyorsunuz?